基建項目檔案管理的問題與對策

朱英?張凡

摘 要：伴隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的步伐也在不斷加快，人們開始對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的質(zhì)量提出新的期望，因此國家對基礎(chǔ)設(shè)施的項目建設(shè)的管控也越來越嚴(yán)格，但是傳統(tǒng)管理模式下，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)管理項目觀念陳舊，不能很好地適應(yīng)社會的發(fā)展，本文將從基建項目檔案管理入手進行問題和對策分析。

關(guān)鍵詞：基建項目;檔案管理;對策與問題

基建工作作為各行各業(yè)發(fā)展當(dāng)中的基礎(chǔ)性工作，其發(fā)展的好壞起到至關(guān)重要的作用。但是對于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)而言，常常涉及豐富多樣的項目和門類，且工作量龐大，內(nèi)容豐富，涉及多種不同的節(jié)點，各節(jié)點之間又會存在或多或少的聯(lián)系，因此大力發(fā)展基建項目的檔案管理就顯得十分重要，這是推動基建工程良性發(fā)展的關(guān)鍵性手段。

1 基建項目當(dāng)中檔案管理存在的問題

1.1 由于缺乏重視度，管理觀念十分落后

對于企業(yè)而言，發(fā)展過程中常常都是以利益為導(dǎo)向進行發(fā)展的，企業(yè)將追求利潤最大化作為企業(yè)發(fā)展的中重要目標(biāo)，而對于不能夠產(chǎn)生更多的企業(yè)利潤的項目來說[1]，一旦都會出現(xiàn)重視程度不夠的現(xiàn)象，對于檔案管理而言，其定位常常是“一項費力又不討好的工作”短時期內(nèi)根本看不出任何的價值，因此很多企業(yè)將基建項目的檔案管理放在企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中可有可無的環(huán)節(jié)，備受“冷漠”很多企業(yè)將其置于邊緣管理的位置，重視程度不夠。

1.2 管理手段單一，品質(zhì)低下

很多企業(yè)在錯誤而落后的管理觀念下自然而言不能夠形成正確的管理手段[2]，他們通常情況下都是應(yīng)用單一的手段進行基建項目檔案管理，這樣單一的手段雖然能夠解決一定量的問題，但是對于大范圍來說由于沒有對癥下藥，這導(dǎo)致問題一旦出現(xiàn)就很難達到“藥到病除”的效果，這使得企業(yè)的服務(wù)效率低下，很多環(huán)節(jié)占用過多的人力和物力還操作處理緩慢，不能夠在最短的時間內(nèi)對問題做出正確的響應(yīng)，這使得企業(yè)整個發(fā)展不能夠完全適應(yīng)社會發(fā)展的要求。

1.3 缺乏對信息化管理手段的應(yīng)用

目前，我國社會已經(jīng)進入信息化的時代，基建項目檔案管理的手段也開始在信息化的推動下走上快速發(fā)展的道路[3]。但是給予很多企業(yè)落后的管理觀念，認(rèn)為檔案管理只需要通過一些人工的記錄來完成，認(rèn)為信息化的方式成本高且耗費的時間長，會在一定程度上增加企業(yè)的支出成本，權(quán)衡利弊的情況下很多企業(yè)都沒有選擇信息化的手段進行記錄[4]，這就導(dǎo)致基建項目的檔案管理沒有形成屬于自己的數(shù)據(jù)庫，很多記錄在查找的過程中仍然需要耗費大量的精力和時間，但是仍舊無法達成預(yù)期效果。

2 解決基建項目檔案管理中問題的對策

2.1 落實基建項目檔案管理的責(zé)任制，責(zé)任到人

基建項目檔案管理要想取得良好的效率和效用的前提條件就是企業(yè)必須要能夠給予相關(guān)的管理部門足夠的重視。對于基建項目而言，他常常會涉及各種各樣不同的門類，整個建設(shè)過程中涉及很多不同的生產(chǎn)和建設(shè)細節(jié)，但這些內(nèi)容又往往是由不同的部門相互合作完成的，因此為了加強基建項目檔案管理的建設(shè)進程，首先就應(yīng)當(dāng)積極落實基建項目檔案管理的責(zé)任制，力求責(zé)任到人，這就要求總負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)將不停的任務(wù)首先分配到各個小組的組長手里，并對各自的職責(zé)進行明確的要求，一旦發(fā)現(xiàn)問題，由小組組長負(fù)責(zé)制進行考量，小組組長在進行基建項目的過程當(dāng)中再將更加細化的任務(wù)要求分配給各自小組的組員，明確每個小組成員的管理任務(wù)，對基建項目的檔案管理進行進一步的細化，以保障整個管理工作的效率。

