對(duì)檔案安全管理的思考

包漢國

【摘?要】檔案真實(shí)地記錄了國家的管理活動(dòng)、黨的各個(gè)方面和人民的情況。它不僅維護(hù)黨、國家和人民的根本利益提供了依據(jù)，還為社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化工作的科學(xué)發(fā)展提供了決策依據(jù)。保證檔案內(nèi)容的安全是充分利用檔案作為參考和證據(jù)的前提。同時(shí)，由于檔案數(shù)字化水平和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展的不斷提高，檔案信息資源的安全管理已成為檔案機(jī)構(gòu)和管理者必須考慮隱患問題。

【關(guān)鍵詞】安全隱患;儲(chǔ)存;管理

前言：

在新時(shí)代新階段，社會(huì)檔案信息需求度直線提升，人們對(duì)檔案安全管理的興趣日益濃厚。在檔案安全管理工作過程中，使用適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)措施可以延長檔案保留時(shí)間，并同時(shí)在很短的時(shí)間內(nèi)找到必要的檔案信息。即使隨著歸檔管理的長期發(fā)展，仍然存在許多弊端，尤其是安全管理，因此必須使用針對(duì)性的方法來不斷加強(qiáng)歸檔安全管理。

1、檔案管理中的安全問題概述

1.1檔案管理的安全隱患的含義

安全是檔案工作的生命線，做好檔案安全管理可以保護(hù)檔案及其信息免受不利的外部因素影響，可以保證檔案實(shí)體丟失損壞并有效延長檔案壽命，更好地留存于世，以確保檔案的完整性。檔案管理的安全性包括兩個(gè)部分：檔案實(shí)體的安全，免遭人為損壞和環(huán)境的侵害，以及保存保管環(huán)境的有效安全，除此之外，現(xiàn)代化形勢下的光輻射，有害氣體，信息技術(shù)的漏洞等都可能導(dǎo)致檔案的不安全，這些安全隱患要引起充分重視。

1.2檔案安全的特點(diǎn)

由于檔案的不可再生性、重要性等特點(diǎn)突出，是一種重要的民生資源信息，與社會(huì)發(fā)展關(guān)系密切，一旦安全受到威脅，就會(huì)造成無法彌補(bǔ)的損失。檔案安全性的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）標(biāo)準(zhǔn)性。由于人類知識(shí)的局限性和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的逐步局限性，人們對(duì)檔案安全的認(rèn)識(shí)也隨著對(duì)科學(xué)技術(shù)的認(rèn)識(shí)和進(jìn)步的程度而不斷發(fā)展，檔案價(jià)值作用的認(rèn)識(shí)也逐漸走到臺(tái)前，讓人正面認(rèn)識(shí)。此外，檔案安全性標(biāo)準(zhǔn)不僅受到安全性和法律概念的限制，而且還受到技術(shù)水平，政治體系，文化水平，道德和道德的限制。檔案安全性的標(biāo)準(zhǔn)是相對(duì)有條件的安全性，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，逐步改善的條件是相對(duì)的，并不斷提高。

（2）經(jīng)濟(jì)特點(diǎn)。檔案館的安全性不僅受到經(jīng)濟(jì)投資的限制，而且還關(guān)注工資與收入之比的性質(zhì)。

（3）檔案館的安全性。檔案安全性涉及四個(gè)要素：檔案本身，人員，環(huán)境和系統(tǒng)。它的安全性還取決于檔案，人員，環(huán)境及其相互關(guān)系的協(xié)調(diào)，這非常復(fù)雜。此外，檔案館有其自身的特征，一旦損壞就無法復(fù)制。

（4）潛在特征。它指示了由于控制多種元素，多種介質(zhì)，多種碎片和混合物的綜合作用而產(chǎn)生的潛在安全程度。

2、新時(shí)代的檔案安全管理問題

2.1檔案存儲(chǔ)問題

在檔案安全管理操作過程中，很多情況下檔案存儲(chǔ)受到不利影響并且檔案被損壞。其中，許多雜項(xiàng)物品在日常管理任務(wù)中被放置在檔案管理柜中，導(dǎo)致檔案布局相對(duì)混亂。此外，某些檔案柜維護(hù)不善，尤其是在檔案防火，防盜保護(hù)和防潮方面，并且一些檔案管理人員可能在下班后沒有及時(shí)關(guān)閉窗戶。如果發(fā)生意外，檔案將直接損壞。同樣，檔案柜的內(nèi)部溫度也沒有得到定期監(jiān)控。上述問題是檔案館自身存檔中存在的所有問題，對(duì)檔案館安全管理的正常發(fā)展無濟(jì)于事。

