財(cái)務(wù)共享服務(wù)下風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)形成探究

趙儀含

(湖南工業(yè)大學(xué) 湖南 株洲 412000)

一、前言

企業(yè)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理效率不高，財(cái)務(wù)信息利用效質(zhì)量低等已成為重要問題。而財(cái)務(wù)共享作為新型的財(cái)務(wù)管理模式，能夠幫助企業(yè)更好的實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)整合以及提升財(cái)務(wù)管理效果，同時(shí)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。但是財(cái)務(wù)共享在實(shí)施的過程中，也會(huì)面臨很多問題，遇到很多的風(fēng)險(xiǎn)。比如戰(zhàn)略制定的風(fēng)險(xiǎn)。如果不盡早應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)，將會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享不能適應(yīng)公司的發(fā)展，影響日常經(jīng)營(yíng)的開展。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心相關(guān)概述

(一)財(cái)務(wù)共享服務(wù)概念

財(cái)務(wù)共享服務(wù)是將不同的組織機(jī)構(gòu)或部門的財(cái)務(wù)職能、流程整合后歸集到一個(gè)獨(dú)立或者半獨(dú)立的新組織或部門中，同時(shí)集中這些部分為公司的運(yùn)行提供更高層的服務(wù)，集中整合資源，提高財(cái)務(wù)管理的效率，降低成本創(chuàng)造新的利潤(rùn)點(diǎn)。這一獨(dú)立或者半獨(dú)立的機(jī)構(gòu)，也就是財(cái)務(wù)共享[1]。財(cái)務(wù)共享從企業(yè)角度來看，比較適用于兩類企業(yè)：跨國(guó)跨地區(qū)經(jīng)營(yíng)的大型集團(tuán)公司和重組并購(gòu)比較多的企業(yè)。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)四大共享：一是“人員共享”。指集團(tuán)內(nèi)的各級(jí)機(jī)構(gòu)共享財(cái)務(wù)服務(wù)中心的工作人員集中處理工作；二是“信息共享”。在共享中心捏，各個(gè)部分的人員可以在自己的職權(quán)范圍內(nèi)查看信息；三是“運(yùn)營(yíng)共享”，指通過共享中心，從而幫助企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過程中，集中處理資金管理等問題；四是“管理共享”。即通過共享中心，對(duì)每個(gè)工作的管理都有標(biāo)準(zhǔn)的制度和規(guī)程，每個(gè)人都必須按照規(guī)定辦事，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。

(二)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心特點(diǎn)

1.集中性。共享服務(wù)中心運(yùn)用共同處理的邏輯，集中處理公司的事物，并將相似的業(yè)務(wù)集中在一起處理，實(shí)現(xiàn)部分之間的信息合并[2]。

2.整合性。共享中心將母子公司所有信息進(jìn)行資源整合，在母公司統(tǒng)一對(duì)信息進(jìn)行審核和處理，實(shí)現(xiàn)了集中處理。

3.信息化。共享服務(wù)中心是有著高科技、發(fā)達(dá)信息系統(tǒng)的服務(wù)中心，而且它集中性地提供支持服務(wù)。

4.市場(chǎng)化。共享中心實(shí)質(zhì)是一個(gè)信息系統(tǒng)，可以根據(jù)不同的公司性質(zhì)實(shí)現(xiàn)不同的業(yè)務(wù)，因此，可以以市場(chǎng)價(jià)格對(duì)其進(jìn)行銷售。具有市場(chǎng)的特質(zhì)。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)點(diǎn)

(一)節(jié)約企業(yè)成本

共享服務(wù)中心的建立需要有嚴(yán)格的操作流程和優(yōu)化的流程來幫助其運(yùn)行。在財(cái)務(wù)共享下，員工在日常工作中的操作將會(huì)更加規(guī)范，職責(zé)也會(huì)變得更加明確，實(shí)施流程也會(huì)變得更加迅速，提高了業(yè)務(wù)實(shí)施效率。同時(shí)，由于財(cái)務(wù)共享可以將簡(jiǎn)單的工作直接智能化，因此，在一定程度上，節(jié)約了人力成本。而且，流程的優(yōu)化，將會(huì)節(jié)約更多的流程中產(chǎn)生的不必要成本[3]。

(二)提高效率和服務(wù)質(zhì)量

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心以其規(guī)范的流程、嚴(yán)格的制度，能夠?yàn)榧瘓F(tuán)公司提供高質(zhì)量高效率的財(cái)務(wù)信息。

