檔案管理在林場管理工作中的作用探討

袁亞蘭

摘 要：檔案管理工作是林場管理工作中的一項重要環(huán)節(jié)，與林場整體管理效果息息相關。檔案管理不僅記錄著林場的歷史變化，而且檔案資料為整個林場的規(guī)劃設計、長遠發(fā)展提供基本依據(jù)，為打造現(xiàn)代化、專業(yè)化林場作出貢獻?，F(xiàn)如今多數(shù)林場已逐漸意識到檔案管理工作的重要性，以下內(nèi)容將立足于現(xiàn)代林場管理工作現(xiàn)狀，分析檔案管理工作對林場發(fā)展的作用。

關鍵詞：檔案管理：林場管理工作;管理技術(shù)

隨著林業(yè)的不斷發(fā)展和林場場地的推進，檔案資料管理工作在林場管理中的重要地位逐漸突顯?，F(xiàn)代社會中信息傳遞速度加快、信息數(shù)量越來越龐大，檔案管理工作更是不容忽視。檔案管理工作如何才能推進林場管理順利進行，為林場的長遠發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)，支撐林場高效性工作，成為林場管理工作考慮的重要問題。

1 林場檔案管理工作的發(fā)展與變革

1）前階段檔案管理工作不被重視。過去很長一段時間林場檔案管理工作不受重視，工作內(nèi)容主要是手寫記錄，負責記錄的人員未曾經(jīng)過專業(yè)的培訓，管理技能和專業(yè)水平處于較低水平。多數(shù)檔案都存在記錄不詳細、記錄有偏差甚至錯誤的情況，使得檔案記錄內(nèi)容參考性不強，從而進一步影響林場管理工作的順利進行。另外，在工具方面多為人工操作，現(xiàn)代化的儀器設備投入使用率不高，整體檔案管理工作效率低下。林場日后發(fā)展需要以檔案資料為參考，規(guī)劃整體發(fā)展情況，但由于檔案資料不具有參考性，往往使得林場長遠發(fā)展受阻。縱觀前期檔案管理工作存在的問題有管理結(jié)構(gòu)不明確、設備落后、效率低下、檔案資料整理存在誤差以及管理人員工作能力較低等等。

2）現(xiàn)階段檔案管理工作趨向現(xiàn)代化發(fā)展。隨著社會經(jīng)濟水平的不斷發(fā)展和人們意識的提高，各行各業(yè)都意識到檔案管理工作的重要性，開始投入精力研究如何促進檔案管理工作的開展。過去檔案資料以紙質(zhì)檔案為主，科技水平的提高為電子檔案的出現(xiàn)創(chuàng)造了可能性，電子檔案憑借方便快捷、簡單易操作、更符合現(xiàn)代工作要求的特點深受林場管理人員歡迎。在設備與工具方面，掃描儀、網(wǎng)絡連接工具、內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)投入使用，使得檔案管理工作效率大幅度提升[1]。必要的員工培訓使得管理人員的專業(yè)和技能也得到鍛煉，檔案管理工作更加規(guī)范、科學，不論是檔案的參考性還是規(guī)范程度都得到了最基本的保障，林場管理和發(fā)展工作有參考依據(jù)可尋，行業(yè)內(nèi)部發(fā)展更加現(xiàn)代化，順應時代發(fā)展的要求。

2 檔案管理工作對林場發(fā)展而言的重要意義

1）檔案資料是林場歷史變革的重要參考依據(jù)。檔案是林場歷史發(fā)展中的人為產(chǎn)物，其中記錄著林場在各個歷史時期的發(fā)展情況和變革，是后期研究以前林場發(fā)展情況的重要資料。歷史久遠的林場現(xiàn)存檔案資料以手寫為主，將林場的建立與發(fā)展財務情況、創(chuàng)新與改革客觀真實地記錄下來，小到苗木的購入，大到林場內(nèi)部資料都包含在檔案資料記錄之中。由此可見檔案管理工作對于現(xiàn)代林場發(fā)展而言具有促進作用，不論是上級領導還是檔案管理工作人員都正確認識檔案的重要性，把握保護過去檔案、精準記錄當代檔案的工作原則，做好檔案管理工作，為林場發(fā)展提供強有力的參考依據(jù)。在檔案管理工作上堅持工作原則，在各個級別做好記錄，逐級進行審查，并嚴格記錄檔案的查閱情況，保留最原始的檔案資料，提供最真實的數(shù)據(jù)。

2）檔案資料是林業(yè)單位的一項寶貴資產(chǎn)。林業(yè)發(fā)展各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生信息，需要進行檔案記錄，形成資料，所以國有林場的檔案資料包括財務記錄檔案資料、經(jīng)營管理活動檔案資料、資源檔案資料等等。在國有林場的發(fā)展過程中，檔案資料發(fā)揮著不可替代的作用，甚至影響林權(quán)換證，林場的檔案資料受到法律保護[2]。由此可見，檔案資料是林場單位不可丟失的寶貴資產(chǎn)，各個部門和各級人員都有責任輔助檔案管理工作的進行并對檔案進行保護。如果說林木資源屬于林場的有形資產(chǎn)，生態(tài)效益和可持續(xù)發(fā)展屬于林場的無形資產(chǎn)，那么檔案資料應該屬于林場的物質(zhì)文化資產(chǎn)，在保護林場的無形資產(chǎn)和有形資產(chǎn)方面發(fā)揮其獨特作用。

