做好事業(yè)單位檔案管理的幾點思考

摘 要：隨著檔案資料的憑證價值、參考價值進一步凸顯，各事業(yè)單位對檔案資料的重視程度進一步提升。在這一背景下，如何應用現(xiàn)代化的檔案管理理念對檔案資料進行管理，把握檔案資料管理的基本規(guī)律，更好地適應時代發(fā)展趨勢，值得當前事業(yè)單位檔案管理人員進行研究和探索。鑒于此，文章就做好檔案資料管理的現(xiàn)實意義進行闡述，指出當前檔案資料管理中存在的常態(tài)問題，旨在進一步幫助事業(yè)單位建立更為完善、科學的檔案管理體系，充分彰顯檔案資料管理工作在事業(yè)單位決策領(lǐng)域的價值，提升事業(yè)單位整體工作實效。

關(guān)鍵詞：思考;檔案管理;事業(yè)單位;常態(tài)問題

1 做好事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實意義

1）提升事業(yè)單位整體工作效能。當前，檔案數(shù)量與種類增多，檔案管理與事業(yè)單位其他工作的關(guān)聯(lián)度進一步加強[1]。如果不能做好檔案管理工作，則會影響事業(yè)單位整體的工作效能。創(chuàng)新檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理機制，能夠從宏觀上為檔案管理人員提供指引，發(fā)揮檔案的憑證價值以及信息參考價值，滿足本單位各個部門以及外部單位、個人對于檔案資源的需求。例如，對人事檔案進行科學管理，可以更好地發(fā)揮檔案在人事組織管理領(lǐng)域的效能。

2）幫助事業(yè)單位更好地維護自身權(quán)益。檔案資料詳細記錄了事業(yè)單位的各項工作，能夠為單位評價工作、改革工作以及回顧工作提供信息支持[2]。一方面，檔案具有重要的憑證價值，記錄了事業(yè)單位為社會服務的成績。在上級單位或者有關(guān)部門對事業(yè)單位進行考核時，這些檔案資料能夠有效說明單位的工作業(yè)績。另一方面，不同檔案資源也具有一些特殊的價值。例如，人事檔案可以作為事業(yè)單位對員工評先評優(yōu)、培訓、考核的參考資料。在員工退休時，人事檔案甚至關(guān)系到員工的退休待遇以及工齡計算。這對于單位營造穩(wěn)定環(huán)境具有重要意義。又如，財會檔案能夠為事業(yè)單位審計工作提供信息參考。合同類檔案則能夠在產(chǎn)生法律糾紛后幫助事業(yè)單位在訴訟中舉證，維護自身合法權(quán)益。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的常態(tài)問題

1）檔案信息化建設滯后。過去一段時間，仍有少部分事業(yè)單位尚未將信息化技術(shù)全面應用到檔案管理領(lǐng)域，難以滿足新形勢下信息資源開發(fā)利用的基本要求。一是檔案數(shù)字化進程緩慢，沒有充分應用微縮相機、高速掃描儀等硬件設施對檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，導致檔案信息化基礎(chǔ)薄弱。二是檔案管理系統(tǒng)難以滿足單位檔案管理需求。一方面，部分事業(yè)單位所采購的系統(tǒng)與單位管理實際不匹配，無法將信息技術(shù)優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。另一方面，部分事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)之間相互獨立，檔案管理人員無法直接從相應的數(shù)據(jù)庫中收集信息資料，影響了檔案的完整性。三是對云儲存技術(shù)的應用滯后，尚未依托于云終端對檔案資料進行保管和共享，難以占據(jù)檔案利用的主動權(quán)，不利于對電子檔案進行長期保管。四是對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用滯后，未將該項技術(shù)在信息資源挖掘、信息資源檢索領(lǐng)域的優(yōu)勢發(fā)揮出來。

2）檔案服務功能不強。部分事業(yè)單位對于檔案的利用能力不高，難以最大限度發(fā)揮檔案資源的價值，影響檔案的利用效益。一是部分檔案管理人員處于被動服務狀態(tài)，檔案資料編研進程緩慢的同時，沒有開展相關(guān)的檔案專題建設工作，無法為單位文書、決策、人事工作以及其他業(yè)務工作提供高效服務。二是缺乏檔案服務評價機制，檔案管理人員與需求主體缺乏有效溝通，難以有針對性地改善單位檔案管理工作，影響檔案資料的利用率。

