對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討

劉亦齊

摘 要：檔案信息化屬于現(xiàn)代化檔案管理的主要方式，其代表著檔案管理的未來發(fā)展趨勢(shì)，其中，檔案信息化的優(yōu)點(diǎn)諸多，除了可以高效率保存內(nèi)部檔案資料之外，還可以共享以及整合各項(xiàng)檔案資源。從中看出，大力建設(shè)檔案信息化和全面管理檔案是很有必要的，其直接決定了檔案水平的提升。不過，從檔案信息化建設(shè)以及檔案管理實(shí)際開展情況來看，還有著較多的問題，這些問題完全不利于建設(shè)檔案信息化，阻礙了檔案管理工作的進(jìn)一步開展。在本文中，重點(diǎn)探討了檔案信息化建設(shè)以及檔案管理情況。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);檔案管理;存在的問題;管理策略

檔案在單位以及個(gè)人中起著一定的記錄效果，本身伴隨著時(shí)代的變化而改變。而檔案管理具備系統(tǒng)性的特征，在該項(xiàng)工作開展期間，相關(guān)人員除了合理使用相關(guān)技術(shù)之外，還必須遵循各項(xiàng)原則強(qiáng)化對(duì)檔案信息化建設(shè)以及管理的分析力度，結(jié)合實(shí)際情況制定出完善的對(duì)策，這是檔案管理面臨的工作要點(diǎn)。

1 檔案信息化管理期間遵循的基本原則

1）遵循規(guī)范化的原則。檔案信息化建設(shè)工作涉及的要點(diǎn)比較多，在實(shí)際工作開展期間，相關(guān)管理單位應(yīng)當(dāng)遵循規(guī)范性的要求實(shí)施，制定完善的標(biāo)準(zhǔn)制度，防止電子檔案歸檔期間出現(xiàn)矛盾。一旦沒有合理規(guī)劃?rùn)n案管理工作的話，少了規(guī)范性制度為支撐，那么檔案管理效率就會(huì)下降，難以保證整體質(zhì)量。

2）遵循統(tǒng)一化的原則。當(dāng)收集和整合檔案的時(shí)候，只有及時(shí)更替不同的信息，才能夠滿足于檔案管理工作中的統(tǒng)一性原則，嚴(yán)格遵循該項(xiàng)原則是基本需求，基于此，對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，必須整合相關(guān)的信息內(nèi)容，統(tǒng)一管理，以此提高檔案管理效率。

2 對(duì)于檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作存在問題的分析

1）沒有正確了解到檔案信息化建設(shè)工作的重要性。檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)施使得以往傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)生了改變，不過大多數(shù)管理人員尚沒有了解到信息化技術(shù)在檔案管理期間產(chǎn)生的作用，認(rèn)識(shí)不到位，完全阻礙了檔案管理變革工作的實(shí)施，不利于提升檔案管理效率。從中看出，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺少正確性的了解和認(rèn)識(shí)是限制該項(xiàng)工作開展的主要因素。

2）采取的檔案管理方式較為單一和滯后。從當(dāng)前情況來看，我國(guó)尚沒有制定健全的檔案管理體系，采取的管理方式比較單一和滯后，檔案管理人員技能不高，專業(yè)水平較低等，難以高效率的管理各項(xiàng)檔案，完全阻礙了檔案管理工作的正常開展。比如，依舊是使用以往手工檔案管理模式來收集以及整合各項(xiàng)檔案，根本沒有和當(dāng)代信息化技術(shù)相互融合到一起，導(dǎo)致檔案的安全性降低，難以安全開展該項(xiàng)工作。

3）各個(gè)檔案部門信息化水平參差不齊，有高有低。對(duì)于各個(gè)區(qū)域來講，經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不一致，因此使得檔案部門信息化開展和檔案人員的工作能力也有著諸多的差別，有的部門逐漸引進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理檔案，檔案管理效率有所提高，可是有的部門依舊是應(yīng)用單機(jī)管理檔案，檔案管理水平和效率較低，難以共享資源，無法科學(xué)的應(yīng)用檔案內(nèi)的資源。

4）沒有制定健全的檔案管理體系。健全的檔案管理體系有利于推動(dòng)檔案管理工作的良好運(yùn)行，不過現(xiàn)階段，大多數(shù)單位過于將關(guān)注點(diǎn)放在經(jīng)濟(jì)效益提升等方面，完全沒有加大對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度，并且并沒有結(jié)合實(shí)際情況來制定完善的制度，大多數(shù)檔案管理工作趨于形式化，管理不嚴(yán)格。

5）信息資源使用理念有著較大的誤差。當(dāng)前，在使用信息資源期間理念上還有著極大的誤差，這是影響檔案信息化建設(shè)效率提升的主要因素。相關(guān)人員一味的認(rèn)為，只需要收集以及整理好檔案然后保存即可，可是信息化檔案建設(shè)的重點(diǎn)是共享檔案，在儲(chǔ)存檔案的過程中合理使用資源，將檔案的價(jià)值體現(xiàn)出來，可是對(duì)于有的檔案管理人員而言，依舊是將目標(biāo)放在檔案管理方面，完全忽視了檔案資源的合理使用，最終弱化了檔案的整體價(jià)值。

