機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案保密工作幾點(diǎn)思考

呂世遠(yuǎn)

摘 要：經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，事業(yè)單位檔案管理工做面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，對(duì)于檔案的保密工作提出了新的要求，將新的管理辦法和信息技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理中，對(duì)事業(yè)檔案保密工作具有重要意義，從檔案管理人員的素質(zhì)、信息安全技術(shù)的應(yīng)用、檔案管理制度的建設(shè)，都是能夠加強(qiáng)檔案保密工作的措施，本文主要闡述了事業(yè)單位檔案保密工作中的問(wèn)題，以及家愛(ài)情檔案保密工作的對(duì)策，供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案保密;泄密

1 事業(yè)單位檔案保密中存在的問(wèn)題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)不夠

事業(yè)單位檔案管理中存在嚴(yán)重的散漫態(tài)度，檔案管理人員認(rèn)為只要將檔案方在檔案保管室或者存放于電腦上，檔案就是安全的，不存在泄密和丟失的可能，單位的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)于檔案的管理工作也疏于監(jiān)督，對(duì)于檔案信息保密工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于檔案管理人員的工作疏于督促，這樣就造成嚴(yán)重的檔案保管失誤，對(duì)于檔案保密的重要缺乏關(guān)鍵性的認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識(shí)不足導(dǎo)致的檔案保密失誤的現(xiàn)象就會(huì)出現(xiàn)[1]。

1.2 部門(mén)歸檔立卷制度貫徹不到位

在很多事業(yè)單位中，很少有部門(mén)制定檔案立卷制度，就算制定了檔案立卷制度的部門(mén)，也會(huì)因?yàn)楦鞣N原因沒(méi)有落實(shí)這種制度，主要有兩點(diǎn)原因，一是覺(jué)得分部門(mén)檔案立卷比較麻煩，檔案管理人員不愿意動(dòng)手實(shí)行，部門(mén)人員的變動(dòng)不大，部門(mén)內(nèi)部的事情較少，整理檔案的內(nèi)容也較少，覺(jué)得沒(méi)有必要分部門(mén)立卷歸檔;二是，部門(mén)人員較少，空不出人手對(duì)部門(mén)的相關(guān)事務(wù)和重要資料進(jìn)行立卷歸檔，因此，對(duì)于制定的立卷歸檔制度，并沒(méi)有在實(shí)際工作中落實(shí)，也沒(méi)有進(jìn)行良好的展開(kāi)。

1.3 檔案信息化管理程度較低

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，大數(shù)據(jù)時(shí)代和“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的來(lái)臨，檔案管理也逐漸向電子檔案轉(zhuǎn)變，紙質(zhì)檔案雖然也存在，但是由于電子檔案的方便，很多事業(yè)單位逐漸將紙質(zhì)檔案遺棄，但隨著而來(lái)的問(wèn)題就是，電子檔案的安全問(wèn)題也逐漸暴露，電子檔案面臨著網(wǎng)絡(luò)上各種不安全因素的侵害，檔案的信息化程度較[2]。

1.4 檔案信息安全意識(shí)淡薄

檔案管理人員對(duì)于檔案管理中，能夠影響檔案信息安全的因素認(rèn)識(shí)不夠深刻，安全方法意識(shí)比較薄弱，來(lái)自信息網(wǎng)絡(luò)的威脅是最值得檔案管理人員注意的問(wèn)題，由于檔案管理人員的素質(zhì)不足，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案信息問(wèn)題的情況屢見(jiàn)不鮮，對(duì)于層出不窮的網(wǎng)絡(luò)信息危害檔案信息安全的意識(shí)比較低，工作人員覺(jué)得沒(méi)有必要刻意對(duì)檔案信息進(jìn)行特殊的安全保護(hù)，這樣的意識(shí)是不利于檔案信息安全管理工作展開(kāi)的。

2 事業(yè)單位檔案保密工作加強(qiáng)措施

2.1 完善事業(yè)單位信息化檔案管理制度

提高檔案管理的信息化程度、制定合理的信息化整改政策是事業(yè)單位檔案管理向信息化、便捷化邁進(jìn)的第一步。因此，為完善這一步驟，以全面的支持與制度保障，切實(shí)保證檔案工作信息化地開(kāi)展，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)從內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置出發(fā)，將信息化的管理和控制作為首要要求，并不斷提升檔案管理部門(mén)的獨(dú)立性。這就要求相關(guān)事業(yè)部門(mén)配套質(zhì)量良好的軟硬件設(shè)施，并建立健全一套完整的指導(dǎo)監(jiān)督體系，讓檔案管理體系一信息化為核心，并在檔案管理的實(shí)踐中不斷落實(shí)，最終形成一條完整的檔案收集、整理、保存、查閱等的信息化制度鏈條，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理真正與“互聯(lián)網(wǎng) +”的信息時(shí)代接軌。

