檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策

傅麗君

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了廣泛的普及應(yīng)用，給檔案管理人員帶來了新的福音。檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，將檔案管理人員從繁重的文書工作中擺脫出來，極大的降低了檔案管理人員的工作壓力，提高了檔案管理的質(zhì)量，提升了檔案信息的流轉(zhuǎn)效率。但是，通過對(duì)眾多地區(qū)檔案管理工作的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，部分地區(qū)的檔案管理人員受傳統(tǒng)管理理念的影響較為嚴(yán)重，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)知存在一定的局限，導(dǎo)致檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展面臨一定的困境。因此，各地區(qū)檔案管理人員應(yīng)擺脫傳統(tǒng)管理理念的束縛，加強(qiáng)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化理念的學(xué)習(xí)與引進(jìn)，從而為檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展提供更為堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展步伐的穩(wěn)步前行。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代化;對(duì)策

1 檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理基礎(chǔ)工作較為薄弱

現(xiàn)階段，部分地區(qū)檔案管理部門雖然加強(qiáng)了對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的引進(jìn)，但是由于缺少先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的指引，現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用仍流于表面，對(duì)檔案管理人員工作效率的提升存在一定程度的限制[1]。究其根源，在于這部分檔案管理部門沒有做好檔案管理現(xiàn)代化的前期準(zhǔn)備工作。首先，部分地區(qū)檔案管理部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代化技術(shù)，但是并未同步開展對(duì)檔案管理人員現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)工作，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的掌控水平較為低下，無法保證傳統(tǒng)檔案信息在錄入環(huán)節(jié)的質(zhì)量;其次，由于檔案管理工作的開展時(shí)間較為漫長(zhǎng)，檔案信息的數(shù)量較為龐大，需要檔案管理人員耗費(fèi)大量的時(shí)間將全部傳統(tǒng)檔案信息進(jìn)行分類、匯總。在長(zhǎng)期工作過程中，檔案管理人員極易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，工作效率逐漸下降，最終會(huì)影響檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

1.2 檔案管理缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)指引

現(xiàn)階段，受不同地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平影響，對(duì)該地區(qū)檔案管理現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定也存在一定的差異，這就造成不同地區(qū)的檔案管理現(xiàn)代化水平參差不齊，不利于檔案管理現(xiàn)代化工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。一方面，對(duì)于部分經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)區(qū)域而言，檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的認(rèn)知較高，對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展需求也擁有較為深入的了解，可以根據(jù)自身的實(shí)際需求購(gòu)置專業(yè)的檔案管理設(shè)備;另一方面，對(duì)于部分經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的區(qū)域而言，檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的認(rèn)知有待提升，無法依據(jù)自身的實(shí)際需求購(gòu)置專業(yè)的現(xiàn)代化設(shè)備，導(dǎo)致購(gòu)進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備較為落后。不同地區(qū)現(xiàn)代化設(shè)備種類的差異，極易造成檔案信息的儲(chǔ)存格式不同，給檔案信息的共享造成了極大的阻礙[2]。

1.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)不足

由于檔案管理工作較為枯燥，民眾對(duì)檔案管理崗位的認(rèn)可程度不高，導(dǎo)致各地區(qū)檔案管理部門普遍存在人才缺乏的問題。為保證各項(xiàng)管理工作的順利開展，各地區(qū)檔案管理部門不得不招聘一些綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)的人員進(jìn)入檔案管理崗位，造成檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)參差不齊。一方面，部分檔案管理人員在長(zhǎng)期工作過程中已經(jīng)形成了較為系統(tǒng)的管理體系，并對(duì)該管理體系的運(yùn)用擁有較為豐富的經(jīng)驗(yàn)。因此，這部分檔案管理人員拒絕接受現(xiàn)代化技術(shù)的教育，導(dǎo)致這部分檔案管理人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平較差，無法滿足檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的實(shí)際需求;另一方面，部分檔案管理人員雖然對(duì)新知識(shí)的接受較快，但是他們對(duì)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展理念的認(rèn)知還存在一定的偏差，認(rèn)為檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展只是引進(jìn)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，這就導(dǎo)致在檔案管理工作開展過程中，現(xiàn)代化技術(shù)的引用程度不深。

