淺談檔案收集工作

王大紅

【摘 要】根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，要將任何單位的檔案數(shù)據(jù)按計劃提交給單位的檔案室管理部門。但是，由于各種原因，許多檔案收集操作未按照相關規(guī)定執(zhí)行，并且一些單元未將檔案收集操作放置在適當?shù)奈恢?。因此，要做好檔案館藏工作，最重要的是要提高檔案館管理的法律意識，采取有效措施解決檔案館意識薄弱的問題，落實制度化，規(guī)范化的要求。同時，檔案管理人員要積極進取，開拓創(chuàng)新。

【關鍵詞】檔案法;管理部門;創(chuàng)新

前言：

收集檔案存在很多問題，需要檔案館共同努力，需要檔案管理部門進行宣傳，指導和監(jiān)督，不斷學習和改進新知識，提高工作效率，并且可以有效地確保軋制操作的質(zhì)量。

1、常見收集檔案的方法

1.1一般收集

歸檔部門根據(jù)檔案和材料的起始，組成和操作，在處理后按時收集它們。

1.2定期收款

這是針對難以定期收款的檔案，應根據(jù)實際組建情況定期并及時收款，以防丟失。

1.3年末收款

每年年底，每個部門，部門負責人和業(yè)務負責人要檢查并退回已存儲的檔案和材料，并將其傳遞給檔案存儲負責人以檢查存儲。

2、檔案收集問題

2.1數(shù)據(jù)收集落后

檔案和材料留在幾個部門或領導的手中，如果發(fā)現(xiàn)它們丟失，則可能會大量丟失，延誤工作并錯過收集檔案的最佳時間。

2.2單位的忽視

有些單位不了解檔案的收集，有些則認為接受檔案是一個輔助項目，這不是一項艱巨的任務，可以忽略。只有在使用時，才會開始注意。

2.3檔案收集系統(tǒng)不健

有些部門不僅高度重視歸檔工作，沒有建立合理的檔案館藏制度，沒有弄清檔案館藏資料的范圍，具體內(nèi)容和具體措施，有的沒有充分調(diào)動積極性。檔案管理人員也缺乏主動性，等待檔案到達大門的無數(shù)頭腦導致反向收集和許多遺漏檔案。

2.4收集的檔案數(shù)據(jù)不符合檔案驗收要求

收集的檔案數(shù)據(jù)不符合檔案批準要求。主要癥狀如下：筆跡模糊，封口不完整，存檔不完整，重要信息的來源不多。

2.5設備數(shù)據(jù)嚴重丟失

當將與基礎數(shù)據(jù)設備的檔案數(shù)據(jù)與其他數(shù)據(jù)一起整理時，無法及時收集設備數(shù)據(jù)，并且會丟失大量數(shù)據(jù)。尤其是由于缺少手冊而損壞了設備，要花大量時間進行維修。

2.6單一檔案數(shù)據(jù)

收集的檔案通常是基于紙張的，很少有特殊媒體，例如音頻和視頻檔案。

3、解決檔案收集問題的措施

3.1加強檔案工作的推進

通過各種渠道和形式，廣泛宣傳檔案的集中化和綜合管理的重要性，所有公職人員對檔案的認識不斷提高，提高了檔案保護的意識。應當鼓勵個人積極地向檔案館捐贈和存檔具有歷史和研究價值的檔案館材料，以便最大程度地利用檔案館的價值。爭取領導者在檔案保管工作中的利益和支持，積極解決人員，人手等問題，維護檔案保管人員的相對穩(wěn)定性，理解和管理檔案保管工作。該工作的范圍包含在部門的整體組成中，因此，執(zhí)行和歸檔工作可以適合關鍵主管的領導。

