基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

摘 要：隨著信息化的普及，辦公自動化系統(tǒng)應用越來越廣泛，給人們的工作帶來了極大便利。醫(yī)院作為國家的重要機構(gòu)，檔案管理是這個機構(gòu)的重要構(gòu)成部分，涉及面非常廣。對于目前醫(yī)院檔案管理當中存在的不足之處，必須要認真分析和對待，并采取科學合理的管理措施，來提升檔案管理工作水平。本文主要探討了基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的主要策略。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;醫(yī)院;檔案管理

信息化時代的全面到來給各個行業(yè)領(lǐng)域都注入了新鮮的活力。醫(yī)院要把握好這一基于，加快信息化建設(shè)，才能全面提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量與水平?，F(xiàn)如今醫(yī)院檔案管理當中仍舊存在許多問題，嚴重影響了醫(yī)院的整體管理水平。所以，必須要盡快引入先進的新鮮技術(shù)，創(chuàng)造自動化辦公環(huán)境，才能促進醫(yī)院的長遠發(fā)展。

1 辦公自動化環(huán)境下給醫(yī)院檔案管理帶來的影響

其一，提高工作效率。檔案工作繁瑣復雜，需要經(jīng)歷分類、歸檔、編目等各個環(huán)節(jié)，醫(yī)院檔案工作涉及面更廣，例如病歷、財務以及人事等。假如在檔案管理當中采用辦公自動化模式，能夠有效減輕檔案管理人員的工作量，全面提高工作效率。其二，辦公自動化環(huán)境給檔案管理人員帶來了挑戰(zhàn)。處于辦公自動化環(huán)境下，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足工作需求，檔案管理工作需要融入更多技術(shù)性辦法。因此，檔案管理人員必須要掌握大量的信息技術(shù)。只有這樣才能充分發(fā)揮辦公自動化的功能和價值。其三，可以實現(xiàn)資源共享，方便信息傳遞。檔案存儲較為分散，但是信息技術(shù)不受時間與空間的約束，使用辦公自動化之后醫(yī)院可以高效查詢并獲取自己需要的醫(yī)學資料，這在一定程度上擴大了辦公領(lǐng)域，能夠有效推動醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展。

2 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理中存在的不足

2.1 電子檔案的保密性與安全性較低

處于辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理工作在開展流程當中，主要依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成收集、整理和存儲檔案信息工作，電子檔案的保密性與安全性有可能被破壞。首先，對于保密性方面來說，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進步，許多不法分子通過木馬程序非法侵入檔案網(wǎng)站盜取檔案信息，以此來實現(xiàn)經(jīng)濟利潤。所以醫(yī)院電子檔案的保密性會逐漸降低。其次，安全性方面。目前大部分醫(yī)院在開展檔案管理工作的時候，都采取把患者的檔案信息和材料通過數(shù)據(jù)的方式寄存在電子存儲設(shè)備當中。但是一旦網(wǎng)絡(luò)或者電子存儲設(shè)備遭到破壞，就會致使檔案信息損壞或者永久丟失。如果相關(guān)工作人員沒有備份檔案信息，那么就會嚴重影響檔案管理工作的順利開展，也會給患者帶來傷害，使醫(yī)院的整體形象遭到破壞。

2.2 檔案管理人員綜合素養(yǎng)不高

處于辦公自動化情況下的檔案管理工作，要求工作人員必須要掌握各項先進的信息技術(shù)，才能確保檔案管理工作順利開展。但是當前醫(yī)院檔案管理中的多數(shù)老員工，在工作當中依然采用傳統(tǒng)的管理模式。大部分員工對現(xiàn)代電子檔案管理方式還不熟悉，必須要對其加強各方面的培訓。然而有的醫(yī)院不重視對檔案管理職工的培訓工作，這不利于檔案管理工作的順利開展。

2.3 醫(yī)院檔案管理缺少規(guī)范性

醫(yī)院檔案管理的辦公自動化給員工工作帶來了較大便利，但也衍生出許多新的問題。究其原因主要是因為檔案管理缺少嚴格的標準和系統(tǒng)的管理模范。首先，缺乏健全的辦公自動化系統(tǒng)。目前，大多數(shù)醫(yī)院對辦公自動化系統(tǒng)的軟件投入不大，致使辦公自動化系統(tǒng)還不健全，辦公自動化水平無法得到全面提升，從而影響了醫(yī)院檔案管理水平的提升。其次，缺少健全的信息化管理制度。目前，大部分醫(yī)院檔案的信息化仍舊處于初級階段，缺少健全的軟硬件設(shè)施，同時電子檔案的存儲也缺少強有力的保障，患者的病歷資料非常容易被泄露。雖然醫(yī)院對醫(yī)院檔案管理也投入了相應的資金，但因為不能建設(shè)醫(yī)院辦公高級自動化的成熟檔案管理系統(tǒng)，軟硬件配套之間存在較大差異，致使其不能建立高效的醫(yī)院檔案管理平臺。

