高校校友檔案管理現(xiàn)狀分析與思考

趙學(xué)敏　劉大巧　徐娟

摘 要：校友是高校持續(xù)發(fā)展的重要資源，校友檔案是校友與母校聯(lián)系的感情橋梁。文章通過文獻(xiàn)研究法和內(nèi)容分析法對(duì)當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校校友檔案管理中的問題進(jìn)行分析并提出解決方案和思路，通過完善校友檔案管理制度保障，為服務(wù)師生和校友之間交流合作提供平臺(tái)，依托豐富的校友檔案資源建立校友網(wǎng)站和出版校友刊物，共建共享校友檔案管理平臺(tái)，為高校校友工作和檔案工作提供思考和借鑒。

關(guān)鍵詞：校友檔案 校友資源 檔案管理 VOSviewer

中圖分類號(hào) G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2019-06-03

★作者簡(jiǎn)介：趙學(xué)敏，云南大學(xué)檔案館副研究館員，在讀博士研究生，研究方向?yàn)闄n案信息化建設(shè);劉大巧，云南大學(xué)檔案館館員，碩士，研究方向?yàn)闄n案資源建設(shè)、檔案管理;徐娟，云南大學(xué)檔案館館員，碩士，研究方向?yàn)闄n案數(shù)字化、檔案信息化建設(shè)。

Abstract Alumni are important resources for universities sustainable development， and alumni archives are the emotional bridge between alumni and their alma maters. This paper analyzes the problems in the management of college alumni archives in China with literature research and content analysis methods， and proposes solutions and ideas. Through the improvement of alumni archives management， providing a platform for communication between teachers， students and alumni， establishing alumni websites and publishing alumni publications based on rich alumni archives resources， building and sharing alumni archives management platform， the paper tries to provide solutions and reference for college alumni work and college archival work.

Keyword alumni archives; alumni resources; archives management; VOSviewer

校友是指曾經(jīng)在同一所學(xué)校學(xué)習(xí)過的各種層次和各種類別的學(xué)生及在學(xué)校工作過的教授、兼職教授和教職員工等;校友檔案指校友在學(xué)習(xí)、工作、生活等各種活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、圖片、視頻、音像及其他各種形式的歷史記錄[1]13。校友檔案真實(shí)記錄了校友在校期間的點(diǎn)點(diǎn)滴滴和成長(zhǎng)過程，是校友與母校之間的一座長(zhǎng)期溝通的重要感情橋梁，也是學(xué)校文化建設(shè)的重要組成部分，同時(shí)具有文書檔案和人物檔案的特征。高校校友檔案是校友教學(xué)科研管理活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是校園文化的珍貴載體，包含著豐富的史料價(jià)值和人文價(jià)值，具有較高的教育價(jià)值、激勵(lì)價(jià)值和歷史價(jià)值，在高校落實(shí)“立德樹人”任務(wù)中有著獨(dú)特的作用，其實(shí)物形式使人文教育更具有實(shí)證力和感染力[2]22。文章對(duì)高校校友檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析研究，借此研究完善校友檔案管理制度和注重校友檔案資源開發(fā)，對(duì)高校更好開展檔案管理工作和開發(fā)校友資源具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀分析

本文通過檢索中國(guó)知網(wǎng)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)，針對(duì)國(guó)內(nèi)已開展的校友檔案管理工作進(jìn)行分析研究，以期得到管理方法和經(jīng)驗(yàn)，為開展校友檔案管理工作提供借鑒和參考。中國(guó)知網(wǎng)是國(guó)內(nèi)收錄學(xué)術(shù)文章較為全面的數(shù)據(jù)庫(kù)，以“高校校友檔案”或“校友檔案管理”為主題檢索詞在中國(guó)知網(wǎng)中國(guó)知識(shí)資源總庫(kù)中檢索，檢索結(jié)果寥寥無(wú)幾。擴(kuò)大搜索范圍，以“校友檔案”或“校友資源”為主題檢索詞進(jìn)行檢索（檢索時(shí)間為2019年2月9日），通過手工篩選，剔除非學(xué)術(shù)型文章和無(wú)關(guān)文獻(xiàn)，一共得到檢索結(jié)果946條作為本文研究的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

