辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析

劉建

摘 要：信息技術(shù)的快速發(fā)展使辦公自動化系統(tǒng)的應用變得更加廣泛，這也使人們的生活變得更加方便。將辦公自動化應用到醫(yī)院檔案管理中，可以使管理工作質(zhì)量得到進一步提升。需要注意的是，辦公自動化實際應用過程中也經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題，因此應當提高對出現(xiàn)的各項問題的重視，采取合理的措施對問題進行處理，進而使醫(yī)院檔案管理的整體水平能夠得到進一步提升，促進醫(yī)院的健康發(fā)展。

關鍵詞：辦公自動化;醫(yī)院;檔案管理;信息

醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)院的發(fā)展有著重要作用，醫(yī)院檔案對記錄了醫(yī)院的發(fā)展軌跡，并且保存了醫(yī)療技術(shù)，對醫(yī)院后續(xù)醫(yī)療工作的探究與開展都會起到一定的指導作用。可見，在醫(yī)院發(fā)展過程中，要提高對檔案管理工作內(nèi)容的重視，進而使檔案的作用能夠得到合理發(fā)揮。尤其是辦公室自動化應用越來越廣泛的今天，應當加強對醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容的重視，做好相應的改進工作。

1 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理特點

1.1 信息收集的高效性

現(xiàn)代醫(yī)院中涉及的內(nèi)容較多，要多聲音圖像、科學研究等多項內(nèi)容進行準確記錄，同時，在醫(yī)院中出現(xiàn)了多個部門，這都增加了信息收集的困難程度。辦公室自動化的出現(xiàn)，使信息收集變得高效，醫(yī)院中的工作人員可以快速的對各項信息進行收集、查詢、存儲，各項處理都可以通過信息技術(shù)完成。

1.2 信息共享

部分醫(yī)院在對檔案信息進行應用時，只注重醫(yī)療效果，對于檔案管理工作的把握不到位，這將會導致各項檔案信息在應用過程期間出現(xiàn)混亂，對日后各項工作的開展都會造成不良影響。利用辦公室自動化環(huán)境，可以醫(yī)院的各項工作中對計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行應用，通過對互聯(lián)網(wǎng)的應用，醫(yī)院中的工作人員可以對信息進行調(diào)用，實現(xiàn)了信息共享[1]。并且，監(jiān)管人員在具體作業(yè)期間，可以通過互聯(lián)網(wǎng)對監(jiān)察檔案，避免檔案在應用期間發(fā)生泄漏，損害醫(yī)院利益情況的發(fā)生。

1.3 收集更加靈活

過去一段時間，醫(yī)院檔案存儲主要通過紙張的方式進行，受紙張制約，檔案存儲對濕度、溫度等各項因素都有著較高要求，環(huán)境較差，可能會對紙張造成破壞，從而會導致檔案受到破壞[2]。辦公自動化環(huán)境出現(xiàn)，檔案可以通過數(shù)字化方式體現(xiàn)，降低了檔案存儲難度，同時，也為后續(xù)檔案管理工作的順利進行打下一個堅實的基礎，促進了醫(yī)院的發(fā)展。

2 醫(yī)院檔案管理工作開展過程中存在的問題

2.1 管理制度有待完善

現(xiàn)代醫(yī)院的規(guī)模多較大，科室種類較多，這加大了檔案管理工作任務量，而從我國多數(shù)醫(yī)院的實際發(fā)展情況來看，檔案管理工作存在制度不完善問題，表現(xiàn)在以下方面：1）缺少統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范和標準，導致醫(yī)院檔案管理工作在開展過程中出現(xiàn)了較為嚴重的混亂情況。2）檔案管理監(jiān)督制度不完善，導致醫(yī)院中的檔案發(fā)生泄漏情況，各項檔案信息內(nèi)容的查詢難度較大。

2.2 缺少完善的檔案管理體系

自動化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建以設備和技術(shù)為基礎。從我國多數(shù)醫(yī)院的具體發(fā)展情況來看，部分醫(yī)院在檔案管理工作方面投入的資金有限，采用技術(shù)不夠先進，這都對醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的完善造成了一定阻礙。投入資源較少，會影響相應的軟件和硬件的先進性，這將會導致最終的信息化管理水品處于一個相對較低的狀

態(tài)[3]。技術(shù)水平偏低，將會導致信息管理過程中涉及的存儲、網(wǎng)絡等各項技術(shù)都處于一個相對較低的水平，這不僅會導致檔案整理作業(yè)出現(xiàn)混亂，情況嚴重時還會導致檔案發(fā)生泄漏。

