事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理探討

摘 要：作為各類信息數據的集合體，檔案不僅記錄了事業(yè)單位不同發(fā)展階段的成就，也記錄了事業(yè)單位各項工作的進程，在事業(yè)單位各項業(yè)務活動中發(fā)揮著重要作用。新形勢下，怎樣才能管好以及用好檔案，從規(guī)范化的視角對檔案進行開發(fā)與管理，值得檔案管理人員探索和深思。故此，文章首先分析事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的必要性，指出當前該項工作存在的不足，并從規(guī)范化、信息化以及現代化的視角提出建議，旨在進一步實現檔案管理全覆蓋、檔案管理高標準以及檔案利用高質量的目標。

關鍵詞：規(guī)范化;事業(yè)單位;安全保密;檔案管理

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的必要性

1）確保檔案安全的必然要求?，F代檔案學以及圖書學將檔案比喻為一項無形資產，認為檔案的憑證價值以及參考價值能夠為單位發(fā)展提供助益[1]。一方面，推進事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作，嚴格按照法律法規(guī)、政策文件、規(guī)章制度的標準對檔案進行管理，可以有效避免檔案管理工作處于無序化的狀態(tài)，實現精準管理的基本目標。無論是對新檔案的收集，還是對舊檔案的銷毀、處理與更新，都必須遵循一定的流程，滿足一定的標準，否則就會出現檔案管理亂象，影響檔案價值發(fā)揮。另一方面，推進事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作，嚴格歸檔、傳閱、借閱的流程以及內容，可以有效保障檔案安全，避免出現檔案遺失、檔案損毀的問題。

2）降低成本，減少工作量的內在要求。隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展以及各項工作不斷深入推進，檔案資源的數量相較于以前都有了很大的提升[2]。在這種環(huán)境下，只有推進事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作，才能降低成本。例如，通過信息化建設，可以有效縮減紙質檔案所占用的空間以及資源，實現網絡終端“一體化管理”的牧寶。除此之外，只有推進事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作，才能更好地減少檔案管理人員工作量，發(fā)揮每一個檔案管理人員的價值。例如，通過明確職責分工可以更好地解決重復勞動問題，縮減不必要的中間環(huán)節(jié)，促進檔案管理效益的提升。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的不足

1）尚未形成科學化的檔案管理網絡體系。當前，部分事業(yè)單位尚未形成科學化的檔案管理網絡體系，距離檔案規(guī)范化管理目標的實現仍然存有差距。一是部分規(guī)章制度缺失，難以有效指引、規(guī)范并約束檔案管理人員的行為以及其他員工參與檔案管理的行為。具體又表現為尚未圍繞檔案資料收集、歸檔、管理、保密、開發(fā)、安全、利用、更新、銷毀以及其他方面來出臺相應的細則，容易產生檔案遺失、檔案損毀、檔案泄密、檔案更新不及時、檔案銷毀不及時等問題[3]。二是分工不合理不科學，尚未層級化的檔案管理網絡。具體又表現為沒有理清業(yè)務人員與檔案管理人員在檔案資料交接中的職責以及流程，無法體現出“分工與協作”的現代檔案管理理念。三是電子檔案格式不明確，后期容易產生重復勞動的問題。對于影像、聲像、電子文件以及其他類檔案的格式沒有進行明確，導致檔案管理系統中存在不同格式的檔案資料。

2）檔案安全保密工作滯后。檔案安全是檔案管理的基礎，離開檔案安全談檔案規(guī)范化管理既不科學、也不合理。當前，部分事業(yè)單位在管理檔案過程中存在“重開發(fā)應用，輕安全管理”的現象，沒有正視檔案安全管理的價值。一是檔案安全存在隱患。一方面，雖然意識到紙質檔案室的安全防火工作，但忽視紙質檔案室的環(huán)境檢查工作，沒有應用現代化技術對紙質檔案室的濕度、溫度進行監(jiān)控。另一方面，檔案管理系統安全建設滯后，尚未將區(qū)塊鏈技術、數字加密技術、云加密技術、數字證書技術應用到電子檔案加密領域，容易遭受非法病毒的入侵，進而導致檔案資源被非法加密、非法竊取。二是檔案保密工作存有漏洞。一方面，尚未明確涉密檔案的查閱權限以及審批流程。另一方面，尚未要求相關崗位的員工簽署保密責任書。

