高?！皹I(yè)財融合”問題研究

吳瓊

關(guān)鍵詞：業(yè)財融合? 中美高校? 財務(wù)信息化

會計是一種經(jīng)濟管理活動，除了具備傳統(tǒng)的核算職能以外，還具備監(jiān)督、預(yù)測、經(jīng)濟決策等重要的管理職能;而財務(wù)信息要充分發(fā)揮其管理作用，就必須得到信息化的大力支持。

在當(dāng)今中國高校，大多業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)獨立于財務(wù)系統(tǒng)，導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)無法最大程度地發(fā)揮其管理職能，帶來了諸多的“業(yè)財融合”問題。然而，在美國高校，幾乎所有系統(tǒng)都可以實現(xiàn)共享數(shù)據(jù)庫，使財務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)高度整合，實現(xiàn)財務(wù)信息對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的高效管理。因此，研究并比較中美高校的財務(wù)信息化管理模式，對改善中國高校的“業(yè)財融合”問題具有重要的意義。

一、中國高校的“業(yè)財融合”問題分析

（一）業(yè)財信息一體化程度較低、平臺功能單一

在中國高校，業(yè)財信息一體化程度不高，無法將業(yè)務(wù)與財務(wù)有效地融于一體。對于采購、收費、資產(chǎn)管理與部門業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)來說，不僅系統(tǒng)之間各為其政，而且用戶體驗感欠佳。

例如，采購平臺缺乏采購資源，只具備對部分貨物（如大型儀器設(shè)備或危險化學(xué)品）的采購管理功能，無法有效管理所有采購項目與供應(yīng)商往來;收費系統(tǒng)僅實現(xiàn)了對基本學(xué)雜費收退狀況的記錄，無法實現(xiàn)催款及對特殊收款項目的管理;資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)有一定關(guān)聯(lián)，但是只有少數(shù)管理員才具備資產(chǎn)系統(tǒng)的訪問權(quán)限，不利于各業(yè)務(wù)部門對資產(chǎn)進行實時、高效的監(jiān)管;對于人事、教務(wù)與學(xué)生事務(wù)等部門來說，由于其管理系統(tǒng)獨立于財務(wù)系統(tǒng)，因此，不利于財務(wù)系統(tǒng)為具體業(yè)務(wù)部門提供管理性數(shù)據(jù)。

（二）財務(wù)信息系統(tǒng)重核算、輕管理

對大多數(shù)中國高校來說，其財務(wù)系統(tǒng)還無法實現(xiàn)從各大服務(wù)管理平臺取數(shù)并完成自動記賬。因此，對業(yè)務(wù)信息的重復(fù)錄入，不僅降低了核算工作的效率與準確性，還增加了財務(wù)人員的核算工作量，使他們無法有效投入于更高級的財務(wù)管理工作中去。

其次，中國高校的財務(wù)系統(tǒng)側(cè)重于財務(wù)核算，主要用戶是財務(wù)人員。盡管經(jīng)辦人可以通過預(yù)約報銷系統(tǒng)錄入基本報賬信息，減輕財務(wù)人員憑證錄入的工作量，但是絕大部分報銷審核工作還是由財務(wù)人員承擔(dān)，不利于管理部門對經(jīng)濟業(yè)務(wù)真實性與合理性的管控。

此外，目前的財務(wù)系統(tǒng)往往只對財務(wù)人員開放權(quán)限，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門在預(yù)決算報表編制、財務(wù)分析、審計檢查等工作中的參與度不高，不利于財務(wù)管理工作的有效開展。

（三）財務(wù)信息系統(tǒng)標準化程度偏低、缺乏政策與體制保障

在中國高校，盡管信息系統(tǒng)改變了財務(wù)人員的傳統(tǒng)記賬模式，大大提高了工作效率，但是財務(wù)系統(tǒng)的標準化程度依然有待提高。例如，在預(yù)算編制的過程中，大量的數(shù)據(jù)收集與傳遞工作是通過郵件往來進行的。財務(wù)人員需要接收郵件，并對數(shù)據(jù)進行各種編輯、匯總、分析與修改。雖然財務(wù)人員精心設(shè)計了預(yù)算模版，希望能統(tǒng)一各學(xué)院與部門的數(shù)據(jù)采集口徑，但是由于經(jīng)濟業(yè)務(wù)的多樣性與復(fù)雜性，預(yù)算工作往往難以被標準化，時常導(dǎo)致預(yù)算考慮不全面的問題。同時，經(jīng)費項目與會計科目的標準化程度欠缺，同一經(jīng)濟業(yè)務(wù)在不同預(yù)算模版下可能會涉及不同科目，為統(tǒng)計與分析工作帶來了不便，也降低了預(yù)決算數(shù)據(jù)的對應(yīng)關(guān)系。此外，中國高校財務(wù)工作的計劃性不強，工作目標往往無法對具體業(yè)務(wù)流程進行指導(dǎo)。

