高校實驗室檔案的建設(shè)與管理實踐

姜丹 劉洋 邵妍 權(quán)宇彤 逯家輝 劉艷

（吉林大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院 長春 130012）

高校實驗室檔案的建設(shè)與管理實踐

姜丹 劉洋 邵妍 權(quán)宇彤 逯家輝 劉艷

（吉林大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院 長春 130012）

針對高等學(xué)校教學(xué)實驗室檔案建設(shè)的現(xiàn)狀，以真實的實驗室檔案管理為依托，詳細(xì)闡述了科學(xué)有效的實驗室檔案建設(shè)與管理的實施方法，運用信息化管理手段實現(xiàn)了實驗室檔案管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，從而提高了實踐教學(xué)、科研工作的管理水平，推動教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量。

實驗室 檔案 管理 信息化

高校實驗室是本科生開展實驗教學(xué)、進(jìn)行開放訓(xùn)練及開展專業(yè)學(xué)科建設(shè)工作的重要場所，在學(xué)生創(chuàng)新思維和意識、實踐動手能力、綜合素質(zhì)的培養(yǎng)方面起著巨大的作用。高校實驗室在各種教學(xué)、科研的活動中形成的大量數(shù)據(jù)信息在實驗室評估、實驗教學(xué)改革中具有重要的指導(dǎo)作用。然而，一些高校的實驗室對檔案建設(shè)重視不足，沒有系統(tǒng)、完善的信息資料管理體系，資料整理不及時，造成了信息內(nèi)容上的差錯和丟失，給實驗教學(xué)改革和實驗室建設(shè)等相關(guān)工作造成極大的阻礙[1]83-85。因此，在高校實驗室管理工作中，建立健全的實驗室檔案管理體系，建設(shè)科學(xué)規(guī)范的文檔資料管理方法，可以為各種評估提供準(zhǔn)確、翔實、全面的實踐教學(xué)檔案信息，對推動實驗教學(xué)改革、實施實驗室建設(shè)、開展教學(xué)研究、提高教學(xué)質(zhì)量，起到重大的作用[2]34-35，對于實現(xiàn)實驗室管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學(xué)化也具有重要的意義[3]372-374。吉林大學(xué)國家級生物實驗教學(xué)示范中心（以下簡稱中心）從1999年開始建立檔案室，經(jīng)過17年的建設(shè)與發(fā)展，中心不斷優(yōu)化檔案系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)置、充實檔案文件內(nèi)容、補(bǔ)充各類檔案統(tǒng)計信息、制定相關(guān)檔案管理制度，并采用信息化檔案管理手段加強(qiáng)檔案管理，為教學(xué)和科研工作提供了有力的保障。

一、實驗室檔案的建設(shè)

1.檔案的收集和歸檔。檔案的收集整理是檔案建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，檔案收集工作完成的質(zhì)量高低，會直接或間接地影響到檔案其他工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量。檔案的收集工作要根據(jù)檔案的不同性質(zhì)集中或分階段地進(jìn)行收集，把分散的材料組織在一起要保證材料信息的直接性和真實性,這樣才能保證檔案的可信度和使用價值[4]120-122。中心檔案管理收集和歸檔的范圍為實驗教學(xué)、實驗室建設(shè)、實驗室管理等日常工作中形成的具有保存價值的紙板和電子版文件資料，如儀器清單、使用記錄、實驗教學(xué)安排、實驗室運行與儀器設(shè)備采購維護(hù)資料等。檔案材料的收集分為定期送交和聯(lián)系催要兩種方式進(jìn)行，實驗室管理人員將需要存檔的各類文件按照歸檔時間、歸檔質(zhì)量的要求，移交給檔案分管人員，同時檔案分管人員也需要經(jīng)常了解和掌握形成檔案材料的信息，及時向形成材料的實驗室催收應(yīng)歸檔的材料。收集進(jìn)入檔案室的材料必須是原始材料，即原件，內(nèi)容要求完整、齊全、真實、文字要清楚。紙質(zhì)版的檔案文件材料和相對應(yīng)的佐證材料，包括錄音、錄像、照片、幻燈片、圖片、表格等，電子版材料應(yīng)保存良好，由檔案分管人員進(jìn)行系統(tǒng)整理、統(tǒng)一編號、建檔存放。文件歸檔保管后，要同時建立電子檔案，以檔案編號命名，以便查詢、統(tǒng)計和匯總信息。中心各類檔案在提交時，需要填寫檔案交接單，由檔案提交人和檔案分管負(fù)責(zé)人雙方根據(jù)移交的檔案目錄進(jìn)行核查，并進(jìn)行簽字手續(xù)，避免檔案在收集、整理階段出現(xiàn)遺漏和差錯。

