大數(shù)據(jù)背景下化工設(shè)計(jì)院檔案管理研究

李玲

摘 要：現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展的社會(huì)，科技發(fā)達(dá)，信息流通順暢，人們的交流越來越密切，生活也愈來愈便捷，這都是大數(shù)據(jù)帶來的利好。大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活生產(chǎn)的各個(gè)方面，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用越來越彰顯他的優(yōu)勢，它占領(lǐng)的領(lǐng)域也越來越大，各種利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行發(fā)展的領(lǐng)域正在不斷地發(fā)展新。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，對檔案管理無疑是一場變革，使現(xiàn)代檔案管理數(shù)字化，系統(tǒng)化更加明顯，檔案管理工作條理更清晰，檔案管理服務(wù)功能更突出。本文以大數(shù)據(jù)為切入點(diǎn)，分析大數(shù)據(jù)背景下化工設(shè)計(jì)院檔案管理面臨的問題和挑戰(zhàn)，提出幾點(diǎn)大數(shù)據(jù)背景下化工設(shè)計(jì)院檔案管理的建議，以期為化工設(shè)計(jì)院檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);化工設(shè)計(jì)院;檔案管理

化工設(shè)計(jì)院檔案管理工作主要是將各個(gè)部門日常工作中的資料，圖紙進(jìn)行收集，整理，歸檔，分類，保存。設(shè)計(jì)院檔案管理工作十分重要，體現(xiàn)了設(shè)計(jì)院的軟實(shí)力，是設(shè)計(jì)院寶貴的知識(shí)財(cái)富。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，設(shè)計(jì)院檔案管理工作相應(yīng)發(fā)生了根本變化，設(shè)計(jì)圖紙，資料等多以數(shù)據(jù)化電子信息為主，在一定程度上減少了檔案管理員的工作強(qiáng)度，但是也為檔案管理提出了新的要求，大數(shù)據(jù)背景下的設(shè)計(jì)院檔案管理發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。設(shè)計(jì)院檔案管理工作一定要認(rèn)清檔案管理的發(fā)展趨勢，有效利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，將設(shè)計(jì)院檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)高效結(jié)合，建立高效信息化檔案管理平臺(tái)。

1 化工設(shè)計(jì)院檔案管理的重要性

化工設(shè)計(jì)院檔案管理工作的主要內(nèi)容是將日常工作中的設(shè)計(jì)圖紙，文字資料進(jìn)行收集整理，然后分類歸檔保存，是設(shè)計(jì)院管理工作的重要內(nèi)容，是設(shè)計(jì)院發(fā)展過程的真實(shí)反映，是設(shè)計(jì)院內(nèi)部文化實(shí)力的體現(xiàn)，是設(shè)計(jì)院日常工作參考資料的主要來源。

1）反映了設(shè)計(jì)院歷史發(fā)展過程。設(shè)計(jì)院檔案資料中關(guān)于設(shè)計(jì)院建設(shè)，發(fā)展，以及設(shè)計(jì)研究的相關(guān)內(nèi)容，真實(shí)反映了設(shè)計(jì)院的歷史發(fā)展過程，這些珍貴的歷史資料是設(shè)計(jì)院發(fā)展歷史的見證，也為新進(jìn)工作人員了解設(shè)計(jì)院的基本情況提供了珍貴的一首資料，給新進(jìn)工作人員的工作和未來發(fā)展方向提供了指導(dǎo)方向，有利于工作人員的未來發(fā)展。2）體現(xiàn)了設(shè)計(jì)院文化軟實(shí)力。設(shè)計(jì)院檔案資料包含設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)講究全過程資料以及設(shè)計(jì)研究成果，這些研究資料和研究成果是設(shè)計(jì)人員工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是科研設(shè)計(jì)人員智慧的結(jié)晶是設(shè)計(jì)院文化實(shí)力的體現(xiàn)。3）提供設(shè)計(jì)院日常工作參考資料。設(shè)計(jì)院承接的各個(gè)工程項(xiàng)目中的圖紙、設(shè)計(jì)任務(wù)書、項(xiàng)目報(bào)告、工程項(xiàng)目造價(jià)信息、工程項(xiàng)目招投標(biāo)信息等。這些對于設(shè)計(jì)院今后的工作內(nèi)容而言具有很高的參考價(jià)值和指導(dǎo)意義，也是新員工積累項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)必不可少的學(xué)習(xí)資料。

2 大數(shù)據(jù)背景下化工設(shè)計(jì)院檔案管理的發(fā)展趨勢

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用和普及，化工設(shè)計(jì)院檔案管理形式也將發(fā)生大的轉(zhuǎn)變，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)將大數(shù)據(jù)與檔案管理相互融合將是檔案管理未來發(fā)展的主要方向。現(xiàn)代化信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用將使設(shè)計(jì)院檔案管理安全性問題更加突出。

1）大數(shù)據(jù)背景下化工設(shè)計(jì)院檔案管理將向現(xiàn)代化方向發(fā)展。電子信息技術(shù)逐漸普及，大數(shù)據(jù)技術(shù)，云計(jì)算信息技術(shù)等廣泛運(yùn)用將使檔案管理趨于現(xiàn)代化方向發(fā)展。此外，人工智能，知識(shí)圖譜等逐漸在檔案管理中運(yùn)用，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。2）大數(shù)據(jù)背景下化工設(shè)計(jì)院檔案管理安全性要求將更高?；ぴO(shè)計(jì)院諸多設(shè)計(jì)圖紙，研究資料涉及商業(yè)秘密，在大數(shù)據(jù)背景下，這些設(shè)計(jì)圖紙，研究資料將更多的以電子信息存在，并以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進(jìn)行收集，整理，存檔，因此，網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的安全性將是檔案管理的重點(diǎn)，檔案管理者，使用者，提供者之間的信息交換的安全性將更加重要。因此，大數(shù)據(jù)背景下化工設(shè)計(jì)院檔案管理對信息安全性的要求將更高。

