淺析文檔一體化管理

陳璐

摘 要：本文闡明構(gòu)建文檔一體化管理體系的必然性和緊迫性，提出了實(shí)施文檔一體化管理的實(shí)踐模式，對存在的問題進(jìn)行分析并提出完善措施。文中實(shí)例分析了中電投電力工程有限公司實(shí)施文檔一體化管理的措施與方法及產(chǎn)生的成效。

關(guān)鍵詞：文檔;一體化;管理

信息時代利用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理已成為各單位檔案部門提高工作質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一個重要的方法。

1 文檔一體化管理的內(nèi)涵

1）文檔一體化管理概述。文檔一體化就是把文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)有機(jī)地聯(lián)系在一起，實(shí)質(zhì)就是對文件運(yùn)動全過程的全面控制，即實(shí)施前端控制。2）文檔一體化管理的特征。（1）整體性。將文件的處理和檔案管理的全過程作為一個整體運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行管理。（2）效率性。實(shí)現(xiàn)了文件、檔案管理的全方位自動化。（3）經(jīng)濟(jì)性。一次輸入多次輸出，避免重復(fù)勞動。（4）前控性。做到對文件處理的有效控制，實(shí)現(xiàn)從文件到檔案的有效轉(zhuǎn)換。（5）規(guī)范性。現(xiàn)了管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。（6）開發(fā)性。利用歸檔機(jī)讀目錄，進(jìn)行編研。（7）準(zhǔn)確性。查全率、查準(zhǔn)率都可以達(dá)到100%。（8）時效性。提供多種途徑檢索，快速、準(zhǔn)確滿足需要。3）文檔一體化應(yīng)遵循的原則。強(qiáng)化檔案服務(wù)作用，把握效益的產(chǎn)生和檔案生產(chǎn)力的激活，以最少的投入來贏得最大的產(chǎn)出或效用，確保合理化、高效化、經(jīng)濟(jì)化。4）文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)。文件生命周期理論，基于數(shù)字化的信息資源管理理論，前端控制為特征的檔案價值鑒定理論和以來源原則為核心的檔案整理理論。5）文檔一體化管理的意義。檔案實(shí)體數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、資源利用社會化的需要。

2 文檔一體化管理實(shí)踐模式及主要內(nèi)容

1）文檔一體化實(shí)踐模式。吉林模式、鞍鋼模式、秦山第三核電站模式、永靖模式、濰坊模式、攀枝花模式、白城模式、浙江電力模式。2）文檔一體化管理主要內(nèi)容。從機(jī)構(gòu)和職能上進(jìn)行一體化：（1）文檔實(shí)體生成一體化，對公文從生成、流轉(zhuǎn)、歸檔形成檔案，直至被銷毀或者永久保存為止的整個生命周期進(jìn)行全面管理。（2）文檔管理機(jī)制一體化，從管理體制、組織領(lǐng)導(dǎo)、干部配備等方面進(jìn)行一體化的管理。（3）文檔信息利用服務(wù)一體化，利用時不區(qū)分是文件還是檔案，僅用一條檢索命令即可利用所需的全部文檔息。（4）文檔規(guī)范管理一體化，在一個文檔一體化系統(tǒng)運(yùn)行時，需要進(jìn)行協(xié)調(diào)處理，制定出符合實(shí)際情況的文檔一體化規(guī)范。

3 文檔一體化管理過程中存在的問題

1）缺乏具有中國特色的文檔管理一體化理論。2）文件和檔案工作的分割管理體制。文件與檔案工作相互分離導(dǎo)致管理流程實(shí)行分塊制度，割裂了文件運(yùn)動的聯(lián)系性和連續(xù)性，違背了文件生命周期等基本規(guī)律。3）缺乏統(tǒng)一的政策法規(guī)和制度標(biāo)準(zhǔn)。缺乏統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)則。4）對文檔一體化重要性的認(rèn)識不足。5）文檔管理干部的素質(zhì)有待提高。6）現(xiàn)有技術(shù)水平制約文檔一體化的發(fā)展。7）缺乏文檔管理一體化的物質(zhì)基礎(chǔ)技術(shù)設(shè)備和系統(tǒng)軟件需要相當(dāng)?shù)慕?jīng)費(fèi)保障。8）計算機(jī)軟硬件技術(shù)生命周期問題及電子文檔存儲時間問題。為了保證數(shù)據(jù)的完整性，每隔一定時間還需要對存儲數(shù)據(jù)重新進(jìn)行備份。9）安全性問題沒有得到解決

4 完善文檔一體化管理應(yīng)采取的對策

1）加強(qiáng)和完善中國特色的文檔管理一體化理論。2）建立健全文檔管理體制，完善機(jī)構(gòu)組織。3）制定統(tǒng)一的制度規(guī)范，加強(qiáng)法規(guī)體系的構(gòu)建。4）提高思想認(rèn)識、加強(qiáng)和提高文檔干部綜合素質(zhì)。5）加強(qiáng)文檔一體化的物質(zhì)保障把文檔一體化建設(shè)列入該單位預(yù)算。6）提高技術(shù)水平，建立完善的文檔一體化管理系統(tǒng)加大對文檔一體化、辦公自動化的投入。7）強(qiáng)化安全性研究。關(guān)注和解決好在一體化系統(tǒng)中形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、利用的電子文件在長久保存過程中的安全問題。8）遵循信息化策略、提倡服務(wù)化策略兩個服務(wù)取向一是顧客滿意取向，二是社會效益取向。9）加強(qiáng)文檔一體化模式的優(yōu)化成立主體機(jī)構(gòu)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，全程自動控制，建立績效機(jī)制。

