探究企業(yè)涉密檔案保密工作思考

季婉楠

摘 要：近幾年，我國經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生了改革，經(jīng)濟(jì)得到了快速發(fā)展，出現(xiàn)了許多企業(yè)，并且企業(yè)的規(guī)模也在不斷發(fā)展過程中擴(kuò)大。一些企業(yè)在發(fā)展過程中為了自身利益，追求發(fā)展，會(huì)采取非法手段盜取其它企業(yè)的技術(shù)信息和經(jīng)營信息等核心涉密信息，可見，企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程中，做好涉密檔案保密工作，確保企業(yè)中的保密檔案安全是每個(gè)企業(yè)面臨的重要難題。企業(yè)檔案管理人員以及工作人員在日常工作中承擔(dān)著保護(hù)企業(yè)秘密的任務(wù)，因此，做好企業(yè)檔案保密與管理，確保企業(yè)核心秘密安全是刻不容緩的。

關(guān)鍵詞：企業(yè);涉密檔案;保密工作;經(jīng)濟(jì)利益

企業(yè)涉密檔案記錄著企業(yè)商業(yè)活動(dòng)過程中涉及的各項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)的整體發(fā)展來說意義重大。例如，涉密檔案會(huì)記錄企業(yè)談判合同、項(xiàng)目研發(fā)等多項(xiàng)核心秘密，對(duì)于企業(yè)安全，以及企業(yè)未來一段時(shí)間的發(fā)展都會(huì)產(chǎn)生一定影響?？梢?，在日常工作期間，應(yīng)當(dāng)提高對(duì)企業(yè)涉密檔案保管工作內(nèi)容的重視，確保企業(yè)中核心秘密的安全性，確保企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

1 做好企業(yè)檔案定密與調(diào)整

企業(yè)檔案保密期限表示該類型的秘密事件在確定期限內(nèi)，受國家相應(yīng)的法律法規(guī)保護(hù)，具有法律效應(yīng)。企業(yè)涉密檔案管理期間，做好相應(yīng)定密工作，是確保檔案資料保密工作順利進(jìn)行的一項(xiàng)重要工作，保證密級(jí)檔案在授權(quán)機(jī)關(guān)未對(duì)檔案進(jìn)行解密前，檔案管理部門不斷私自對(duì)檔案進(jìn)行解決，也不得隨意將檔案信息內(nèi)容提供給其它部門的人員。

保管檔案期間，檔案的密級(jí)并非固定額，會(huì)隨著時(shí)間的改變，以及文件貫徹情況的改變而發(fā)生改變，通常來說常見的變化有升級(jí)、降密、解密三種變化。在以上三種變化中，升密是一種十分少見的變化，并且該項(xiàng)變化也都是暫時(shí)的;降密和解密是主要趨勢[1]。因此，作業(yè)人員在具體工作期間，要積極與保密部門進(jìn)行配合，應(yīng)當(dāng)緊跟部門內(nèi)容性質(zhì)的具體變化，對(duì)檔案密級(jí)進(jìn)行重新評(píng)定，對(duì)檔案密級(jí)進(jìn)行合理確定。確定好檔案密級(jí)，對(duì)于涉密檔案管理工作的開展來說能夠起到一定的促進(jìn)作用，可以降低檔案管理工作的難度[2]。構(gòu)建一套完善的檔案保密制度可以從以下幾個(gè)方面入手：1）構(gòu)建調(diào)整或制定密期制限制度，通過對(duì)該制度的應(yīng)用，可以自行完成相應(yīng)的解密，或者調(diào)整密級(jí)程度工作，減小了工作量，降低工作難度。2）加強(qiáng)保密工作部門的溝通，針對(duì)業(yè)務(wù)工作內(nèi)容進(jìn)行深入探討，構(gòu)建調(diào)密通知單制度，對(duì)其提出相應(yīng)的要求，在保密期間，如果出現(xiàn)提前解密，或升降變化密級(jí)檔案文件時(shí)，要及時(shí)將相應(yīng)的信息告知給檔案館、檔案室，從而保證檔案管理部門能夠做好相應(yīng)的銜接工作，及時(shí)掌握活動(dòng)的具體變化情況，以免出現(xiàn)意外情況[3]。3）針對(duì)涉密檔案的具體情況，構(gòu)建一套合理的接收標(biāo)準(zhǔn)制度，實(shí)現(xiàn)涉密檔案規(guī)范化建設(shè)，從而促進(jìn)整個(gè)行業(yè)的發(fā)展。

