淺析劇院票務(wù)銷售系統(tǒng)財務(wù)流程規(guī)劃及應用

譚軍

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的快速發(fā)展，新的文化消費方式已經(jīng)出現(xiàn)，藝術(shù)作品的吸引力、購買門票的方式和難易度，對于消費者的消費決策產(chǎn)生了重要的影響。新型的演出票務(wù)交易平臺很大程度的提高了劇院經(jīng)濟交易的效率，改善了消費者的購票體驗，與此同時也加大了劇院經(jīng)營活動中的財務(wù)風險，因此在互聯(lián)網(wǎng)票務(wù)銷售環(huán)境下，如何構(gòu)建完善的財務(wù)風險控制機制是一個值得探討的話題。本文以國家大劇院票務(wù)管理系統(tǒng)為例，淺析該系統(tǒng)的財務(wù)流程規(guī)劃及其在財務(wù)風險控制中的作用，通過對系統(tǒng)應用過程中存在的問題進行分析，提出有效的解決對策，希望對國內(nèi)劇院行業(yè)的票務(wù)系統(tǒng)財務(wù)流程規(guī)劃及風險管理起到一定的參考借鑒作用。

關(guān)鍵詞：劇院 ?票務(wù)系統(tǒng) ?財務(wù)流程 ?風險管理

為適應互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)條件下的營銷環(huán)境，進一步拓展演出市場、提升觀眾消費體驗，2014年國家大劇院開發(fā)上線了新型的演出票務(wù)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要以訂單流轉(zhuǎn)為核心，分成網(wǎng)站管理、頻道管理、票務(wù)管理三大模塊，其中網(wǎng)站管理主要是維護網(wǎng)站的基礎(chǔ)信息，頻道管理主要維護網(wǎng)站前臺的顯示內(nèi)容，票務(wù)管理主要是跟訂單相關(guān)的各項功能?；ヂ?lián)網(wǎng)票務(wù)銷售系統(tǒng)的應用，對劇院的內(nèi)部控制管理水平及財務(wù)人員的流程規(guī)劃能力提出了更高的要求，本文將主要從票務(wù)管理模塊的財務(wù)流程規(guī)劃及應用入手，對其中存在的各項問題進行分析，并提出相應的解決對策，希望對行業(yè)內(nèi)票務(wù)系統(tǒng)財務(wù)流程規(guī)劃及風險管理起到一定的參考借鑒作用。

一、票務(wù)銷售系統(tǒng)財務(wù)流程概況

（一）票務(wù)銷售系統(tǒng)的主要構(gòu)成

票務(wù)銷售系統(tǒng)主要將商業(yè)演出票務(wù)管理分為基礎(chǔ)信息管理、柜臺售票、分銷商售票、大客戶售票、庫管管理、財務(wù)管理五大模塊。

各模塊間以訂單為流轉(zhuǎn)核心，將前臺售票管理流程、分銷商管理流程、大客戶管理流程、網(wǎng)絡(luò)售票管理流程、后臺售票管理流程、退票管理流程、應收賬款管理流程等嵌入系統(tǒng)流程中，通過系統(tǒng)設(shè)計實現(xiàn)對訂單在不同銷售渠道的銷售、退回業(yè)務(wù)進行控制，實現(xiàn)銷售系統(tǒng)有效的內(nèi)部控制。

（二）票務(wù)銷售系統(tǒng)的整體財務(wù)流程規(guī)劃

票務(wù)銷售系統(tǒng)的財務(wù)流程規(guī)劃中，應注重庫存管理和基礎(chǔ)信息維護，設(shè)置嚴謹合理的回款及退款流程，通過系統(tǒng)權(quán)限管理充分落實不相容崗位分離及授權(quán)制度，堅持財務(wù)集中管理、規(guī)范財務(wù)報表設(shè)計、有效把握資金流向。

票務(wù)銷售系統(tǒng)中財務(wù)模塊主要分為訂單處理、財務(wù)管理、財務(wù)報表等功能模塊。其中，訂單處理功能模塊包括訂單回款、退款審核、轉(zhuǎn)賬匯款審核、分銷商回款等，其權(quán)限賦予財務(wù)部總收銀;財務(wù)管理功能模塊則將權(quán)限賦予財務(wù)部銷售會計，主要用于管理并確認退款訂單情況等。

（三）票務(wù)銷售系統(tǒng)財務(wù)流程的重點環(huán)節(jié)及其作用

票務(wù)銷售系統(tǒng)財務(wù)流程規(guī)劃的重點關(guān)注環(huán)節(jié)包括庫存管理和基礎(chǔ)信息維護、回款管理、退款管理、分銷商結(jié)算以及報表管理。

