從甲方視角看物流項(xiàng)目建設(shè)管理要點(diǎn)

上海海煙物流發(fā)展有限公司

物流項(xiàng)目建設(shè)投資大，周期長，一般要經(jīng)歷十幾個(gè)環(huán)節(jié)，其中很多項(xiàng)工作均需要甲方參與甚至作為責(zé)任主體。柳捷參與并主導(dǎo)了多次物流技改項(xiàng)目，曾負(fù)責(zé)多個(gè)物流項(xiàng)目的審核和驗(yàn)收，具有豐富的項(xiàng)目建設(shè)和管理經(jīng)驗(yàn)，他重點(diǎn)分析了招標(biāo)采購、詳細(xì)系統(tǒng)工程設(shè)計(jì)、項(xiàng)目的組織與制度管理這三個(gè)方面的關(guān)鍵點(diǎn)。

分揀線

物流項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)整合了土建施工、配套設(shè)施、機(jī)電設(shè)備和信息系統(tǒng)建設(shè)于一體的，復(fù)雜的綜合性項(xiàng)目。由于物流項(xiàng)目和建設(shè)方（甲方）的業(yè)務(wù)類型、業(yè)務(wù)量和管理需求密切相關(guān)，所以它的建設(shè)方案具有明顯的個(gè)性化、定制化的特點(diǎn)。因此甲方的參與，以及甲乙雙方密切合作，對一個(gè)成功的物流中心建設(shè)而言，是必不可少的。本文主要從甲方的視角介紹項(xiàng)目建設(shè)過程中的主要工作與關(guān)注點(diǎn)。

物流項(xiàng)目的投資金額大，建設(shè)周期長，以一個(gè)煙草行業(yè)物流項(xiàng)目為例，一般要經(jīng)歷：立項(xiàng)申報(bào)、項(xiàng)目評審、設(shè)計(jì)招標(biāo)、初步設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)評審與概算評審、基礎(chǔ)建設(shè)工程招標(biāo)、物流系統(tǒng)招標(biāo)（系統(tǒng)集成招標(biāo)或分標(biāo)段進(jìn)行招標(biāo)）、土建施工與自動化物流系統(tǒng)建設(shè)的施工、分項(xiàng)驗(yàn)收、管理審計(jì)、竣工結(jié)算、整體驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。所有以上環(huán)節(jié)，甲方都需要參與，特別是項(xiàng)目建設(shè)中的立項(xiàng)、招標(biāo)、設(shè)計(jì)、投資控制、施工管理、項(xiàng)目驗(yàn)收、結(jié)算轉(zhuǎn)固等多項(xiàng)工作，均需要甲方深度參與甚至作為責(zé)任主體，這其中有很多值得重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)。限于篇幅，本文僅分析招標(biāo)采購、詳細(xì)系統(tǒng)工程設(shè)計(jì)、項(xiàng)目的組織與制度管理三個(gè)方面的要點(diǎn)。

AGV與分布式緩存

分揀線

一、招標(biāo)采購

招標(biāo)是選擇承建單位的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。而招標(biāo)工作，無論是設(shè)計(jì)招標(biāo)還是土建或物流工藝設(shè)備招標(biāo)，核心工作就是制定招標(biāo)要求和評價(jià)方案。一個(gè)優(yōu)秀的需求文件和評分辦法，能夠完整地、準(zhǔn)確地呈現(xiàn)甲方的建設(shè)需要和關(guān)注重點(diǎn)，使投標(biāo)方能根據(jù)招標(biāo)文件制定貼合甲方業(yè)務(wù)需要的科學(xué)合理的投標(biāo)方案，做到流程順暢，系統(tǒng)設(shè)計(jì)完整，設(shè)備配置清晰明了，且具有較好可比性，便于專家評委進(jìn)行評價(jià)和選擇。

在這個(gè)環(huán)節(jié)，有些內(nèi)容需要清晰、明確，比如項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)條件、采用的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備選型和元器件使用標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收程序和指標(biāo)等。建設(shè)目標(biāo)與建設(shè)條件務(wù)必清晰明了，以免在項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，由于甲乙雙方對實(shí)施條件的理解不同，在建設(shè)周期上產(chǎn)生不必要的延遲；而建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備選型和元器件使用標(biāo)準(zhǔn)的明確，便于甲方控制設(shè)備質(zhì)量，確保建設(shè)品質(zhì)，以免有些投標(biāo)方為提高價(jià)格競爭力，在滿足系統(tǒng)功能的情況下，犧牲可靠性以低品質(zhì)、低成本的方案中標(biāo)，為后期的可靠運(yùn)行埋下隱患。而招標(biāo)文件中的有些內(nèi)容則需要概括性描述，但決不能發(fā)生漏項(xiàng)、缺項(xiàng)的情況。特別是在招標(biāo)階段還不能確定的工作內(nèi)容，或者需要根據(jù)實(shí)際情況協(xié)商的內(nèi)容，一定要考慮周全，比如信息系統(tǒng)功能與接口、土建與設(shè)備的接口及施工銜接責(zé)任、配套設(shè)施與主體設(shè)備的接口、現(xiàn)場管理責(zé)任與界面、安全管理責(zé)任與界面等。要避免在建設(shè)階段因?yàn)檎袠?biāo)階段考慮不周，招標(biāo)要求漏項(xiàng)、缺項(xiàng)造成投資失控，或者因責(zé)任不清而造成不必要的損失和糾紛，增加項(xiàng)目在實(shí)施管理上的難度。

