現(xiàn)代信息技術在辦公管理中的應用研究

徐兆柱

摘 要 隨著社會不斷發(fā)展和進步，辦公自動化和管理信息化的步伐越來越快，而傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)越來越不能適應現(xiàn)代辦公管理的新要求。在這個問題日漸突出情況下，進行管理模式創(chuàng)新，實現(xiàn)先進的信息技術應用，提高管理的質量和效率，讓信息化更好的服務于辦公和管理，成為當前十分必要和具有重大意義的研究熱點。本文意在拋磚引玉，提出現(xiàn)代信息技術在辦公管理中的應用的一些看法和研究，供大家借鑒和參考。

關鍵詞 信息技術 辦公管理 辦公模式

中圖分類號：C931 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0745（2020）03-0047-02

現(xiàn)代信息技術發(fā)展到今天已逐漸的成熟和更加的實用，讓辦公管理工作變得輕而易舉而不是高不可攀。信息技術讓天文級的數(shù)據(jù)流得到快速、有效的處理，實現(xiàn)了部門層級之間向扁平化、網(wǎng)絡化的方向過渡，最后變成柔性狀態(tài)下的組織形式，使得辦公效率明顯提升，而管理成本卻大幅降下來，因此，信息化系統(tǒng)推行和應用到辦公管理之中，是大勢所趨，勢在必行的。

1 現(xiàn)代信息技術在辦公管理中應用所具備的特點和必要性

1.1 現(xiàn)代信息技術在辦公管理中的應用特點

其一，現(xiàn)代信息技術在辦公管理中是具有及時性的，資料文件的管理，是各類信息往來的形式，上傳下達。其二，是具備指導性，辦公室需要管理的資料當中，有許多都是國家政府的指導性政策和上級領導的批示文件，是下層開展工作必須遵守的依據(jù)，對這些文件的管理具有很強的指導意義。其三，是具備廣泛性。辦公室資料作為信息的傳遞工具，涉及到的對象幾乎包含了機關或者企事業(yè)單位和外界的方方面面，就有很大的廣泛性。其四，是具備連續(xù)性，辦公室管理資料還需要對所有工作進行總結，以確保順利進行所有工作，如今自動化和信息化的發(fā)展及應用無所不在，現(xiàn)代信息技術在辦公室資料管理工作中更加凸顯了其優(yōu)勢，例如各類的辦公軟件，而實踐也證實了現(xiàn)代信息技術是建設辦公室資料管理自動化和信息化的關鍵。只有適應當下環(huán)境，與時俱進，以辦公室資料管理工作特點為基礎，充分有效地發(fā)揮現(xiàn)代信息技術的作用，才可以有效地提高工作效率，促進辦公室資料管理工作的順利開展。[1]

1.2 現(xiàn)代信息技術在辦公管理中應用所具備的必要性

信息技術的高速發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)化、辦公自動化的步伐不斷的加快，傳統(tǒng)的、效率低下的辦公效率和辦公手段，越來越補難以滿足單位辦公管理的需求。同時，法律系統(tǒng)工作的改革進一步深入，讓系統(tǒng)的環(huán)境發(fā)生很大的變化。更新理念進一步完善辦公管理工作，成為當前辦公管理工作的必然選擇。在這個前提背景下，創(chuàng)新管理的模式，運用先進的信息技術，提高辦公管理效果和效率，更好的服務各個部門系統(tǒng)，是一種必然的選擇。