1、庫存管理和基礎(chǔ)信息維護及其作用

演出票務(wù)銷售系統(tǒng)庫存管理及基礎(chǔ)信息維護環(huán)節(jié)的財務(wù)關(guān)注點在演出項目管理、演出票區(qū)管理、票價管理、銷售折扣管理、銷售權(quán)限控制、支付方式管理等方面。通過系統(tǒng)的權(quán)限控制功能，規(guī)范演出票區(qū)劃分、演出票價、銷售折扣設(shè)定的審批和操作權(quán)限，合理規(guī)劃各渠道的銷售及支付方式的使用權(quán)限，有效防范因違規(guī)設(shè)定票價、折扣而造成的票價損失，降低賒銷渠道的應收賬款管理風險。

2、訂單回款管理及其作用

在日常財務(wù)核算中主要將票務(wù)銷售業(yè)務(wù)劃分為線上、前臺、分銷商銷售三大塊，針對不同的銷售渠道收款確認流程也有所不同。訂單回款環(huán)節(jié)的財務(wù)流程設(shè)計規(guī)范了票務(wù)銷售業(yè)務(wù)的收入確認時點，同時有效防范了收款環(huán)節(jié)的財務(wù)舞弊行為，降低了收銀管理工作中的財務(wù)風險。其主要控制流程是：線上銷售實現(xiàn)系統(tǒng)自動回款功能，再由銷售會計對各線上收款方式的實際到賬情況進行核對;線下銷售則需財務(wù)部總收銀進行手工回款，即總收銀在確認當日收銀員提交的系統(tǒng)訂單與實際交付款項以及系統(tǒng)中的銷售收款報表核對一致后方可進行回款操作;分銷商銷售則需在專門的分銷商管理模塊中進行結(jié)算操作。

3、訂單退款管理及其作用

當產(chǎn)生退票時，需由業(yè)務(wù)部門授權(quán)人員在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)起異常訂單處理請求，經(jīng)過庫管釋放座位操作后，進入財務(wù)審核環(huán)節(jié)，財務(wù)部總收銀在訂單處理模塊對訂單的回款情況、退款方式及金額進行審核，業(yè)務(wù)部門根據(jù)付款審批權(quán)限進行支出手續(xù)的流轉(zhuǎn)，待款項確認由原渠道退還觀眾后，銷售會計在退款管理模塊進行退款確認，同時系統(tǒng)自動生成退款報表，銷售會計應按月將賬載退款金額與報表金額進行核對。退款流程的設(shè)計主要關(guān)注原訂單回款情況的審核以及退款完成后的財務(wù)確認環(huán)節(jié)，配合審核權(quán)限的控制，有效防范退款過程中的惡意退票或多退、漏退風險。

4、分銷商結(jié)算管理及其作用

業(yè)務(wù)部門分銷渠道管理員對分銷商在結(jié)算周期內(nèi)的所有銷售訂單進行核實，并在系統(tǒng)內(nèi)提交結(jié)算請求，總收銀確認結(jié)算金額與到賬款項核對無誤后，進行結(jié)算操作。分銷商結(jié)算模塊財務(wù)流程的設(shè)置，使得分銷商銷售情況得以更加清晰、完整的體現(xiàn)，有助于防范因訂單統(tǒng)計時間、范圍錯誤而產(chǎn)生的資金結(jié)算風險。分銷商結(jié)算環(huán)節(jié)財務(wù)流程控制應結(jié)合應收賬款報表的使用，同時做好銷售額度的權(quán)限設(shè)定，有效防范應收賬款財務(wù)風險。

5、銷售報表管理及其作用

銷售報表是會計對票務(wù)銷售情況進行會計計量的重要依據(jù)，科學合理的報表體系設(shè)計，有助于進一步檢驗銷售數(shù)據(jù)的真實性和準確性，有效降低資金核算風險，并在此基礎(chǔ)上滿足銷售核算及數(shù)據(jù)分析的各項需求。

三、存在的問題

（一）系統(tǒng)穩(wěn)定性風險

在系統(tǒng)運行過程中，線上銷售訂單容易出現(xiàn)重復支付、自動回款失敗等情況，系統(tǒng)穩(wěn)定性有待提高。同時，在發(fā)現(xiàn)問題訂單、處理問題訂單的過程中，業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、技術(shù)公司分工不明確，訂單管理過程中缺少必要的異常訂單排查和處理機制，存在不能及時發(fā)現(xiàn)問題訂單，以及技術(shù)人員后臺隨意修改訂單信息而導致財務(wù)報表發(fā)生變更等情形。

（二）應對大規(guī)模退票風險

票務(wù)系統(tǒng)在設(shè)計初期未考慮因演出取消而產(chǎn)生的整場大規(guī)模退票的應激處理流程。在整場退票的情況下，自異常訂單發(fā)起到庫管審核再到總收銀審核、銷售會計確認退款，各環(huán)節(jié)均需經(jīng)辦人逐一訂單點擊確認，大量的重復性工作嚴重影響了工作效率，使得退款周期變長，很大程度的提高了客戶投訴風險。