2.檔案的分類。根據(jù)各類檔案不同的形式、來源、內(nèi)容以及時間范圍等特點，以多層次的分類方法對檔案進(jìn)行區(qū)分，從而形成科學(xué)、規(guī)范的檔案體系，是高等學(xué)校實驗室檔案建設(shè)工作的主要內(nèi)容。制定科學(xué)、有效的檔案分類方法是提升檔案管理水平的重要手段，為檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化提供主要依據(jù)。中心根據(jù)實驗室檔案的不同屬性，將實驗室檔案分為實踐教學(xué)檔案、隊伍與建設(shè)檔案、教學(xué)研究管理檔案、實驗室管理檔案、實驗室建設(shè)檔案、學(xué)生科技創(chuàng)新管理檔案等九大類，由相應(yīng)的檔案管理人員負(fù)責(zé)收集、分類、整理、錄入和歸檔工作。

（1）實踐教學(xué)檔案。此類檔案包括教學(xué)文件、教學(xué)運行、教學(xué)效果反饋等三方面內(nèi)容，其中教學(xué)文件指的是各級教育領(lǐng)導(dǎo)部門下發(fā)的指導(dǎo)性文件、實驗中心建制文件、工作計劃、培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱等；教學(xué)運行是指課內(nèi)、外的實踐教學(xué)和畢業(yè)設(shè)計過程中所獲得的，有實驗教學(xué)安排、實驗教學(xué)通知書、實驗課件、教師聽課記錄、教師預(yù)實驗記錄、實驗教學(xué)工作量、考試安排、考場記錄、實驗理論考試試卷、實驗操作考試試卷、實驗報告、實驗通報、實驗成績等。每一學(xué)期結(jié)束后，負(fù)責(zé)實驗課的實驗技術(shù)人員應(yīng)將本學(xué)期的實驗課程所涉及的各類文件內(nèi)容送交檔案室，分類歸檔。

（2）隊伍與建設(shè)檔案。此類檔案包括師資隊伍、實驗技術(shù)與管理隊伍、教學(xué)工作任務(wù)與工作量、隊伍建設(shè)、在職學(xué)習(xí)、培訓(xùn)考核等。教學(xué)研究管理檔案，這類檔案包括教學(xué)改革規(guī)劃、教學(xué)改革項目、教學(xué)改革成果、信息技術(shù)應(yīng)用、科研成果轉(zhuǎn)化等。其中教學(xué)改革項目又包括了項目的申報書、中期總結(jié)材料、結(jié)題報告及年度統(tǒng)計表和佐證資料；教學(xué)改革成果包括發(fā)表教改論文、出版教改專著、出版教材和各級各類教學(xué)改革成果獲獎的統(tǒng)計及證書的存檔。

（3）實驗室管理檔案。此類檔案包括實驗室運行、實驗用房、實驗室經(jīng)費、實驗室安全管理、儀器設(shè)備管理、儀器配件管理、維修與報廢管理及其他日常管理等八個方面。其中儀器設(shè)備檔案分類按購買儀器設(shè)備經(jīng)費來源設(shè)置[5]248-250,253，相同的經(jīng)費所購買的儀器設(shè)備檔案裝入同一個檔案柜中，一臺儀器設(shè)備對應(yīng)一個檔案盒，并有由儀器驗收人填寫的信息單，同時有儀器采購申請單、采購合同、說明書、操作規(guī)程、裝箱單、合格證、使用記錄、維修記錄等，還建立了各類儀器廠家資料。

（4）實驗室建設(shè)檔案。此類檔案是實驗室在建設(shè)發(fā)展過程中所形成的各類文件，它包括實驗室上報的文件、合作協(xié)議、各類合同、主任資質(zhì)、實驗室日常管理日志、值班記錄、專利及技術(shù)合同、安全環(huán)保、人員信息、各種政策法規(guī)資料。

（5）學(xué)生科技創(chuàng)新管理檔案。此類檔案包括研究創(chuàng)新實驗、大學(xué)生創(chuàng)新性實驗計劃項目、本科生研究機(jī)會計劃及學(xué)生創(chuàng)新成果等，學(xué)生創(chuàng)新成果分年度對本科生研究創(chuàng)新實驗項目、本科生獲獎、學(xué)生發(fā)表學(xué)術(shù)論文、學(xué)生申報專利進(jìn)行統(tǒng)計。

