對醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新方法研究

常玫

摘 要：醫(yī)院的人事檔案管理工作是醫(yī)院人事管理工作的重要內(nèi)容之一。人事檔案記錄了醫(yī)院人員的各種工作經(jīng)歷、學(xué)歷信息、考核記錄等，是醫(yī)院選拔人才的重要參考依據(jù)。在新的醫(yī)改形式下，醫(yī)院應(yīng)該更加重視人才在醫(yī)院發(fā)展中的作用，不斷創(chuàng)新人事檔案管理的方法，為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 ?人事檔案 ?管理 ?創(chuàng)新

醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院了解、評價和任用人才的重要參考，同時也關(guān)系到醫(yī)院工作人員的晉升、福利和工資待遇等各種與員工實際利益密切相關(guān)的信息，因此醫(yī)院的人事檔案管理在醫(yī)院管理中發(fā)揮了重要的作用，也是目前行政后勤管理中重要的內(nèi)容和基礎(chǔ)的工作。在新的發(fā)展形勢下，醫(yī)院要不斷創(chuàng)新人事檔案管理的方法，為醫(yī)院培養(yǎng)和考核更多的優(yōu)秀人才，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)、健康的發(fā)展。

一、醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)實狀況

（一）信息化建設(shè)

現(xiàn)在醫(yī)院的管理已經(jīng)越來越離不開信息化的協(xié)助，尤其是信息化的醫(yī)院人事檔案管理為醫(yī)院的人事檔案管理效率帶來了極大的提升。與傳統(tǒng)的人工管理方式相比，信息化條件下的醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)可以及時準(zhǔn)確的檢索各種人員信息，讓醫(yī)院的人事檔案更加科學(xué)便捷，同時也改變了醫(yī)院人事檔案管理人員的思維方式和工作方式，減輕了他們的工作壓力。

（二）社會化大發(fā)展

現(xiàn)在的人力資源管理是社會化大發(fā)展形勢下的一種通用管理方式，而人事代理也成為了我國在市場經(jīng)濟(jì)體制下的一種新型人事管理模式，同時也是醫(yī)院生存和發(fā)展所必須的一種管理方式。因此人事檔案的社會化趨勢也會促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的社會化和規(guī)范化。

（三）高素質(zhì)人才的需要

醫(yī)院的人事檔案涉及到醫(yī)院的各種專業(yè)人才，既有臨床、醫(yī)技人員的醫(yī)生和護(hù)理人員，還有工程師、會計師等各種職能后勤科室人員，復(fù)雜的人員構(gòu)成需要高素質(zhì)的人事檔案管理隊伍，因此醫(yī)院必須把檔案管理人員的培養(yǎng)作為醫(yī)院人才培養(yǎng)的重要內(nèi)容，加強(qiáng)人事檔案管理隊伍的政治素養(yǎng)和專業(yè)水平，要認(rèn)真的學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，掌握現(xiàn)代信息化條件下的信息管理技術(shù)，適應(yīng)醫(yī)院未來發(fā)展的需要。

二、醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新方法

（一）加快人事檔案管理的信息化進(jìn)程

新的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革要求醫(yī)院要加快信息化建設(shè)的步伐，信息化建設(shè)不但要體現(xiàn)在醫(yī)療服務(wù)上，更應(yīng)該體現(xiàn)在人事檔案管理中。要充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的相關(guān)工作，讓醫(yī)院人事檔案管理的全過程都可以在信息化的輔助下進(jìn)行。從人事檔案信息的錄入、存儲、分類整理和查詢等都可以在網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)中進(jìn)行，這樣不但能夠簡化人事檔案管理流程，同時還可以提升人事檔案管理效率。

在信息化建設(shè)的過程中可以建立不同的檔案信息數(shù)據(jù)庫，按照醫(yī)院人事檔案管理的要求設(shè)立檔案信息，比如醫(yī)院的HRP管理信息數(shù)據(jù)庫，醫(yī)院的HIS數(shù)據(jù)庫和LIS數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字信息化的轉(zhuǎn)換，然后建立不同種類的數(shù)據(jù)庫表格，對醫(yī)院的人事檔案進(jìn)行合理的劃分，通過excel表格形式來確定需要管理的檔案信息目錄，將這些信息目錄錄入到醫(yī)院的人事檔案管理信息系統(tǒng)當(dāng)中從而形成標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)目錄。然后根據(jù)導(dǎo)入的人事檔案頁數(shù)和份數(shù)來確定需要掃描的電子檔案頁數(shù)，形成電子檔案以后要進(jìn)行對比，確保電子檔案和紙質(zhì)檔案的信息是一致的。檔案信息人機(jī)交互界面要盡量做的簡單和容易操作，包括后臺的管理和前臺的操作都要以易用性為重要原則，這樣才能夠讓檔案管理人員更好的運用計算機(jī)軟件加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的管理，形成的電子信息數(shù)據(jù)庫一定要具備系統(tǒng)性和完整性，這樣才能夠確保人事檔案電子信息的實用性，在前臺管理中可以通過搜索職工的個人信息比如姓名、科室、專業(yè)等快速的定位到個人，因此數(shù)據(jù)的采集必須要簡單明了，便于搜索。

