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    利用“修訂”功能記錄修改痕跡

    2020-03-16 03:22:12王志軍
    關(guān)鍵詞:復(fù)選框修訂單元格

    王志軍

    職場(chǎng)實(shí)踐中,涉及一些重要的表格,可能需要經(jīng)過多輪的反復(fù)修改,如何將這些修改的痕跡記錄下來呢?利用Excel的“修訂”功能,可以輕松解決這一問題。

    如果是2016或更高的版本,首先請(qǐng)從開始菜單打開“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框,選擇“自定義功能區(qū)”,在右側(cè)窗格的“從下列位置選擇命令”下拉列表框選擇“不在功能區(qū)中的命令”,找到“接受/拒絕修訂”“突出顯示修訂”“共享工作簿(舊版)”這三個(gè)功能,將其添加到右側(cè)的功能區(qū)。可事先創(chuàng)建一個(gè)名為“修訂”的自定義組,如圖1所示,點(diǎn)擊右下角的“確定”按鈕即可生效。

    切換到“審閱”選項(xiàng)卡,現(xiàn)在可以發(fā)現(xiàn)剛才新創(chuàng)建的“修訂”自定義功能組,點(diǎn)擊“突出顯示修訂”按鈕,打開“突出顯示修訂”對(duì)話框。首先請(qǐng)勾選“編輯時(shí)跟蹤修訂信息,同時(shí)共享工作簿”復(fù)選框,指定需要突出顯示修訂的單元格位置(可在工作表中直接選擇),如圖2所示,最后點(diǎn)擊右下角的“確定”。

    現(xiàn)在當(dāng)我們修改指定區(qū)域內(nèi)的任意單元格時(shí),會(huì)在單元格的左上角發(fā)現(xiàn)一個(gè)藍(lán)色的帽子,當(dāng)鼠標(biāo)移到該單元格上時(shí),會(huì)彈出批注,如圖3所示,這里記錄了修改人、時(shí)間、位置、修改內(nèi)容等詳細(xì)的信息。

    提示:如果需要批量查看修改痕跡,可以保存工作簿,再次打開“突出顯示修訂”對(duì)話框,勾選“在新工作表上顯示修訂”復(fù)選框,保存之后會(huì)在一個(gè)新的工作表上顯示修訂的痕跡,效果如圖4所示。

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