(三)滿足企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展需求

企業(yè)集團(tuán)經(jīng)過財(cái)務(wù)共享實(shí)施轉(zhuǎn)型后，可以幫助企業(yè)在快速擴(kuò)張時(shí)有強(qiáng)有力的財(cái)務(wù)支持，并對(duì)企業(yè)的發(fā)展提供幫助。財(cái)務(wù)共享有規(guī)范的流程、嚴(yán)格的操作制度，可以建立高效的流程操作能力，能夠節(jié)省成本，保障公司戰(zhàn)略的執(zhí)行[4]。

四、財(cái)務(wù)共享中心風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)形成分析

(一)戰(zhàn)略規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)集團(tuán)在實(shí)施財(cái)務(wù)共享前，會(huì)做戰(zhàn)略規(guī)劃。在這個(gè)整個(gè)過程中，戰(zhàn)略規(guī)劃帶來的風(fēng)險(xiǎn)有：

一是觀念落后。財(cái)務(wù)共享對(duì)與以往財(cái)務(wù)人員而言，是新型的管理模式。因此一旦實(shí)施，對(duì)原有人才會(huì)帶來思想觀念的沖擊。并且灰還會(huì)影響到這類人員的利益，因此，要想財(cái)務(wù)共享能夠有效運(yùn)行，從總部到分部，都需要更新觀念。

二是計(jì)劃準(zhǔn)備不足。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立前需要方案設(shè)計(jì)，服務(wù)管理和技術(shù)環(huán)境設(shè)計(jì)等，這些缺一不可，計(jì)劃準(zhǔn)備要圍繞這些設(shè)計(jì)進(jìn)行，缺少一個(gè)就很容易導(dǎo)致共享過程中出現(xiàn)突發(fā)問題。

三是模式和目標(biāo)選擇不當(dāng)。由于選擇目標(biāo)時(shí)，忽略了風(fēng)險(xiǎn)，所以會(huì)給企業(yè)的營(yíng)運(yùn)造成一定的損失。在確定模式時(shí)，很容易忽略與企業(yè)特點(diǎn)相協(xié)調(diào)，將造成后期使用過程中出現(xiàn)無法使用的情況[5]。

(二)組織變革風(fēng)險(xiǎn)

組織架構(gòu)的變化，很容易帶來組織結(jié)構(gòu)整體性的調(diào)整等變化。

一是組織內(nèi)部的沖突。當(dāng)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，原有的財(cái)務(wù)信息中那些簡(jiǎn)單的、繁多的工作將會(huì)由財(cái)務(wù)共享集中處理，原有處理人員將會(huì)轉(zhuǎn)型或失業(yè)，這對(duì)財(cái)務(wù)人員而言，損害了其利潤(rùn)。

二是組織結(jié)構(gòu)的變化帶來的阻力。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是一種全新的組織管理變革。這種組織結(jié)構(gòu)將子公司的財(cái)務(wù)管理也直接納入總公司的管理范疇，這種變化會(huì)使子公司的管理受限。子公司的管理者權(quán)利受到限制時(shí)，會(huì)大大影響管理的積極性。

(三)流程再造風(fēng)險(xiǎn)

流程再造需要考慮多方面因素。流程再造是以原有流程為基礎(chǔ)的變革。這個(gè)過程中會(huì)導(dǎo)致原有部門環(huán)繞的格局會(huì)被重新改變。業(yè)務(wù)流程會(huì)逐漸變得重要，逐漸向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精簡(jiǎn)化的方向轉(zhuǎn)變。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施最為普遍的流程是PTP(從采購(gòu)到支付)流程、OTC(從訂單到收款)流程和ATR(從財(cái)務(wù)到報(bào)表)流程等。以ATR流程為例，最為關(guān)鍵的是發(fā)票數(shù)據(jù)的采集和數(shù)據(jù)處理。在這個(gè)過程中，要考慮流程的設(shè)計(jì)是否合理，能否采集發(fā)票的關(guān)鍵信息；其次是在數(shù)據(jù)處理過程中，邏輯設(shè)計(jì)是否恰當(dāng)，能否準(zhǔn)確服務(wù)處理的過程等。因此流程變革所帶來的主要風(fēng)險(xiǎn)包括：共享中心與業(yè)務(wù)部門的關(guān)聯(lián)和再業(yè)務(wù)流程不適合企業(yè)、流程標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一和設(shè)計(jì)不合理、新舊流程之間銜接不順暢、流程不能被有效執(zhí)行、新流程應(yīng)變力差、流程運(yùn)轉(zhuǎn)風(fēng)險(xiǎn)、票據(jù)流轉(zhuǎn)風(fēng)險(xiǎn)、流程無后續(xù)優(yōu)化等。