二、詳細(xì)系統(tǒng)工程設(shè)計(jì)

這項(xiàng)工作并非物流項(xiàng)目建設(shè)的重大節(jié)點(diǎn)，它一般是在中標(biāo)單位確定之后，簽訂合同之前（或者簽訂合同之后，設(shè)備正式制造之前）的這段時(shí)期進(jìn)行的。詳細(xì)系統(tǒng)工程設(shè)計(jì)是指，在正式簽訂合同之前，甲乙雙方基于招標(biāo)內(nèi)容以及投標(biāo)方案，對技術(shù)細(xì)節(jié)和實(shí)施方案進(jìn)行深入的討論，并確定具體供貨內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。由于它不是一個(gè)非常明確的時(shí)間段，因此往往被忽視，但這項(xiàng)工作直接關(guān)系到整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和項(xiàng)目實(shí)施的順暢開展。作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一定要予以重視，特別是技術(shù)負(fù)責(zé)人務(wù)必全程參與。

與物資采購不同，物流項(xiàng)目的工藝設(shè)計(jì)從項(xiàng)目申請報(bào)告到初步設(shè)計(jì)再到具體實(shí)施方案，是一個(gè)逐步完善、逐步具體化的過程。這一方面是因?yàn)樵陧?xiàng)目申請報(bào)告階段，項(xiàng)目報(bào)告編制單位大多為咨詢公司或設(shè)計(jì)院，并非物流集成商或者專業(yè)的設(shè)備供應(yīng)商，考慮到項(xiàng)目的可批性，以及避免在后期采購中的排他性，編制單位提供的方案大多為普遍適用的方案。另一方面，在確定供應(yīng)商之前，用戶與潛在的供應(yīng)商沒有條件投入大量時(shí)間與精力，對項(xiàng)目的每一項(xiàng)功能、每一項(xiàng)需求進(jìn)行討論，更不用說如何滿足這些功能與需求。因此，簡單來說，包括初步設(shè)計(jì)在內(nèi)的工藝方案大多為概括性的設(shè)計(jì)，而合同確定的應(yīng)該是最終實(shí)現(xiàn)的一比一的方案。另外，在投標(biāo)時(shí)，為提高競標(biāo)的競爭力，供應(yīng)商可能會提出有創(chuàng)意或者應(yīng)用前沿技術(shù)的方案，這些方案往往非常有吸引力但并不一定完整和完善。這就需要在招標(biāo)完成后，簽訂合同之前，進(jìn)行耐心、細(xì)致的技術(shù)方案細(xì)化設(shè)計(jì)，同時(shí)對供貨內(nèi)容進(jìn)行固化，完成詳細(xì)系統(tǒng)工程設(shè)計(jì)。

詳細(xì)系統(tǒng)工程設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容是：核實(shí)設(shè)備規(guī)格與設(shè)備之間的接口協(xié)議，物流流量和流速的匹配，設(shè)備系統(tǒng)和設(shè)計(jì)院圖紙的核對，以及包含配電、壓空、建筑開孔、預(yù)埋基礎(chǔ)在內(nèi)的公用工程配合情況。另外，軟件系統(tǒng)也要對需求規(guī)格和各項(xiàng)功能進(jìn)行確認(rèn)。

具體而言，這個(gè)階段需要做好以下工作：

1.完善軟件功能說明書。在滿足基本的物流運(yùn)行功能基礎(chǔ)上，明確每一工位的操作功能與界面，以免軟件開發(fā)結(jié)果與操作以及管理應(yīng)用脫節(jié)，在實(shí)際使用中帶來諸多不便，后期再修改，會產(chǎn)生不必要的工作量。

設(shè)備施工

施工防護(hù)

2.細(xì)化輸送系統(tǒng)設(shè)計(jì)，特別是托盤輸送機(jī)的驅(qū)動分段，件箱輸送的積放、分合流方式等。不同的分段以及設(shè)備選型，不僅在實(shí)現(xiàn)功能的可靠性以及性能上具有非常顯著的差異，成本上差別也很大，這也是為什么需要明確的原因之一。

3.局部仿真，特別是關(guān)鍵環(huán)節(jié)要模擬不同工況和條件進(jìn)行仿真驗(yàn)證。對煙草行業(yè)的物流項(xiàng)目來說，入庫能力、出庫能力以及備貨能力和分揀效率都是仿真的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。只有對各類情況，如峰值進(jìn)出貨、差異備貨、訂單結(jié)構(gòu)波動等進(jìn)行充分的模擬，才能確保項(xiàng)目設(shè)計(jì)能夠達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

