新時(shí)期干部人事檔案管理工作研討

謝娜

摘 要：在各個(gè)企業(yè)當(dāng)中，雖然干部人事檔案管理工作的角色不重要，但它對(duì)于儲(chǔ)存和管理單位內(nèi)部的干部信息卻有很大的作用，同時(shí)它為企業(yè)選用人才也提供了很好的服務(wù)。特別是在新時(shí)期當(dāng)中，干部人事檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的影響更大。本篇文章對(duì)當(dāng)前企業(yè)中干部人事檔案管理工作進(jìn)行了深入的解析，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;檔案管理;干部

1 引言

企業(yè)內(nèi)部的個(gè)人檔案信息、工作經(jīng)驗(yàn)和取得的各項(xiàng)成績(jī)等都是干部人事檔案記錄的主要內(nèi)容，這些內(nèi)容把各個(gè)工作人員的政治思想、個(gè)人品德以及工作能力等都清晰明了地展現(xiàn)出來(lái)，為人事部門(mén)了解企業(yè)人才提供了全面而有效的信息資源，為以后的工作安排、人才選用也提供了良好的信息資料。所以在新時(shí)期下怎樣做好干部人事檔案管理工作是當(dāng)下每個(gè)企業(yè)都非常有必要重點(diǎn)研究的課題。

2 新時(shí)期干部人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

1）檔案管理工作不受重視。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，干部人事檔案管理工作具有重要作用，不過(guò)在現(xiàn)實(shí)的很多企業(yè)當(dāng)中，很多的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還不夠，結(jié)果企業(yè)的檔案管理工作問(wèn)題層出不窮。目前形勢(shì)下，很多單位的領(lǐng)導(dǎo)非常重視自身單位的工作成績(jī)，對(duì)于單位檔案管理的成績(jī)和出現(xiàn)的問(wèn)題漠不關(guān)心。再加上在財(cái)務(wù)管理過(guò)程中，各個(gè)企業(yè)對(duì)資金的使用過(guò)于謹(jǐn)慎，很多領(lǐng)導(dǎo)更不愿意在檔案管理工作當(dāng)中投入過(guò)多的成本，從而降低了企業(yè)檔案管理工作的整體水平。

2）檔案人員素質(zhì)較低。企業(yè)的檔案信息多為單位內(nèi)部人員的個(gè)人檔案信息，其真實(shí)性較強(qiáng)，精確度較高，對(duì)于檔案管理工作人員的職業(yè)道德提出了很高的要求，對(duì)于檔案管理工作的保密性要求也是非常嚴(yán)格。通常情況下，在企業(yè)中，從事此項(xiàng)工作的人員不僅需要具備良好的工作能力，還需要具有較高的職業(yè)道德素養(yǎng)，對(duì)于檔案管理的每種信息技術(shù)都能熟悉掌握[1]。但從現(xiàn)階段各企業(yè)的檔案管理工作可以看出，很多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作沒(méi)有給予高度的重視，致使很多參與此項(xiàng)工作的人員不夠?qū)I(yè)，或者從事此項(xiàng)工作的人員出現(xiàn)“一崗多職”的現(xiàn)象，檔案管理工作不能得到順利而有效的開(kāi)展。

3）制度體系不夠規(guī)范。在很多的企業(yè)的檔案管理工作當(dāng)中，工作的進(jìn)度有賴(lài)于明確的工作規(guī)劃。不過(guò)從現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)展來(lái)看，很多企業(yè)都缺乏一套完善的干部人事檔案管理體系，或者雖然也有一些企業(yè)存有檔案管理體系，但是在實(shí)施的過(guò)程中不能?chē)?yán)格地按照體系標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行。例如在登記個(gè)人信息中的出生時(shí)間上，規(guī)范的填寫(xiě)要求是按照年月日進(jìn)行的，但在實(shí)際的登記中，很多干部只填寫(xiě)了出生的年份和月份，日期上卻忽略了，這不僅影響了檔案管理信息的完整性，也給工作人員整理和完善信息增加了負(fù)擔(dān)。

4）檔案管理缺乏信息化建設(shè)。當(dāng)下我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)入了信息時(shí)代，每個(gè)行業(yè)運(yùn)用信息數(shù)據(jù)技術(shù)越來(lái)越多，但是在很多企業(yè)的檔案管理工作中并沒(méi)有充分運(yùn)用到信息數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案管理工作的信息化構(gòu)建意識(shí)較為薄弱。在企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作中，依然選用傳統(tǒng)方法的比較多，雖然計(jì)算機(jī)也被運(yùn)用到平日的工作當(dāng)中，但是僅用于處理一些信息采集的工作而已，先進(jìn)的信息數(shù)據(jù)技術(shù)并沒(méi)有得到真正的廣泛應(yīng)用。這就使得很多企業(yè)在檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，雖然投入了高昂的成本，但是其整體工作效率并沒(méi)有得到真正的提高。