2 構(gòu)建檔案庫房，注重檔案借閱

依據(jù)國家相應(yīng)的規(guī)定構(gòu)建檔案庫房，庫房的門窗要采用專用的防盜網(wǎng)進(jìn)行加固處理，以免發(fā)生盜竊案件，導(dǎo)致檔案丟失，在條件允許的情況下應(yīng)當(dāng)盡量做到庫房、閱覽室、辦公室分開，確保檔案的安全性。對(duì)于檔案庫房來說，應(yīng)當(dāng)指派專人對(duì)其進(jìn)行管理，并且要構(gòu)建責(zé)任制，將具體工作的責(zé)任都落實(shí)到個(gè)人頭上，問題出現(xiàn)可以及時(shí)指導(dǎo)相應(yīng)的責(zé)任負(fù)責(zé)任人，避免出現(xiàn)問題，工作人員出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的情況，從而調(diào)動(dòng)工作人員在實(shí)際作業(yè)期間的積極性，避免檔案發(fā)生泄漏。對(duì)檔案庫房進(jìn)行限制，禁止無關(guān)人員出入檔案庫房，從檔案保管條件上入手，確保密集檔案內(nèi)容的安全性，減少檔案被盜現(xiàn)象的發(fā)生。

對(duì)于企業(yè)涉密檔案的閱覽、外借、復(fù)印、銷毀等各項(xiàng)操作都必須要嚴(yán)格的依據(jù)相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行，而在提供利用時(shí)，需要得到相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)人員的審批，在該環(huán)節(jié)中，必須做好登記、簽字確認(rèn)等各項(xiàng)工作，任何人員都不得私自借閱涉密檔案[4]。對(duì)于涉密檔案的應(yīng)用來說，完成相應(yīng)的應(yīng)用后，要及對(duì)涉密檔案進(jìn)行清查，一旦發(fā)生失密現(xiàn)象，要及時(shí)對(duì)導(dǎo)致該情況發(fā)生原因進(jìn)行查明，然后采取合理的措施對(duì)出現(xiàn)問題進(jìn)行彌補(bǔ)，以免問題進(jìn)一步加劇，造成更加嚴(yán)重的不良影響。

3 建設(shè)檔案信息安全保障體系

近幾年，我國信息技術(shù)的得到飛速發(fā)展，信息化在不同領(lǐng)域都有所滲透，并且在許多行業(yè)都得到了廣泛應(yīng)用，取得了不錯(cuò)的應(yīng)用效果。信息化技術(shù)的快速發(fā)展與應(yīng)用使檔案工作的開展變得更加便利，但是，同時(shí)也帶來一些新的密保問題，加大了工作的困難性，其中最為顯著的一項(xiàng)問題就是電子文件的安全保護(hù)，人們在實(shí)際工作期間，應(yīng)提高對(duì)該項(xiàng)工作內(nèi)容的重視。具體工作期間應(yīng)當(dāng)做好以下幾項(xiàng)工作：1）企業(yè)應(yīng)當(dāng)提升對(duì)檔案信息化建設(shè)內(nèi)容重要性的重視，應(yīng)將檔案信息化建設(shè)內(nèi)容作為企業(yè)管理信息化建設(shè)總體規(guī)劃中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，進(jìn)而使奇異額檔案信息化建設(shè)內(nèi)容與管理信息化建設(shè)進(jìn)行合理結(jié)合，在資金、人員、設(shè)備等各項(xiàng)內(nèi)容都可以得到保證的基礎(chǔ)上，加快檔案信息化建設(shè)，從而使作用能夠得到合理發(fā)揮，保證涉密檔案管理工作能夠達(dá)到要求標(biāo)準(zhǔn)，避免檔案發(fā)生泄漏，對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成不良影響，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益受損。2）合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)，發(fā)揮計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在涉密檔案管理過程中的作用，確保檔案數(shù)據(jù)庫中涉及的各項(xiàng)數(shù)據(jù)的安全性。對(duì)于存在公司涉密檔案的計(jì)算機(jī)，應(yīng)通過物理隔離方式使其與局域網(wǎng)隔離，從而對(duì)破壞檔案的各項(xiàng)操作進(jìn)行有效阻隔。實(shí)際作業(yè)期間，為了能夠更好的完成相應(yīng)的防范工作，還可以通過安裝防火墻、身份認(rèn)證、殺毒軟件等方式完成相應(yīng)的防護(hù)工作。同時(shí)，在電腦上應(yīng)用后U盤、移動(dòng)銀盤時(shí)，必須要對(duì)U盤和移動(dòng)硬盤進(jìn)行檢查，確保優(yōu)盤中不存在病毒，以免計(jì)算機(jī)遭受病毒攻擊，導(dǎo)致檔案受損，而對(duì)于涉及筆記本電腦，則不得在辦公室之外的區(qū)域?qū)ζ溥M(jìn)行應(yīng)用，避免涉密檔案泄漏。通過對(duì)一系列安全防護(hù)措施的應(yīng)用，保證信息網(wǎng)絡(luò)和檔案信息傳輸?shù)陌踩?，以免在發(fā)生檔案失密、泄漏等問題，保證了企業(yè)中涉密大檔案內(nèi)容的安全性。時(shí)代的快速發(fā)展使電子信息技術(shù)變得更加成熟，并且其也被應(yīng)用到了許多行業(yè)中，在企業(yè)涉密檔案管理過程中，應(yīng)對(duì)信息化發(fā)生帶來的安全防范問題一項(xiàng)漫長工作，針對(duì)該項(xiàng)工作，在實(shí)際開展過程中，要從多個(gè)方面入手，注重各項(xiàng)細(xì)節(jié)內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)涉密檔案的科學(xué)管理。