三、項(xiàng)目的組織與制度管理

組織與制度管理是項(xiàng)目建設(shè)的重要保障。項(xiàng)目的有序推進(jìn)、平穩(wěn)實(shí)現(xiàn)依賴健全的項(xiàng)目組織，而項(xiàng)目建設(shè)的規(guī)范、安全則得益于完善的項(xiàng)目管理制度。

對于甲方而言，物流項(xiàng)目并非是常見的項(xiàng)目，特別是投資額較大的物流配送中心的整體技改項(xiàng)目。項(xiàng)目投資大，周期長，建設(shè)內(nèi)容復(fù)雜，涉及到基建、設(shè)備、采購、審計(jì)、安全、財(cái)務(wù)、信息、生產(chǎn)作業(yè)安排等多項(xiàng)工作內(nèi)容。因此對于甲方來說，針對項(xiàng)目的需要，及時(shí)建立完備的項(xiàng)目組織，制定必要的項(xiàng)目管理制度，尤為重要。

總體而言，項(xiàng)目管理不僅是施工管理，更不僅僅是乙方的責(zé)任，還包含了甲方在項(xiàng)目建設(shè)期對人、財(cái)、物的安排。只有充分調(diào)動各項(xiàng)資源，形成合力，才能確保項(xiàng)目有序推進(jìn)。因此在項(xiàng)目建設(shè)之初，就應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的需要建立必要的組織機(jī)構(gòu)。根據(jù)目標(biāo)管理、成本管理、安全管理、進(jìn)度管理、決策管理等五大管理需要，確定項(xiàng)目組成員，并明確組織架構(gòu)和分工。以卷煙物流配送中心建設(shè)為例，從總體的項(xiàng)目管理層面，項(xiàng)目組成員應(yīng)包含項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、工程技術(shù)人員、使用方（物流系統(tǒng)運(yùn)營管理人員）、采購管理人員、安全管理人員、財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)律監(jiān)督等構(gòu)成。

規(guī)范化的管理是項(xiàng)目建設(shè)的必然要求，而建立必要的管理制度則是有序推進(jìn)項(xiàng)目的有力保障。以卷煙物流配送中心建設(shè)為例，管理制度應(yīng)包含決策管理，對包括采購、項(xiàng)目調(diào)整、變更、付款等決策內(nèi)容，以會議的形式，組織相關(guān)人員全面、系統(tǒng)、客觀地分析，權(quán)衡得失，進(jìn)行集體決策，并做好痕跡化管理。除此之外，還應(yīng)根據(jù)需要制定《設(shè)計(jì)管理工作制度》、《進(jìn)度管理工作制度》、《采購管理工作制度》、《概算控制管理工作制度》、《合同管理工作制度》、《工程變更管理工作制度》、《工程款支付管理工作制度》、《過程審計(jì)管理工作制度》、《工程結(jié)算管理工作制度》、《文檔管理工作制度》、《廉政管理工作制度》、《現(xiàn)場管理工作制度》、《安全管理工作制度》以及《項(xiàng)目驗(yàn)收以及后評價(jià)管理》等工作制度。

特別值得重視的是現(xiàn)場管理和安全管理。由于煙草行業(yè)在安全標(biāo)準(zhǔn)和環(huán)境管理上具有較高的要求，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，經(jīng)常會碰到甲乙雙方因文化理念、工作標(biāo)準(zhǔn)不同而引起矛盾。比如，行業(yè)有嚴(yán)格的危險(xiǎn)作業(yè)審批流程，施工前要求施工單位對風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和危險(xiǎn)源進(jìn)行辨識，登高、動火作業(yè)必須遵守審批以及監(jiān)護(hù)規(guī)定，記錄清晰、手續(xù)完整才能施工，起重設(shè)備使用、焊接操作也有明確的資格審查要求；施工過程中易燃、易爆物的保管和存放、廢棄物的處理，不僅要確保安全，還應(yīng)符合環(huán)境和職業(yè)健康的要求。這些要求，和很多施工單位的實(shí)際工作標(biāo)準(zhǔn)有差距，這就需要大家在項(xiàng)目中投入更多的人力、物力和財(cái)力。如果不事先明確，工作中一定會碰到大量的扯皮、推諉，輕則影響進(jìn)度，重則發(fā)生嚴(yán)重事故。有了相關(guān)制度的保障，不僅行有依據(jù)，同時(shí)也避免了現(xiàn)場混亂和危險(xiǎn)情況的發(fā)生。

總的來說，成功的物流項(xiàng)目建設(shè)，不僅依賴資信好、能力強(qiáng)的承建單位，更需要甲乙雙方密切配合，履行好自己的職責(zé)。甲方既要嚴(yán)控投資，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，也要換位思考，支持好承建單位，為項(xiàng)目順利推進(jìn)創(chuàng)造條件。在這期間，抓住招標(biāo)采購、詳細(xì)系統(tǒng)工程設(shè)計(jì)、項(xiàng)目管理和驗(yàn)收等重點(diǎn)工作，也就把握了項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)鍵，為項(xiàng)目實(shí)施不斷不亂、工作規(guī)范、安全順暢奠定了基礎(chǔ)。