云時(shí)代的固定資產(chǎn)管理

王耕 遼寧省朝陽市閻王鼻子水庫(kù)工程建設(shè)管理局

云是這樣一種變革——由微軟、谷歌、亞馬遜、IBM這樣的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)公司來搭建計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、運(yùn)算的中心。云時(shí)代也就是云存儲(chǔ)和云計(jì)算的時(shí)代，云的運(yùn)用已經(jīng)漸漸的被人們接受和廣泛運(yùn)用，用戶通過一根網(wǎng)線，借助瀏覽器就可以很方便的訪問，把“云”做為資料存儲(chǔ)以及應(yīng)用服務(wù)的中心。固定資產(chǎn)管理平臺(tái)也充分利用云時(shí)代的云計(jì)算與云存儲(chǔ)，將海量的信息存放于此，以便于固定資產(chǎn)管理者快速讀取和使用。固定資產(chǎn)管理者通過電腦、筆記本、手機(jī)等方式接入數(shù)據(jù)中心，利用成型的軟件，按自己的需求進(jìn)行運(yùn)算、編輯、提取。快速發(fā)展的“云計(jì)算與存儲(chǔ)”技術(shù)甚至可以讓固定資產(chǎn)管理者體驗(yàn)到每秒10萬億次的超級(jí)強(qiáng)大的運(yùn)算能力，如此強(qiáng)大的計(jì)算能力、存儲(chǔ)能力應(yīng)用于固定資產(chǎn)管理平臺(tái)，勢(shì)必帶來固定資產(chǎn)管理平臺(tái)的便捷與質(zhì)的飛躍，勢(shì)必給固定資產(chǎn)管理者帶來解放和便利，勢(shì)必增加固定資產(chǎn)利用率，勢(shì)必節(jié)約固定資產(chǎn)的購(gòu)入資金。

一、現(xiàn)狀

（一）固定資產(chǎn)配置盲目

不同科室及部門需要同一固定資產(chǎn)，并且是利用率不高的不經(jīng)常使用的固定資產(chǎn)，部門及科室之間不能協(xié)調(diào)分配，分時(shí)限使用，各部門及科室均盲目申請(qǐng)配置，使資源不能合理有效利用。

（二）固定資產(chǎn)利用率低

某些固定資產(chǎn)每年使用一次或者更長(zhǎng)一段時(shí)間才能使用一次，固定資產(chǎn)閑置時(shí)間大于使用時(shí)間。

（三）固定資產(chǎn)管理不健全

固定資產(chǎn)管理部門制度不完善，或者固定資產(chǎn)管理部門制度形同虛設(shè)，甚至根本就沒制訂固定資產(chǎn)管理制度，從固定資產(chǎn)采購(gòu)、保管，以及領(lǐng)用都沒有手續(xù)，領(lǐng)用后管理部門就放棄管理。任由使用部門自己處置，甚至丟失和損壞。

（四）固定資產(chǎn)種類多，數(shù)量多

固定資產(chǎn)種類多，數(shù)量多，單位卻沒有一套規(guī)范統(tǒng)一的編碼，使管理者能輕松的查找，快速的讀取，統(tǒng)一管理。

（五）固定資產(chǎn)真實(shí)存在，卻無實(shí)用價(jià)值

單位由于多年積累，各種變化，固定資產(chǎn)有的已退出使用，有的不適用當(dāng)前的科技發(fā)展，毫無實(shí)用價(jià)值，但是賬上卻明明白白的存在。對(duì)于這些沒有實(shí)用價(jià)值的東西，應(yīng)及時(shí)給與清理，保證固定資產(chǎn)價(jià)值的真實(shí)性。