3 實(shí)施檔案信息化建設(shè)與檔案管理相關(guān)措施

1）強(qiáng)化檔案信息化管理力度。在對(duì)檔案信息化進(jìn)行管理的時(shí)候，相關(guān)人員需要提前了解到工作的具體要點(diǎn)，遵循基本要求和社會(huì)形勢(shì)來制定有關(guān)的信息化建設(shè)計(jì)劃，處于框架檔案管理期間將網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的靈活性體現(xiàn)出來，拓展功能，定期創(chuàng)新和改進(jìn)軟件，使該項(xiàng)工作和社會(huì)發(fā)展要求相一致，從根本上促使檔案信息化工作高效率開展。與此同時(shí)，在信息化檔案管理期間優(yōu)化管理方式，不同類型的管理方式產(chǎn)生的作用是不一樣的，所以，務(wù)必按照檔案管理具體情況進(jìn)行探究，選取與之相符的模式，從而促使信息化管理工作良好開展。

2）增強(qiáng)檔案管理信息化意識(shí)，健全信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施。檔案管理信息化建設(shè)有著極高的優(yōu)勢(shì)，因此務(wù)必加大對(duì)其的推廣力度。首先，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)部門來講，需要對(duì)信息化建設(shè)給予高度重視，起到良好的帶頭作用，組織其他人員積極學(xué)習(xí)信息化建設(shè)管理方法以及知識(shí)點(diǎn)，熟練操作各項(xiàng)信息化建設(shè)技術(shù)，創(chuàng)建規(guī)范性的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以此為職工學(xué)習(xí)知識(shí)點(diǎn)提供便利。其次，制定健全的宣傳制度，全方面實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)工作，以此提升該項(xiàng)工作的效率?，F(xiàn)階段，在檔案管理信息化建設(shè)工作開展期間還有著較多的問題，其中就屬基礎(chǔ)設(shè)施不完善現(xiàn)象最為明顯。要想促使檔案管理信息化建設(shè)工作更加合理和規(guī)范的開展，有關(guān)部門需要對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作投入相應(yīng)的資金，比如采購(gòu)專業(yè)性的掃描設(shè)備以及儀器等，健全各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，從而促使檔案管理工作得到更好的開展。

3）強(qiáng)化電子文件管理。在計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)建的背景下，諸多文件被儲(chǔ)存到了網(wǎng)絡(luò)中，這就凸顯出了電子文件檔案管理工作的重要性。通過相關(guān)探究來看，實(shí)施電子文件檔案工作可以將重要的信息全部保存下來，將檔案信息的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到最高，意義非凡。因此，強(qiáng)化電子文件管理力度是很有必要的，具體措施如下所示：其一，成立專門管理和維護(hù)各項(xiàng)電子檔案的部門，增強(qiáng)電子文件歸檔的規(guī)范性。其二，有效處理電子文件，相關(guān)人員從電子檔案接收、儲(chǔ)存等方面入手，嚴(yán)格進(jìn)行管理，確保電子文件的有效性。其三，電子文件形成時(shí)間較短，可否長(zhǎng)期儲(chǔ)存缺少驗(yàn)證，基于此，當(dāng)管理電子文件的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)大力解決電子文件儲(chǔ)存問題，定期復(fù)制長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存的文件，以免發(fā)生檔案信息缺失現(xiàn)象。

4）共享檔案信息。我國(guó)當(dāng)前已經(jīng)迎來了大數(shù)據(jù)時(shí)代，因此為了為后期工作開展提供便利，應(yīng)當(dāng)有效的共享檔案信息，在共享檔案信息的過程中，需要提前培養(yǎng)可以熟練操作計(jì)算機(jī)的人員，保證檔案信息共享工作順利開展。在共享檔案信息的工程中，密切關(guān)注檔案信息的安全性。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨除了能夠?yàn)槿藗兩钐峁┓奖阒?，同時(shí)還使其面臨著較多的隱患性，其中網(wǎng)絡(luò)安全是最為明顯的一種情況。所以，要想避免檔案信息被惡意損壞，務(wù)必重視檔案信息的安全性。

5）摒棄以往傳統(tǒng)的管理模式，加大創(chuàng)新力度。檔案管理部門只有摒棄或者是創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式，才可以將檔案的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，提升檔案管理效率?；诖?，各項(xiàng)單位應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化信息化檔案管理力度，優(yōu)化自身理念，將檔案管理從以往傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變成信息化模式，落實(shí)檔案管理體系，為創(chuàng)新檔案提供良好的依據(jù)。

4 結(jié)語

從以上論述來看，檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)施起著決定性作用，其可以進(jìn)一步推動(dòng)檔案事業(yè)的良好運(yùn)行?；诖?，有關(guān)部門需要從實(shí)際情況入手，全面探究檔案信息化建設(shè)期間的不足之處，定期培訓(xùn)人員，整合各項(xiàng)資源，在創(chuàng)新管理方式的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的穩(wěn)定開展。

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