淺析新時(shí)期如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

摘 要：事業(yè)單位在我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展過程中承擔(dān)著重要的作用和任務(wù)。隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)單位內(nèi)部的管理效率要求越來越高，對(duì)此事業(yè)單位的必須對(duì)現(xiàn)有內(nèi)部的問題進(jìn)行充分的分析和思考，探索新的改革和管理方法，促進(jìn)單位內(nèi)部管理和效率的提升，使事業(yè)單位在社會(huì)服務(wù)過程中貢獻(xiàn)出更多的作用和力量。本文就將對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位中的檔案管理工作進(jìn)行充分的分析和研究，促進(jìn)相關(guān)檔案管理規(guī)范性和效率的提升，使事業(yè)單位的檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理;分析研究

事業(yè)單位的檔案管理具有操作和管理層面的多言行的特征。一方面檔案管理在平時(shí)的工作中表現(xiàn)出的作用和價(jià)值相對(duì)較小，給人一種無足輕重的感覺。另一方面的檔案管理工作需要對(duì)事業(yè)單位的重要事件和文件等重要內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的分類和保存，是事業(yè)單位不可或缺的一個(gè)重要職位?；谝陨系淖饔梅治?，檔案管理工作在事業(yè)單位中發(fā)揮著重要作用，需要相關(guān)的工作人員注重日常的規(guī)范和科學(xué)化管理，使檔案管理有效的發(fā)揮其價(jià)值和作用，為事業(yè)單位的長期發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1 新時(shí)期對(duì)事業(yè)單位的管理和發(fā)展提出了新的要求

事業(yè)單位是我國計(jì)劃經(jīng)濟(jì)制度下沿革下的組織，在輔助政府行政過程中發(fā)揮著重要的作用。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位的管理模式也在不斷發(fā)生著改革和變化，目的是提升自身的工作服務(wù)效率，促進(jìn)自身的工作內(nèi)容能夠適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。對(duì)此，事業(yè)單位必須從整體方面保持自身的管理制度和服務(wù)方式能夠和社會(huì)接軌，促進(jìn)自身的社會(huì)適應(yīng)性，對(duì)自身的內(nèi)部管理制度和方式進(jìn)行不斷的優(yōu)化和調(diào)整，減少在工作中的誤區(qū)和漏洞，促使其在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中發(fā)揮積極的建設(shè)性作用。

2 事業(yè)單位在檔案管理上存在的問題

1）內(nèi)部管理人員對(duì)檔案管理工作不重視。在事業(yè)單位中，檔案管理工作雖然在平時(shí)凸顯的意義和價(jià)值不大，但是在事物監(jiān)督以及長期決策方面貢獻(xiàn)著重要的作用。但是如果單位的管理者對(duì)相關(guān)的管理工作不重視，對(duì)相關(guān)的檔案管理工作認(rèn)識(shí)不清晰，對(duì)檔案管理存在僥幸心理，就會(huì)導(dǎo)致相關(guān)的管理制度在執(zhí)行過程中不徹底，工作人員在工作中滋生敷衍了事的態(tài)度，最終會(huì)給事單位的長期發(fā)展造成隱患和危機(jī)。1此外管理人員的不重視，也會(huì)導(dǎo)致檔案管理的效率有所降低，從長遠(yuǎn)發(fā)展來看會(huì)拖累單位的整體運(yùn)行管理效率。事業(yè)單位對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用重視不夠，也導(dǎo)致相關(guān)工作中失誤因素的增多，檔案管理效率得不到有效的發(fā)展。

2）事業(yè)單位的檔案管理制度在執(zhí)行過程中存在問題。在科學(xué)的檔案管理框架下，相關(guān)檔案資料應(yīng)該被統(tǒng)一的管理和分類保存，使檔案的存儲(chǔ)和調(diào)閱更加方便，促進(jìn)檔案管理效率的長期保持。然而在檔案管理實(shí)際踐行過程中，各個(gè)部門對(duì)自身的檔案材料進(jìn)行各自存放，使檔案統(tǒng)一管理的好處蕩然無存。不同的部門和個(gè)人在檔案調(diào)閱完成后，沒有及時(shí)有序的歸還，也導(dǎo)致相關(guān)的檔案管理工作存在的問題和漏洞，使得檔案管理工作進(jìn)一步的混亂。最后混亂的檔案管理制度，會(huì)打擊和降低相關(guān)管理者的責(zé)任心和職業(yè)態(tài)度，最后也養(yǎng)成不了了之的工作方式，導(dǎo)致檔案管理作用顯著下降。

3）事業(yè)單位檔案管理人員的平均素質(zhì)存在問題。在事業(yè)單位檔案管理的過程中，相關(guān)的管理人員必須對(duì)文件的類型和價(jià)值做到有效的區(qū)分，以保證重要檔案得到妥善保存，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。然而在實(shí)際的工作過程中，很多檔案管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏常識(shí)和認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作相對(duì)混亂，給檔案存儲(chǔ)和查閱帶來問題。2對(duì)此一方面事業(yè)單位缺乏對(duì)專業(yè)人員的有效聘任和培養(yǎng)，另一方面大量的其他專業(yè)職員和兼職人員也就職于檔案管理工作中，導(dǎo)致相關(guān)的人才素質(zhì)得不到有效提升。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，部分職員對(duì)計(jì)算機(jī)信息檔案管理技術(shù)的使用存在困難，也導(dǎo)致檔案管理中，人為不確定因素的上升。