二、固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀分析

固定資產(chǎn)配置盲目是由于單位的固定資產(chǎn)管理部門管理不到位，固定資產(chǎn)管理部門沒有做到勤勉盡責(zé)，缺少協(xié)調(diào)管理。各使用部門之間缺乏勾通，各自為政，局限在自己的小集體里。我需要的固定資產(chǎn)，我部門沒有，我就申請(qǐng)采購(gòu)，甚至自己著手滿足自己的要求，而忽視其他部門是否存在閑置的固定資產(chǎn)，如果存在閑置的固定資產(chǎn)，而部門之間使用時(shí)間又不互相干擾，完全可以不采購(gòu)，通過固定資產(chǎn)管理部門協(xié)調(diào)勾通，合理安排使用時(shí)間。比如資產(chǎn)價(jià)值比較高的GPS定位及測(cè)量系統(tǒng)，有的部門一年使用寥寥幾次，各需求部門完全可以不必獨(dú)自占有，資產(chǎn)用后及時(shí)交由固定資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一管理，誰需求誰申請(qǐng)，誰用后誰歸還，避免重復(fù)購(gòu)買，減少資金的浪費(fèi)，增加資產(chǎn)的利用率。據(jù)此，筆者認(rèn)為應(yīng)利用當(dāng)前的先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及高效的固定資產(chǎn)開發(fā)軟件，建立一共享平臺(tái)，每個(gè)部門及每名員工均可登陸共享平臺(tái)，查詢所需固定資產(chǎn)本單位是否存在閑置，閑置的時(shí)段是否滿足本部門的使用需求。

利用率低的固定資產(chǎn)不加思考，盲目購(gòu)入，不但占用單位的流動(dòng)資金，并且影響單位的經(jīng)營(yíng)和運(yùn)轉(zhuǎn)，滯約單位的發(fā)展和生產(chǎn)，如考慮外借或租用，不但節(jié)省資金，還減少了對(duì)不常用固定資產(chǎn)的必要的維護(hù)和管理。

固定資產(chǎn)種類較多，數(shù)量較多，型號(hào)較多，規(guī)格較多。單位應(yīng)有統(tǒng)一的規(guī)范的編碼，以便于在大量的固定資產(chǎn)中，快速、便捷、準(zhǔn)確的找到自己所需的固定資產(chǎn)，這樣對(duì)于資產(chǎn)從開始使用到停止使用全程可以進(jìn)行好的保護(hù)。

三、固定資產(chǎn)的云管理

針對(duì)當(dāng)前固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀，二十一世紀(jì)的我們有必要將迅速發(fā)展，方便快捷的“云”用于固定資產(chǎn)的管理，從源頭開始完善固定資產(chǎn)配置及使用制度。我們利用現(xiàn)有資源，制作或購(gòu)買固定資產(chǎn)軟件，可以把成千上萬的固定資產(chǎn)記錄到固定資產(chǎn)管理軟件中，既保證固定資產(chǎn)安全，又方便固定資產(chǎn)利用和管理。使各項(xiàng)固定資產(chǎn)依托網(wǎng)絡(luò)及軟件管理，使網(wǎng)絡(luò)及軟件的優(yōu)勢(shì)真正落到實(shí)處，使管理者輕松管理固定資產(chǎn)。在“云”時(shí)代，“云”會(huì)替我們做存儲(chǔ)和計(jì)算的工作。“云”就是計(jì)算機(jī)群，每一群甚至可以包括了幾十萬臺(tái)、甚至上百萬臺(tái)計(jì)算機(jī)，這也就說明可以有幾十萬或者上百萬人可以同時(shí)提取自己所需的資料?！霸啤?的好處還在于，其中的計(jì)算機(jī)可以隨時(shí)更新，保證“云”長(zhǎng)生不老。Google就有好幾個(gè)這樣的“云”，其他IT巨頭，如微軟、雅虎、亞馬遜 （Amazon）也有或正在建設(shè)這樣的“云”。屆時(shí)，我們只需要一臺(tái)能上網(wǎng)的電腦，不需關(guān)心存儲(chǔ)或計(jì)算發(fā)生在哪朵“云”上，但一旦有需要，我們的使用者可以在任何地點(diǎn)，用任何設(shè)備，如電腦、手機(jī)等，方便、快速的計(jì)算和找到所需的固定資產(chǎn)資料，我們?cè)僖膊挥脫?dān)心固定資產(chǎn)資料丟失。既使出現(xiàn)無情的水火災(zāi)，既使人員調(diào)換變更，既使單位體制改變，但我們的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)永遠(yuǎn)不會(huì)癱瘓。我們可以源源不斷的提取所需信息，管理固定資產(chǎn)信息。

我們應(yīng)通過建章立制來規(guī)范固定資產(chǎn)管理工作，在“云”里利用網(wǎng)絡(luò)及利用軟件程序，明確財(cái)務(wù)部門、固定資產(chǎn)管理部門、固定資產(chǎn)使用部門，在固定資產(chǎn)使用的全過程中的職責(zé)，編制出完整的使用權(quán)限，一旦某一過程被忽略，軟件將做出相關(guān)提示，提醒相關(guān)部門按規(guī)定程序完成固定資產(chǎn)管理。各采購(gòu)、管理、使用部門必須配備專人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理工作，把責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，實(shí)現(xiàn)“以制度管事”、“有章可循”。

