淺論事業(yè)單位的檔案管理

王軍

摘 要：伴隨時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位的業(yè)務(wù)量也變得越來(lái)越多，由此而產(chǎn)生了越來(lái)越多的檔案資料，如何將這些檔案資料予以安全有效的保存，如何做好檔案歸檔，如何將信息自動(dòng)化應(yīng)用到檔案管理中來(lái)，如何實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速查詢等等，這些都是新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作中正在面對(duì)且需要應(yīng)對(duì)的挑戰(zhàn)。文章正是基于此，試圖以事業(yè)單位檔案管理工作為研究對(duì)象，通過(guò)分析其存在的問(wèn)題，找到加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

在國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，企業(yè)單位雖然發(fā)揮了極其重要的作用，但是不能因此而忽視事業(yè)單位在其中所能夠起到的作用，事業(yè)單位的發(fā)展好壞同樣會(huì)對(duì)此產(chǎn)生非常大的影響。但就目前的事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，仍然存在著不少問(wèn)題，從而一定程度導(dǎo)致事業(yè)單位的發(fā)展也存在著一定問(wèn)題。因此研究分析事業(yè)單位的檔案管理具有尤為重要的意義和作用。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.1 檔案管理工作重視程度不足

檔案管理工作作為事業(yè)單位各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理工作的最終環(huán)節(jié)，由于無(wú)法直接為事業(yè)單位帶來(lái)直接的效益，所以許多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案管理人員自身都未能對(duì)檔案管理工作的重要作用形成一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)，從而很容易使得事業(yè)單位將更多精力投入到其他經(jīng)營(yíng)管理工作上面，從而對(duì)于檔案管理工作不可避免出現(xiàn)了重視程度不足的問(wèn)題。而由于對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，那么也就很容易事業(yè)單位檔案管理工作在實(shí)際開展過(guò)程中引發(fā)系列的問(wèn)題。比如逐漸放松了檔案管理工作，使得檔案管理工作缺乏規(guī)劃性，而平時(shí)相關(guān)管理工作的開展也更多僅僅是為了應(yīng)付檢查，不難想象這樣的檔案管理工作自然無(wú)法在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮出應(yīng)有的促進(jìn)作用。

1.2 管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高

受檔案管理工作重視程度不足影響，導(dǎo)致許多事業(yè)單位在檔案管理工作的人員配備上常常表現(xiàn)出比較精簡(jiǎn)的情況，在本職工作之外兼任檔案管理工作的情況在各個(gè)事業(yè)單位中是一個(gè)普遍存在的現(xiàn)象，專門設(shè)置來(lái)了專職的檔案管理崗位來(lái)主要負(fù)責(zé)單位檔案管理工作的事業(yè)單位數(shù)量并不多，并且缺乏對(duì)這些兼職檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn)，從而使得這些事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)水平有待提高，從而導(dǎo)致這些檔案管理人員在開展檔案管理工作的過(guò)程中，工作能力難以勝任檔案管理工作的實(shí)際需要，也缺乏創(chuàng)新思想，滿足于現(xiàn)狀，使得事業(yè)單位檔案管理水平始終難以得到有效的提升，一直處于停滯不前的狀態(tài)。

1.3 檔案管理的信息化程度不高

伴隨信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在越來(lái)越多行業(yè)和領(lǐng)域都獲得了應(yīng)用及推廣，檔案管理領(lǐng)域自然也不例外，利用信息技術(shù)來(lái)對(duì)事業(yè)單位檔案管理予以信息化管理，將原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，不僅占據(jù)的物理空間更小，而且使得檔案管理變得更加容易，可以幫助事業(yè)單位極大地提高檔案管理工作的效率及質(zhì)量。因此，目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢(shì)和方向是向著現(xiàn)代化、信息化方向轉(zhuǎn)變。然而從目前的事業(yè)單位檔案管理工作開展現(xiàn)狀來(lái)看，由于不同地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平存在著一定的差異，再加之部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理缺乏重視，檔案管理信息化開展難度較大，從而使得信息技術(shù)在這些事業(yè)單位的檔案管理工作中應(yīng)用程度較低，仍然更多以采用人工管理為主，進(jìn)而使得檔案管理的信息化程度不高，極大地制約了事業(yè)單位檔案管理效率及水平的不斷提高。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的具體對(duì)策