3）檔案管理工作制度不完善。當前，部分事業(yè)單位檔案管理工作制度不完善，沒有用一個具體的、科學的制度來規(guī)范檔案管理工作，導致檔案資料在管理過程中顯得雜亂無序[3]。一是尚未將績效考核與檔案管理有機關(guān)聯(lián)起來，難以提升檔案管理的質(zhì)量。二是缺乏對檔案管理進行監(jiān)督，難以及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的不足。三是檔案管理標準不明確，檔案管理人員建檔標準、歸檔標準以及立卷標準不統(tǒng)一，難以形成高效化、規(guī)范化以及現(xiàn)代化管理的格局。四是流程不精簡，沒有將流程設置與崗位設置融合起來加以考量。

3 做好事業(yè)單位檔案管理的幾點思考

1）深入推進檔案信息化建設。各種數(shù)字化信息技術(shù)具有不同的特點，能夠為事業(yè)單位提供技術(shù)支持。為此，事業(yè)單位要進一步加強對信息技術(shù)的應用，創(chuàng)新管理模式。一是推動檔案數(shù)字化進程，配備相應的高速掃描儀以及微縮相機，及時對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并將其錄入到相應的數(shù)據(jù)庫中。二是優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)功能。一方面，事業(yè)單位要結(jié)合單位需求開展采購工作，要求檔案管理系統(tǒng)服務商對功能進行改進。另一方面，要通過技術(shù)手段將財務系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等其他系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進行關(guān)聯(lián)，確保檔案管理人員能夠高效收集、整合信息資源。三是強化對云儲存技術(shù)的應用，將電子檔案放置于云終端進行保管，實現(xiàn)安全管理的同時，為檔案共享打下基礎(chǔ)。四是強化對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資料進行深度挖掘和檢索，進一步擴充檔案內(nèi)容。

2）強化檔案服務工作，彰顯檔案價值。事業(yè)單位檔案管理人員要轉(zhuǎn)變檔案利用意識以及檔案服務意識，切實將檔案的價值發(fā)揮出來。一是實現(xiàn)從被動服務向主動服務的轉(zhuǎn)變，主動開展檔案資料編研工作以及檔案專題建設工作。檔案管理人員可以圍繞單位本年度的重點工作對檔案進行編研或者建設相應的專題，為相關(guān)部門提供信息支持。二是建立檔案服務評價機制。檔案管理人員要強化對檔案需求主體進行溝通，聽取意見，了解當前檔案管理中存在的不足，采取有針對性的措施，提升檔案資料的利用率。

3）完善檔案管理工作制度。事業(yè)單位要確保檔案管理各個環(huán)節(jié)規(guī)范化、制度化、有序化以及科學化，必須要完善檔案管理工作制度。一是要將績效考核與檔案管理質(zhì)量關(guān)聯(lián)起來，進一步強化檔案管理人員責任意識，確保每一項工作高標準、高質(zhì)量完成。二是要對檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，定期總結(jié)經(jīng)驗，立足于單位現(xiàn)階段的短板開展檔案管理，形成“閉環(huán)式”的檔案管理機制。只有不斷發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，才能真正確保事業(yè)單位檔案管理工作邁上嶄新的臺階。三是要明確檔案建檔標準、歸檔標準以及立卷標準，為績效考核以及責任落實提供依據(jù)，確保檔案管理工作更為合理與科學，形成高效化、規(guī)范化以及現(xiàn)代化管理的格局。四是精簡流程，剔除不必要的中間環(huán)節(jié)，將流程設置與崗位設置融合起來加以考量。總而言之，新時期必須要重視檔案管理工作制度建設，優(yōu)化工作內(nèi)容，以減少檔案管理中存在的不規(guī)范問題。

4 結(jié)束語

檔案資料是事業(yè)單位重要的資源，它不僅記錄了事業(yè)單位發(fā)展的變革，也記錄了事業(yè)單位日常工作的進程。因此，必須要將檔案資料管理作為一項全局性的重點工作來抓，逐步創(chuàng)新檔案資料管理的模式以及內(nèi)容。事業(yè)單位要進一步從檔案資料管理體系入手，健全管理流程，細化管理內(nèi)容，確保檔案資料管理工作有條不紊地開展。除此之外，事業(yè)單位需要大力加強信息化建設，依托現(xiàn)代信息技術(shù)來為檔案資料管理工作提供支持。相信隨著檔案管理人員專業(yè)能力、責任意識以及服務意識的不斷增強，事業(yè)單位檔案資料管理會展現(xiàn)出全新的格局。

參考文獻

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作者簡介

楊君平（1968-），女，內(nèi)蒙古赤峰市寧城縣人，本科，中央黨校函授學院，副高副研究館員，研究方向：檔案管理。