在“云”的使用中，優(yōu)化配置，降低成本。對(duì)于利用率不高，編制適合固定資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)的程序，根據(jù)使用部門的使用時(shí)間，使用的頻率及次數(shù)，使用速度，合理安排各使用部門的使用時(shí)間及使用的先后順序，提高固定資產(chǎn)的利用率，避免重復(fù)采購(gòu)，長(zhǎng)期大量的閑置。在軟件中可以輕松找到哪個(gè)部門有自己所需的閑置資產(chǎn)，或者自己能利用的固定資產(chǎn)。

有了“云”，財(cái)務(wù)部門在編制年度預(yù)算的過程中，根據(jù)資金情況及以往年度的采購(gòu)規(guī)律，對(duì)固定資產(chǎn)購(gòu)置預(yù)算作全盤考慮。首先，由固定資產(chǎn)需求部門在固定資產(chǎn)管理軟件上提出書面申請(qǐng)，單位領(lǐng)導(dǎo)同意授權(quán)后，固定資產(chǎn)采購(gòu)部門可以利用“云，在管理軟件中查詢相關(guān)或相近資產(chǎn)價(jià)格，”到市場(chǎng)進(jìn)行詢價(jià)采購(gòu)，通過對(duì)比，將所需固定資產(chǎn)情況，通過“云”匯集到管理軟件，可以做為財(cái)務(wù)部門在編制預(yù)算時(shí)的依據(jù)。

每年年度均需清產(chǎn)核資，摸清家底，做到賬實(shí)相符。由于固定資產(chǎn)種類繁多，清查的范圍很廣，使用的部門分散，大到一幢辦公樓，小到一張椅子都是清點(diǎn)的范圍。因此，把清產(chǎn)核資工作要完全做到位，不是一件輕而易舉的事情。因此，有必要成立清產(chǎn)核資領(lǐng)導(dǎo)小組，由領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥，各相關(guān)部門，對(duì)本單位所有固定資產(chǎn)進(jìn)行全面清查、核實(shí)，確認(rèn)無誤，通過“云”上傳到固定資產(chǎn)管理軟件，通過共享平臺(tái)，分享查閱，方便了清產(chǎn)核資，方便了每個(gè)使用人員。

固定資產(chǎn)的使用應(yīng)采取責(zé)任落實(shí)到每個(gè)使用者的方式，制定卡片張貼到每個(gè)固定資產(chǎn)，標(biāo)明責(zé)任人的開始使用日期及停止使用日期。同時(shí)利用“云”，在固定資產(chǎn)管理軟件中，對(duì)每名使用者給予記錄，便于日后明確責(zé)任。卡片內(nèi)容與“云”中記錄要一一對(duì)應(yīng)。對(duì)每個(gè)使用者來說，都有明確具體的責(zé)任，對(duì)多人共同使用的固定資產(chǎn)，則應(yīng)注明每名使用者的名字，及使用時(shí)段，并指定一名負(fù)責(zé)人，避免“三個(gè)和尚沒水吃”發(fā)生，只有分工及責(zé)任具體全面，才更有利于固定資產(chǎn)的管理及維護(hù)。

四、總結(jié)

固定資產(chǎn)的管理通過“云”做到了精細(xì)化、具體化的管理，方便了固定資產(chǎn)日清月結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題可以及時(shí)糾正并處理，使管理責(zé)任明確化，管理對(duì)象具體化，要求分工不同的資產(chǎn)管理人員能清晰的掌握管理范圍內(nèi)資產(chǎn)的位置、歸屬、流動(dòng)狀況等信息，動(dòng)態(tài)掌握資產(chǎn)的流向，從上到下分級(jí)管理，通過“云”建立單位內(nèi)部固定資產(chǎn)管理的專業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)，對(duì)固定資產(chǎn)的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、調(diào)撥、維修、清查盤點(diǎn)、出借、出讓、報(bào)廢清理等進(jìn)行全過程、全方位的跟蹤管理，監(jiān)控從集中采購(gòu)到資產(chǎn)銷毀的全過程，讓整個(gè)流程透明化，為本單位構(gòu)建一個(gè)快速響應(yīng)、有彈性的共享的固定資產(chǎn)管理平臺(tái)。