人事檔案管理的信息化建設(shè)

王嘉琪

人事檔案是人力資源管理的重要資料，人事檔案管理是交通運輸部門管理的重要內(nèi)容，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，人事檔案管理模式也發(fā)生了較大的改變，信息化檔案管理取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。文章主要以交通運輸部門為例，分析人事檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)用價值。

人事檔案管理涉及范圍廣，是用人單位員工錄用、調(diào)動等工作的重要依據(jù)，因此具有復(fù)雜性的特點，尤其是交通運輸部門。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理費時費力，隨著信息技術(shù)的推廣，人事檔案管理的信息化建設(shè)顯得尤為重要，對于提高人事檔案管理效率具有重要作用。

一、交通運輸部門人事檔案管理的現(xiàn)狀

人事檔案包括了人的學(xué)歷證明、獎罰記錄等多種相關(guān)資料，在管理過程中以確保檔案治療的安全性與保密性為主要任務(wù)。交通運輸部門人員結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，因此在人事檔案管理中要想做到準(zhǔn)確分類、及時錄入具有一定的難度。領(lǐng)導(dǎo)要想了解員工最快捷、客觀的方式是查閱員工的檔案，根據(jù)檔案資料為員工安排合適的崗位與工作，提高單位工作效率的同時能夠更好的實現(xiàn)人才價值。在社會快速發(fā)展的過程中，各部門都需要適應(yīng)社會發(fā)展所做出的改變，但是很多部門的人事檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理方式，沒有積極引入先進的信息技術(shù)，不但費時費力、效率低下，同時沒有深入挖掘檔案信息的深層價值。而人事檔案管理信息化建設(shè)，不但能夠解決上述問題，同時能夠提高團隊的工作效率，因此需要重視人事檔案管理信息化建設(shè)。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點

（一）檔案查找方便

人事檔案可以通過掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閳D片格式并上傳至數(shù)據(jù)庫，然后利用計算機進行處理，可以對發(fā)黃、受潮而模糊的檔案文件進行糾偏處理，從而更新檔案治療。然后對單位人員的檔案信息進行統(tǒng)一錄入，之后由相關(guān)人員進行校對，在確認(rèn)無遺漏或不準(zhǔn)確信息之后轉(zhuǎn)化為PDF格式，之后檢查文件數(shù)目，確認(rèn)無誤之后可以錄入單位人事檔案管理軟件。在需要查閱或打印檔案室只需要根據(jù)姓名或年份進行查找，較為便捷，個別需要調(diào)動的檔案可以直接通過計算機軟件進行處理。

（二）資源共享

信息技術(shù)的應(yīng)用使得人事檔案管理更加簡單，各種計劃報表可以直接利用軟件自帶的統(tǒng)計功能實現(xiàn)，傳統(tǒng)人事檔案管理模式則需要工作人員自行統(tǒng)計，不但工作量大且耗時長。而利用信息化的管理系統(tǒng)，則能夠簡化這一工作。同時單位人員可以利用局域內(nèi)外查找相關(guān)治療，避免人工查找造成的問題。

（三）檔案的快速檢索

檔案信息檢索一直是檔案管理的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)管理方式在尋找檔案時不僅費力且效率低下。而利用信息管理軟件進行檢索，不但能夠準(zhǔn)確查找檔案，同時能夠根據(jù)關(guān)鍵詞進行定位，對一類檔案或多個數(shù)據(jù)庫檔案進行查找，從而更加快捷的找到自己想要的檔案，且具有較高的應(yīng)用價值。

三、推動交通運輸部門人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）完善管理制度

在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要制定完善的管理方案。要想確保各方面工作的有序開展，首先需要制定一個明確的管理制度，從而為管理工作實施提供相關(guān)依據(jù)。規(guī)章制度是確保一個工作合理、有序開展的重要前提，同時也是評價工作質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。交通運輸部門需要對人事檔案管理制定明確的管理規(guī)范并進行嚴(yán)格的控制，包括《收集整理制度》、《安全保密制度》、《調(diào)用轉(zhuǎn)遞制度》等相關(guān)規(guī)定，確保檔案資料的真實性、完整性，確保檔案資料的應(yīng)用價值。

（二）重視專業(yè)人才的培養(yǎng)

人事檔案管理信息化發(fā)展過程中，不僅僅需要信息技術(shù)的支持，更需要掌握信息技術(shù)操作技巧的工作人員來實現(xiàn)。同時人事檔案管理的重要性決定了該工作對于其實施標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范具有明確的要求，需要確保各方面的標(biāo)準(zhǔn)化。工作流程、采集方法、管理平臺以及平臺維護等工作都需要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來進行。若管理人員只具備檔案管理能力，不具備操作能力，那么難以實現(xiàn)信息化管理。因此，部門需要重視專業(yè)管理人才的培養(yǎng)，培養(yǎng)具備信息化檔案管理知識的人才。同時由于人事檔案管理的特殊性，在人才培養(yǎng)中還要重視思想作風(fēng)的培養(yǎng)，只有掌握較高的思想道德覺悟，才能夠確保其全心全意投入工作，避免檔案信息泄露的情況發(fā)生。

四、結(jié)語

人事檔案管理是人力資源管理的重要內(nèi)容，信息化人事檔案管理建設(shè)對于提高其工作效率具有積極影響，因此在實際人事檔案管理工作中，需要不斷完善人事檔案管理制度，同時要培養(yǎng)專業(yè)化的管理人才，構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，從而提高人事檔案管理效率，推動人力資源管理的現(xiàn)代化發(fā)展，適應(yīng)信息時代發(fā)展的趨勢。（作者單位：山西交通控股集團有限公司大同南高速公路分公司）