1.年度發(fā)文量統(tǒng)計(jì)和高頻關(guān)鍵詞分析。某領(lǐng)域期刊論文的文獻(xiàn)發(fā)文量可以在一定程度上反映出該行業(yè)對(duì)某話題關(guān)注的程度以及其發(fā)展的速度。有關(guān)校友檔案的文獻(xiàn)數(shù)量統(tǒng)計(jì)如圖1所示（見下頁(yè)）。從圖中可以看出，對(duì)校友資源的研究文獻(xiàn)起步于2000年，近年來(lái)文章文獻(xiàn)數(shù)量急劇增長(zhǎng)，并且增長(zhǎng)速度呈逐年加快趨勢(shì)，反映出越來(lái)越多的檔案工作者開始關(guān)注校友工作研究。

高頻關(guān)鍵詞是指從所研究文獻(xiàn)中抽取出的累計(jì)頻次較高的關(guān)鍵詞，可以很好地反映某一研究領(lǐng)域的關(guān)注熱點(diǎn)。通過對(duì)檢索到的文獻(xiàn)題錄信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析并提取其中的前100個(gè)高頻關(guān)鍵詞，以頻次降序方式構(gòu)建高頻關(guān)鍵詞的知識(shí)單元共現(xiàn)矩陣，將矩陣導(dǎo)入VOSviewer軟件進(jìn)行分析，得到有關(guān)校友資源研究的高頻關(guān)鍵詞聚類圖（如圖2所示），關(guān)于校友資源研究的關(guān)鍵詞集中于校友、高校、校友工作、就業(yè)和校友檔案等，再對(duì)校友檔案研究做關(guān)鍵詞分析統(tǒng)計(jì)，研究關(guān)注的高頻關(guān)鍵詞為檔案管理、學(xué)籍檔案、校園文化、檔案工作和檔案建設(shè)等，由此可見目前的文獻(xiàn)對(duì)校友資源特別是校友檔案的研究多集中于校友檔案的重要性理論探討，沒有對(duì)校友檔案的“存、管、用”和開發(fā)進(jìn)行討論和研究，沒有太多的管理實(shí)踐探索。

2.高校校友檔案管理存在的問題。

（1）高校校友檔案管理工作剛起步，缺乏完善的管理制度。高校校友檔案建設(shè)與其他類別檔案相比較，發(fā)展相對(duì)滯后，因?yàn)閺念悇e上看，校友檔案不屬于目前各高校對(duì)檔案進(jìn)行分類所依據(jù)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號(hào)令）的十一個(gè)一級(jí)類目和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》（DA/T 10-1994）的十個(gè)一級(jí)類目中的任一類目，完整的校友檔案應(yīng)該包含教學(xué)、科研類檔案，甚至覆蓋黨群、行政和出版類檔案，對(duì)校友檔案進(jìn)行收集、開發(fā)和利用還沒有完善的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)方法等，需要在實(shí)踐中進(jìn)一步探索和提高[1]14。從載體上看，校友檔案既有學(xué)籍檔案等文書檔案，又有圖片視頻等聲像檔案，還可能有一些實(shí)物檔案作為校友檔案的補(bǔ)充。因此，如何管理、開發(fā)利用和整合這些不同載體的檔案資源，充分發(fā)揮檔案存史育人功能和高校實(shí)現(xiàn)立德樹人的教育根本任務(wù)有待進(jìn)一步研究和實(shí)踐。

