辦公室檔案管理工作效率提升途徑

王永艷

摘 要：無(wú)論是國(guó)家機(jī)關(guān)單位還是企事業(yè)單位，抑或是高校，其內(nèi)部運(yùn)行效率直接決定了人們對(duì)其的第一印象，不僅影響該學(xué)校的文化建設(shè)、行政人員的精神面貌，還影響學(xué)生、家長(zhǎng)對(duì)該學(xué)校的信任程度。因此，加強(qiáng)高校辦公室的環(huán)境管理十分重要。而辦公室檔案管理處于辦公管理工作中至關(guān)重要的一環(huán)，但是當(dāng)前高校辦公室檔案管理仍存在諸多問(wèn)題。作為辦公室行政人員，要重視辦公室檔案管理工作的維護(hù)，重視辦公室的軟硬條件建設(shè)，提高辦公效率。本文將基于當(dāng)前我國(guó)高校辦公室檔案管理工作的不足，提出解決路徑，以提升辦公室檔案管理工作效率。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案管理;工作效率;途徑

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，建立一套科學(xué)、系統(tǒng)、民主以及透明的管理制度是非常有必要的?？梢杂行У鼐S持事業(yè)單位良好的運(yùn)行以及健康發(fā)展。辦公室檔案管理作為事業(yè)單位管理的重要組成部分，決定了整個(gè)事業(yè)單位是否高效以及有序運(yùn)行。目前事業(yè)單位辦公室檔案管理方法并不完善，存在較多問(wèn)題。為了保持事業(yè)單位的良好運(yùn)行，完善事業(yè)單位辦公室檔案管理方法是必要以及急需的。

1 辦公室檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理人員素質(zhì)不足

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)如今的事業(yè)單位從事檔案管理的人員普遍素質(zhì)較低，大部分沒(méi)有檔案管理專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí)經(jīng)歷。辦公室的檔案管理具有一定的專(zhuān)業(yè)性以及技術(shù)含量，檔案管理人員應(yīng)了解檔案分類(lèi)的原則以及檔案保存的相關(guān)方法。檔案素材裝袋后，檔案管理工作不能安置在適當(dāng)?shù)奈恢?，檔案工作需要相當(dāng)?shù)膶W(xué)習(xí)，員工需要綜合的合成品質(zhì)，工作責(zé)任重大，是檔案管理者持有的最基本資料，職業(yè)道德也是必要的，需要有素質(zhì)。商務(wù)單元的商務(wù)管理者不花費(fèi)時(shí)間，不能在一定程度上適應(yīng)新的文件管理任務(wù)的要求。許多商務(wù)單元的文件管理者不受專(zhuān)業(yè)限制。另外，商務(wù)單元的職員不強(qiáng)調(diào)文件管理，因此需要專(zhuān)門(mén)的工作。有些業(yè)務(wù)可以返聘已經(jīng)退休的老員工進(jìn)行管理。

1.2 管理制度不健全

制度建設(shè)是打基礎(chǔ)、利長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作。要想使檔案管理工作高效進(jìn)行，首先必須要建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格按照制度管理利用。檔案管理制度主要包括檔案收集、整理、分類(lèi)、利用等步驟，需要做好存儲(chǔ)介質(zhì)分類(lèi)、收集整理規(guī)范、保管期限界定、查閱借閱規(guī)定等工作。但是在實(shí)際工作中，有的單位沒(méi)有出臺(tái)檔案管理工作的制度和章程，有的出臺(tái)了也是一紙空文，沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)檔案室，沒(méi)有按照要求進(jìn)行檔案管理，這在一定程度上也影響了檔案工作效率提高。

1.3 行政人員未能形成對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)

首先，長(zhǎng)久以來(lái)，我國(guó)高校尚未形成對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，大多不重視檔案管理的工作，認(rèn)為就是對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的擺放、陳列，導(dǎo)致其檔案管理工作存在管理混亂、陳年舊賬冗雜，甚至出現(xiàn)管理崗位缺失等現(xiàn)象，給高校日常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來(lái)諸多不便。如，在對(duì)高校進(jìn)行審核時(shí)，因?yàn)榇饲皺n案管理工作不到位，導(dǎo)致工作量加大，加班加點(diǎn)對(duì)所需材料、數(shù)據(jù)進(jìn)行重新整理，甚至重新制作缺失的材料造成高校極大的內(nèi)耗。其次，在審核結(jié)束后，辦公室檔案管理人員未對(duì)剛整理好的材料進(jìn)行妥善安放，導(dǎo)致以后再用的時(shí)候，仍舊需要重新進(jìn)行整理、制作，造成人力、物力的極大損失。

2 辦公室檔案管理工作效率提升的有效途徑

2.1 提供最佳的優(yōu)質(zhì)服務(wù)

信息化檔案管理工作都是以網(wǎng)絡(luò)為服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行搭建。在進(jìn)行傳統(tǒng)的檔案管理工作時(shí)，一般情況下，工作人員都會(huì)使用手工編輯的方式進(jìn)行記錄存檔，在很大程度上限制了工作人員的工作效率。因此在信息時(shí)代，辦公室各個(gè)部門(mén)都展開(kāi)了信息檔案管理工作，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，可以隨時(shí)隨地調(diào)取任何檔案資料和信息，提升了工作效率。同時(shí)為了進(jìn)一步體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，在搭建互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)平臺(tái)時(shí)，還要加強(qiáng)自動(dòng)化和智能化的工作，確保辦公室檔案管理工作的先進(jìn)性及科學(xué)性。