3.2擴大檔案信息的服務空間

轉變思想觀念，適應形勢發(fā)展的需要，最大限度地提高檔案信息效率，發(fā)布檔案目錄，發(fā)布檔案信息，加快檔案開放速度，不斷擴大檔案的可見性和影響力。要千方百計地加強檔案服務的服務功能和機制，簡化檔案服務的使用程序，減少審批程序，創(chuàng)造條件，并為檔案服務的使用提供便利。加強與各部門的聯(lián)絡與溝通，了解檔案使用要求，并提供服務，使各級領導和組織機構真正實現(xiàn)檔案訪問和使用的便捷和快速，并實現(xiàn)集中化，集成化管理，需要積極改進。

3.3加強對存檔法律的執(zhí)法監(jiān)督

為了確保良好的存檔收集，有必要限制規(guī)則和法規(guī)。首先，有必要不斷完善檔案收集業(yè)務的有關制度和配套措施，完善法律規(guī)定，建立長效機制，并確保有規(guī)則和依據(jù)來跟蹤檔案收集業(yè)務的各個環(huán)節(jié)。真正依法設置檔案，管理檔案并依法管理檔案。其次，要有效提高舉報法規(guī)的效力和強制性，堅持依法依法行政，加大監(jiān)督力度，對拒絕執(zhí)行的人要有一定的行政處罰。此外，要進行定期檢查和監(jiān)督，并立即贊揚部門和個人在檔案收集方面的出色表現(xiàn)。

3.4提高記錄保存人的能力和素質(zhì)

記錄保存人的流動性比較大，能力和素質(zhì)參差不齊。要加強對新員工的晉升和教育，及時進行崗位培訓，提高崗位意識，樹立施工意識，提高素質(zhì)，增強技術水平。需要加強對歸檔工作的業(yè)務指導，定期舉辦業(yè)務培訓課程和專業(yè)知識講座，并不斷提高工作技能和實踐經(jīng)驗。要加強與檔案的溝通，檢查和督促經(jīng)常訪問，檢查檔案和材料的狀態(tài)，了解工作困難，解決難題。有必要組織一個檔案管理員進行工作交流，互相學習，提高工作的主動性和創(chuàng)造力。

3.5擺脫傳統(tǒng)的存檔收集模式

存檔是歷史記錄，但是不能等到存檔成為歷史記錄再收集它們。改變工作方式，改變工作思路，創(chuàng)新收款方式，以新的眼光發(fā)現(xiàn)資源，有效地積累資源，完全偏離傳統(tǒng)的存儲方式，以合法接受為主要手段，要真誠，盡責。換句話說，執(zhí)行日常接收和主動收集的組合，常規(guī)收集和廣泛收集的組合，常規(guī)收集和隨時收集的組合，跟蹤收集和訪問的組合。讓檔案館變得越來越制度化和標準化。

3.6擴大檔案收集渠道的范圍

確定每個部門的工作趨勢，確定線索，隨時間推移進行跟進，延伸路徑，并形成一套用于收集具有特定特征的檔案的方法。第一，收集通過檢查跨部門關鍵活動和過程的關鍵負責人形成的檔案。第二，重點集中收集直接形成的檔案來完成中心任務。第三，收集由快速執(zhí)行主要任務和特殊任務形成的檔案，第四，定期收集由常規(guī)任務形成的檔案：第五，由領導者參加重要活動形成的檔案應在家中收集。對于總體性質(zhì)的會議，積極尋求干預和系統(tǒng)地收集;第七，對于特殊單位，應及時收集和收集檔案;第八，對具有歷史和文化價值的物體和材料進行追究。檔案資源被廣泛收集以確保系統(tǒng)核心內(nèi)容的完整性。

結束語：

檔案收集是檔案管理的重要組成部分，是歸檔的起點。檔案和數(shù)據(jù)收集的完整性直接影響歷史記錄的真實性，并在維護經(jīng)濟發(fā)展和合法權益中發(fā)揮重要作用。檔案部門要著眼于單位的核心業(yè)務，提前介入，提供先進的服務，提供目標檔案資料，檔案編輯研究，特種檔案等，為單位的核心業(yè)務提供有力的信息支持。

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（作者單位：山東省濰坊市奎文區(qū)人民武裝部）