信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對策（2）

段東芳

摘 要：隨著中國經(jīng)濟(jì)的高速增長，中國信息化有了顯著的發(fā)展和進(jìn)步，并隨著信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用的不斷深入顯得越來越重要，檔案事業(yè)在信息時(shí)代背景下也獲得了很大的發(fā)展。然而，在實(shí)際進(jìn)行檔案信息化管理過程中，還是容易出現(xiàn)一些問題，有本文就信息檔案管理中的問題以及對策進(jìn)行以下探討。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;問題;對策

1 檔案管理信息化概述

1.1 檔案管理信息化的含義

檔案信息化是在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。檔案信息化建設(shè)必須遵循三條基本原則，即文檔一體化、雙軌制和確保網(wǎng)絡(luò)安全。

1.2 檔案管理信息化的特點(diǎn)

1）保存手段更先進(jìn)。傳統(tǒng)檔案的保存手段有：紙質(zhì)、圖片、照片、錄音等，會因?yàn)闀r(shí)間的變化，各種原因?qū)е滦畔?，常常要花費(fèi)大量的時(shí)間和金錢去保存檔案。而現(xiàn)在通過檔案管理信息化，把檔案借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，做成電子版，能更好的保存檔案。

2）節(jié)省儲存空間。傳統(tǒng)的檔案都是由實(shí)體的，需要相當(dāng)大的一個(gè)空間來進(jìn)行保存，檔案信息化，把檔案做成電子版，變成虛擬的保存在網(wǎng)絡(luò)上，大大的節(jié)省了儲存空間。

3）提高檔案管理質(zhì)量。利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠充分發(fā)揮信息管理優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)資源的有效整合和利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，提高檔案管理質(zhì)量[1]。

2 信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

2.1 管理人員檔案管理意識缺失

管理人員檔案管理意識的缺失是信息時(shí)代下檔案管理工作中的問題之一，由于缺乏對于檔案管理工作的重視程度，使得檔案管理工作難以有效開展，并不能取得較好的管理效果。而這很大程度上是由于管理人員還是對該項(xiàng)工作存在誤解，普遍認(rèn)為檔案管理工作不重要，信息技術(shù)也不重視[2]。

2.2 檔案信息安全問題

傳統(tǒng)的檔案管理工作能夠?qū)π畔踩M(jìn)行保證，因?yàn)橄胍I取以實(shí)物為載體的檔案信息有極大的難度;而信息時(shí)代的檔案則不同，由于其涉及聯(lián)網(wǎng)問題，所以可能會受到網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的消極影響，檔案信息有丟失、泄露的危險(xiǎn)。尤其是一些重要的檔案信息，一旦丟失，后果將十分嚴(yán)重。

2.3 檔案管理軟件問題

目前，我國現(xiàn)有的檔案部門基本都進(jìn)行了信息化管理，但是其所使用的軟件存在著一定的差異，這也就使得檔案管理部門無法進(jìn)行簡單的一鍵式簡便管理操作。此外，不同的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)也存在著差別，統(tǒng)一管理可謂難上加難，尤其是在調(diào)取外地檔案的時(shí)候，十分不方便。所以從未來發(fā)展的角度來看，必須要對這一問題進(jìn)行解決。

2.4 檔案管理網(wǎng)站問題

檔案管理的網(wǎng)站建設(shè)時(shí)間不長，建設(shè)形式也不夠標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一，大多數(shù)人僅僅按照自己的想法對信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建設(shè)，網(wǎng)站建設(shè)水平不高，同時(shí)也不夠規(guī)范，這就導(dǎo)致了一旦后期要進(jìn)行檔案管理，就會出現(xiàn)較大的難度。數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫之間的差異將會對檔案管理統(tǒng)一性進(jìn)行持續(xù)的影響，所以應(yīng)該對其進(jìn)行注意。

3 加強(qiáng)信息時(shí)代下檔案管理工作的方法

3.1 強(qiáng)化對檔案管理的重視程度

首先要保證管理人員能夠?qū)n案管理工作給予足夠的重視，因此首先要做的就是要提升檔案管理工作人員對這一工作的認(rèn)識程度，能夠充分認(rèn)識到檔案管理工作所具有的重要意義。為了能夠幫助管理人員提升對檔案管理工作的認(rèn)識，還可以做好對檔案管理工作重要性的宣傳工作，提升單位內(nèi)部員工對這一工作的整體認(rèn)知水平，從內(nèi)心深處重視起來。

3.2 提高檔案管理人員素質(zhì)水平

在企業(yè)檔案管理中，保持檔案管理人員良好的政治素養(yǎng)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，檔案管理員的素質(zhì)水平，決定了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，企業(yè)要對檔案管理人員的政治素質(zhì)、科技素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、經(jīng)濟(jì)素質(zhì)進(jìn)行全面提升，針對性開展教育培訓(xùn)工作，將能力強(qiáng)、水平高、品質(zhì)好的人員放在檔案管理崗位上，并對其進(jìn)行信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使得檔案管理人員成為全新的復(fù)合型人才，從而更好的推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作[3]。

3.3 檔案管理的安全保障

正如前文所說，由于信息時(shí)代的檔案管理涉及聯(lián)網(wǎng)問題，所以可能會受到網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的消極影響，檔案信息有丟失、泄露的危險(xiǎn)。針對這一問題，必須要加強(qiáng)安全保障，例如，加強(qiáng)對檔案信息安全系統(tǒng)的建設(shè)，對檔案信息資源的安全進(jìn)行一定程度的保證。當(dāng)然，僅僅是加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)還不夠，相關(guān)部門還需要加強(qiáng)投入，對檔案信息數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性進(jìn)行維護(hù)。檔案信息數(shù)據(jù)庫的維護(hù)需要從兩個(gè)方面入手：首先，是對儲存信息的維護(hù)，保證儲存安全，防止數(shù)據(jù)庫信息入侵。其次，是對使用過程的維護(hù)，針對使用過程中的安全措施，應(yīng)該利用實(shí)名登記的方式，嚴(yán)格審查信息使用相關(guān)人員的信息。

3.4 檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)

對于檔案管理工作人員來說，其必須要強(qiáng)化思想，在開展檔案信息化建設(shè)時(shí)就必須要對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建設(shè)。正如前文所說，數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫之間的差異將會對檔案管理統(tǒng)一性進(jìn)行持續(xù)的影響，所以，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)時(shí)，工作人員應(yīng)該充分結(jié)合當(dāng)下的情況，同時(shí)對未來的情況進(jìn)行預(yù)測與規(guī)劃，確保數(shù)據(jù)庫在未來一段時(shí)間不會淘汰。與此同時(shí)，管理人員還需要對數(shù)據(jù)庫檔案信息的質(zhì)量進(jìn)行保證，提高數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。

4 結(jié)束語

綜上所述，信息化時(shí)代就是信息產(chǎn)生價(jià)值的時(shí)代。信息化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的大趨勢，信息化時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新迫在眉睫，檔案管理對每一個(gè)企業(yè)有著重大的意義，所以，需要充分地利用信息化技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，保證檔案管理的安全性[4]。

參考文獻(xiàn)

[1]屈希陽.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].勞動(dòng)保障世界，2012，（20）：78-79.

[2]李文龍.關(guān)于信息化時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新探討[J].黑龍江科技信息，2017，（17）：295.

[3]李然.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].才智，2017，（27）：252.

[4]高平.探究信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].呂梁教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，34（3）.