（2）僅注重知名校友檔案的開發(fā)，對(duì)普通校友關(guān)注較少。目前國(guó)內(nèi)高校開展的校友檔案工作絕大多數(shù)只關(guān)注知名校友，看重知名校友檔案資源產(chǎn)生的名人效應(yīng)，設(shè)立了“兩院院士”“著名人物”“大師風(fēng)采”等名人檔案類目用來(lái)管理著名校友的檔案，收集了這些著名校友的實(shí)物檔案、人物專訪等聲像檔案，與這些學(xué)者在校的教學(xué)科研檔案進(jìn)行整合成為名人檔案，在校史館中形成專題展出和在檔案信息網(wǎng)上開設(shè)專欄進(jìn)行展示。但收集到的著名校友檔案大部分是校友出名以后的有價(jià)值檔案，不能完整收集到校友如何成長(zhǎng)的歷史記錄，同時(shí)沒有成熟完善的檔案管理制度和系統(tǒng)平臺(tái)軟件來(lái)進(jìn)行校友檔案管理工作。目前開展的工作針對(duì)普通校友檔案的征集、整理和開發(fā)利用得極少，忽視了以人物為主線的校友成長(zhǎng)檔案。校友檔案征集線索單一，沒有完善的校友交流平臺(tái)，檔案征集和校友工作只能采用電話聯(lián)系和上門訪談等傳統(tǒng)方式開展。

（3）校友工作出色，校友檔案管理工作嚴(yán)重滯后。校友是高校發(fā)展的寶貴資源，許多高校已充分利用和開發(fā)知名校友在商界、政界和學(xué)界的影響力來(lái)增加學(xué)校的影響力，校友是高校重要的教育、人才和社會(huì)資源，校友工作越來(lái)越受到重視，并納入學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃。學(xué)校希望充分發(fā)揮校友會(huì)的作用，不斷拓寬籌資渠道，積極吸引社會(huì)捐贈(zèng)，多渠道匯聚資源，不斷增強(qiáng)自我發(fā)展能力。學(xué)校建立了日益完善的校友工作機(jī)構(gòu)和規(guī)章制度，校友總會(huì)在傳播學(xué)校動(dòng)態(tài)信息、溝通校友與學(xué)校、服務(wù)校友、服務(wù)母校、服務(wù)社會(huì)等方面起著橋梁和紐帶的作用。目前在許多高校，校友工作做得非常出色并繼續(xù)加強(qiáng)完善，為學(xué)校發(fā)展?fàn)幦〉皆絹?lái)越多的資源，但在校友檔案工作方面仍然不夠重視，存在歸檔意識(shí)不強(qiáng)、忽視校友檔案征集和校慶檔案歸檔嚴(yán)重滯后等很多問題，導(dǎo)致學(xué)校館藏的校友檔案絕大部分均是校友上學(xué)時(shí)的少量學(xué)籍檔案，校友檔案管理工作嚴(yán)重滯后。

二、高校校友檔案管理措施和思路

1.完善校友檔案管理制度保障。目前絕大部分高校均沒有系統(tǒng)的校友檔案管理規(guī)章制度和完善的管理辦法，校友檔案的征集收集、整理分類和開發(fā)利用存在很大的盲目性和隨意性。為確保校友檔案管理工作有序開展，建立完善系統(tǒng)的管理制度是前提保障。高校需要轉(zhuǎn)變觀念，改變校友檔案管理的傳統(tǒng)模式，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建立校友檔案管理系統(tǒng)，除了為校友提供傳統(tǒng)的檔案服務(wù)之外，應(yīng)利用系統(tǒng)平臺(tái)及時(shí)回答畢業(yè)生檔案托管、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、成績(jī)翻譯等校友關(guān)心問題，更注重為校友與校友之間、校友與學(xué)校之間提供互相交流和創(chuàng)業(yè)合作平臺(tái)，提高母校的親和力和增進(jìn)校友與母校的情感。