3.檔案的編碼。檔案的編碼既要保證系統(tǒng)性和唯一性，又要從編碼中體現(xiàn)出檔案的追溯性和關(guān)聯(lián)性，從而能夠方便、快捷、準(zhǔn)確地查找出所需材料以及與其相關(guān)的內(nèi)容[6]17-18。經(jīng)過多年的實踐，中心根據(jù)自身實驗室的特點及運行情況，結(jié)合實驗室檔案的內(nèi)容和形式，參照國際認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，采用漢語拼音首字母縮寫與數(shù)字相結(jié)合的8位制編碼方式進(jìn)行編碼（如圖1所示），分四個步驟進(jìn)行一個檔案的編碼，首先根據(jù)檔案的一級分類，確定該檔案編碼的一、二位，一級檔案采用漢語拼音首字母縮寫的方式命名，例如一級檔案“教學(xué)研究管理”檔案，縮寫為JY；又如一級檔案“隊伍與建設(shè)檔案管理”檔案，縮寫為DW；其次同類檔案，根據(jù)不同的性質(zhì)確定該檔案的三、四位，即同類分卷號，由兩位數(shù)字組成，從01-99順次排序。例如在“教學(xué)研究管理”一級檔案分類下設(shè)有10個二級檔案分卷，即編碼為JY01、JY02等等。再次根據(jù)檔案形成的時間，確定編碼的第五、六位，取年度的后兩位數(shù)字，例如2009年的檔案第五、六位編碼09，2016年的檔案第五、六位編碼16等。最后在根據(jù)同一年度檔案形成的先后順序編碼該檔案的第七、八位，從01-99順次排序。與紙質(zhì)版檔案相對應(yīng)的或作為佐證的電子版資料，如錄音、錄像、照片、計算機(jī)軟盤（磁盤）等，其作用與紙質(zhì)載體檔案有著不可分割的聯(lián)系，因此不單獨設(shè)置電子版檔案的類別，編碼方式同紙質(zhì)檔案對應(yīng)編號。這種多級檔案分類下的編碼方式，使實驗室檔案既相對獨立，又相互關(guān)聯(lián)，便于檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用[7]123-125。

圖1 檔案目錄編號示意圖

二、實驗室檔案的管理

1.檔案室的設(shè)置。中心檔案室分為資料存貯室和成果展示室兩個部分。資料存貯室設(shè)有足夠的合乎要求的檔案柜，根據(jù)一級檔案分類將檔案柜進(jìn)行編號，并做好一級檔案標(biāo)簽，所有檔案材料按類存放，并按照順序分裝在檔案盒中，檔案盒上注明該檔案所屬的二級檔案分類，便于對檔案文件的查找。成果展示室以中心成立、發(fā)展、創(chuàng)新為主線，展示了中心歷年來學(xué)生和教師的實踐教學(xué)成果，包括本科生發(fā)表的科研論文、獲得的各級各類創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)競賽的證書、學(xué)生參與創(chuàng)新項目制作的具有代表性的產(chǎn)品；中心教師編寫的教材講義、出版的教學(xué)改革專著、發(fā)表的教學(xué)研究論文、獲得的教學(xué)獎勵與榮譽(yù)，其中包括蟬聯(lián)兩次國家教學(xué)成果一等獎等等。設(shè)立成果展示室的目的，一是為本科生提供一個對外展示的窗口和平臺、激勵學(xué)生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)熱情，另外也是提醒中心全體成員銘記中心發(fā)展歷程的經(jīng)驗與教訓(xùn)，珍惜現(xiàn)在來之不易的輝煌成就[8]3-5，同時也對全國各高校起到引領(lǐng)示范的作用[9]129-130。

中心的檔案室由專人統(tǒng)籌協(xié)調(diào)管理，嚴(yán)格保管檔案室鑰匙，并負(fù)責(zé)室內(nèi)一切環(huán)境、安全工作。非檔案管理人員不經(jīng)允許不能進(jìn)入檔案室，更不能開啟檔案柜及數(shù)據(jù)庫檔案。由于檔案室內(nèi)存儲的多為紙質(zhì)版材料，因此中心嚴(yán)禁吸煙及攜帶易燃易爆物品進(jìn)入檔案室，同時配備了報警設(shè)施和滅火器材，將檔案室列為中心重點安全管理區(qū)域。

2.提升全體實驗室人員的檔案管理意識。中心檔案管理采用一人統(tǒng)籌，全員參與檔案建設(shè)工作的管理辦法，不斷增強(qiáng)檔案的管理意識，將檔案管理工作與中心人員分工掛鉤，即每個人在本職工作中負(fù)責(zé)的材料及時收集、整理、錄入和歸檔，既節(jié)省了人力資源，又能及時有效地進(jìn)行檔案管理。其中重要的部分如實驗教學(xué)、儀器設(shè)備、環(huán)境安全、教學(xué)研究等專設(shè)分項負(fù)責(zé)人，由其組織和協(xié)調(diào)該類檔案的管理工作，做到歸檔內(nèi)容明確、職責(zé)明晰，落實到人。