2.1 提高檔案管理工作重視程度

各個(gè)事業(yè)單位首先就應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于自身發(fā)展的重要性，既要抓各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，也要抓檔案管理工作，“兩手都要抓，兩手都要硬”，切實(shí)轉(zhuǎn)變“輕檔案管理，重業(yè)務(wù)工作”這一片面思想，積極采取相關(guān)對(duì)策措施，有效提高單位上至領(lǐng)導(dǎo)層，下至普攻員工對(duì)檔案管理工作的重視程度。比如各個(gè)事業(yè)單位可以通過(guò)出臺(tái)檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，利用制度的引導(dǎo)與規(guī)范作用，以及通過(guò)多種途徑加大檔案管理知識(shí)的宣傳力度，提高組織全體成員對(duì)于檔案管理工作的支持與配合，要做到事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作與檔案收集、整理以及歸檔的同步，以“創(chuàng)優(yōu)質(zhì)檔案管理，助推健康有序發(fā)展”為目標(biāo)，在組織內(nèi)部營(yíng)造良好的檔案管理氛圍，在潛移默化中不斷提高單位全體成員對(duì)于檔案管理的重視程度，使檔案管理工作能夠在事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮出更重要的作用。

2.2 提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量與水平的高低很大程度取決于檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的高低，因此事業(yè)單位務(wù)必要加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)力度，不斷提高他們的專業(yè)素養(yǎng)，使檔案管理工作能夠更好地服務(wù)于事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展，能夠更好地助力事業(yè)單位的健康發(fā)展。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃地安排檔案管理人員參加相關(guān)檔案管理專業(yè)知識(shí)教育和崗位培訓(xùn)，提高檔案管理人員對(duì)事業(yè)單位檔案管理的認(rèn)識(shí)，掌握事業(yè)單位檔案管理的最新發(fā)展動(dòng)向。為防止閉門造車、停滯不前情況的出現(xiàn)，事業(yè)單位還可以有針對(duì)性組織檔案管理人員去檔案管理水平較高的兄弟單位學(xué)習(xí)交流，使檔案管理人員了解這些的優(yōu)秀檔案管理模式和先進(jìn)檔案管理方式方法，從而發(fā)現(xiàn)自身在檔案管理工作中存在的不足，并及時(shí)加以改進(jìn)。還可以通過(guò)常態(tài)化邀請(qǐng)檔案管理相關(guān)專家來(lái)事業(yè)單位為檔案管理人員授課，讓檔案管理人員能過(guò)學(xué)習(xí)到更多檔案管理方面的先進(jìn)理論知識(shí)及先進(jìn)技術(shù)方法。還可以定期將檔案管理人員組織起來(lái)就檔案管理工作進(jìn)行研討，既為檔案管理人員提供一個(gè)彼此交流學(xué)習(xí)的渠道，同時(shí)也能夠借助這一途徑共同探討單位檔案管理工作目前存在的問(wèn)題及解決對(duì)策，不斷提高事業(yè)單位檔案管理水平和質(zhì)量。

2.3 提高檔案管理的信息化水平

提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，不但能夠讓事業(yè)單位檔案管理工作變得更加標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，還能夠大大減輕檔案管理人員的工作量，有效提高檔案管理的工作效率及質(zhì)量。所以為了確保事業(yè)單位檔案管理工作可以與時(shí)代發(fā)展接軌，而不是與時(shí)代發(fā)展脫軌，那么就必須進(jìn)一步加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用程度。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層必須充分認(rèn)識(shí)到提高檔案管理信息化水平的重要性與必要性，從上至下積極推動(dòng)該工作的進(jìn)行，切實(shí)提升單位檔案管理工作的科學(xué)性及有效性。一是加大檔案管理信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的投入和完善，提升檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件配置，為檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ);二是制定檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)章制度，要求檔案管理人員必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度的各項(xiàng)規(guī)定來(lái)進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、調(diào)閱等工作;三是聘請(qǐng)專業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全人員來(lái)為單位的檔案管理系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)密的安全防護(hù)措施，切實(shí)增強(qiáng)檔案資料的安全性，避免出現(xiàn)檔案資料泄露情況。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作亟待轉(zhuǎn)型和提升。文章通過(guò)分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，指出其主要存在檔案管理工作重視程度不足、管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高、檔案管理的信息化程度不高，然后針對(duì)這三個(gè)方面問(wèn)題分別提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，希望能借此給予相關(guān)人員一定參考借鑒。

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