3）人才隊伍建設有待加強。檔案管理人才素質高低會直接影響檔案規(guī)范化管理水平。相較于過去，我國大部分事業(yè)單位檔案管理領域的人才隊伍建設取得了較好的成效，值得加以肯定。但也存在部分不容忽視的問題，具體表現如下：一是培訓方式滯后，習慣于理論教學式的思維培訓，忽視實踐教學培訓，容易產生理論與實踐脫軌的現象。例如，沒有充分結合單位具體實際狀況進行實踐教學，而是沿用統一化、模板化的理論教學模式。二是培訓內容單一，重點圍繞檔案管理專業(yè)，忽視從信息化建設、安全保密建設等角度進行培訓，影響復合型、精干型人才隊伍建設工作。

3 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的有效對策

1）建立健全科學化的檔案管理網絡體系。只有從體制機制上理順、理清檔案管理工作，嚴格要求檔案管理人員對接相關標準開展工作，做到細致周到和精益求精，才能實現規(guī)范化管理的目標。一是出臺一套全覆蓋的檔案管理規(guī)章制度，明確檔案資料收集、歸檔、管理、保密、開發(fā)、安全、利用、更新、銷毀等不同檔案管理環(huán)節(jié)的標準和規(guī)范，為相關工作人員提供有效指引。二是要細化分工，從相互配合、相互協調的角度來明確業(yè)務部門以及檔案管理部門在檔案管理中所扮演的“角色”，避免出現職責交叉、職責不明的問題。三是要明確影像、聲像、電子文件以及其他電子類檔案的格式，為后期檔案專題建設、檔案編研工作打下扎實的基礎。

2）做好檔案安全保密工作。檔案安全保密歷來是國家檔案局重點強調的工作，也是檔案規(guī)范化管理的前提條件。為此，一是要解決檔案管理中的安全隱患。一方面，應用現代化技術對紙質檔案室的溫度、濕度進行監(jiān)控，嚴格防止檔案害蟲的滋生，保護紙質檔案。對于重要且具有意義的紙質檔案，要及時采取電子掃描、微縮拍照等方式進行處理， 將其轉化為電子檔案，延伸檔案“壽命”。另一方面，探索將區(qū)塊鏈技術、數字加密技術、云加密技術、數字證書技術應用到電子檔案加密領域，并通過云儲存來實現對電子檔案的長期保存，確保事前防控與事后防控相結合。二是做好檔案保密工作，加強保密教育。一方面，明確涉密檔案的查閱權限以及審批流程，避免出現漏洞。另一方面，要求相關崗位的員工簽署保密責任書，提升員工責任意識。

3）打造復合型、精干型人才隊伍。一是要改進培訓方式，堅持“理論教學與實踐教學”并重的基本原則，通過案例教學、實踐模擬等方式來提升檔案管理人員的創(chuàng)新能力以及綜合素養(yǎng)。同時，培訓工作要緊貼單位業(yè)務需求以及行業(yè)需求，做到與時俱進。二是要豐富培訓內容，進一步圍繞信息化建設、安全保密建設、檔案基礎理論進行培訓，打造復合型、精干型人才隊伍。

4 結束語

事業(yè)單位檔案資源涵蓋內容較廣，主要包括事業(yè)單位日常管理、業(yè)務工作、科研、辦公文書、人事、財會、合同等各個方面的內容，可以為單位管理者提供決策依據。為此，必須要從多個角度來推動檔案規(guī)范化管理，進一步拓展檔案的服務功能，滿足不同主體對于檔案資源的需求。具體而言，一是要建立健全科學化的檔案管理網絡體系;二是要做好檔案安全保密工作;三是要打造復合型、精干型人才隊伍。只有從多個角度入手，才能真正實現檔案規(guī)范化管理目標，避免檔案管理邊緣化，推動事業(yè)單位高質量發(fā)展。

參考文獻

[1]李艷.事業(yè)單位檔案管理問題與優(yōu)化路徑探究[J].國際公關，2019（12）：192+194.

[2]周麗萍.論機關事業(yè)單位檔案管理工作的服務創(chuàng)新[J].湖北農機化，2019（22）：8.

[3]趙冬梅.淺談如何做好基層事業(yè)單位檔案管理工作[J].蘭臺內外，2019（33）：33.

作者簡介

遲玉麗（1969-），女，內蒙古自治區(qū)赤峰市寧城縣天義鎮(zhèn)人，本科，畢業(yè)于內蒙古自治區(qū)黨校函授學院，現為副高副研究館員，研究方向：檔案管理。