加強新冠肺炎疫情防控檔案收集工作的思考

夏振華 趙 真/浙江省檔案局

浙建集團華中公司應急突擊隊馳援武漢江漢方艙醫(yī)院建設（朱文淵/攝）

2019年12月發(fā)生的新冠肺炎疫情，是新中國成立以來在我國發(fā)生的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。在這場嚴峻斗爭中，廣大檔案工作者認真貫徹落實黨中央、國務院和地方黨委政府的決策部署以及國家檔案局關于做好疫情防控期間檔案工作的要求，在全力投入防控戰(zhàn)“疫”的同時，以高度的政治責任感和強烈的歷史使命感，積極開展疫情防控建檔工作。疫情防控檔案是黨和政府領導人民抗擊疫情的真實記錄，收集保管好這些檔案，對當前和今后科學決策及正確應對突發(fā)公共衛(wèi)生事件，都有重要的參考利用價值。據報道，武漢火神山醫(yī)院建設時，憑借利用原“非典”期間小湯山醫(yī)院的圖紙，大大縮短了設計時間。我省如寧波、臺州等地檔案館，在疫情發(fā)生后，也迅速提供了“非典”防疫專題檔案，供疫情防控有關部門參考借鑒。養(yǎng)兵千日，用兵一時。關鍵時刻，檔案體現的價值正是源于對歷史記錄的有效收集。此次疫情防控時間之緊迫、涉及面之廣、影響力之大，前所未有，給疫情防控檔案收集工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。為此，筆者結合本省實際，就疫情防控檔案收集有關工作提出幾點建議。

一、加強疫情防控檔案收集范圍的分類指導

疫情防控檔案形成單位廣泛、數量龐大、類型復雜、載體多樣，并且將來保管主體和利用目的也不盡相同，為此，檔案部門應加強對各單位的分類指導，明確其重點收集范圍，使各單位的疫情防控檔案能夠得到有效的收集。

（一）疫情防控工作機構

省應急管理廳赴臺州浙江優(yōu)億醫(yī)療器械公司協調解決企業(yè)產業(yè)鏈、用工、資金等問題（鄭飛翔/攝）

疫情防控期間，省內市場監(jiān)管執(zhí)法人員檢查商品物價、保質期是否在有效期內等（章雄雄/攝）

為應對疫情，各地相繼成立疫情防控工作領導小組辦公室或者疫情防控指揮部等疫情防控工作機構，承擔本地區(qū)疫情防控工作的組織領導和協調工作。疫情防控工作機構一般下設多個工作組，由相應的防控重點單位組成，分別負責綜合協調、醫(yī)療救治、物資保障、宣傳輿情、督查指導、復工復產等工作。作為疫情防控的“大腦中樞”，疫情防控工作機構是疫情防控檔案最重要的形成機構和收集來源，應按照重大活動檔案管理辦法的要求，在疫情防控工作結束后，向同級國家綜合檔案館移交疫情防控檔案，因此疫情防控工作機構形成的疫情防控檔案要應收盡收、應歸盡歸。一是上級黨委政府、疫情防控工作機構及有關部門發(fā)來需要貫徹執(zhí)行并辦理的文件；二是本機構內部管理形成的材料，如機構設立、調整文件，各項制度等；三是防控工作會議、專題會議、視頻會議形成的材料；四是以本機構名義印發(fā)的各類文件；五是各工作組按照任務分工，在協調聯絡、評估研判、檢查匯報、督查督辦、統計分析等工作中形成的材料；六是本機構上報的材料；七是本機構形成的各類專報、簡報以及宣傳報道材料等；八是有關單位及下級疫情防控工作機構所報送信息的匯總材料以及發(fā)來需要辦理的文件等。值得注意的是，由于疫情發(fā)生緊急，防控工作往往在疫情防控工作機構成立之前先行開展，因此疫情防控檔案的收集應適當追溯到疫情防控工作機構成立之前。疫情防控工作機構應指定工作組和專門人員負責協調及統一收集疫情防控檔案，并及時進行梳理，做好有關文件材料的匯編，建立本地區(qū)疫情防控工作大事記。

