高校辦公室秘書工作中的溝通藝術(shù)

林偉璇

摘? ?要：高校辦公室秘書的工作范圍較廣，需要與不同身份的人員打交道，其中涉及到教師、領(lǐng)導(dǎo)人員、學(xué)生或者職能部門相關(guān)人員等，面對(duì)不同的主體其想要達(dá)到的目的存在差異，因此在現(xiàn)實(shí)情況的指引下，辦公室秘書應(yīng)當(dāng)講求貼近主體類型的溝通模式，建立彼此之間的信任。在以上背景下，本文將重點(diǎn)研究高校辦公室秘書在具體工作中如何形成溝通藝術(shù)，進(jìn)而確保工作效率的提升。

關(guān)鍵詞：高校辦公室秘書;溝通藝術(shù);策略

作為傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)思想并積極反映下級(jí)意見的樞紐，辦公室秘書承擔(dān)著溝通的重任，起到協(xié)調(diào)多層次關(guān)系的作用，領(lǐng)導(dǎo)人員下發(fā)決策需要秘書合理搜集其他責(zé)任主體的意見，準(zhǔn)確反映各科室對(duì)于學(xué)校發(fā)展以及教育體系構(gòu)建的可行性建議，從而保證高校朝著積極正向的方向發(fā)展。由此可見，辦公室秘書要立足于工作實(shí)際，逐步提升溝通藝術(shù)，從而更好的應(yīng)對(duì)實(shí)際工作的需求。

一、高校辦公室秘書工作的多重溝通視角

（一）溝通內(nèi)容

高校辦公室秘書并非等同于一般的專職秘書，具有一定的特殊性，需要以高素養(yǎng)作為支撐，由于其面對(duì)的主體較多，因此針對(duì)不同的主體訴求要設(shè)定符合其思想和意識(shí)表達(dá)的溝通辦法。首先，作為高校辦公室秘書要完成情感溝通，以真誠(chéng)之心感受對(duì)方的實(shí)際需求，構(gòu)建良好和諧的交流氛圍。情感溝通是人特有的交流方式，辦公室秘書要有意識(shí)的規(guī)范個(gè)人行為，做到熱情周到，能夠有效促進(jìn)信任的產(chǎn)生[1]。其次，需要完成信息溝通，向上傳遞教師、學(xué)生和其他主體的請(qǐng)示和基本訴求，向下傳達(dá)規(guī)章制度、指示命令、會(huì)議精神等，其中包含大量的信息和數(shù)據(jù)。換言之，辦公室秘書需要具備解說者和宣傳者的思維，完善橫向和縱向溝通的任務(wù)，其既是信息的接收者同時(shí)也是發(fā)出者，說明要做好紐帶的各項(xiàng)工作，協(xié)調(diào)多個(gè)部門參與學(xué)校管理與建設(shè)。最后，辦公室秘書有明確的負(fù)責(zé)區(qū)間，即需要完成何種類型的工作項(xiàng)目，例如：黨建方面、辦公方面等，應(yīng)當(dāng)在明確工作重心和內(nèi)容的基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)變溝通的形式，維持高校活動(dòng)的正常開展。

（二）溝通載體

作為高校各層面關(guān)系的連通者，辦公室秘書要準(zhǔn)確發(fā)揮個(gè)人職能，努力成為處理和優(yōu)化關(guān)系的載體，若處理效果不盡如人意勢(shì)必會(huì)影響關(guān)系之間的發(fā)展。辦公室秘書要準(zhǔn)確處理好與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，保持敬畏和寬容之心，面對(duì)指責(zé)和詢問要準(zhǔn)確表明自己的想法，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映現(xiàn)階段的發(fā)展情況和工作難以推進(jìn)的原因，適當(dāng)給出解決意見。同樣，其要與職能部門等建立平等的關(guān)系，保持親切的狀態(tài)，密切聯(lián)系校園內(nèi)的其他人員，真正做到反饋民情民意，為群眾做好意見反饋的工作[2]。

（三）溝通標(biāo)準(zhǔn)

形成高效溝通的標(biāo)準(zhǔn)是辦公室秘書能夠獲得信任度和支持率，良好的信任環(huán)境有助于提升溝通的質(zhì)量和效率，降低工作難度，對(duì)于學(xué)校發(fā)展的積極作用不言而喻。學(xué)生、教師和其他人員能夠?qū)k公室秘書的工作予以配合是肯定其行為的直觀表現(xiàn)，同時(shí)收獲支持也是溝通藝術(shù)逐步深化的具體表征，因此在實(shí)際活動(dòng)中要將同步提升支持率和信任程度作為最終目標(biāo)。

