事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理策略

高振洲

摘 要：隨著時代的發(fā)展和進步，在事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理工作的重要性日益凸現(xiàn)，同時傳統(tǒng)檔案管理工作已無法適應(yīng)時代和事業(yè)單位發(fā)展的需求，通過與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合，極大地促進了電子檔案的應(yīng)用范圍，同時也使檔案管理效率得到大幅度提高，使相關(guān)管理人員的工作量有所減輕，已成為檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢，本文就事業(yè)單位的電子檔案管理特點進行分析，并對信息技術(shù)時代，檔案管理中的電子檔案管理有效策略進行進一步探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;電子檔案管理;策略

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理與計算機技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)了檔案信息電子化、辦公自動化等，通過相關(guān)的軟件和程序，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料實現(xiàn)電子文件的轉(zhuǎn)換，以電子信息的形式成為現(xiàn)代檔案管理的主要形成，并為在電子檔案管理中為相關(guān)用戶提供各種管理及網(wǎng)格查詢服務(wù)功能等，另外電子檔案也存在著一定的安全風(fēng)險，因此對電子檔案加強管理至關(guān)重要，不僅對電子檔案的安全性和高效利用起到有效保障的作用，并實現(xiàn)與事業(yè)單位信息管理系統(tǒng)的有效融合，使事業(yè)單位的現(xiàn)代信息管理網(wǎng)絡(luò)得以不斷完善和強化。

1 電子檔案管理概述

1.1 電子檔案管理特點

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要通過手工抄寫、整理等傳統(tǒng)方式進行管理，不僅工作效率較低，投入的人力、物力較多，同時還容易因人為失誤造成信息丟失、遺漏、查閱不便以及信息開發(fā)利用率低等情況。為了有效提高檔案管理工作的工作效率，通過在檔案管理中加強網(wǎng)絡(luò)主信息技術(shù)的應(yīng)用，使一方面相關(guān)工作人員的工作量得到有效減輕外，還極大幅度地提升了工作效率和信息利用率[1]。

基于計算機信息技術(shù)，電子檔案主要通過計算機設(shè)備等進行檔案信息的采集、歸檔、傳輸?shù)?，在信息分類、整理和存儲方面具有更高的效率，但同時也存在著一定的安全問題，在電子檔案保管、接收、發(fā)送及歸檔過程上，一旦有病毒入侵等情況，極容易造成信息丟失、篡改、泄密等安全問題。

1.2 優(yōu)勢

檔案管理中采用電子檔案管理方式，能夠?qū)π畔⑦M行高效處理，有利于快速便捷地查閱檔案信息，并確保信息保存的安全性和穩(wěn)定性，提高信息利用率，實現(xiàn)信息補錄的便捷性[2]。借助計算機系統(tǒng)，電子檔案管理具有識別圖片、文字，并將圖片、文字根據(jù)設(shè)置的運行程序中直接錄入系統(tǒng)，使數(shù)據(jù)快速處理得以實現(xiàn)，按照相關(guān)的類別，對數(shù)據(jù)進行分類、歸納和匯總，有效避免人工失誤碼造成的錯漏，使工作效率大幅度提升;計算機對根據(jù)錄入的檔案自動生成相應(yīng)的文獻檢索和目錄鏈接，使用戶在使用和查找時更為便捷，通過在檢索框中輸入想要查詢的信息關(guān)鍵詞或主題，就能夠快速獲取;在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案主要采取紙質(zhì)形式，同時需要專門的空間和倉庫進行存放，對存放環(huán)境也有著較高的要求，隨著電子檔案的應(yīng)用，信息數(shù)據(jù)主要存儲在存儲卡、U盤或者電腦硬盤中，不再受外界環(huán)境的影響而造成損壞;傳統(tǒng)檔案管理工作中，對檔案資料的提取和查找需要一定的時間，同時紙質(zhì)檔案反復(fù)查閱極容易影響其保管效果，電子檔案的應(yīng)用，不僅是信息共享得以實現(xiàn)，同時檔案信息的安全性得到有效保證，還省去了異地傳遞和實地查閱的麻煩;另外在進行檔案資料的補充和完善時，通過電子檔案的應(yīng)用，使傳統(tǒng)檔案管理中的費時、費力的補充方式得到徹底改變，通過關(guān)鍵詞的搜索，便能及時快捷地完成信息資料的補充。

