新時(shí)期學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的創(chuàng)新探析

摘 要：近年來，隨著我國(guó)教育改革的推進(jìn)，學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇?；诖?，本文圍繞新時(shí)期下學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的創(chuàng)新展開詳細(xì)探究，分析了目前學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀，并提出了有效提升學(xué)籍檔案管理水平的創(chuàng)新性措施，以此為學(xué)校學(xué)籍管理工作實(shí)現(xiàn)更加高效的目標(biāo)提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞：學(xué)生;學(xué)籍檔案;信息化管理

眾所周知，學(xué)校學(xué)籍檔案管理是從學(xué)生入學(xué)以來到畢業(yè)這一階段所有的學(xué)籍資料匯總，對(duì)學(xué)生在校表現(xiàn)、成績(jī)、學(xué)籍變更以及學(xué)位學(xué)歷等情況進(jìn)行真實(shí)性記錄。因此，科學(xué)性的對(duì)學(xué)校學(xué)籍檔案進(jìn)行管理，有利于幫助學(xué)校形成良好的學(xué)風(fēng)，使得教學(xué)質(zhì)量得以提升。隨著我國(guó)教育現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)的完善，學(xué)籍管理在學(xué)校建設(shè)過程中也占有重要地位，因而提升學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)度已迫在眉睫。

1 新時(shí)期開展學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的重要影響

學(xué)籍檔案管理工作能夠?qū)W(xué)校一段時(shí)期內(nèi)教育管理水平以及教學(xué)綜合進(jìn)展清晰直觀地反映出來[1]。因此，學(xué)校在經(jīng)營(yíng)管理過程中，離不開學(xué)籍檔案管理工作的鞭策?？梢哉f，學(xué)籍檔案管理工作見證了學(xué)校發(fā)展歷史，具有一定的真實(shí)性與權(quán)威性。

眾所周知，學(xué)?？梢砸罁?jù)學(xué)籍檔案情況進(jìn)行職稱評(píng)定、資格審查等多項(xiàng)工作，在整個(gè)學(xué)校管理工作之中占有特殊的地位。此外，學(xué)籍檔案還是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活以及整體發(fā)展的綜合體現(xiàn)，作為日后升學(xué)、就業(yè)的重要參考依據(jù)，是學(xué)校以及企業(yè)都格外重視的內(nèi)容。學(xué)籍檔案作為一個(gè)移動(dòng)的信息資源庫，對(duì)于企業(yè)所需人才能夠有效提供用人信息，促進(jìn)社會(huì)實(shí)現(xiàn)高素質(zhì)人才流動(dòng)。同時(shí)，學(xué)籍檔案還能夠真實(shí)地反映出一個(gè)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，是評(píng)價(jià)該學(xué)校是否具備較強(qiáng)的辦學(xué)水平的重要評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。因此，新時(shí)期下開展學(xué)籍檔案管理工作對(duì)于學(xué)校而言具有重要價(jià)值與深遠(yuǎn)意義。

2 開展學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員普遍缺乏管理意識(shí)

當(dāng)前我國(guó)絕大多數(shù)學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員綜合職業(yè)素養(yǎng)良莠不

齊[2]。一些學(xué)校甚至沒有專門的學(xué)籍檔案管理人員，對(duì)于學(xué)籍檔案管理工作由教學(xué)秘書輪流擔(dān)任。這就是造成現(xiàn)階段學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作業(yè)務(wù)不熟練、重要性被忽視的根源所在。試想，現(xiàn)如今，信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的時(shí)代，學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作理應(yīng)運(yùn)用信息化管理手段進(jìn)行管理，但由于管理人員管理能力有限，經(jīng)費(fèi)投入力度不足，致使學(xué)籍檔案管理工作只能按照傳統(tǒng)陳舊的方法進(jìn)行管理，這些情況導(dǎo)致了學(xué)校學(xué)籍檔案管理水平滯后。

2.2 學(xué)籍檔案管理工作缺乏完善的制度支撐

由于當(dāng)前我國(guó)絕大多數(shù)學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員管理意識(shí)模糊，沒有形成保護(hù)學(xué)籍檔案價(jià)值的觀念，使得學(xué)籍檔案管理工作長(zhǎng)期缺乏規(guī)范性，檔案嚴(yán)重缺失。例如，學(xué)校學(xué)籍檔案使用后不能及時(shí)歸檔，材料處理隨意，導(dǎo)致學(xué)籍檔案丟失。雖然在以往的教學(xué)管理中，學(xué)校曾制定有關(guān)學(xué)籍檔案管理的條例，但具體管理制度并沒有嚴(yán)格按照管理?xiàng)l例執(zhí)行，加之學(xué)籍檔案材料較多，管理步驟復(fù)雜，一些有價(jià)值的檔案文件一旦缺失后期補(bǔ)辦較為困難，這也使得學(xué)校學(xué)籍檔案管理質(zhì)量受到不利影響。

2.3 學(xué)籍檔案管理工作信息化管理水平不足

我國(guó)絕大多數(shù)學(xué)校在教學(xué)環(huán)節(jié)與日常辦公方面均實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但唯獨(dú)學(xué)籍檔案管理工作還停留在用傳統(tǒng)方法進(jìn)行管理層面。一些管理人員不了解信息化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化作用，使得學(xué)籍檔案管理效率與質(zhì)量受到了影響。現(xiàn)如今隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，學(xué)校對(duì)于學(xué)籍檔案管理工作也認(rèn)識(shí)到了不足，積極借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理與檔案存儲(chǔ)，但管理人員信息化管理水平有限，無法滿足學(xué)籍檔案管理需要，這又為學(xué)校學(xué)籍檔案管理質(zhì)量的提升帶來重重阻礙。