2.2 使用多重防護(hù)手段保障檔案信息安全

事業(yè)單位若想保障檔案信息的安全，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的保護(hù)，保護(hù)的方式有很多，可以進(jìn)行預(yù)防，也可以進(jìn)行控制，現(xiàn)如今的網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，在對(duì)檔案信息安全造成危害的同時(shí)，也可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行保護(hù)，例如設(shè)置防火墻，對(duì)與進(jìn)行檔案信息瀏覽的人員進(jìn)行安全驗(yàn)證，如用戶信息驗(yàn)證、電子簽名、實(shí)時(shí)身份驗(yàn)證等手段，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)保護(hù)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止不法分子趁機(jī)盜取機(jī)密檔案信息，定時(shí)更新檔案信息防護(hù)系統(tǒng)，及時(shí)升級(jí)防護(hù)系統(tǒng)，杜宇出現(xiàn)漏洞的檔案信息安全問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)檔案信息安全負(fù)責(zé)[3]。

2.3 重視檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，檔案信息的安全關(guān)乎這單位甚至是國(guó)家的安全，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的安全也有狠打的影響，從檔案管理人員的素養(yǎng)和專業(yè)性等方面對(duì)檔案管理管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，是一個(gè)非常重要的舉措。

2.4 出臺(tái)相關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)

國(guó)家相關(guān)部門(mén)可以依據(jù)如今的檔案管理現(xiàn)狀，有針對(duì)性地出臺(tái)一些政策和措施，保證檔案保密工作的正常開(kāi)展和檔案信息的安全，促使事業(yè)單位的相關(guān)工作有序進(jìn)行，使檔案信息能夠有效地被大家利用。

2.5 完善檔案信息反饋系統(tǒng)

在完善相關(guān)管理制度的同時(shí)，一套完善的檔案信息反饋系統(tǒng)也不可或缺。由于反饋信息往往對(duì)事業(yè)單位下一步的工作具有一定的導(dǎo)向意義，因此，為提高開(kāi)發(fā)工作的科學(xué)性，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)借助互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)反饋檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、利用及傳播成效。完善這一系統(tǒng)可以通過(guò)建立檔案開(kāi)發(fā)者與用戶交互式的交流平臺(tái)、提高檔案編研開(kāi)發(fā)的針對(duì)性等方式入手，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)能夠打破時(shí)空限制的便捷性，讓檔案開(kāi)發(fā)者對(duì)利用者的信息需求有及時(shí)的掌握，從而為建立檔案用戶數(shù)據(jù)分析引擎提供現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。除此之外，為使事業(yè)單位的檔案信息更加具有針對(duì)性，實(shí)現(xiàn)針對(duì)不同用戶的實(shí)行信息推送等個(gè)性化服務(wù)，還可以建立檔案用戶需求感知引擎，即建立以用戶瀏覽數(shù)據(jù)、瀏覽時(shí)間等為基礎(chǔ)進(jìn)行分析的一套機(jī)制。在這種個(gè)性化服務(wù)的模式下，用戶的滿意程度能夠得到有效提升;同時(shí)其對(duì)檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)的意見(jiàn)和建議也為事業(yè)單位檔案部門(mén)今后的工作指明了方向，從而有效促進(jìn)了檔案管理工作的科學(xué)性[4]。

3 結(jié)束語(yǔ)

面對(duì)快速發(fā)展的社會(huì)，在大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，事業(yè)單位檔案保密工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，不僅要面對(duì)來(lái)自網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)檔案信息安全的考驗(yàn)，還面臨著事業(yè)單位自身內(nèi)部管理制度以及問(wèn)題的考驗(yàn)，想要在信息安全度低的情況下保證事業(yè)單位檔案信息的安全性，就需要進(jìn)過(guò)重重考驗(yàn)，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位信息安全的管理，從制度本身、管理檔案信息的人員以及利用先進(jìn)的信息技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全保密的管理。

參考文獻(xiàn)

[1]韋立國(guó).事業(yè)單位檔案管理策略探究[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2018（08）：38-39.

[2]于愛(ài)平.淺談行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018，26（21）：219.

[3]陳玥彤.事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)方法探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）：77+82.

[4]王麗英.大數(shù)據(jù)環(huán)境下的事業(yè)單位檔案信息保密研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：35+44.