高校文檔一體化管理體系建設(shè)研究

黃 凱 劉 瀟

（廣州衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510180）

隨著現(xiàn)代科技水平的日新月異，高校作為高等教育的集中承載地和科學(xué)研究的主要力量，電子文件管理在校園信息化建設(shè)的潮流中應(yīng)運(yùn)而生并在順應(yīng)時代發(fā)展的趨勢下得以廣泛應(yīng)用，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的管理模式，形成電子文檔和紙質(zhì)文檔共存的一種新型文件檔案管理方式，即文檔一體化管理。這不僅提高了高校檔案管理的工作效率而且還對檔案信息化的發(fā)展起到舉足輕重的作用。

1 高校文檔一體化管理體系存在的問題

目前，我國高校文檔一體化管理仍處于起步階段，在檔案信息化建設(shè)的道路上存在些許共性問題亟待探討，以下將逐一分析。

1.1 業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)缺失

文檔管理體制的分離將導(dǎo)致文件管理和檔案管理這兩個重要環(huán)節(jié)在工作中缺乏規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，無法對二者進(jìn)行統(tǒng)一管理。在高校文檔一體化管理實踐過程中，文檔生命周期不同階段的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)也會出現(xiàn)不一樣的結(jié)果，無法被各部門進(jìn)行有效采用。因此，明確文件管理和檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)籌規(guī)劃文檔一體化管理將勢在必行。

1.2 技術(shù)支撐力度不足

文檔一體化管理離不開信息化技術(shù)水平的建設(shè)能力。作為高等教育科研院所，當(dāng)前高校的工作重心主要集中在教學(xué)和科研方面，雖然在技術(shù)、理論以及軟件開發(fā)上可以滿足文檔一體化管理的技術(shù)需求，但在軟件采購、開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等方面均存在一定的滯后性。文檔在處理過程中出現(xiàn)格式混亂、管理軟件功能存在缺陷漏洞等，都會直接阻礙高校文檔一體化管理工作的順利開展。此外，學(xué)校對檔案信息化管理工作的重視程度不夠，缺乏文檔一體化管理的信息管理意識，也是導(dǎo)致技術(shù)支撐力度不足的一方面原因。

1.3 文檔管理人員素質(zhì)問題

建立文檔一體化管理在一定程度上雖然可以減輕文檔管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高管理人員的工作效率，但是信息技術(shù)的日新月異對文檔一體化的管理人員也提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，短期學(xué)習(xí)成本易引起部分管理人員的抵制，尤其是一些資歷較深的管理人員對此情況更加排斥。另外，文檔一體化管理在推行過程中也存在些許不完善的問題，加之管理人員素質(zhì)參差不齊，缺乏創(chuàng)新意識，沒有意識到維護(hù)的重要性，也是影響高校文檔一體化管理體系建設(shè)的主要因素。

2 加強(qiáng)高校文檔一體化管理的有效對策

2.1 全面推行高校辦公自動化

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步對高校信息化建設(shè)水平也提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。高校辦公自動化不僅是社會發(fā)展的必然趨勢，也是文檔管理一體化發(fā)展的主要手段和途徑。為了順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，必須在辦公自動化程度的基礎(chǔ)上加大投入。首先，要對高校辦公自動化的硬件和軟件進(jìn)行全面升級，在實際應(yīng)用過程中滿足文檔一體化管理的基本需求[1]。其次，掃除未進(jìn)行辦公自動化的工作部門和流程，使辦公自動化進(jìn)行全面覆蓋。這將在很大程度上取代紙質(zhì)文件和傳統(tǒng)管理流程，實現(xiàn)電子文檔流程。

2.2 建立并規(guī)范文檔一體化管理體系

隨著高校工作方式的逐漸改變，傳統(tǒng)、落后的檔案管理制度已無法順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，無法復(fù)合現(xiàn)在所需的工作管理體系，因此建立完善的文檔一體化管理體系不僅能夠順利開展文檔一體化工作，而且還可以對高校事業(yè)發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用。紙質(zhì)文檔的形成和管理主要在傳統(tǒng)手工環(huán)境中嚴(yán)格按照順序逐步完成。如紙質(zhì)文檔需要生產(chǎn)文檔，再進(jìn)行積累、立卷、鑒定，一切按照順序完成之后，再將其進(jìn)行歸檔、分類、著錄等一系列步驟。整體來講，紙質(zhì)文檔的過程比較繁瑣、復(fù)雜。而電子文件是在電子文件保管系統(tǒng)內(nèi)自動形成并進(jìn)行流轉(zhuǎn)。其中，部分程序和環(huán)節(jié)需要同步進(jìn)行，也就使電子文件中的部分管理功能提前到了電子文件的形成階段。這兩種文檔形式在計算機(jī)水平、組織機(jī)構(gòu)、管理制度、管理理念等方面都會產(chǎn)生不同的變化。因此，電子文檔一體化管理需要從職責(zé)方面、管理制度方面、理念方面等各個方面進(jìn)行創(chuàng)新和管理。