2.2 加快基建項目檔案的信息化管理建設(shè)

信息化技術(shù)是加強基建項目檔案管理的最佳手段，它能夠最大限度節(jié)省基建項目管理當(dāng)中的過剩的人力投入。首先企業(yè)應(yīng)當(dāng)引進先進的基建項目檔案管理技術(shù)來推動和積極開展基建項目檔案管理的信息化進程，其次就是要派遣相關(guān)的工作人員對整個檔案管理過程當(dāng)中所涉及的全部內(nèi)容進行專項化管理，最重要的是企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立起自己的基層項目檔案管理的數(shù)據(jù)庫，將全部的內(nèi)容匯總在上面，并針對不同的項目特征做好相關(guān)的分類，并設(shè)置方便便捷的檢索模式，使得整個檔案管理能夠有條不紊的進行。當(dāng)然最關(guān)鍵的作用是，利用信息化的手段能夠大大提升基建項目檔案管理工作的運行效率，在最大程度上加快企業(yè)內(nèi)部的運行效率，對企業(yè)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。

2.3 對相關(guān)工作人員進行培訓(xùn)，提升專業(yè)化

檔案管理雖然看起來不具備什么技術(shù)含量，但是隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的水平和技術(shù)也在不斷地提升。因此對于企業(yè)而言，要想在基建項目檔案管理的過程中獲得更多而價值就應(yīng)當(dāng)針對相關(guān)的工作人員進行定期的培訓(xùn)和指導(dǎo)。企業(yè)首先應(yīng)當(dāng)選派檔案管理人員當(dāng)中的精英人士進行定期的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)最先進的檔案管理技術(shù)，并能夠指導(dǎo)實踐和應(yīng)用;其次是對于所有檔案管理的人員而言，應(yīng)當(dāng)進行定期的培訓(xùn)和考核，督促他們始終能夠以高要求看待和執(zhí)行自己的工作，并在這個過程中取得一定的成績。獎罰分明也很重要，檔案管理說到底是一份細致的工作，需要對數(shù)據(jù)進行處理和匯總，耗時又費力，因此應(yīng)當(dāng)對于表現(xiàn)良好的員工及時做出獎勵，并鼓勵他們帶動積極性較差的員工一同進步，而對于錯誤問題也一定要及時進行糾正，責(zé)任到人，適當(dāng)批評，如果犯的錯誤嚴(yán)重也應(yīng)當(dāng)制定一定的懲罰措施，減少再犯的可能性。

3 結(jié)束語

綜上所述，基建項目的檔案管理過程當(dāng)中一定要不斷推動信息化的建設(shè)和使用，要能夠在整個檔案管理的過程當(dāng)中利用信息化的技術(shù)不斷提升檔案管理的效率，能夠推動整個檔案管理技術(shù)蓬勃發(fā)展，對于相關(guān)從業(yè)人員而言，也要求他們能夠不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，發(fā)展新技能，賞罰分明，要能夠利用一切資源優(yōu)化檔案管理的模式，推動基建項目檔案管理的發(fā)展。在未來，檔案管理會成為企業(yè)發(fā)展過程中一項重要的評價指標(biāo)，能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展作出至關(guān)重要的推動力，促進企業(yè)更好更快地發(fā)展，增強企業(yè)競爭力。

參考文獻

[1]李妙蓉.醫(yī)院基建項目檔案管理的問題與對策[J].城建檔案，2017（2）：47-48.

[2]王建琴.醫(yī)院基建項目檔案管理收集中存在問題與對策[J].黑龍江史志，2015（11）：135-136.

[3]朱桂芹，孥學(xué)宏.醫(yī)院基建工程檔案管理中存在的問題與對策[J].科學(xué)與財富，2011（8）：79-79.

[4]梁梅.高?；n案管理存在問題與對策[J].時代教育，2015（21）：268-268.

作者簡介

朱英（1967-），女，漢族，內(nèi)蒙古包頭，館員，中國兵器工業(yè)檔案館，研究方向：檔案資源管理和開發(fā)利用。

張凡（1988-），女，漢族，北京，館員，中國兵器工業(yè)檔案館，研究方向：檔案資源管理和開發(fā)利用。