2 檔案管理現(xiàn)代化的優(yōu)化對(duì)策

2.1 做好檔案管理的基礎(chǔ)工作

為保證檔案管理工作現(xiàn)代化水平的不斷提升，各地區(qū)檔案管理部門應(yīng)做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，從而為檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。首先，各地區(qū)檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與基層檔案管理人員的溝通，深入分析檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展需求，為檔案管理部門的引進(jìn)計(jì)劃提供更為全面的信息支持;其次，各地區(qū)檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)及其相關(guān)設(shè)備的引進(jìn)，同時(shí)購(gòu)置相應(yīng)的設(shè)備操作規(guī)范、現(xiàn)代化技術(shù)指導(dǎo)等書籍，在為檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展提供先進(jìn)技術(shù)支撐的同時(shí)，保證現(xiàn)代化技術(shù)及其相關(guān)設(shè)備的充分應(yīng)用;最后，各地區(qū)檔案管理部門應(yīng)推廣實(shí)施崗位責(zé)任制，從而借助基層檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，保證各項(xiàng)檔案管理工作的有效執(zhí)行。

2.2 制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

為更為全面的實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，各地區(qū)檔案管理部門之間必須加強(qiáng)溝通，共同制定科學(xué)合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從而為不同地區(qū)檔案信息的共享營(yíng)造條件。首先，各地區(qū)檔案管理部門應(yīng)共同協(xié)商制定科學(xué)的設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃，保證購(gòu)進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備既能滿足檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)需求，又可以保證采購(gòu)成本符合不同地區(qū)檔案管理部門的采購(gòu)能力;其次，各地區(qū)檔案管理部門應(yīng)對(duì)自身的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一，為不同地域檔案信息的共享搭建現(xiàn)代化技術(shù)平臺(tái)。同時(shí)，各地區(qū)檔案管理部門還應(yīng)主動(dòng)將自身的傳統(tǒng)檔案信息上傳到共享平臺(tái)之中，為不同地域民眾提供檔案信息支持;最后，各地區(qū)檔案管理部門應(yīng)注重對(duì)檔案信息的保護(hù)，依據(jù)相關(guān)信息保密要求，對(duì)自身檔案信息進(jìn)行分類歸檔。針對(duì)不同級(jí)別的客戶開放相應(yīng)的閱讀權(quán)限，保證檔案信息的安全性。

2.3 提升檔案管理人員的素質(zhì)

為保證檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，擁有充足人力資源的支撐，各地區(qū)檔案管理部門必須將更多的資源投入到檔案管理人員的培養(yǎng)工作之中[4]。首先，各地區(qū)檔案管理部門必須制定完善的培訓(xùn)機(jī)制，為新入職檔案管理人員提供崗前知識(shí)培訓(xùn)，為全體檔案管理人員提供現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)教育，從而不斷強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的認(rèn)知，保證現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的最大化應(yīng)用;其次，各地區(qū)檔案管理部門應(yīng)制定健全的培養(yǎng)機(jī)制，采取以老帶新的人才培養(yǎng)方式，幫助新入職員工更快的適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的實(shí)際需求;最后，各地區(qū)檔案管理部門應(yīng)制訂完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，不斷提高檔案管理人員的工作積極性，鼓勵(lì)檔案管理人員充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，自主的提高自身的綜合素質(zhì)。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理現(xiàn)代化是新形勢(shì)下檔案管理工作的開展方向。檔案管理的現(xiàn)代化將會(huì)極大的減少檔案管理工作對(duì)人力資源的過度依賴，保證檔案信息在采集、流通、儲(chǔ)存、利用過程中的質(zhì)量，從而為各行各業(yè)的發(fā)展提供更為全面的檔案信息供給，保證檔案信息資源的最大化利用，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷加快。

參考文獻(xiàn)

[1]李靜.檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題及對(duì)策[J].河北企業(yè)，2016（04）：26-27.

[2]張英平.檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進(jìn)措施[J].建材與裝飾，2018（05）：143-144.

[3]胡又懿.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對(duì)策探究[J].今日財(cái)富（中國(guó)知識(shí)產(chǎn)權(quán)），2019（3）.

[4]李敏.淺談檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，312（07）：73.