(四)系統(tǒng)建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心信息化建設(shè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)主要在于：

一是信息系統(tǒng)整合能力不足。由于信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)不合理，會(huì)使信息的無法完全整合在一起，容易導(dǎo)致信息不完整，得出的決策不合理。

二是財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)可能導(dǎo)致信息失真。財(cái)務(wù)共享的建立，數(shù)據(jù)處理由手工操作變?yōu)樵诰€操作，而會(huì)計(jì)軟件是無法保證上傳信息是真實(shí)可靠的，另外，由于信息可能從異地分支機(jī)構(gòu)上傳其財(cái)務(wù)資料，傳遞過程很可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失。

三是服務(wù)平臺(tái)可能會(huì)存在信息漏洞，帶給財(cái)務(wù)信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)樨?cái)務(wù)共享中心的數(shù)據(jù)庫(kù)中存在著集團(tuán)上下的財(cái)務(wù)信息，而信息系統(tǒng)是聯(lián)網(wǎng)的，網(wǎng)絡(luò)上的病毒有時(shí)會(huì)感染系統(tǒng)，造成信息泄露。這都給財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心、企業(yè)的客戶端帶來風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)榇娣旁谏厦娴呢?cái)務(wù)信息很容易被沒有查閱權(quán)和修改權(quán)的他人隨意閱讀和任意篡改，導(dǎo)致信息失真或泄露。

(五)操作風(fēng)險(xiǎn)

由于企業(yè)建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，因此在人員使用和業(yè)務(wù)操作過程中可能會(huì)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。一是建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，基層的財(cái)務(wù)人員會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的縮減，因此很可能出現(xiàn)遇到問題時(shí)，財(cái)務(wù)人員無法及時(shí)與供應(yīng)商和客戶進(jìn)行面對(duì)面溝通和了解，使得財(cái)務(wù)共享中心溝通成本增加，業(yè)務(wù)支撐能力不足；二是，雖然基層財(cái)務(wù)人員減少，但是業(yè)務(wù)單據(jù)并不會(huì)隨之減少，審核時(shí)，會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)人員造成一定的負(fù)擔(dān)，很容易導(dǎo)致審核質(zhì)量下降。以至于面對(duì)突發(fā)情況時(shí)，缺乏應(yīng)對(duì)的能力，不利于企業(yè)的發(fā)展；三是財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上對(duì)業(yè)務(wù)的審核是一項(xiàng)單一的機(jī)械操作，很容易產(chǎn)生定向思維，從而使財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心人員喪失積極性，增加操作的風(fēng)險(xiǎn)；四是在使用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí)，要對(duì)相關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)設(shè)置職責(zé)分離，權(quán)限的使用也需要合乎規(guī)范，避免在財(cái)務(wù)共享過程中，出現(xiàn)舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。

(六)職業(yè)道德風(fēng)險(xiǎn)

由于FSSC中心的特殊性，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心人員無法做到對(duì)每一項(xiàng)發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行核實(shí)，在面對(duì)正常業(yè)務(wù)處理的過程中，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作人員面對(duì)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)往往是書面或者是電子版的。而數(shù)據(jù)的真實(shí)性往往依賴于財(cái)務(wù)共享中心人員職業(yè)道德，一旦數(shù)據(jù)出現(xiàn)失誤，整個(gè)信息系統(tǒng)的分析都將是失真的。另外，由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心人員可能存在喪失職業(yè)道德的風(fēng)險(xiǎn)，以至于可能不能準(zhǔn)確及時(shí)的掌握所有部門所在地的相關(guān)企業(yè)法律政策、稅務(wù)政策，因此，很容易缺失對(duì)政策信息的解讀，錯(cuò)過政策性的政府補(bǔ)助，損害企業(yè)的整體利益。

五、結(jié)論

本文通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心相關(guān)概念進(jìn)行說明，然后分析財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的形成。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。但與此同時(shí)，也要意識(shí)到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心帶來的風(fēng)險(xiǎn)，比如戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)等。這個(gè)時(shí)候，需要企業(yè)應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心帶來的變化，同時(shí)也要做好相應(yīng)的配套技術(shù)服務(wù)與人員支持，更好的發(fā)展財(cái)務(wù)共享中心。