（三）多種支付方式下的資金結(jié)算風險

電子商務(wù)平臺的搭建為多樣化支付方式提供了技術(shù)基礎(chǔ)，除傳統(tǒng)的支付方式外，支付寶、微信、銀聯(lián)在線、儲值卡、文惠券、銀聯(lián)VIP活動等支付方式的使用，為觀眾提供了更為便捷和人性化的購票體驗，但對于資金管理、會計核算也提出了更高的要求。目前在日常財務(wù)核算中，還存在著第三方支付平臺的資金到賬風險、儲值卡系統(tǒng)對接風險等。

（四）業(yè)務(wù)人員誤操作風險

對于由于業(yè)務(wù)人員的誤操作而產(chǎn)生的問題訂單，系統(tǒng)未設(shè)置調(diào)整功能，如前臺、呼臺銷售人員選錯了銷售支付方式，或財務(wù)總收銀誤勾了回款等情況，沒有設(shè)置相應的調(diào)整及操作撤回機制，導致系統(tǒng)報表與實際記賬情況不符的情況產(chǎn)生，誤勾回款的操作也增加了應收賬款的管理風險。

（五）財務(wù)人員綜合能力有待提高

隨著信息技術(shù)的逐步發(fā)展，依托于電子商務(wù)平臺的應用，多種支付方式、多樣化銷售政策應運而生，大體量的數(shù)據(jù)核對與處理，導致很多財務(wù)人員在工作過程中難以將質(zhì)量與效率同時兼顧，在日常工作中時常是要么保證質(zhì)量、犧牲效率，要么提高效率、犧牲質(zhì)量，財務(wù)人員的工作創(chuàng)新能力還有待加強。另一方面，配套的會員積分商城、儲值卡管理系統(tǒng)的開發(fā)等，對于財務(wù)人員的系統(tǒng)規(guī)劃能力、數(shù)據(jù)分析能力、會計核算專業(yè)能力也提出了更高的挑戰(zhàn)。

四、解決對策

（一）規(guī)范系統(tǒng)問題訂單排查及處理流程

通過有效的升級改造，提高系統(tǒng)穩(wěn)定性，同時提高系統(tǒng)糾錯能力。建立有效的訂單排查及處理機制，建立以業(yè)務(wù)部門為核心，財務(wù)部門、技術(shù)公司為支持的訂單排查處理小組，規(guī)范后臺訂單處理權(quán)限和流程，注重做好問題訂單的排查、清理、修改記錄。

（二）進一步開發(fā)系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)應激能力

為提高工作效率，減少重復勞動，防范客戶投訴風險，應進一步提高系統(tǒng)服務(wù)功能，如在訂單退款各環(huán)節(jié)開發(fā)批量退款功能，在開發(fā)過程中，應注重各環(huán)節(jié)中訂單篩選字段的規(guī)劃，如退款發(fā)起人在批量發(fā)起退款時填寫處理批次號，庫管、總收銀、會計則可根據(jù)處理批次號對各批退款訂單進行檢索并處理等。

（三）規(guī)范多種支付方式下的對賬工作

做好多種支付方式下的資金管理，在加強系統(tǒng)支付功能安全控制的同時，規(guī)范使用現(xiàn)金、銀行存款、其他貨幣資金、預收賬款、應收賬款等會計科目，合理利用信息化手段做好各項支付方式的月底對賬工作，按月編制各賬戶余額調(diào)節(jié)表，對于未達賬項及時查明原因。

（四）充分降低誤操作風險

建立完善的調(diào)整審批制度，對于制度允許范圍內(nèi)的誤操作環(huán)節(jié)，開發(fā)相應的訂單調(diào)整功能。但從根源上要充分完善系統(tǒng)操作手冊、對于新增業(yè)務(wù)及時制定相應的財務(wù)流程規(guī)范，并積極開展流程、制度的培訓宣貫工作，進一步提高業(yè)務(wù)人員的財務(wù)風險意識，與此同時配合績效考評機制，對業(yè)務(wù)人員進行合理約束，以降低因業(yè)務(wù)人員誤操作帶來的財務(wù)風險。

（五）增強財務(wù)人員綜合管理水平

單位在財務(wù)人員的培養(yǎng)上，要在注重基礎(chǔ)職業(yè)技能培養(yǎng)的同時，更加注重其跨界性復合能力的培養(yǎng)。互聯(lián)網(wǎng)銷售平臺及其配套系統(tǒng)的應用，使得會計工作中需要融入大量的規(guī)劃、管控、分析、風險防范等內(nèi)容。財務(wù)人員應充分發(fā)揮創(chuàng)新能力、合理利用信息技術(shù)、培養(yǎng)自身的系統(tǒng)規(guī)劃能力，同時有意識的提高自身對于大數(shù)據(jù)的處理能力。

參考文獻：

[1]胡德中.電子商務(wù)環(huán)境下的財務(wù)風險內(nèi)控機制構(gòu)建[J].管理觀察，2018.