學(xué)校應(yīng)成立專門的管理組織機(jī)構(gòu)，制定校友檔案管理制度。檔案部門應(yīng)設(shè)置專門科室，由專業(yè)檔案人員負(fù)責(zé)管理校友檔案，對(duì)涵蓋多種分類和多樣載體的校友檔案資源進(jìn)行分析研究和探索，根據(jù)自己學(xué)校的實(shí)際情況和現(xiàn)有的檔案管理模式和體制，制定《某某大學(xué)校友檔案管理辦法》，明確校友檔案管理的具體范圍和內(nèi)容，制定校友檔案歸檔整理實(shí)施細(xì)則，明確校友檔案的收集范圍、整理方法、移交時(shí)間等內(nèi)容，規(guī)范管理校友檔案。此外，學(xué)校的校友總會(huì)是開展校友工作和負(fù)責(zé)籌建聯(lián)系各地區(qū)校友分會(huì)的重要部門，是與校友聯(lián)系最緊密、最易掌握校友新情況的機(jī)構(gòu)，校友會(huì)的歸檔意識(shí)和檔案管理工作至關(guān)重要。校友檔案管理組織機(jī)構(gòu)不只是檔案館一個(gè)部門的事情，校友檔案管理制度完善離不開校友會(huì)、宣傳部、教務(wù)部門和學(xué)生處等部門的參與和合作。

2.校內(nèi)多部門聯(lián)合，共建共享校友檔案管理平臺(tái)。校友檔案包含教學(xué)、科研、黨群、行政和出版等多個(gè)分類，載體有文字、圖片、視頻等文書檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案，這些珍貴的歷史記錄由學(xué)校各個(gè)部門管理、收集并最終移交到檔案館永久保存。但長(zhǎng)期以來(lái)，這些產(chǎn)生檔案的教學(xué)科研管理工作屬于學(xué)校不同的管理部門，管理工作按照自己部門職責(zé)和工作流程進(jìn)行，人為分離了校友檔案與校友資源之間的緊密聯(lián)系，檔案處于零散狀態(tài)甚至造成部分檔案的流失，不利于檔案資源的開發(fā)利用。

檔案館應(yīng)聯(lián)合教務(wù)、學(xué)生管理、人事處等部門，利用完善的管理保障制度結(jié)合工作網(wǎng)絡(luò)，共建共享校友檔案管理平臺(tái)，力求盡可能把師生從事教學(xué)科研管理等活動(dòng)形成的有價(jià)值歷史記錄保存并歸檔，聯(lián)合校友總會(huì)等部門舉辦一系列活動(dòng)，靈活收集形式多樣的各種校友檔案。如開展校友口述檔案征集活動(dòng)，邀請(qǐng)校友回校參觀座談，組織校友聚會(huì)等等;在校慶、院慶之際，加強(qiáng)校友檔案歸檔的宣傳力度，讓廣大校友認(rèn)識(shí)校友檔案的重要性，增強(qiáng)校友主動(dòng)歸檔的積極性。

3.為校友之間交流合作和服務(wù)師生提供平臺(tái)。目前，學(xué)校許多校友檔案資料僅限于簡(jiǎn)單的記錄，校友檔案數(shù)據(jù)庫(kù)尚未建立或者不夠完善，沒有充分利用現(xiàn)在的信息技術(shù)整合校友檔案數(shù)據(jù)，校友檔案信息管理方式越來(lái)越不適應(yīng)為校友服務(wù)的理念。學(xué)校檔案館和各部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，從管理校友和檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)校友，從重在征集收藏轉(zhuǎn)變?yōu)殚_發(fā)利用，以適應(yīng)校友需求和時(shí)代的變化。注重建立校友之間的交流合作平臺(tái)，通過管理系統(tǒng)平臺(tái)從傳統(tǒng)的校友與學(xué)校的單一交流變?yōu)樾Ｓ雅c校友之間交流、校內(nèi)各部門以校友服務(wù)為中心思想，進(jìn)一步拓展檔案管理系統(tǒng)的功能。校友檔案管理系統(tǒng)以學(xué)籍檔案為基本數(shù)據(jù)庫(kù)，除了傳統(tǒng)的檔案管理功能外還應(yīng)注重互動(dòng)交流功能，為校友建立班級(jí)檔案、通知公告、校友風(fēng)采、個(gè)人空間、校友捐贈(zèng)和校友討論等模塊，展示校友在母校的歷史痕跡，喚起記憶共鳴點(diǎn)。校友注冊(cè)成為會(huì)員，并申請(qǐng)加入自己班級(jí)后，可以在系統(tǒng)中找到自己在母校的點(diǎn)點(diǎn)滴滴和成長(zhǎng)記錄，便捷地和其他同學(xué)校友進(jìn)行交流互動(dòng)，還可以自主更新個(gè)人資料和上傳檔案，瀏覽其他校友的風(fēng)采、學(xué)校校友活動(dòng)的通知公告、校友捐贈(zèng)等。