3 提高辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理水平的具體措施

3.1 建立完善的醫(yī)院檔案管理體系

要想提升醫(yī)院檔案管理水平，就必須要根據(jù)醫(yī)院檔案管理的實際特點，實施標準化的管理模式。認真識別歸檔材料，保證檔案信息真實、準確。制定科學合理的檔案管理制度，及時修改與完善不符合實際情況與不能滿足社會大戰(zhàn)需求的規(guī)定，明確管理方針與管理目標以及具體的工作流程，明確管理人員的工作內(nèi)容和職責，確保檔案管理工作可以按照統(tǒng)一標準開展。這樣以來能夠加強各部門之間的交流和聯(lián)系，實現(xiàn)信息資源共享，從而提升檔案管理水平和質(zhì)量。

3.2 加快醫(yī)院檔案信息化管理步伐

其一，檔案管理人員必須要從內(nèi)心深處意識到自動化辦公環(huán)境的建設(shè)和信息化建設(shè)二者之間的關(guān)系，積極引進先進的信息技術(shù)來加快自動化環(huán)境的建設(shè)。其二，建立一個安全性較高的醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，防止由于病人資料外泄而帶來的醫(yī)療糾紛。其三，把信息技術(shù)運用到病例管理工作當中。把病例進行科學合理的分類，詳細到某個科室以及常見的病癥等，只有這樣才能保證檔案管理工作質(zhì)量。

3.3 采取多重防護措施保證檔案信息安全

處于辦公自動化環(huán)境的檔案管理工作，雖然不用擔心紙質(zhì)文件載體易損壞以及丟失的問題，但是因為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復雜，檔案資料信息比較敏感，必須在檔案的管理工作中加大網(wǎng)絡(luò)安全防護措施力度，保證患者的個人信息以及醫(yī)院機密文件的安全。所以在建設(shè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的時候，必須要才能各種防護措施。其一，積極采納網(wǎng)絡(luò)安全專業(yè)服務機構(gòu)和企業(yè)的相關(guān)建議，使用網(wǎng)絡(luò)安全防護屏障強大的系統(tǒng)設(shè)計。依靠專業(yè)的防火墻來避免網(wǎng)絡(luò)攻擊以及一些非法入侵。其二，創(chuàng)建科學合理的檔案資料安全分級管理機制。根據(jù)相關(guān)級別崗位工作人員的工作性質(zhì)以及工作需求，在一定范圍內(nèi)給予其訪問權(quán)限。其三，對于網(wǎng)絡(luò)共享服務平臺，要確保身份認證以及權(quán)限管理系統(tǒng)健全、合理，在加強檔案信息資源共享工作的同時保證系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。

3.4 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力

目前我國多數(shù)檔案管理部門人員有著豐富的管理經(jīng)驗，但是受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的束縛，其綜合素質(zhì)以及專業(yè)能力等方面都存在不足。隨著社會的快速發(fā)展，現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)越來越成熟，醫(yī)院檔案數(shù)量逐漸增加，對檔案人員的綜合素質(zhì)和能力提出了更高的要求。因此，醫(yī)院必須要高度重視人才隊伍的建設(shè)工作，加強對檔案管理人員的教育和培訓，在提升其綜合素質(zhì)的同時確保其能夠熟練掌握信息化管理系統(tǒng)。其一，做好招聘工作。不能一味的追求高學歷，要真正認識到能力的重要作用，上崗之前要對工作人員進行相應的培訓，保證每位員工都能夠意識到自己擔負的責任和職能。其二，加大對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓力度，為其提供更多的學習機會和廣闊的發(fā)展平臺，讓他們每天都能夠收獲知識，增長見聞，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提升綜合素質(zhì)和能力，才能滿足辦公自動化環(huán)境的具體需要。

綜上所述，處于快速發(fā)展的新時期，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也實現(xiàn)了突飛猛進的發(fā)展勢態(tài)，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛運用，給人們的工作與生活帶來巨大便利。醫(yī)院作為國家衛(wèi)生事業(yè)的重要機構(gòu)之一，做好檔案管理有著極其重要意義，因此，必須要加強自動化技術(shù)在檔案管理中的運用，才能科學合理的利用醫(yī)院資料，提升醫(yī)院的整體管理水平和質(zhì)量，從而推動我國醫(yī)療事業(yè)朝著更高、更遠的方向發(fā)展。

參考文獻

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[2]李雪.辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務，2018，（6）

作者簡介

李威，男，漢族，碩士，江蘇省淮安市，從事醫(yī)院科研管理。