（二）疫情防控領導小組成員單位

根據當地疫情防控工作的需要，各地疫情防控領導小組成員單位由宣傳、衛(wèi)健、公安、民政、應急管理、大數據管理、交通運輸、商務、經信、市場監(jiān)管、機場、鐵路、民航、海關等幾十個單位組成，承擔著本地區(qū)疫情防控重要專業(yè)職能。這些單位不僅要著重收集履行成員單位職責所形成的文件材料，也要全面收集本單位、本系統部署開展疫情防控工作所形成的文件材料，同時還要對推動復工復產形成的相關文件材料進行收集，確保疫情防控檔案的完整。各單位應將與本職能相關的文件材料進行匯編，建立本單位、本系統疫情防控工作大事記。

（三）醫(yī)療衛(wèi)生機構、疾控機構、科研院所和企業(yè)

醫(yī)療救治是治愈患者、挽救生命、打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)最重要的一環(huán)，科研攻關則是科學防控疫情，提高治愈率、降低病亡率的關鍵點。有關醫(yī)療衛(wèi)生機構、疾控機構、科研院所和企業(yè)應從健全完善防護救治體系和應急科研體系的角度出發(fā)，做好醫(yī)療救治和科研攻關檔案的收集。一是定點醫(yī)院組建、改造過程中形成的設計方案、施工方案、竣工圖、工作流程等文件材料；二是收治過程中形成的分診、轉運、排查等流程以及應急處置、后勤保障方案等；三是醫(yī)療專家、醫(yī)護人員組織，醫(yī)療物資分配等方面的材料；四是救治過程中形成的診療技術方案、用藥推薦方案、臨床診療記錄等；五是疫情監(jiān)測分析、風險評估、病例信息核實、病例現場調查、流行病學調查、病毒檢測等工作中形成的材料；六是組織實施疫情防控應急科研攻關項目形成的研發(fā)方案、實驗記錄，進行性能評估、臨床試驗形成的材料，實驗室生物安全管理方面的材料，科研成果申報注冊以及落地產業(yè)化形成的材料等。

（四）鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）和村（社區(qū)）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）和村（社區(qū)）是疫情防控工作實行網格化、地毯式管理的責任主體，是支撐整個疫情防控體系最基礎的部分。做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）和村（社區(qū)）疫情防控檔案的收集，對于健全和完善基層防疫體系有著重要意義。鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）應著重收集本鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）的防疫應急預案、建立防控工作責任網格體系形成的材料；組織村、社區(qū)開展聯防聯控，摸排隨訪形成的材料；對重點公共場所進行管控形成的材料；實施集中隔離觀察形成的材料；督查通報、上報材料，落實上級交辦的任務形成的材料；倡議書、防疫手冊等宣傳資料；村（社區(qū)）上報信息的匯總材料等。村（社區(qū)）組織收集的重點是：關于本村（社區(qū)）防疫工作部署、責任分工、協調處置等指揮協調工作中形成的材料；對村（居）民和外來人員進行排查摸底形成的材料；居家隔離人員管控、交通路口管控、巡防宣傳等管控工作中形成的材料；物資采購分發(fā)、衛(wèi)生消殺、志愿者隊伍組建等后勤保障工作形成的材料；向上級報送的信息報表等。

（五）其他單位

其他單位是指不直接承擔疫情防控任務的單位。雖然較少涉及一線防疫工作，但在防疫期間形成的一系列檔案，對于本單位建立完善應急管理機制有著重要作用。該類單位應著重收集本單位成立疫情防控領導小組的文件、防控工作方案、落實防控措施形成的記錄；防疫期間生產運行、經營管理的方案；指導本系統、所屬單位防疫期間工作形成的文件；組織本單位人員參與屬地疫情防控工作、開展各類志愿服務活動的相關材料；復工復產方案、工作指引、倡議書、宣傳報道材料等。

二、突出做好馳援湖北和武漢相關文件材料的收集

湖北省特別是武漢市，是此次疫情最嚴重的地區(qū)。習近平總書記強調，全國一盤棋，武漢勝則湖北勝，湖北勝則全國勝。黨中央舉全國之力支援湖北和武漢，打響湖北保衛(wèi)戰(zhàn)、武漢保衛(wèi)戰(zhàn)，彰顯了中國共產黨領導和中國特色社會主義制度的顯著優(yōu)勢。自湖北武漢疫情發(fā)生以來，浙江堅決貫徹習近平總書記的重要指示和黨中央、國務院的部署要求，先后組建多批次醫(yī)療隊出征湖北，我省眾多企業(yè)也參與了支援湖北的戰(zhàn)斗，如省交通集團提供鋼材支援武漢雷神山醫(yī)院建設，浙建集團華中公司支援武漢江漢方艙醫(yī)院建設，很多民營企業(yè)也支援了大量物資設備。在各界馳援湖北和武漢的過程中，檔案部門要加強與醫(yī)療衛(wèi)生機構及有關單位的聯系，指導其有意識地做好相關文件材料的收集，在向全國大局貢獻浙江力量的同時留下第一手材料。重點收集的范圍包括：人員組織、集中培訓、物資調配、后勤保障等工作形成的材料；前方救治工作中形成的工作流程，醫(yī)護人員的工作影像、工作事跡、工作筆記等材料；支援方艙醫(yī)院及有關醫(yī)療場所建設的改造方案、設計圖紙、工作影像等；支援物資設備調配、采購、運輸、交付過程中形成的材料等。