2.3 加強(qiáng)文檔一體化技術(shù)支撐

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，軟件開發(fā)能力也在逐步更新，為了更好地實現(xiàn)文檔一體化管理、簡化文檔管理流程，就要加強(qiáng)開發(fā)文檔一體化管理軟件。該軟件是實現(xiàn)目標(biāo)的主要途徑[2]。由于文檔生命周期的不同、階段不同、管理部門也不同，這些在實際管理過程中會產(chǎn)生很大影響。為了更好地避免這些問題，各高校根據(jù)本單位的實際情況，具體問題具體分析，可選擇統(tǒng)一采購文檔一體化管理軟件，也可以選擇自主開發(fā)功能完備的文檔一體化管理軟件。該軟件在實際應(yīng)用過程中，不僅實現(xiàn)所需要的功能，而且還可以在很大程度上保證不同部門在使用過程中的兼容性，從而為文檔一體化管理提供了有效的軟件保障和技術(shù)支撐。

2.4 提升文檔管理人員整體素質(zhì)

文檔管理人員在高校文檔一體化管理推行過程中起著決定性的作用，因此要提高文檔管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)管理水平，這是做好文檔一體化工作的必然要求。首先，設(shè)立專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)對文檔管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，加強(qiáng)專業(yè)性學(xué)習(xí)，領(lǐng)悟到文檔一體化管理的重要性和必要性，調(diào)動管理人員思想的積極性，還可以使經(jīng)驗豐富的管理人員開展經(jīng)驗分享，從而提高文檔管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平。其次，要根據(jù)管理的實際情況，建立完善的管理制度，對文檔進(jìn)行合理、科學(xué)的管理。另外，加大文檔一體化管理的宣傳，從而提高工作效率。最后，制訂健全的激勵機(jī)制，要堅持德才兼?zhèn)?，德和才二者不可缺一的原則。不能重用才高德寡的施工人員，會導(dǎo)致無法提高管理人員對文檔管理工作的責(zé)任心和主動性，在很大程度上會打擊管理人員的工作積極性。所以，要遵循其原則進(jìn)行合理的制訂，從而激發(fā)人員的積極性，提高管理水平，為教學(xué)科研和整體事業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.5 培養(yǎng)文檔管理的創(chuàng)新意識

文檔一體化管理與傳統(tǒng)的分離管理模式存在一定的差異。對于新型的文檔一體化管理模式來講，文檔管理人員需具備較強(qiáng)的創(chuàng)新服務(wù)意識，要打破傳統(tǒng)的檔案觀念和工作方式，在實踐過程中及時發(fā)現(xiàn)問題并采取有效解決方案，在很大程度上可以使文檔一體化管理順利的推行[3]。所以高?？梢詮V納賢才，招聘較強(qiáng)的復(fù)合型人才，對一些初級和中級檔案工作者進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)能力，給高校的文檔管理工作注入一些新鮮的活力和創(chuàng)新的管理概念，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變管理者傳統(tǒng)的管理意識。只有在實際工作中，將創(chuàng)新的理論與實踐進(jìn)行有效結(jié)合，才能真正摸索出一種順應(yīng)時代發(fā)展潮流的管理模式，才能推動高校事業(yè)的穩(wěn)固發(fā)展。

3 結(jié)束語

綜上所述，在高校事業(yè)發(fā)展過程中，文檔一體化管理是極為重要、不可或缺的一項工作。高校事業(yè)的穩(wěn)固發(fā)展離不開文檔一體化的規(guī)范管理、有效的技術(shù)支撐、德才兼?zhèn)涞奈臋n管理人員和較強(qiáng)的創(chuàng)新意識。既要掌握專業(yè)的檔案技能，又要具備良好的管理能力，更要掌握順應(yīng)時代發(fā)展的先進(jìn)技術(shù)，從而為高校文檔一體化管理模式的順利實施做出貢獻(xiàn)。