2.3 檔案管理人員綜合能力有待提高

自動化辦公環(huán)境下檔案管理與傳統(tǒng)的手工檔案管理相比，在管理方式上發(fā)生了顯著改變，管理作業(yè)開展工程中，采用技術(shù)、原則、標準等各項內(nèi)容都發(fā)生了改變，這也就對檔案管理員的綜合能力提出了更高的要求。部分老員工在實際工作期間，仍然采用傳統(tǒng)觀念，對于數(shù)據(jù)信息技術(shù)的了解有限，這對醫(yī)院檔案管理作業(yè)進行中電子信息檔案的應用與發(fā)展造成了一定制約。

3 做好醫(yī)院檔案管理工作的合理措施

3.1 構(gòu)建完善檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理工作的具體開展需要合理的制度的約束，對于醫(yī)院檔案管理工作的制度來說，主要分為以下兩項內(nèi)容：1）國家制定的檔案管理標準，醫(yī)院在實際發(fā)展過程中結(jié)合自身的情況，在符合國家相應標準的情況下，制定相應的檔案管理方案，確保各項管理工作開展的合理化[4]。網(wǎng)絡自身具有開放性特點，因此，建設檔案管理信息化期間，要求和標準也會經(jīng)常發(fā)生改變，針對這一情況，相關部門要依據(jù)醫(yī)院制定的檔案管理標準的具體情況，不斷對制度進行完善，確保相應的管理標準與醫(yī)院的實際發(fā)展規(guī)模和情況相符，這對醫(yī)院的發(fā)展可以起到一定促進作用。2）依據(jù)檔案管理工作在實際開展過程中遇到的各項問題，對檔案管理監(jiān)理制度進行合理完善，依據(jù)檔案管理人員的具體工作情況，對各項責任進行合理劃分，確保監(jiān)理工作的順利進行，明確責任，避免問題出現(xiàn)時，工作人員相互推卸責任。

3.2 完善檔案管理體系

1）針對醫(yī)院中檔案管理設備不完善現(xiàn)象，應適當增加資金投入，通過足夠的資金，對醫(yī)院檔案管理過程中應用的各項軟件和硬件進行完善，同時，要提升網(wǎng)絡環(huán)境的安全性，使計算機在醫(yī)院檔案管理信息化建設中的作用可以得到充分發(fā)揮，使醫(yī)院信息化建設的整體水平能夠得到進一步提升，促進我國醫(yī)院的健康發(fā)展。2）對于檔案管理技術(shù)較差一現(xiàn)象，國家應當通過各種政策，支持相應技術(shù)內(nèi)容的研發(fā);醫(yī)院應當增加在檔案管理技術(shù)研發(fā)方面的資金投入，從而使與醫(yī)院檔案管理相關的互聯(lián)網(wǎng)、存儲、計算機等各項技術(shù)都能夠得到提高，被合理的應用到級醫(yī)院檔案管理中;定期進行病毒查殺，針對互聯(lián)網(wǎng)中可能對檔案安全造成威脅的各項因素進行治理，保證檔案管理工作順利進行[5]。提高檔案管理技術(shù)水平使檔案管理的工作效率得到了顯著提升，減少了檔案信息化建設中各種漏洞的出現(xiàn)，減少因為木馬病毒、黑客攻擊，以及工作人員在實際作業(yè)期間，由于自身操作失誤，導致檔案遭受破壞，發(fā)生丟失等不良情況。

3.3 加強對工作人員的培訓

醫(yī)院檔案管理中會應用到各種新技術(shù)，因此，相應的工作人員必要具有較高的專業(yè)能力，同時，還要具有較高的道德素養(yǎng)。由此可見，醫(yī)院要依據(jù)檔案管理工作，以及工作人員的具體情況，制定一套合理的培訓制度，對醫(yī)院中的從事檔案管理工作的人員進行培訓，從而使其綜合能力可以得到進一步提升。第一，采取合理的方式對人才進行招聘，選擇的人才要掌握豐富的理論知識，同時，還有具有一定的工作經(jīng)驗。第二，加強對新人和老人的培訓，對于新人的培訓要集中在入職前，而老人的培訓，應當轉(zhuǎn)變其觀念，使其接受現(xiàn)代化管理技術(shù)和知識，從而使其管理水平能夠得到進一步提升，可以勝任檔案管理工作。

4 結(jié)束語

辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作開展過程中面臨著一定問題，針對這些問題，在實際處理上應當從構(gòu)建完善檔案管理制度、完善檔案管理體系、加強對工作人員的培訓幾個方面入手，提升醫(yī)院檔案管理效率和質(zhì)量，促進醫(yī)院的發(fā)展。

參考文獻

[1]陸春娜.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性分析[J].辦公室業(yè)務，2019（01）：121+124.

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[3]潘湛暉.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的不足及完善的策略[J].醫(yī)療裝備，2017，30（22）：71-72.

[4]陳佳強.辦公自動化背景下的醫(yī)院檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務，2018（04）：155.

[5]郭蕊.基于辦公自動化分析醫(yī)院檔案管理工作的改革途徑[J].辦公室業(yè)務，2017（23）：143.