2.2 在制度上不斷完善

要重視制度建設(shè)，發(fā)揮用制度管人管事的公平性和長(zhǎng)久性。一方面在制度制定和修訂過(guò)程中要堅(jiān)持集思廣益，對(duì)好的措施辦法要發(fā)揚(yáng)光大，對(duì)錯(cuò)誤做法要堅(jiān)決糾正，對(duì)漏洞不足要及時(shí)彌補(bǔ)，提高制度建設(shè)的針對(duì)性、合理性和時(shí)效性。另一方面要積極建立檔案利用反饋機(jī)制，對(duì)單位員工在檔案利用中反映的問(wèn)題，安排專(zhuān)人進(jìn)行及時(shí)收集、匯總、整理，并對(duì)相應(yīng)問(wèn)題提出解決措施，呈報(bào)單位管理者，方便在頂層設(shè)計(jì)上促進(jìn)檔案管理效率提高。

2.3 檔案進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)

在現(xiàn)代社會(huì)飛速發(fā)展的背景下，建立一個(gè)信息化、技術(shù)化、科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)十分重要，上層管理模塊必須要對(duì)事業(yè)單位辦公室的檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，要改變過(guò)去傳統(tǒng)的思想，與時(shí)俱進(jìn)，利用現(xiàn)代的信息化技術(shù)改變傳統(tǒng)檔案管理方法的缺點(diǎn)。檔案的存放也要使用科學(xué)的方法，做到防潮防蟲(chóng)，最大限度保證檔案的完整，避免因保護(hù)不當(dāng)造成檔案的損壞或丟失。信息管理站是與文件管理有關(guān)的網(wǎng)站，其目的是為了提供更可靠的信息來(lái)管理文件、資源共享和文件的透明性。為了管理文件并迅速傳送信息，這將越來(lái)越成為一種計(jì)算機(jī)化的文件管理模式。對(duì)快速發(fā)展的公司，利用信息技術(shù)提高文件管理的效率，建立現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)有助于為工作人員日常工作提供便利，有些工作人員可能在工作中有一些疏忽，優(yōu)質(zhì)的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)可以幫助人們減少失誤，提高工作效率。

2.4 提升辦公室檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力

為了推動(dòng)辦公室檔案管理改革，需要提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力，具體可以通過(guò)以下兩個(gè)方面來(lái)了解;第一，由于檔案管理人員需要了解信息技術(shù)、檔案管理技術(shù)、會(huì)計(jì)技術(shù)等，但部分檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理人員中存在諸多的人為失誤問(wèn)題，降低了檔案管理人員效率。為了提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，需要定期開(kāi)展培訓(xùn)、講座、進(jìn)行技術(shù)交流等工作。例如：辦公室行政部門(mén)可以聘請(qǐng)信息技術(shù)專(zhuān)家等，開(kāi)設(shè)如何有效提升檔案管理效率的講座，為檔案管理人員講解相關(guān)知識(shí)，并開(kāi)展檔案管理實(shí)踐工作，使檔案管理對(duì)接“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，進(jìn)一步提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，為檔案管理人員改革工作的開(kāi)展提供保障。但部分檔案管理人員對(duì)培訓(xùn)工作的重視程度不高，在實(shí)際培訓(xùn)中屬于“混日子”狀態(tài)，沒(méi)有發(fā)揮出培訓(xùn)工作的意義，還浪費(fèi)學(xué)校的精力對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)。因此，為了改善這一現(xiàn)狀，需要在培訓(xùn)之后進(jìn)行考核工作，將其納入年終評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)的范圍，促進(jìn)檔案管理人員重視檔案管理工作的培訓(xùn)，以進(jìn)一步提高其專(zhuān)業(yè)能力。第二，由于檔案管理人員的工作能力對(duì)檔案管理工作開(kāi)展效率有一定的影響，為了降低工作失誤問(wèn)題，需要定期開(kāi)展檔案管理人員技巧會(huì)議，加強(qiáng)人員之間的相互交流，提高工作人員對(duì)檔案的了解程度，有效提升工作效率，達(dá)到辦公室檔案管理改革的目的。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是辦公室工作中的重要組成部分，與其他工作開(kāi)展休戚相關(guān)，有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，只有檔案管理工作效率不斷提高，才能促進(jìn)辦公室其他工作數(shù)據(jù)利用和信息查找方便快捷，推動(dòng)辦公室整體工作順利開(kāi)展和高效運(yùn)行。因此，檔案管理工作使命重大、責(zé)無(wú)旁貸，應(yīng)通過(guò)在思想上高度重視、在業(yè)務(wù)上強(qiáng)化培訓(xùn)、在制度上不斷完善、在技術(shù)上逐步提升等多措并舉、多管齊下方式，全力提高檔案管理工作效率和水平，才能促進(jìn)辦公室整體工作水漲船高、行穩(wěn)致遠(yuǎn)。

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