三、注重聲像檔案、網頁檔案和實物的收集

除了紙質檔案外，政府部門、企事業(yè)單位、新聞媒體和社會組織在此次疫情防控工作中還產生了大量的照片、錄音、視頻、網絡資訊和實物，生動具體地記錄了抗擊疫情的全過程。檔案部門應積極與當地疫情防控工作機構及領導小組成員單位、醫(yī)療衛(wèi)生機構、廣播電視機構、融媒體中心和有關企事業(yè)單位、社會組織對接，做好疫情防控聲像檔案、網頁檔案和實物的收集。第一類是聲像檔案。主要是有關單位在疫情防控工作中直接形成的照片、錄音和視頻，廣播電視機構制作的專題節(jié)目，融媒體中心收集、制作的圖片、視頻等。聲像檔案收集時要注意同步收集文字說明、拍攝者等要素。第二類是以網絡資訊為主的網頁檔案。疫情發(fā)生期間，政府部門、新聞媒體和有關組織機構向社會公眾發(fā)布了大量網絡資訊，這些基于網頁形式的網絡資訊有著傳播迅速、呈現方式豐富、互動性強等紙質材料所不具備的特點。檔案部門應制定網頁采集方案，以本地政府部門和新聞媒體的網站、微信公眾號的疫情專題欄目為主要采集來源，全時間段、全要素地對網頁進行采集，并將其固化成為可歸檔可利用的數據。第三類是實物。主要指在疫情防控工作中有關單位使用的印章、工作證件等，有典型意義的旗幟、標牌、袖章、橫幅、模型、專用產品、包裝等，部分實物可采用拍照的方式進行收集。

四、積極向社會各界征集疫情防控檔案資料

疫情之下，行業(yè)百態(tài)。在這場與每個人都息息相關的戰(zhàn)斗當中，各行各業(yè)人民群眾當下的經歷和記憶，都將凝聚成社會記憶。疫情防控檔案應充分吸收社會各界關于疫情的記錄，如奮戰(zhàn)在一線的醫(yī)護人員、警務人員、新聞記者、物資運輸司機、基層防疫人員等；如維護城市正常運行的公交、出租車司機，以及環(huán)衛(wèi)工人、物業(yè)人員、快遞人員、外賣人員、超市人員、農產品供應人員等，從而使疫情防控檔案更加立體和全面、豐滿和生動。檔案部門應積極向社會各界發(fā)出倡議，通過傳統媒體、網絡媒體、部門系統、行業(yè)協會、商會等各種渠道，廣泛征集反映人民群眾親歷疫情、參與抗擊疫情所形成的各種不同載體的檔案資料，如“請戰(zhàn)書”、抗疫日記等文字材料；“作戰(zhàn)圖”“手繪防疫圖”等圖表；以抗擊疫情為主題的文學、影視、音樂、攝影、視頻、書畫、篆刻等原創(chuàng)作品；捐贈防疫物資的憑證、記錄；疫情時期車輛人員通行證、出入證等。所征集的檔案資料內容要客觀、真實，能夠體現當地人民群眾抗擊疫情的精神風貌，并具有相應的文字說明。

習近平總書記強調，這次疫情是對我國治理體系和能力的一次大考，我們一定要總結經驗、吸取教訓。近日，浙江省委常委、秘書長陳金彪對浙江檔案系統開展疫情防控工作作出批示，要求檔案部門及時收集存檔，為將來建立健全公共應對機制提供詳實資料。各級檔案部門要從推進國家治理體系和治理能力現代化的高度認識做好疫情防控檔案收集工作的重要性，主動介入、提前介入，記錄好抗擊疫情歷程，講好抗擊疫情故事，并以此為基礎，加強和完善檔案工作服務突發(fā)事件應急管理的制度建設，不斷提升檔案治理能力和治理水平。