3 新時(shí)期下學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的創(chuàng)新性措施

3.1 明確學(xué)籍檔案管理工作的重要性

如何培養(yǎng)學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員的管理意識(shí)，筆者認(rèn)為最有效的措施是在具體工作之中強(qiáng)化管理人員對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)知與反應(yīng)能力。

一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期組織全體教職員工以及學(xué)籍檔案管理人員開展相關(guān)法規(guī)政策培訓(xùn)，強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理意識(shí)，從思想方面提升，明確學(xué)籍檔案管理對(duì)學(xué)校的重要性。

另一方面，在學(xué)校期間，學(xué)生所形成的學(xué)籍檔案在教學(xué)管理之中所占比重較大，學(xué)校并妥善保管學(xué)生的學(xué)籍檔案，建立完善的學(xué)籍管理制定，在制度方面提升學(xué)生學(xué)籍檔案的真實(shí)性與規(guī)范性，從而為社會(huì)錄用人才提供依據(jù)。

3.2 建立完善的學(xué)籍檔案管理制度

首先，學(xué)校要想建立完善的學(xué)籍管理制度，就應(yīng)該以學(xué)校檔案館為基礎(chǔ)，以學(xué)校教務(wù)中心為支點(diǎn)，全體教職員工以及學(xué)生積極配合，共同為建立完善的學(xué)籍檔案管理制度而努力。

其次，學(xué)校應(yīng)明確學(xué)籍檔案管理人員的職責(zé)。例如，開學(xué)時(shí)，管理人員應(yīng)組織學(xué)生統(tǒng)一填寫學(xué)籍登記卡片，在填寫登記卡時(shí)要求統(tǒng)一使用黑色中性筆，并且字跡保持清晰工整，使用近期彩色免冠照片。這樣要求的目的是能夠盡可能延長(zhǎng)學(xué)籍檔案存檔時(shí)間。

最后，學(xué)校教務(wù)處對(duì)于學(xué)生填寫的學(xué)籍卡片，還要逐張進(jìn)行信息審查驗(yàn)證，確定無任何問題按照班級(jí)編號(hào)裝訂，最終形成完整的學(xué)生學(xué)籍檔案，有效進(jìn)行歸檔。此外，學(xué)校還可以利用信息化管理手段，將全部學(xué)生檔案信息錄入到學(xué)校教務(wù)管理平臺(tái)上，形成電子版與紙質(zhì)并存的管理體系，對(duì)于保障學(xué)生學(xué)籍檔案的安全性也具有一定的幫助。

3.3 優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)提升信息化管理水平

學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作之所以在學(xué)校總體管理環(huán)節(jié)中占有較大比重，主要是因?yàn)閷W(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)極為復(fù)雜的工作，具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性與制度性。學(xué)籍檔案管理人員綜合素養(yǎng)的高低都會(huì)對(duì)該項(xiàng)工作的管理水平帶來影響。因此，學(xué)校對(duì)于學(xué)籍檔案管理工作應(yīng)從優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)展開，培養(yǎng)出一支具有高職業(yè)素養(yǎng)與高管理水平的團(tuán)隊(duì)，有效避免學(xué)籍檔案管理工作中出現(xiàn)的不必要問題，從而為該項(xiàng)工作在學(xué)校之中順利開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一方面，學(xué)校應(yīng)進(jìn)一步落實(shí)學(xué)籍檔案管理工作之中的激勵(lì)機(jī)制，做到賞罰分明。對(duì)于日常在管理工作之中工作態(tài)度認(rèn)真負(fù)責(zé)，表現(xiàn)較為突出的管理人員，學(xué)校教務(wù)處應(yīng)根據(jù)具體情況給予成績(jī)突出的員工一定的獎(jiǎng)勵(lì)。反之，對(duì)于日產(chǎn)工作態(tài)度懈怠不負(fù)責(zé)任的管理人員，學(xué)校教務(wù)處應(yīng)給予一定的懲罰。在制度層面有效制約管理人員，以此提升管理人員工作積極性。

另一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)盡可能地多為學(xué)籍檔案管理人員創(chuàng)造機(jī)遇。例如，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以定期組織管理人員開展座談會(huì)與培訓(xùn)班，根據(jù)管理人員在培訓(xùn)班中的表現(xiàn)，派遣成績(jī)優(yōu)異者到外地交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的學(xué)籍檔案管理方法，從而適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代化學(xué)籍檔案管理工作的需求。

4 結(jié)論

綜上所述，學(xué)籍檔案管理工作在學(xué)?？傮w教學(xué)管理之中舉足輕重，其管理流程任重而道遠(yuǎn)，需要學(xué)校管理人員投入較強(qiáng)的責(zé)任心與耐心。由于當(dāng)前我國(guó)教育改革不斷推進(jìn)，使得檔案管理人員水平隨之不斷提升，但學(xué)校僅滿足于當(dāng)前現(xiàn)狀是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，需要管理人員結(jié)合時(shí)代發(fā)展特征制定出創(chuàng)新性的管理措施，以此提升學(xué)校綜合教育教學(xué)水平。

參考文獻(xiàn)

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[2]陳忠信.高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的反思及改進(jìn)[J].城建檔案，2019，（08）：78-80.

作者簡(jiǎn)介

劉文慧（1968-），女，漢族，江蘇省常熟市，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。