2.2檔案信息管理的問題

在檔案歸檔過程中，由于操作失誤，相關(guān)人員忽視了對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，整理和編號(hào)的重要性，這對(duì)開展檔案管理業(yè)務(wù)和尋找檔案信息非常不利。檔案還包含相關(guān)材料，例如照片和底片，因此，如果不定期檢查和維護(hù)它們，則材料容易發(fā)黃或發(fā)霉。如果不及時(shí)處理，將嚴(yán)重影響檔案安全管理的有效性。音頻和視頻檔案必須及時(shí)準(zhǔn)確地刻錄和復(fù)制，如果損壞或丟失，將很難保存，這也影響檔案管理的安全性。

3、加強(qiáng)檔案安全管理的方法措施

3.1安全管理體系的完善

在處理檔案時(shí)，必須嚴(yán)格遵守與檔案工作有關(guān)的現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)。檔案部門根據(jù)部門的實(shí)際備案工作，完善管理體系建設(shè)。將檔案管理納入單位整個(gè)安全體系和人員職責(zé)。對(duì)于從國家到檔案館的所有級(jí)別和類型，應(yīng)建立一個(gè)完整的安全的存儲(chǔ)工作系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)，以規(guī)范檔案館使用者的行為，并防止人為因素的介入檔案管理。

3.2加強(qiáng)資料室安全教育和加強(qiáng)安全防范技術(shù)

為了有效提高資料室工作人員在資料室安全管理中的責(zé)任和使命，資料室工作部門結(jié)合資料室工作與資料室工作，為資料室安全教育提供公關(guān)活動(dòng)和管理培訓(xùn)。檢測并提高存檔者對(duì)檔案安全性的認(rèn)識(shí)。檔案管理員為安全管理歸檔的信息提供技術(shù)支持必須有意識(shí)地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能。檔案專家應(yīng)將檔案的絕對(duì)安全性視為檔案管理整個(gè)過程的主要目標(biāo)。

3.3改善檔案管理的硬件設(shè)施

從建立隔離墻以確保檔案安全開始，檔案和檔案倉庫的建設(shè)嚴(yán)格按照國家“檔案建筑標(biāo)準(zhǔn)”和“檔案建筑設(shè)計(jì)規(guī)范”進(jìn)行。如果經(jīng)濟(jì)條件允許，請?jiān)诖鎯?chǔ)倉庫中安裝自動(dòng)溫度和濕度控制設(shè)施、自動(dòng)滅火以和自動(dòng)警報(bào)。在機(jī)密計(jì)算機(jī)房和機(jī)密室中使用信息保護(hù)設(shè)施。在檔案館，閱覽室和其他地方安裝監(jiān)視設(shè)備。在復(fù)制，掃描，存儲(chǔ)，傳真和使用縮微膠片拍攝與機(jī)密相關(guān)的檔案之前，必須對(duì)設(shè)備進(jìn)行安全性測試，以防止非法人員竊取檔案信息。為了在檔案管理過程中確保存儲(chǔ)檔案的安全性和機(jī)密性，應(yīng)積極引入先進(jìn)的安全技術(shù)，例如面部識(shí)別、信息防火墻、水印偽造預(yù)防、紅外警報(bào)和指紋識(shí)別。

3.4安全地備份重要檔案

在檔案管理過程中，不可避免地會(huì)遇到突然的自然災(zāi)害，例如洪水，地震或人為災(zāi)難造成的檔案損壞。因此，需要安全的檔案備份。紙質(zhì)檔案和視聽檔案都必須根據(jù)其重要性進(jìn)行復(fù)制和數(shù)字化。黨政機(jī)關(guān)，企業(yè)，事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體的各種重要檔案應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)移到縣級(jí)以上國家綜合檔案館進(jìn)行遠(yuǎn)程備份和存儲(chǔ)。同時(shí)，對(duì)于雙方和國家來說，對(duì)重要的電子檔案采取遠(yuǎn)程異構(gòu)備份和存儲(chǔ)措施非常重要。

3.5建立監(jiān)督，檢查和自我檢查記錄工作的機(jī)制

上級(jí)記錄管理部門必須定期檢查其管轄范圍內(nèi)的檔案（房間），并在處理記錄的所有方面及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱藏的安全隱患。各級(jí)檔案館（辦公室）必須定期進(jìn)行檔案館安全檢查，消除不安全點(diǎn)，堵塞安全漏洞，防止檔案財(cái)富損害。

結(jié)束語：

鑒于以上認(rèn)識(shí)，檔案安全管理必須擺上重要位置，從根本上樹立安全理念，從基礎(chǔ)保障做起，直至覆蓋整個(gè)管理體系，不斷提高認(rèn)識(shí)和制定有關(guān)法律。提高技術(shù)水平，建立規(guī)則基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)集成化，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

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（作者單位：濰坊市濰城區(qū)交通局綜合執(zhí)法大隊(duì)）