現(xiàn)代的信息技術是各種信息處理和管理的技術總稱。普通的辦公業(yè)務管理，主要進行大量起草文件、通知、公務處理、各項文本業(yè)務，接收外部文件的存檔、進行查詢外來文件和部門文件，對文件進行復制等等。信息技術的發(fā)展，正在改變和影響傳統(tǒng)職能部門的辦公管理的模式，讓運用信息技術實現(xiàn)辦公自動化成為應用投入使用越來越多，越來越得到廣大辦公人員認可和喜愛的方式，采用電腦的文件處理軟件進行創(chuàng)建各種文檔、復制、剪切和儲存各種文檔，采用其他自動化先進的設備，如傳真機、復印機、打印機、遠程培訓等進行的復制、傳遞、掃描文檔，或采用互聯(lián)網(wǎng)的技術進行傳遞文檔，是辦公自動化的最普遍、基本的特征，計算機的信息處理系統(tǒng)為使辦公系統(tǒng)化和標準化提供了一個功能強大的平臺。先進的信息技術在辦公管理中的投入使用，起到了非常顯著的作用。主要體現(xiàn)在以計算機為中心和節(jié)點，運用一整套的現(xiàn)代化辦公設備和先進的數(shù)字通信技術，全面、廣泛、無死角、迅速地進行整理、加工、收集、存儲、和利用信息，為科學的辦公管理和決策進行服務和技術支持，從而達到提升辦公工作效率的目的。

辦公管理工作的創(chuàng)新是出自于理念的創(chuàng)新，具有創(chuàng)新的意識是讓辦公管理有著鮮明的特點和更上一個臺階和水平的基本要求。在科學技術高速發(fā)展的今天，為所有工作變革和管理提供了強有力的支持，辦公管理工作理所當然的要享受科技成果帶來的轉化應用，吸取精華，為我所用，逐步實施，讓數(shù)字化、信息化和現(xiàn)代化來助力辦公管理水平的提升。

2 信息技術在管理中應用的意義

2.1 現(xiàn)有資源整合

技術的實施和應用，讓經(jīng)驗資源、制度資源、文化資源、技術人力資源等集中在同一平臺上實施管理，可以相互增值和促進，從而打造出發(fā)展的最佳環(huán)境，促進各方面的發(fā)展。高效的積累內(nèi)在的技能、資源、經(jīng)驗等，并對所有人開放共享資源，應用盡用，促進辦公人員相互交流和學習，迅速提升業(yè)務能力，達到1+1大于2的效能。另外，在辦公系統(tǒng)自動化里，還有兩種常見的表現(xiàn)形式：門戶網(wǎng)站和門戶系統(tǒng)，這是整合了隨意創(chuàng)作和應用程序的工作場所協(xié)同的新興技術。這樣的技術整合了可擴展框架和個性化集成信息平臺，它讓數(shù)據(jù)內(nèi)容、人員業(yè)務流程和應用系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互動。例如可以根據(jù)部門需要建立門戶系統(tǒng)，采用各種技術創(chuàng)立屬于門戶先進的辦公電子系統(tǒng)。目前一些單位或部門已經(jīng)根據(jù)自身需求創(chuàng)建了門戶網(wǎng)站并投入了使用。[2]

2.2 信息傳播更快捷

及時發(fā)布各層級和基層單位的所有關于工作的信息，讓各項工作得以迅速的展開?？焖偬嵘鱾€部門和處室工作計劃制定的綜合整理和上報，讓工作效率翻倍提高。在辦公管理的平臺和個人手機之間建立聯(lián)系，使辦公實現(xiàn)易操作化和異地化，促進所有工作得到及時的落實。運用大事記和工作信息的功能轉換，讓文件歸檔迅速，操作人員省時省力。辦公人員可以在平臺上進行公平直接的探討和交流，有利于建立和諧的團隊及營造濃厚的文化氛圍。

2.3 規(guī)范工作流程

信息化的應用使內(nèi)部工作實現(xiàn)透明化、公開化，進而讓人員行為和辦公流程更加規(guī)范，建立了一個可靠、協(xié)調(diào)、緊密的管理體制，使辦公室有動力和活力，充滿生機。讓辦公人員權限清楚、責任明確、杜絕了推諉扯皮等現(xiàn)象的發(fā)生，這樣一來，辦公室工作執(zhí)行力和效率高效，流程愈加有序、規(guī)范，完全消除了信息傳播過程中的失真、延誤和堵塞，確保信息能夠及時、準確的送達。運用網(wǎng)絡高速傳輸，不是頻繁的電話來督辦或詢問每一項的工作進度;工作人員可以方便的每天記錄工作心得和內(nèi)容，供領導層查看、修正和指導，省去了諸多的繁文縟節(jié);降低了人力、電力、紙張、設備等工作成本，節(jié)省了大部分精力、時間和資源。