3 大數(shù)據(jù)背景下化工設(shè)計(jì)院檔案管理存在的問題

大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用，對檔案管理的方法和模式提出了新的要求，以數(shù)據(jù)信息為主要內(nèi)容的檔案管理呈現(xiàn)出電子信息化，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理將是未來檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)處理海量數(shù)據(jù)源進(jìn)行檔案管理對設(shè)備，技術(shù)，管理人員的專業(yè)技能和全面素質(zhì)的要求將更高，因此，當(dāng)前化工設(shè)計(jì)院檔案管理在新形勢下還存在許多問題。

1）對大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理認(rèn)識(shí)不夠。傳統(tǒng)檔案管理模式下的檔案管理內(nèi)容主要以紙質(zhì)資料，設(shè)計(jì)圖紙，研究成果為主，將這些資料進(jìn)行收集整理，分類歸檔是檔案管理的主要方式。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，這種傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案管理的要求，一時(shí)之間，管理人員對大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理認(rèn)識(shí)不夠，面對數(shù)字化的檔案管理難以適應(yīng)。2）大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理硬件設(shè)施落后。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理內(nèi)容的表現(xiàn)形式發(fā)生根本改變，對檔案管理硬件設(shè)施的要求更高，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)工具參與檔案管理將是檔案管理未來發(fā)展的主要形式。目前基于傳統(tǒng)檔案管理模式的硬件設(shè)施落后，已經(jīng)不能滿足大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理要求。3）檔案管理人員專業(yè)技能和綜合能力較低。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作的主要內(nèi)容更多的是運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理數(shù)據(jù)化檔案，目前檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力普遍較低，不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的要求。

4 大數(shù)據(jù)背景下化工設(shè)計(jì)院檔案管理策略分析

大數(shù)據(jù)背景下化工設(shè)計(jì)院檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理無論是從內(nèi)容，表現(xiàn)形式，還是從管理方法，管理模式等方面來說，都有較大變化，要使大數(shù)據(jù)背景下化工設(shè)計(jì)院檔案管理高質(zhì)高效，首先要從管理意識(shí)上發(fā)生轉(zhuǎn)變，建立科學(xué)完善的大數(shù)據(jù)檔案管理體系，其次將海量數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行有效整合，最后在具有專業(yè)技能的管理人員的管理過程來實(shí)現(xiàn)。

1）樹立大數(shù)據(jù)管理意識(shí)。長期以來形成的傳統(tǒng)檔案管理模式制約了大數(shù)據(jù)背景下的化工設(shè)計(jì)院檔案管理，新時(shí)期的化工設(shè)計(jì)院檔案管理首先要從傳統(tǒng)檔案管理的認(rèn)知轉(zhuǎn)變，充分了解大數(shù)據(jù)時(shí)代化工設(shè)計(jì)院檔案管理的新要求，新趨勢。解放思想，轉(zhuǎn)變意識(shí)是大數(shù)據(jù)背景下化工設(shè)計(jì)院檔案管理的基本要求。2）整合信息資源。大數(shù)據(jù)背景下化工設(shè)計(jì)院檔案管理的顯著特征是檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化，檔案管理人員的主要工作內(nèi)容就是將海量的數(shù)字化的設(shè)計(jì)圖紙，設(shè)計(jì)資料，研究成果進(jìn)行收集整理，對于數(shù)據(jù)信息的整理過程將是一項(xiàng)最重要的工作，管理人員必須要對海量的信息資源進(jìn)行整合，這樣才能做到對大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有條不紊的分類梳理，然后歸檔存儲(chǔ)。3）提高管理人員專業(yè)能力。檔案管理人員的能力和素質(zhì)決定了檔案管理的質(zhì)量和效率，大數(shù)據(jù)背景下化工設(shè)計(jì)院檔案管理的內(nèi)容和形式?jīng)Q定了檔案管理未來將趨于現(xiàn)代化管理，對檔案管理人員的要求也將更高。大數(shù)據(jù)背景下的化工設(shè)計(jì)院檔案管理主要是運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對數(shù)據(jù)化的化工設(shè)計(jì)資料進(jìn)行整理，歸檔。這就要求檔案管理人員不僅要具備一定的化工設(shè)計(jì)相關(guān)知識(shí)，而且還必須具備運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力。因此，提高檔案管理人員的專業(yè)能力，使之具備大數(shù)據(jù)背景下化工設(shè)計(jì)院檔案管理要求的能力，是大數(shù)據(jù)背景下化工設(shè)計(jì)院檔案管理工作的基本保障。

5 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)背景下化工設(shè)計(jì)院檔案管理未來發(fā)展趨勢對檔案管理人員的專業(yè)能力，硬件設(shè)施等都有更高的要求，化工設(shè)計(jì)院檔案管理必須要正視當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題和不足，并針對這些問題進(jìn)行科學(xué)分析，找到科學(xué)有效的解決辦法，使化工設(shè)計(jì)院檔案管理工作更好的發(fā)揮作用。

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