（二）按照醫(yī)院人員類別分組管理

醫(yī)院人員構(gòu)成情況復(fù)雜，包括了醫(yī)療人員、護(hù)理人員和職能后勤人員。在職稱結(jié)構(gòu)上有主任醫(yī)師、副主任醫(yī)師、高級工程師、中級工程師、高級會計師、會計師和館員等各種類別，因此在人事檔案管理中可以進(jìn)行歸類整理，可以按照職稱類別或者人員類別進(jìn)行分類，這樣有利于同等職稱人員和專業(yè)人員的橫向?qū)Ρ?，對醫(yī)院選拔人才具有重要的參考依據(jù)。在人事檔案信息的查詢系統(tǒng)當(dāng)中，要進(jìn)行完善的設(shè)計，這樣才能夠讓不同的醫(yī)院人事檔案信息使用人員得到自己想要的數(shù)據(jù)信息，首先要確定明確的查詢字段，動態(tài)全面的掌握醫(yī)院所有工作人員的基本信息和變動記錄，其次在分組管理中要設(shè)置不同的查詢方法，可以采用模糊查詢和精確查詢兩種方式。

（三）建立規(guī)范的檔案管理制度

醫(yī)院的人事檔案管理工作要想創(chuàng)新，就必須根據(jù)醫(yī)院的實際情況建立一套規(guī)范的檔案管理制度，工作人員要嚴(yán)格的按照檔案管理的規(guī)定執(zhí)行。在日常的人事檔案管理中，要按照國家關(guān)于認(rèn)識檔案管理的要求去實施，確保原始檔案資料的完整性和一致性，避免出現(xiàn)一些遺漏的現(xiàn)象。人事檔案管理人員要定期的對檔案信息進(jìn)行復(fù)核，一旦發(fā)現(xiàn)有遺失的檔案應(yīng)該立即去補(bǔ)充，同時也要擴(kuò)大檔案資料的覆蓋范圍，將所有能反映醫(yī)院職工工作經(jīng)歷、學(xué)歷、特長的各種原始資料都放入人事檔案中以備考察，醫(yī)院還可以利用掃描設(shè)備將人事檔案信息以電子文檔的形式儲存，這樣檔案資料的保存、查詢和傳遞會更加的方便快捷。

（四）定期的維護(hù)人事檔案數(shù)據(jù)庫

醫(yī)院是一個人員變動比較頻繁的單位，每年都要招錄大批的醫(yī)生護(hù)士和行政后勤人員，同時也會有部分醫(yī)護(hù)人員離職，再加上一些員工的離退休等都會讓醫(yī)院的人事檔案信息時刻處于變動當(dāng)中，因此醫(yī)院的人事檔案管理人員要做好所有人員變動的記錄工作，及時的對人事檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和更新。醫(yī)院人事檔案管理員可以放開不同科室負(fù)責(zé)人的職責(zé)權(quán)限，讓科室負(fù)責(zé)人可以通過人事檔案的端口及時的將本科室的人員變動信息上傳給人事檔案管理部門，檔案管理人員通過審核確定然后對人員信息進(jìn)行變更。這種方式能夠大幅度提升醫(yī)院人事檔案管理的效率，同時也提升了檔案管理的準(zhǔn)確性和實用性，檔案管理人員也要不斷和各科室進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，讓檔案系統(tǒng)更加適應(yīng)醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展。

三、結(jié)束語

醫(yī)院的人事檔案管理水平直接影響到了醫(yī)院的未來發(fā)展，因此醫(yī)院一定要重視人事檔案的管理，發(fā)揮人才的優(yōu)勢，通過信息化的技術(shù)手段加強(qiáng)人事檔案管理的創(chuàng)新和維護(hù)工作，為醫(yī)院的發(fā)展做出更多的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]樸麗花.加強(qiáng)人事檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院人力資源開發(fā)[J].中國社區(qū)醫(yī)師，2015.

[2]梅海燕.醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2015.

[3]王洪濤.醫(yī)院人事檔案管理常遇到的問題及對策[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2015.

[4]周翠蘭.對目前醫(yī)院人事檔案信息化管理創(chuàng)新策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016.

[5]付靈運.新時期醫(yī)院人事檔案信息化管理創(chuàng)新策略探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016.