3.制定切實可行的檔案管理制度。為提高實驗室教學(xué)質(zhì)量和科學(xué)管理水平，充分發(fā)揮檔案在實驗室建設(shè)和實驗教學(xué)中的作用，中心在檔案管理工作中不斷摸索和總結(jié)制定了《檔案建設(shè)的管理規(guī)定》《檔案的分類與管理》《本科生實踐教學(xué)成果檔案管理工作流程》《檔案管理制度》《中心建設(shè)檔案管理工作流程》《中心教師實踐教學(xué)成果檔案管理工作流程》《檔案管理人員的主要職責(zé)》《檔案的保密工作》《檔案借閱管理規(guī)定》《各種記錄本領(lǐng)用、歸檔管理》《創(chuàng)新實驗文件管理》《實驗教學(xué)檔案管理》等相關(guān)管理制度與工作流程15項，發(fā)現(xiàn)問題及時梳理和整改，不斷完善檔案管理制度，使其可操作性更強(qiáng)，同時成立監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)，對實驗室檔案管理過程進(jìn)行定期或不定期的督查，對于不規(guī)范的則督促其整改，從而提高了檔案管理質(zhì)量和管理水平[10]229-231。

4.建立專業(yè)的信息化檔案管理軟件。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的文字、數(shù)據(jù)、圖片等信息記錄在電子媒介上，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源共享的目的，提升實驗室檔案的信息化管理水平，提高實驗室檔案的技術(shù)效用與管理效率，促進(jìn)和完善高校實驗室檔案的信息化管理，是當(dāng)前實驗室檔案建設(shè)和發(fā)展的必然要求[11]224。

經(jīng)過多年的探究，中心與軟件公司共同研發(fā)了適用于高校實驗室的信息化檔案管理系統(tǒng)（如圖2所示）。將實驗室在教學(xué)、開放、運行中形成和獲得的大量數(shù)據(jù)與資料進(jìn)行數(shù)字化處理，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)了高效、便捷的數(shù)字化檔案存儲、管理、查詢和應(yīng)用。檔案管理系統(tǒng)的終端設(shè)在檔案室，檔案管理教師具有不同級別的管理權(quán)限，可從后臺自行登陸進(jìn)入實驗室檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)檔案分工的權(quán)限對負(fù)責(zé)的檔案進(jìn)行錄入、匯總、統(tǒng)計及附件上傳工作，具體檔案文件目錄如圖3所示?，F(xiàn)在，使用者借助檔案管理軟件平臺，可以方便快速地查找所需電子版資料信息，實現(xiàn)了檔案資料的資源共享[12]96-97。針對高校實驗室檔案的特點，開發(fā)和應(yīng)用科學(xué)適用的電子文件管理模式，提高了檔案管理和查詢的效率，同時避免了對檔案紙質(zhì)版原件造成的損耗，實現(xiàn)了檔案建設(shè)與管理的科學(xué)化。

圖2 實驗室檔案的管理系統(tǒng)

圖3 實驗室檔案文件目錄

高校實驗室檔案的建設(shè)與管理的科學(xué)規(guī)范為實驗室各項工作的開展提供首要依據(jù)[13]168-169，是實驗中心管理工作的重要組成部分。智能化、精細(xì)化的檔案管理的工作是一個長期的任務(wù)，必將隨著學(xué)校的建設(shè)引起人們的關(guān)注[14]206-208，因此重視實驗室檔案，不斷提高檔案意識，加強(qiáng)實驗室檔案管理工作，以適應(yīng)實驗室檔案管理的發(fā)展要求,更好地為高校實驗教學(xué)的改革與發(fā)展起到積極的推動作用。

[1]李淑芳.獨立學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)實驗室建設(shè)現(xiàn)狀研究[J].中國教育技術(shù)裝備，2011（36）.

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[14]梁國華，武曉峰.高校實驗室檔案工作的實踐與思考[J].實驗技術(shù)與管理，2012，29（6）.

Construction and Management Practice of Laboratory Archives in Colleges and Universities

Jiang Dan，Liu Yang，Shao Yan，Quan Yutong，Lu Jiahui，Liu Yan

(School of Life Sciences,Jilin University,Changchun 130012,China)

According to the current situation of teaching laboratory archives construction in colleges and universities,this article,based on real laboratory archives management,expounds on the scientific and effective implementation method of laboratory file construction and management,that is,the method of informatization management is used to realize standardization,institutionalization and scientification of laboratory archives management,thus improves the management level of practical teaching and scientific research,promotes the teaching reform and enhances the teaching quality.

laboratory；archives；management；informatization

G271

A

2016-11-03

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.05.06

吉林省高等教育教學(xué)改革研究重點課題（編號：201506）；吉林大學(xué)教育教學(xué)改革重點項目（編號：2015XZD057）。

姜丹，吉林大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院工程師，研究方向為實踐教學(xué)與管理研究；劉洋、邵妍、權(quán)宇彤、逯家輝，吉林大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院；劉艷，通訊作者，吉林大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院高級工程師，主要從事實驗教學(xué)與管理（130012）。