2 加強電子檔案管理的相關(guān)策略

在進行電子檔案管理時，需要根據(jù)電子檔案的特點，借助網(wǎng)絡(luò)信息化水平的不斷提高，使工作效率得到有效提升。但同時電子檔案也存在著一定的風(fēng)險，如出現(xiàn)電腦系統(tǒng)被侵入等情況，電子檔案信息極可能被惡意篡改、刪除、破壞等，因此電子檔案管理的安全運行至關(guān)重要，通過相應(yīng)管理制度的建立和完善，電子檔案管理強化，使檔案信息的完整性、可靠性、安全性得到有效保證[3]。

2.1 電子檔案管理制度完善

根據(jù)相關(guān)的統(tǒng)一格式規(guī)定，對電子檔案的生成格式進行嚴格規(guī)范和管理，所涉及的內(nèi)容包括文件的一系列參數(shù)指標、文件承載形式以及接收、存儲形式等。同時在進行電子檔案編輯管理時，相關(guān)人員需要加強對電子檔案原始數(shù)據(jù)和背景信息的保管和存儲，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障或檔案丟失等情況發(fā)生時，能夠進行及時的修復(fù)和補充。

2.2 歸檔制度合理化制定

通過歸檔制度的建立，使電子檔案的管理制度進一步的完善。歸檔工作是檔案管理工作中重要的組成環(huán)節(jié)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔模式相比，電子檔案管理需要對檔案信息的軟硬件環(huán)境加強有效性的檢測，對有關(guān)電子檔案的相關(guān)文件加強檢查，核實描述、說明與內(nèi)容的匹配度，并將電子檔案的相關(guān)文件、說明目錄以及軟件等進行歸檔保存，并確保其存儲載體符合相關(guān)規(guī)定和標準，使檔案儲存環(huán)境的安全性得到有效保障。

2.3 保管制度健全

通過保管制度的制定和實施，確保電子檔案的安全需求得到有效滿足。存儲載體的質(zhì)量首先需要進行嚴格把控，規(guī)范存儲載體的保管要求和條件，避免處于不良環(huán)境中，同時對存儲環(huán)境的濕度和溫度進行合理設(shè)定;嚴格檢測計算機系統(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)存在病毒，必須及時對其進行清除處理，采取有效措施對載體進行保護，對電子檔案的加密管理加強重視，防止信息內(nèi)容出現(xiàn)損壞和丟失的情況;嚴密檢查電子檔案，及時發(fā)現(xiàn)載體或信息中存在的問題，同時進行相應(yīng)的備份處理，一旦出現(xiàn)問題能夠及時進行修復(fù)[4]。

2.4 管理人才培養(yǎng)力度加強

由于電子檔案管理具有一定的復(fù)雜性和較強的專業(yè)性，同時面對海量的信息和數(shù)據(jù)，不僅要求相關(guān)管理人員具有專業(yè)技能素養(yǎng)，豐富的工作經(jīng)驗以及較高的綜合素質(zhì)，還需要崗位人員相對穩(wěn)定，確保電子檔案管理工作的穩(wěn)定性延續(xù)性;同時相關(guān)管理人員也應(yīng)不斷提高自身素質(zhì)與專業(yè)能力，不斷完善自身知識結(jié)構(gòu)，樹立良好的職業(yè)道德，對計算機技術(shù)以及信息技術(shù)等進行了解和掌握，單位應(yīng)定期組織相關(guān)人員進行專業(yè)技能的培訓(xùn)，使人員的工作效率和質(zhì)量提高，使其能夠更好地適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的需求[5]。

3 結(jié)束語

隨著社會發(fā)展和信息化建設(shè)的不斷深入，檔案管理工作在事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展中的重要性也日益凸現(xiàn)，為了更好地適應(yīng)時代發(fā)展的需求，進一步提高檔案管理工作效率，提高電子檔案信息的開發(fā)利用率，電子檔案優(yōu)勢的充分發(fā)揮，能夠有效促進檔案管理工作的開展，同時電子檔案也存在著一定的安全風(fēng)險，所以對電子檔案加強管理至關(guān)重要，能夠?qū)﹄娮訖n案的安全性起到有效保障作用，有利于促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展目標的實現(xiàn)。

參考文獻

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[3]孫晶.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作中的創(chuàng)新探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（5）：97-97.

[4]曲鐵成.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].投資與創(chuàng)業(yè)，2019（6）：173-173.

[5]黃鴻輝.事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理探討[J].文化創(chuàng)新比較研究，2017（24）.