3 新時(shí)期干部人事檔案管理工作發(fā)展及創(chuàng)新

1）提高領(lǐng)導(dǎo)人員重視程度。雖然在企業(yè)中，干部人事檔案管理是其基礎(chǔ)工作，在其業(yè)務(wù)中所占比例較小，但是它也需要單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。所以，企業(yè)應(yīng)明確檔案管理工作的重要性，從以下幾個(gè)方面入手，提高此項(xiàng)工作的效率。其一，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要給予格外的關(guān)注，把此項(xiàng)工作內(nèi)容納入日常會(huì)議當(dāng)中;其二，對(duì)于此項(xiàng)工作的監(jiān)督和管理，可以安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并把檔案管理的各項(xiàng)工作落到實(shí)處;其三，定期深入了解干部人事檔案管理工作的具體情況，對(duì)于此項(xiàng)工作人員在工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題能及時(shí)有效地解決;其四，對(duì)于干部人事檔案管理的工作，有關(guān)負(fù)責(zé)人要從單位的角度給予一定的支持和指導(dǎo)[2]。對(duì)于將要更換的設(shè)備，可以提前做好費(fèi)用的預(yù)估工作，以便于在更換時(shí)能順利地進(jìn)行。

2）重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。在運(yùn)用信息數(shù)據(jù)技術(shù)的情況下，干部人事檔案管理工作的效率得到了很大的改善，不過(guò)此項(xiàng)工作的特點(diǎn)卻沒(méi)有改變多少，例如它的枯燥性。這就要求從事此項(xiàng)工作的人員在日常的工作當(dāng)中，具有很高的責(zé)任感。在平時(shí)的工作當(dāng)中，能夠做到嚴(yán)于律己，勤學(xué)好問(wèn)，妥善處理好工作的保密性，這些都是對(duì)從事干部人事管理工作人員的基本要求。但是，若要留住檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才，企業(yè)除了在工作方面有效地解決員工在工作時(shí)遇到的難題，提高工作人員工作的積極性外，還要提高員工的工資待遇。在平時(shí)的工作當(dāng)中也要適當(dāng)?shù)亟M織一些娛樂(lè)活動(dòng)，讓工作人員在工作之外要適當(dāng)?shù)胤潘尚那?，在工作?dāng)中做到勞逸結(jié)合，進(jìn)而提高檔案管理工作的效率。

以上是對(duì)檔案管理人員在日常工作方面的要求，在信息數(shù)據(jù)時(shí)代，干部人事檔案管理的工作還需要一定專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的工作人員，這些工作人員需具備良好的工作能力。所以，為了保證此項(xiàng)工作能夠有效地進(jìn)行，企業(yè)除了聘用專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員外，還要設(shè)置特定的檔案管理部門(mén)和崗位，對(duì)于檔案管理工作的進(jìn)行，還要安排專(zhuān)業(yè)的人員負(fù)責(zé)并監(jiān)管。為了提高檔案管理工作的效率以及保證此項(xiàng)工作的有效開(kāi)展，此部門(mén)還要依據(jù)自身企業(yè)的真實(shí)狀況制定一些合理的規(guī)章制度，把檔案管理工作的要求和目標(biāo)都落實(shí)到每個(gè)崗位當(dāng)中，把每個(gè)崗位的工作內(nèi)容安排到每個(gè)工作人員身上，每個(gè)工作人員對(duì)于在工作當(dāng)中應(yīng)該履行的責(zé)任也要一一落實(shí)到位。為了保證檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)和工作能力與檔案管理工作要求相吻合，企業(yè)要時(shí)常組織關(guān)于檔案管理的培訓(xùn)工作，讓此項(xiàng)工作人員時(shí)常更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)各種先進(jìn)的信息化技術(shù)，從而在平時(shí)的工作當(dāng)中有效地發(fā)揮自身崗位的作用。

3）完善檔案管理制度體系。由于干部人事檔案管理工作內(nèi)容具有繁瑣性，所以對(duì)于從事檔案管理的工作人員要求也較為嚴(yán)謹(jǐn)。為了干部人事檔案管理工作能有效地進(jìn)行，并對(duì)此項(xiàng)工作管理出現(xiàn)的問(wèn)題給予正確的處理或引導(dǎo)，新時(shí)期下的企業(yè)構(gòu)建一套符合自身單位的檔案管理規(guī)章制度是非常有必要的?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面開(kāi)展此項(xiàng)工作：其一，在規(guī)章制度的內(nèi)容上，主要涉及的方面有檔案的收集、管理、檢查、核對(duì)、查詢(xún)、鑒別歸檔、保密等。而對(duì)于這些制度的構(gòu)建，企業(yè)要把每項(xiàng)內(nèi)容以文字的方式清晰明了地展現(xiàn)出來(lái)，并放在單位內(nèi)部較為明顯的地方，時(shí)時(shí)刻刻提醒員工注意檔案管理工作的每個(gè)細(xì)節(jié)[3]。其二，要把規(guī)章制度中的每個(gè)細(xì)節(jié)具體地落實(shí)到檔案管理工作當(dāng)中去。所以，檔案管理工作人員在平時(shí)的工作當(dāng)中，除了嚴(yán)格遵守每項(xiàng)規(guī)章制度，還要確保檔案管理工作的保密性和準(zhǔn)確性。對(duì)于一些資料在外借時(shí)，若沒(méi)有有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的同意，或者手續(xù)不齊全，與資料轉(zhuǎn)借要求不符，都不能隨意借出。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述可知，干部人事檔案工作是企業(yè)工作的基本構(gòu)成部分，記載了每個(gè)干部的個(gè)人信息、工作履歷、取得的成績(jī)等真實(shí)信息，在企業(yè)內(nèi)部選用人才時(shí)提供了全面而又細(xì)致的信息。在新時(shí)期，每個(gè)企業(yè)在構(gòu)建干部人事檔案管理體系時(shí)，除了注重此項(xiàng)工作能有效地進(jìn)行外，還要注意不能泄露信息，為新時(shí)期下企業(yè)的檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展提供良好的條件。

參考文獻(xiàn)

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