4 提升企業(yè)涉密檔案管理人員的綜合素質(zhì)

企業(yè)涉密檔案管理人員的身份十分特殊，并且有著特殊特為，其在實(shí)際工作中，對(duì)于企業(yè)的涉密檔案知密早、了解多、掌握深，在工作期間，其職責(zé)就是對(duì)企業(yè)涉密檔案內(nèi)容的安全性和完整性進(jìn)行維護(hù)，避免涉密檔案發(fā)生泄漏。由此可見，企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合自身情況，打造一支綜合素質(zhì)能力過硬、業(yè)務(wù)水平高、紀(jì)律嚴(yán)謹(jǐn)、行事作風(fēng)好的涉密檔案管理隊(duì)伍，通過對(duì)高轉(zhuǎn)素質(zhì)人才隊(duì)伍的應(yīng)用，保證涉密檔案管理工作的順利進(jìn)行，打造高素質(zhì)的涉密檔案管理隊(duì)伍應(yīng)當(dāng)做好以下幾項(xiàng)工作：1）加強(qiáng)對(duì)涉密檔案管理隊(duì)伍的思想教育，從而使工作人員的道德素養(yǎng)和覺悟都可以得到進(jìn)一步提高，確保涉密檔案管理不會(huì)出現(xiàn)問題。2）工作人員在日常作業(yè)期間要做好自我修養(yǎng)，不斷提升自身的能力。工作期間應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持不丟失、不破壞、不泄密、不散亂原則，并且不得做出違法規(guī)則現(xiàn)象。同時(shí)，工作人員要還不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，提升自身業(yè)務(wù)水平。將重點(diǎn)內(nèi)容放在培訓(xùn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全密保知識(shí)上，將基礎(chǔ)知識(shí)內(nèi)容作為根基，將保密專業(yè)知識(shí)內(nèi)容作為主干，從而使工作人員的整體業(yè)務(wù)水平能夠得到進(jìn)一步提升。業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平得到了提高，其才能在企業(yè)涉密檔案管理中，更好的采取合理的措施完成對(duì)泄密情況預(yù)防，保證具體工作的順利進(jìn)行。

5 結(jié)束語

企業(yè)是現(xiàn)代市場競爭的一項(xiàng)主體，保護(hù)技術(shù)和商業(yè)秘密是確保企業(yè)核心競爭力的基礎(chǔ)，企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程中要依據(jù)自身的特點(diǎn)，構(gòu)建出一套完善的技術(shù)和商業(yè)秘密保護(hù)措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)涉密文檔的合理保護(hù)，有效避免涉密文檔發(fā)生泄漏，從而保證企業(yè)健康發(fā)展。

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