2.4 提升工作效率

信息化的應用可讓使用單位內(nèi)部和外部信息傳遞的環(huán)節(jié)省去、速度飛升，讓工作實現(xiàn)即時化。可以高效的協(xié)同多部門工作，也可以給各手機終端發(fā)工作信息，使得可以在任何時間與人員保持穩(wěn)定、準確、密切的工作聯(lián)絡。辦公人員可以及時完整的查看分配給自己的工作任務及進度，以便作出合理安排。省去了復印、打印和分發(fā)的繁多環(huán)節(jié)，做到了溝通和傳遞無任何費時和費力，也節(jié)省了大量的時間，實現(xiàn)省時省力和高效率的工作。[3]

3 信息技術在管理中應用的步驟

3.1 統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步實施

信息化管理和建設是項新的系統(tǒng)工程，在信息化應用中，立足于長遠規(guī)劃目標，要堅持統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步實施的原則，讓信息化具備可持續(xù)的發(fā)展，讓每個應用階段都能效益最大化。辦公管理的信息系統(tǒng)在應用時，根據(jù)實際需要，進行新功能加載，總體原則不能輕易變化，要始終具有整體的思維，讓各個小項目都進入整體統(tǒng)籌規(guī)劃中，服務于整體的管理需求。只有有了整體規(guī)劃設計后，才能有效的防止各部門數(shù)據(jù)不相同情況的發(fā)生，為全面數(shù)據(jù)分析和匯總打下基礎。可以節(jié)省資源，降低成本。

3.2 工作流程數(shù)據(jù)化

實現(xiàn)信息化辦公的過程就是讓工作流程數(shù)據(jù)化的過程。進行信息化應用時，需要相當?shù)臄?shù)據(jù)來保證信息化的應用。數(shù)據(jù)思維要始終保持，只有準確和充分的數(shù)據(jù)支撐，才能創(chuàng)造出合適的、高效率的辦公流程。要依照部門管理實際的情況和信息制造的過程來決定實施具體的步驟，每一個步驟都要以數(shù)據(jù)為基礎，逐步走向深入，使信息化應用的數(shù)據(jù)可以層級提取，保證由低級向高級實現(xiàn)平滑的過渡。

3.3 分步落實，兼顧長遠

根據(jù)不同類別，不同層級的企業(yè)或公司信息化的現(xiàn)實狀況，進行認真分析，要進行分步落實，才是降低成本和減少投資風險的最佳辦法。有效的分步落實便于及時發(fā)現(xiàn)問題，及時矯正，從而把損失降到最低。要對急需進行信息化應用的項目優(yōu)先安排，對于不緊急、不重要的計劃可延后;同時，分步進行能按階段對效益進行評估，減少周期冗長而可能存在的風險。信息化的發(fā)展飛速，技術更新變短，信息化應用項目要長短兼顧，以適應未來多元化的需要。在做好了整體規(guī)劃之后，為日后系統(tǒng)的兼容性、擴展性等因素進行透徹的分析。[4]

4 結語

綜上所述，現(xiàn)代信息技術發(fā)展的大前提和大背景都使得辦公管理工作的現(xiàn)代化轉變勢在必行。統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步實施，使工作流程數(shù)據(jù)化;分步落實，兼顧長遠，讓信息化的應用更好地服務于現(xiàn)代辦公管理的需求，推進大數(shù)據(jù)時代辦公管理的規(guī)范化和高效率，適應信息時代的潮流，實現(xiàn)更好的發(fā)展。

參考文獻：

[1] 王彥華.現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響及對策[J].中國科技投資，2019（04）：149+232.

[2] 吳萍.信息化時代下提升辦公室檔案管理效率的路徑[J].城建檔案，2020（08）：34-35.

[3] 童文凌.信息時代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新分析[J].辦公室業(yè)務，2020（08）：118+120.

[4] 張健.現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響及對策研究[J].卷宗， 2020，10（05）：11.

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