3 林場檔案管理工作的基本原則

既然檔案管理工作對于林場發(fā)展而言具有特殊意義，那么檔案管理工作應該從促進林場整體發(fā)展出發(fā)，在保障林場整體管理工作順利進行的前提下合理安排檔案管理工作。管理人員在管理檔案時應遵循以下原則。

1）安全第一原則。檔案管理的首要任務是安全，遵循安全第一原則是為了約束個人行為，保障檔案資料的安全性。首先，紙質(zhì)檔案存放地應該保證通風、干燥，避免出現(xiàn)火災引燃檔案庫。其次嚴格規(guī)范檔案庫出入原則，做好讀取檔案記錄，防止有心人泄露檔案資料。電子檔案則需要技術(shù)人員建立林場內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)，形成完整的網(wǎng)絡體系，方便相關人員讀取檔案資料，同時加強網(wǎng)絡防備系統(tǒng)建設，避免病毒、木馬侵入內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)，盜竊檔案資料。

2）檔案合理分類原則。林場檔案資料涉及林場各個部門和發(fā)展的多個環(huán)節(jié)，所以對檔案進行合理的分類歸納可提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案資料的充分利用。檔案資料的分配可以圖像、視頻、文字為區(qū)分，也可以林木資源檔案類型、財務輸出記錄檔案類型為區(qū)分，建立全方位、多種類的檔案資料庫。同時，也應該加強開發(fā)和研究，探究更專業(yè)的設備，實現(xiàn)檔案自動分配，提高整體工作效率，目前已出現(xiàn)可以實現(xiàn)檔案自動分配的系統(tǒng)，相關林業(yè)部門可以引入使用，在使用過程中更新設備，實現(xiàn)設備現(xiàn)代化[3]。

4 關于林場檔案管理工作的思考與反思

基于檔案管理工作對于林場發(fā)展的重要作用而言，為實現(xiàn)檔案管理工作更上一層樓，目前林場的檔案管理工作應做出以下幾點改變。

1）樹立管理意識，完善管理制度。作為一名檔案管理工作人員管理意識十分重要，管理意識是檔案管理工作人員高效完成檔案管理工作的內(nèi)部指引力。為了使得檔案管理工作具備足夠的管理意識，不僅需要管理人員的主觀意識，林場的培訓工作也是必不可少的。培訓內(nèi)容應該主要針對管理人員的意識層面，幫助管理人員樹立嚴謹、專業(yè)的管理意識，以一絲不茍的工作精神為個人發(fā)展方向，做好檔案管理的準確和規(guī)范。為了約束管理工作人員和其他讀取檔案資料的人員行為，應該建立一套健全完善的管理制度，要求工作人員以專業(yè)標準要求自己，規(guī)范個人行為，保證檔案資料的安全和充分利用。

2）規(guī)范操作流程，保障管理工作順利。紙質(zhì)檔案資料在傳閱過程中經(jīng)由多方人員，極有可能造成檔案泄露。即便是電子檔案，查閱過程中也有可能因操作不當造成檔案的缺失或是泄露，這就需要加強對人員的操作培訓，規(guī)范操作流程。紙質(zhì)檔案在傳閱過程中應注意輕拿輕放、盡可能避免將檔案資料取出檔案庫，進入檔案庫時禁止攜帶水、火種等有可能損壞檔案的物品。電子檔案在查閱時應該遵循即看即查，規(guī)范退出內(nèi)部系統(tǒng)，正常關閉電腦，防止因非正常形式關閉電腦造成檔案上傳失敗的情況出現(xiàn)。通過規(guī)范相關人員在分享、查閱檔案資料中的行為，保障檔案管理工作的順利進行。

5 結(jié)束語

通過以上論述可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作是推動林場正常經(jīng)營活動的一大驅(qū)動力，加強檔案管理工作應該堅持工作原則，從科學、規(guī)范的角度出發(fā)安排管理工作。相關管理人員也應提升自身工作能力，以應對這一關鍵任務，提升工作效率和工作準確率，在其位謀其事，使檔案管理工作在推動林場發(fā)展與創(chuàng)新中發(fā)揮作用。

參考文獻

[1]戴鑫.檔案管理在林場管理工作中的作用[J].環(huán)球市場信息導報，2018（29）：227.

[2]薛艷秋.淺析檔案管理在林場管理工作中的作用[J].科技展望，2017，27（19）：227.

[3]王偉妙.新時期下國有林場檔案管理工作的問題及策略[J].卷宗，2018（20）：73.