4）事業(yè)單位中的檔案管理工作和其他工作形成了效率上的差距。在事業(yè)單位中，隨著個(gè)各部門辦事和服務(wù)效率的提升，相關(guān)的檔案收集和整理工作無法有效適應(yīng)工作需要，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)延誤。對(duì)此需要從檔案管理的制度、人才、技術(shù)等方面尋找綜合性的原因，以促進(jìn)檔案管理效率的有效提升，促進(jìn)事業(yè)單位的綜合管理效率得到整體的發(fā)展。

3 促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)步的策略和措施

1）事業(yè)單位充分重視檔案管理工作。事業(yè)單位的權(quán)力管理結(jié)構(gòu)相對(duì)簡單和高效，只要相關(guān)的決策層重視檔案管理工作，并通過上層對(duì)基層所有員工的宣傳，便可以有效的提升答案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)相關(guān)工作的有效開展。對(duì)此，事業(yè)單位的決策層應(yīng)該對(duì)相關(guān)的檔案管理工作保持清晰的認(rèn)知，對(duì)檔案工作的重要性進(jìn)行重新學(xué)習(xí)和發(fā)掘，促使單位內(nèi)部其他職工和管理人員對(duì)檔案管理也強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，使檔案管理工作得以順利有效的開展。

2）對(duì)檔案管理制度進(jìn)行重新審視和確立，消除管理過程中的漏洞，建立檔案管理責(zé)任機(jī)制。事業(yè)單位的檔案管理制度要做到任何關(guān)于檔案管理的行為都有章可循，無論是檔案的收錄和調(diào)閱都必須規(guī)定相應(yīng)的時(shí)間，逾期的管理內(nèi)容需要進(jìn)行特別的標(biāo)注，以促進(jìn)檔案管理制度的有效踐行。此外應(yīng)該對(duì)檔案的管理人員建立一定的責(zé)任監(jiān)督機(jī)制，確保檔案管理人員能夠?qū)ψ陨砉芾淼奈臋n做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，以減少檔案管理中的疏忽和遺漏。最后決策層可以對(duì)檔案管理建立抽查監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定期的隨機(jī)檢查，促使相關(guān)的工作人員在檔案管理過程中保持較高的質(zhì)量和效率。

3）從檔案管理結(jié)構(gòu)上，建立多部門的檔案管理共享機(jī)制，促進(jìn)檔案管理動(dòng)態(tài)化的發(fā)展，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。隨著信息化管理技術(shù)的進(jìn)步，動(dòng)態(tài)化的信息管理成為現(xiàn)今信息管理的重要手段。在事業(yè)單位中進(jìn)行檔案管理的動(dòng)態(tài)化推廣，能夠有效的適應(yīng)事業(yè)單位相對(duì)復(fù)雜的檔案管理環(huán)境，提升檔案存儲(chǔ)和調(diào)取的效率，使任何檔案調(diào)用行為都生成信息痕跡，促使檔案管理在效率和質(zhì)量上得到進(jìn)一步的提升和保證。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)相關(guān)的檔案管理部門進(jìn)行有效的信息共享架構(gòu)，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)對(duì)單位檔案進(jìn)行信息化的共享和使用，以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部關(guān)于檔案管理工作有效配合，增加檔案管理的效率。

4）促進(jìn)檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)和能力的提升。檔案管理是事業(yè)單位管理和發(fā)展過程中增的最重要工作，相關(guān)工作的人才支持，對(duì)檔案管理質(zhì)量和效率的提升具有重要的價(jià)值和意義。因此，單位的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該對(duì)相關(guān)的人才培養(yǎng)給予足夠的重視，給檔案管理工作中增加更多的專業(yè)性人才，使檔案管理工作更具科學(xué)性和條理性，促使檔案管理工作效率得到有效的提升。此外在人才培養(yǎng)的過程中，需要重視對(duì)工作人員職業(yè)道德的培養(yǎng)和分析，使管理人員在工作中堅(jiān)持認(rèn)真的工作態(tài)度和責(zé)任感，使檔案管理的工作氛圍得以矯正。再業(yè)單位可以組織專業(yè)的人員對(duì)非專業(yè)人員展開的培訓(xùn)和宣傳，以提升檔案管理人員的整體工作能力。

5）重視信息化技術(shù)在檔案管理過程中的應(yīng)用。檔案管理工作的信息化發(fā)展需要具備以下幾方面的條件。首先是保持硬件設(shè)施的齊全和供應(yīng)，使檔案的信息化收錄和存儲(chǔ)得到切實(shí)的配套發(fā)展。其次是促進(jìn)所有檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)的有效掌握，使工作人員能夠按照流程正確的完成管理工作，促進(jìn)檔案管理信息化管理水平的有效提升。最后是動(dòng)態(tài)化的內(nèi)部平臺(tái)搭建，使信息化管理趨于成熟。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位管理現(xiàn)狀的一個(gè)縮影，對(duì)此相關(guān)的決策者應(yīng)該對(duì)單位的管理方式和模式給予更多的關(guān)注，促進(jìn)更多的管理體系得到創(chuàng)新改革和發(fā)展，使事業(yè)單位的綜合服務(wù)效率得到有效的提升。

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作者簡介

胡潔東（1986-），女，漢，河南省南陽人，助理館員，從事檔案管理工作。