試論新形勢下計劃生育檔案管理工作的新思路

施鴻梅

(合肥市第二人民醫(yī)院 安徽 合肥 230000)

計劃生育檔案的價值是非常大的，不僅能夠進(jìn)行查閱，也能夠作為后期計劃生育政策的參考，從而制定出符合時代的政策。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案工作模式不再適用，從而造成了不必要的影響，不僅如此，計劃生育也有了新的目標(biāo)以及更高的要求，從而為計劃生育政策提供高效的服務(wù)。

一、新形勢下計劃生育檔案管理工作的不足

(一)管理制度不完善

計劃生育檔案管理工作的制度不完善是主要問題，無法及時的對檔案進(jìn)行記錄和管理，這樣的情況就容易導(dǎo)致計劃生育數(shù)據(jù)的遺漏以及丟失，這是不利于后期的查閱以及參考的，除此之外，沒有及時的對檔案進(jìn)行整理也是制度不完善的體現(xiàn)。眾多的管理制度以及實(shí)施方案無法達(dá)標(biāo)，造成了檔案的質(zhì)量降低，不僅不利于計劃生育檔案的整理也不利于我國計劃生育政策的實(shí)施。

(二)工作人員素質(zhì)不高

計劃生育工作人員的素質(zhì)不高的問題也是影響新形勢下計劃生育檔案管理的因素之一，在當(dāng)前階段，工作人員的年齡偏大，其工作模式偏向傳統(tǒng)的工作模式，沒有與時俱進(jìn)，從而導(dǎo)致計劃生育檔案管理的效率降低。除此之外，檔案管理人才的流失也是一方面,檔案管理機(jī)構(gòu)無法留住人才，不僅無法建立優(yōu)秀的管理團(tuán)隊，也導(dǎo)致檔案管理制度無法準(zhǔn)確的實(shí)施，這也是影響檔案管理的原因之一。

(三)沒有重視信息化技術(shù)

新形勢下的主要技術(shù)就是信息化技術(shù)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，眾多工作都是依賴于信息技術(shù)而進(jìn)行的，有了信息技術(shù)的支持就可以對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，并且準(zhǔn)確率高，也便于查閱和分享，是一種高效的工作模式。但是在計劃生育檔案管理工作中，并沒有重視信息化技術(shù)，這樣的情況不僅導(dǎo)致工作效率的降低，也增加了出錯的風(fēng)險。

(四)利用率不高

對計劃生育檔案進(jìn)行管理后，其利用率不高是影響檔案管理工作的原因之一，記錄在檔案中的內(nèi)容沒有被相關(guān)部門進(jìn)行參考，導(dǎo)致檔案中的內(nèi)容無法產(chǎn)生作用。這樣的情況就導(dǎo)致了檔案的利用率降低。利用率不高就導(dǎo)致檔案工作的意義不高，這樣的問題是新形勢下需要及時解決的問題，只有問題能夠得到及時的解決，才有助于檔案管理工作的發(fā)展，并且對我國計劃生育的政策有重要的意義。

二、提升計劃生育檔案管理的意義

(一)提高工作效率

在計劃生育檔案管理工作中，隨著人口的不斷增長，計劃生育檔案的內(nèi)容也越來越多，這就間接的降低了計劃生育檔案管理的工作效率。為了解決效率的問題，需要及時的提升計劃生育檔案管理工作，如利用更多的工作方式進(jìn)行管理，并且制定合理的工作制度，從而提高計劃生育檔案管理工作的效率。

(二)便于查閱和參考

計劃生育檔案主要是用來查閱和參考的，通過對檔案進(jìn)行查閱及參考，能夠掌握我國人口的增長情況，從而可以根據(jù)發(fā)展情況制定合適的計劃生育制度。在新形勢下，提高檔案管理工作的質(zhì)量和工作模式，比如利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，這樣能夠高效的對檔案進(jìn)行查閱，不僅能夠查閱到相關(guān)的信息還能夠通過特定的時段以及固定詞語進(jìn)行查詢，由此可以看出，在新形勢下對計劃生育檔案工作進(jìn)行提高，有助于檔案管理的發(fā)展。

(三)完善計劃生育制度

計劃生育制度和計劃生育檔案管理工作有著重要的聯(lián)系，計劃生育制度是從不完善發(fā)展到完善，并且逐漸的適用于我國，有助于我國的發(fā)展。逐漸完善的過程就是根據(jù)計劃生育檔案中的內(nèi)容進(jìn)行改革，結(jié)合當(dāng)前的國情，以及外界的環(huán)境，制定更加完善的計劃生育制度。

三、新形勢下計劃生育檔案管理工作的新思路

(一)完善管理制度

在新形勢下，完善計劃生育檔案管理工作的制度是必要的，不完善的制度無法讓計劃生育制度高效的開展，從而影響我國的發(fā)展。因此，就需要完善計劃生育檔案管理工作制度，比如，設(shè)立賞罰機(jī)制，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理工作的各項工作，對細(xì)節(jié)進(jìn)行分析和研究，在此基礎(chǔ)上制定完善的管理制度以及相關(guān)措施。通過這樣的方式能夠有效的完善計劃生育檔案管理制度，制度的完善有助于計劃生育的開展。