同時(shí)，高校還應(yīng)做好離校校友的檔案征集和服務(wù)工作。當(dāng)校友畢業(yè)后離開學(xué)校走入社會(huì)，在各自的工作崗位上不斷成長(zhǎng)和發(fā)揮越來(lái)越大的個(gè)人影響力，他們對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)和創(chuàng)造的價(jià)值越大，社會(huì)對(duì)他們及其母校的認(rèn)可度也越高。因此，高校應(yīng)持續(xù)不間斷與校友保持聯(lián)系，號(hào)召校友把畢業(yè)后自己參加的重要活動(dòng)記錄下來(lái)并以檔案的形式保存，抽出時(shí)間移交給學(xué)校，對(duì)學(xué)校健全校友檔案資源乃至豐富文化建設(shè)，激勵(lì)在校學(xué)生向校友學(xué)習(xí)，有針對(duì)進(jìn)行個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃有著重要的意義。

4.依托豐富的校友檔案資源建立校友網(wǎng)站和出版校友刊物。目前，學(xué)校校友網(wǎng)站大多數(shù)僅能發(fā)布學(xué)校信息和校友活動(dòng)等新聞，提供類似校友通信錄的簡(jiǎn)單校友信息查詢，校友網(wǎng)站和校友刊物是已離校校友與母校聯(lián)系的重要信息通道，是開展校友工作和收集校友檔案資源的重要渠道。已畢業(yè)的校友可以通過校友網(wǎng)站及時(shí)更新個(gè)人資料和上傳資料，以確保個(gè)人信息的準(zhǔn)確和完整。對(duì)校友檔案資源的挖掘和深層次開發(fā)，可以為校友刊物的制作和校友網(wǎng)站的建設(shè)提供豐富的素材，增強(qiáng)學(xué)校校友工作的宣傳效果，有利于增強(qiáng)校友對(duì)學(xué)校的認(rèn)同和促進(jìn)校友資源的開發(fā)。內(nèi)容豐富有特色的校友刊物和校友網(wǎng)站能加強(qiáng)校友對(duì)母校的情感，促進(jìn)校友與母校之間的交流合作，從而更有利于校友檔案的收集利用。利用校友檔案管理系統(tǒng)，盡可能收集更多的校友檔案資源，對(duì)資源進(jìn)行開發(fā)利用，整合各種特色校友檔案資源，使其在校友網(wǎng)站、博物館和校史館等地方展示，喚起校友對(duì)母校的記憶，為校友與母校之間搭建一座長(zhǎng)期溝通的重要感情橋梁，有助于提高校友檔案工作的影響力和進(jìn)一步開發(fā)校友資源。

高校校友檔案是校園文化的重要組成部分，開展完善校友檔案管理工作是學(xué)校發(fā)展創(chuàng)新校友工作的必然要求，健全校友檔案工作機(jī)制，運(yùn)用校友檔案管理系統(tǒng)管理校友檔案，充分運(yùn)用學(xué)校各部門和校友力量，加強(qiáng)收集校友檔案，充分挖掘和整合檔案資源，不斷提高和擴(kuò)大校友檔案的價(jià)值，使校友檔案管理工作常態(tài)化和制度化，成為學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展的重要信息資源之一，促進(jìn)校友工作和檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展完善。

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