5 案例分析-中電投電力工程有限公司文檔一體化管理

1）中電投文檔一體化系統(tǒng)管理模式。實(shí)行計算機(jī)文檔一體化管理，涵蓋了文件、檔案管理的全部日常工作。文件管理和檔案管理共用的是一個數(shù)據(jù)庫，文件只要進(jìn)行一次性輸入，就以全文的形式存在于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，即可多向、多次地輸出，并在它轉(zhuǎn)化為檔案前或后均可全文檢索、方便利用。且目前檔案信息已達(dá)到了全文輸入、全文存儲，檔案載體為“雙套制”歸檔管理模式。

2）中電投實(shí)施文檔一體化管理的措施與方法。（1）積極轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化文檔一體化意識。（2）建立統(tǒng)一的專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。體系內(nèi)容涉及國標(biāo)、行標(biāo)、企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)及各類項(xiàng)目文件控制程序化文件，共建立了三個層次的上百個體系文件。

3）建立切實(shí)有效的文檔一體化管理的業(yè)務(wù)體制。（1）建立文檔一體化管理的組織機(jī)構(gòu)及高效的文檔管理機(jī)制。集中統(tǒng)一、分級管理。建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)及協(xié)調(diào)機(jī)制。（2）建立有效的檔案管理體系，制定相應(yīng)的管理制度。制定《檔案管理程序》《工程檔案實(shí)施細(xì)則》等，建立公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)。（3）重視培養(yǎng)文檔管理人才，建立知識結(jié)構(gòu)保障體系。（4）加強(qiáng)文檔一體化軟件的統(tǒng)一規(guī)劃。（5）加強(qiáng)紙質(zhì)項(xiàng)目文件控制與紙質(zhì)檔案管理。（6）強(qiáng)化電子文件與電子檔案管理。實(shí)現(xiàn)過程文件全部電子化、網(wǎng)絡(luò)化，同時優(yōu)化三個操作系統(tǒng)，加強(qiáng)工程項(xiàng)目文件的前端控制。

4）建立文檔一體化計算機(jī)管理系統(tǒng)。（1）建立辦公室與檔案室相銜接的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各節(jié)點(diǎn)上，實(shí)現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的自由存儲和檔案資源的共享。辦公自動化、PAP、檔案管理系統(tǒng)無縫鏈接，及時了解工程文件的收集及組卷進(jìn)度，對其進(jìn)行在線調(diào)控，保證檔案工作與工程建設(shè)同步收集管理。達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化和查找利用標(biāo)準(zhǔn)化。（2）實(shí)現(xiàn)在線實(shí)時歸檔。文件的一次性輸入，多口、多途徑的輸出，全網(wǎng)絡(luò)信息共享，實(shí)行在線即時歸檔，與工程同步。（3）采取各種技術(shù)措施確保電子文件的原始性。應(yīng)用數(shù)字簽名，加密，通過身份驗(yàn)證、防火墻驗(yàn)證、密碼等各種防寫技術(shù)和措施。（4）加強(qiáng)文檔一體化計算機(jī)管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作?？紤]數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，考慮功能結(jié)構(gòu)的連貫性，考慮管理方式的協(xié)調(diào)性。

5）中電投實(shí)施文檔一體化管理成效剖析。（1）發(fā)揮了計算機(jī)管理的優(yōu)勢。（2）發(fā)揮文檔一體化管理的綜合利用價值。①文檔管理數(shù)據(jù)庫，使公司內(nèi)部信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲與開發(fā)利用形成了一個全面合理一體化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。②同步歸檔使收文、承辦、發(fā)文、歸檔實(shí)現(xiàn)“無縫”集成，三即時（即時接收、即時整理、即時歸檔）工作方式。③文件級管理方法提高了檔案管理工作效率;提高了查全率和查準(zhǔn)率。（3）提高電子文檔處理的快捷性與可塑性。電子文檔的邏輯歸檔，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛采集有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息。（4）提高文檔準(zhǔn)確性和案卷質(zhì)量。超前控制實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)行文件與檔案數(shù)據(jù)庫的直接導(dǎo)入，保證了歸檔電子文件的準(zhǔn)確性。（5）提高了信息檢索效率和質(zhì)量。文件到檔案的轉(zhuǎn)變關(guān)系成為一個連貫、統(tǒng)一的過程，提高了信息檢索的查全率、查準(zhǔn)率，豐富了檢索條件。（6）實(shí)現(xiàn)檔案全過程的控制。實(shí)現(xiàn)檔案管理的超前及全過程控制，隨辦隨歸檔。

6 小結(jié)

綜上所述，文檔一體化把文件管理和檔案管理整合為一個系統(tǒng)，進(jìn)行前編控制和全程管理。同信息融合、人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等前沿科技緊密聯(lián)系起來，具有強(qiáng)烈的前瞻性和必要性。