(二)提高工作人員的素質(zhì)

工作人員的素質(zhì)是影響計劃生育檔案管理的原因之一，由于工作人員的素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案容易丟失以及整理的不合格等情況的出現(xiàn)。為了解決這樣的問題，需要提高計劃生育檔案管理工作人員的素質(zhì)，首先，提高工作人員的思想，讓其意識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作有初步的認(rèn)識，并且能夠在工作中避免出現(xiàn)記錯等情況。其次，對工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和考核，通過這樣的制度，不僅能夠提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，使其能夠掌握專業(yè)技術(shù)，這對于檔案管理是非常重要的。最后，建立專業(yè)團(tuán)隊，有了專業(yè)的管理團(tuán)隊，能夠?qū)n案管理中所遇到的問題進(jìn)行及時的解決，并且能夠根據(jù)時代的變化改變檔案管理制度，從而讓檔案管理工作高效的進(jìn)行，只有檔案管理工作能夠高效的開展，對計劃生育制度的開展有著積極的意義。

(三)重視信息化技術(shù)

信息化技術(shù)對檔案管理工作有著積極的作用，由于時代的發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)飛快增長，導(dǎo)致傳統(tǒng)的工作方式無法對其進(jìn)行記錄，并且容易出現(xiàn)錯誤，這對于計劃生育檔案管理工作的質(zhì)量有著一定的影響。因此，就需要在檔案管理工作中結(jié)合信息化技術(shù)，通過信息化技術(shù)來對檔案進(jìn)行管理，能夠?qū)Υ罅康臄?shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，不僅更加高效也減少了出錯率。通過信息化技術(shù)也便于進(jìn)行查閱，通過搭建檔案管理系統(tǒng)，能夠根據(jù)特定的字符進(jìn)行查閱，高效的統(tǒng)計出某段時間內(nèi)的計劃生育情況，感覺這些數(shù)據(jù)，能夠制定出正確的計劃生育制度，這主要是依賴于信息化技術(shù)中的大數(shù)據(jù)技術(shù)。由此可以看出，在計劃生育檔案管理制度中提高對信息化技術(shù)的重視是非常重要的。

(四)提高檔案利用率

對計劃生育檔案進(jìn)行管理，其目的是便于后期的查閱，從而制定完善的計劃生育計劃，為了達(dá)到這樣的目標(biāo)，就需要提高檔案的利用率。通過各方面的途徑，讓計劃生育檔案的內(nèi)容達(dá)到半公開，相關(guān)人員能夠準(zhǔn)確的對內(nèi)容進(jìn)行查閱，并且將查閱到的信息利用起來，這對于計劃生育制度的完善是非常重要的。提高檔案利用率的根本方式是提高檔案的質(zhì)量，只有檔案質(zhì)量得到了提高，才能夠讓其他工作人員對其進(jìn)行查閱，這也就提高了檔案的利用率。

(五)制定完善的流程

檔案管理流程的完善也是新形勢下提高檔案管理工作的思路之一，檔案整理流程大體可以分為，歸檔、編號、整理、存儲以及維護(hù)等。在檔案管理工作中，需要對整體流程進(jìn)行整理和規(guī)劃，在完善的流程管理下，計劃生育檔案管理能夠高效的開展，有助于檔案的保護(hù)，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況，特別是利用信息技術(shù)后，檔案容易受到外界的影響，這需要定期的對存儲空間進(jìn)行殺毒以及加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)。通過對檔案管理流程進(jìn)行整理以及維護(hù)，有助于計劃生育檔案的保護(hù)，對其后期的適用有著重要的意義。

四、結(jié)束語

綜上所述，可以了解到新形勢下計劃生育檔案管理工作的不足，提升計劃生育檔案管理的意義，新形勢下計劃生育檔案管理工作的新思路。由此可以看出，在新形勢下，計劃生育政策的開展是非常重要的，近些年計劃生育的制度在不斷的完善，主要是依賴檔案的管理，對計劃生育檔案進(jìn)行查閱和參考，從而制定出合理的計劃生育的制度。這就體現(xiàn)出計劃生育檔案管理工作的重要性，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，存在著很多問題，需要在新形勢下及時的對其進(jìn)行解決，比如，制定完善的管理制度，提高工作人員的工作素質(zhì)，結(jié)合信息化技術(shù)，以及提高檔案的利用率等，通過這些方式對檔案管理進(jìn)行提高，只有檔案管理的工作模式能夠得到完善，對于檔案管理的發(fā)展是非常重要的，提高了檔案質(zhì)量，對檔案進(jìn)行保護(hù)，避免檔案出現(xiàn)丟失和損壞。根據(jù)檔案能夠合理的制定計劃生育的制度，根據(jù)歷年來的檔案記錄以及外界的環(huán)境，能夠制定計劃。可見檔案管理工作的重要性，檔案管理工作質(zhì)量得到提高，不僅提高了檔案的質(zhì)量，讓檔案能夠長久的存在數(shù)據(jù)庫中，有利于相關(guān)人員對其進(jìn)行閱讀，本文著重對檔案管理工作方式的優(yōu)化進(jìn)行了分析和研究。