二、高校辦公室秘書工作中的溝通藝術(shù)

（一）與領(lǐng)導(dǎo)溝通

在與領(lǐng)導(dǎo)溝通的過程中要掌握好分寸，由于在地位等多個(gè)方面存在差異，所以在思考問題方面可能存在著偏差，因此辦公室秘書要盡量站在領(lǐng)導(dǎo)的眼界下思考問題的解決方案，準(zhǔn)確把控其心理，維持統(tǒng)一的思想高度，精準(zhǔn)對(duì)接領(lǐng)導(dǎo)的思維和意識(shí)發(fā)展方向[3]。而高校工作項(xiàng)目繁多，所面對(duì)的事務(wù)種類范圍較廣，在報(bào)告工作內(nèi)容的過程中要區(qū)分好主次，既要及時(shí)又要精確，滿足抓大放小的溝通原則，為領(lǐng)導(dǎo)制定決策意見提供支持，避免出現(xiàn)主次不清的問題，不僅降低了工作的效率，還不利于與領(lǐng)導(dǎo)間形成可靠的溝通關(guān)系，自然抑制了工作效果的提升。高校日?；顒?dòng)種類較多，領(lǐng)導(dǎo)無分身乏術(shù)難以面面俱到，辦公室秘書要完成信息傳遞和收集的溝通任務(wù)，對(duì)于其布置的任務(wù)和給出的建設(shè)決策要對(duì)接作用主體，準(zhǔn)確傳達(dá)，并形成階段性的反饋機(jī)制，緊跟決策或者意見的實(shí)施進(jìn)度，并反饋給領(lǐng)導(dǎo)，使其能夠依據(jù)進(jìn)度和合理調(diào)度，更為信任秘書。為保證溝通藝術(shù)深化和構(gòu)建的效用，在與領(lǐng)導(dǎo)溝通的環(huán)節(jié)要保持尊重、誠(chéng)懇的態(tài)度，真實(shí)反映現(xiàn)階段的具體情況，使用言簡(jiǎn)意賅的語(yǔ)言形式，力求做到精煉，不可出現(xiàn)敷衍了事或者拖泥帶水的問題，簡(jiǎn)明扼要，真切反饋，給出可行性意見，有助于營(yíng)造良好的溝通氛圍。

（二）與教師溝通

除了與領(lǐng)導(dǎo)接觸頻繁外，與教學(xué)工作者之間的聯(lián)系也較為密切，由于教學(xué)工作者所負(fù)責(zé)的是學(xué)校教育層面的活動(dòng)，具有教書育人的現(xiàn)實(shí)作用，因此在溝通的過程中要具備語(yǔ)言藝術(shù)，使對(duì)方感受到自己的真誠(chéng)與認(rèn)可。首先，辦公室秘書要認(rèn)清自身的地位與作用，合理定位，其作為一名服務(wù)于高校多個(gè)主體的人員，不僅要上傳下達(dá)，還要協(xié)調(diào)統(tǒng)籌，但并非高仁平一等。部分人員沒能認(rèn)識(shí)到自身特點(diǎn)，對(duì)待教師們所反映的事件置之不理，并擺架子，很容易將工作帶入到僵化的層面上，因此要求辦公室秘書要擺正位置，尊重教師。其次，使用平等的對(duì)話模式，處處體現(xiàn)出對(duì)教師的認(rèn)可與尊敬，引導(dǎo)其表達(dá)出對(duì)學(xué)校各項(xiàng)舉措的個(gè)人觀點(diǎn)，提出優(yōu)化辦法，有助于從教師的反饋中汲取到管理方面的合理化建議，符合正向有效溝通的基本要求，需要予以重視。最后，教師和教研人員在崗位上默默奉獻(xiàn)，行為高尚，辦公室秘書在于其溝通中要不吝嗇贊美之詞，通過贊美和認(rèn)可使教師們感覺到其對(duì)于自己的理解，建立同理心。而所選用的贊美之詞要圍繞著工作勤懇、無私奉獻(xiàn)、敬業(yè)踏實(shí)等展開，說明秘書在實(shí)際工作環(huán)節(jié)要有意識(shí)的增加此方面的語(yǔ)言詞匯，避免出現(xiàn)詞不達(dá)意的情況，有助于建立相互信任的關(guān)系，確保各項(xiàng)工作的順利開展[4]。

（三）與學(xué)生溝通

大學(xué)生是學(xué)校學(xué)習(xí)的主體，學(xué)校設(shè)定的多方面舉措究其根本是為了提升學(xué)生的素養(yǎng)和能力，因而要更為重視與學(xué)生之間溝通的過程。部分辦公室秘書認(rèn)為自身工作范圍與學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活間不存在交集，忽視了與其的溝通，以上情況會(huì)造成決策難以落地的問題，使得學(xué)生沒能領(lǐng)悟上級(jí)的精神，抑制了價(jià)值觀和人生觀的形成。為轉(zhuǎn)變上文所述的困境，需要辦公室秘書立足于學(xué)生的發(fā)育規(guī)律和思維方式，深入研究目前不同專業(yè)、年級(jí)的學(xué)生的性格特征，以引導(dǎo)為主，為其增添社會(huì)經(jīng)驗(yàn)，明確是非黑白。在完成調(diào)研工作后，與學(xué)生交朋友，做好傾聽者，聽取其最本真的訴求，針對(duì)其中困擾學(xué)生行為和日?；顒?dòng)的部分給出合理化建議，并將其基本訴求予以整合，及時(shí)上報(bào)，交由領(lǐng)導(dǎo)審核。重點(diǎn)關(guān)注在心理和生理上有缺陷和困難的學(xué)生，了解其家庭情況，連同多個(gè)責(zé)任和教育主體制定解決方案，并提醒領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注弱勢(shì)群體，準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)們的殷切期盼和貼心關(guān)懷，通過多方面的作用幫助其克服難關(guān)，便于在學(xué)生有需要的時(shí)候信任辦公室秘書，講出個(gè)人想法。

（四）與業(yè)務(wù)部門溝通

高校中涉及到多個(gè)職能部門，不同的部門負(fù)責(zé)不同的項(xiàng)目，因此在與其溝通的過程中要注重場(chǎng)合和時(shí)機(jī)，選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)準(zhǔn)確表述來意，并在對(duì)方給出反饋時(shí)善于傾聽，維持良好的形象，依據(jù)所面對(duì)的不同部門或者場(chǎng)合選擇合適的說話語(yǔ)氣，保持平和的狀態(tài)，符合自身服務(wù)者的身份。對(duì)于難以在第一時(shí)間協(xié)調(diào)解決的內(nèi)容要予以保留，準(zhǔn)確記錄，時(shí)刻帶著正向的情緒處理溝通中傳遞的問題。而有些來訪者情緒較為激動(dòng)，要在穩(wěn)定其情緒的基礎(chǔ)上，曉之以理，細(xì)致解答疑惑，說明情況[5]。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校工作也應(yīng)當(dāng)融入信息化材料，建立雙向溝通的網(wǎng)絡(luò)，設(shè)置意見反饋平臺(tái)，定期查看，促進(jìn)良好工作氛圍的產(chǎn)生。同時(shí)，在與業(yè)務(wù)或者職能部門溝通中很容易遇到表述不清等問題，解決此問題的辦法是要提升表達(dá)能力，能夠從不同的層面分析現(xiàn)狀，使用通俗易懂的規(guī)范化語(yǔ)言，依據(jù)場(chǎng)合和面對(duì)的主體的特征調(diào)節(jié)語(yǔ)氣、語(yǔ)調(diào)和語(yǔ)速，在一些較為休閑輕松的場(chǎng)合中可加入幽默的話語(yǔ)，克服溝通障礙。除了保證以上所述的溝通能力外，還要提升書面溝通水平，在辦公室秘書上傳下達(dá)的多個(gè)環(huán)節(jié)均涉及到公文起草等方面的工作，因此要能夠區(qū)分不同公文的寫作格式、面向的主體，使用特定的語(yǔ)言，完善公文往來的效用，尤其要重視保密級(jí)別，為文件的傳送和接收創(chuàng)設(shè)值得信賴的空間，確保產(chǎn)生有效溝通。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校辦公室秘書的工作范圍廣、涉及的溝通關(guān)系較為復(fù)雜，而提升各項(xiàng)工作質(zhì)量的關(guān)鍵在于是否建立了良好的溝通機(jī)制，因此要求相關(guān)人員具備溝通藝術(shù)。依據(jù)日?；顒?dòng)中的作用范疇，使用文明語(yǔ)言，尊重每一個(gè)溝通的對(duì)象，準(zhǔn)確反饋教師、學(xué)生等的訴求，傳遞給領(lǐng)導(dǎo)，并借助多層面的宣傳方式將領(lǐng)導(dǎo)決策落地，從而深化高校工作效能。

參考文獻(xiàn)：

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[4]孫晏.論當(dāng)前高校辦公室秘書應(yīng)具備的素質(zhì)及提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，07：147-148.

[5]張磊述.淺談提升高校辦公室秘書工作效率的思考[J].西部皮革，2017，3908：272.