然而，不少中國高校具有提高財務(wù)系統(tǒng)標準化的愿望，但是，要突破既定的財務(wù)工作模式并不容易，這不僅需要投入大量的資金，還需要得到政策與體制的大力支持。

二、美國高校財務(wù)信息化管理的經(jīng)驗分析及借鑒

（一）建立一體化程度高、功能強大的的資源管理系統(tǒng)

1、美國高校的經(jīng)驗分析

在美國高校，各大業(yè)務(wù)平臺通過強大的資源管理系統(tǒng)，與財務(wù)系統(tǒng)共享數(shù)據(jù)庫，不僅具有強大的服務(wù)功能，還能為財務(wù)管理工作帶來便利。例如，在美國高校的采購管理平臺上，可以找到任何教學(xué)、科研與辦公活動所需要的貨物與服務(wù)，由經(jīng)授權(quán)的供應(yīng)商提供。而且，采購管理平臺與財務(wù)系統(tǒng)對接，可自動生成報表，及時反映供應(yīng)商往來、商品與訂單詳情、支付情況等信息。其次，經(jīng)授權(quán)的用戶可以隨時隨地從資產(chǎn)管理平臺中了解資產(chǎn)的成本、折舊情況、存放地點、使用年限等信息，對資產(chǎn)的使用狀況進行及時、有效的監(jiān)管。再次，財務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)收賬款模塊與多個業(yè)務(wù)平臺對接，可管理各類收費項目與收費情況，并對逾期欠款現(xiàn)象產(chǎn)生相應(yīng)的罰金。此外，人事、教務(wù)與學(xué)生事務(wù)等業(yè)務(wù)管理部門可以通過報表系統(tǒng)，一鍵生成各類管理性報表。

2、對中國高校的啟示

首先，中國高校需要學(xué)習(xí)美國高校，加強業(yè)財信息一體化建設(shè)，有效整合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)，讓用戶通過系統(tǒng)或平臺，有效、便捷地獲取需要的財務(wù)管理數(shù)據(jù)。其中，加強高校的報表系統(tǒng)建設(shè)是一項重要的工作，因為通過一鍵生成各類管理性報表，業(yè)務(wù)管理部門即可獲取學(xué)生收費、供應(yīng)商往來、預(yù)算執(zhí)行、工資發(fā)放等管理性數(shù)據(jù)，不用在數(shù)據(jù)收集、統(tǒng)計與處理的過程中花費大量的時間與精力。

其次，中國高校需要改善各大服務(wù)管理平臺的功能，加強用戶體驗感，提高財務(wù)管理水平。例如，采購平臺需要盡量涵蓋所有采購項目，規(guī)范采購流程，加強招投標與供應(yīng)商往來管理，對學(xué)校的資產(chǎn)與服務(wù)實行源頭控制;在資產(chǎn)管理方面，需增加各部門對資產(chǎn)系統(tǒng)的訪問權(quán)限，隨時隨地掌握資產(chǎn)的分布與使用情況，促進資源的合理配置;對于收費管理來說，中國高校應(yīng)深入分析各種收費項目、收費對象、繳費渠道與開票類型，將這些功能統(tǒng)一融于應(yīng)收賬款模塊，并對逾期欠款現(xiàn)象增加懲罰性措施。

（二）建立融核算與管理于一體的財務(wù)管理系統(tǒng)

1、美國高校的經(jīng)驗分析

由于信息一體化程度高，美國高?？梢詫崿F(xiàn)從各大平臺與系統(tǒng)取數(shù)并完成自動記賬，不僅大大節(jié)省了核算時間，還可以讓財務(wù)人員把更多精力投入到管理工作中去，為業(yè)務(wù)部門提供更有價值的分析性數(shù)據(jù)。其次，美國高校的會計核算是基于層層的在線審核而完成的，而且大部分審核工作是由相關(guān)管理部門完成的。財務(wù)人員基于對各管理部門審核工作的信任，根據(jù)學(xué)校的財務(wù)規(guī)范對經(jīng)費使用的合理性進行判斷，確認無誤后完成打款。所有的審核工作都是在線進行的，避免了在時間與地域上的局限性，也明確了各部門的審核職責(zé)與權(quán)限。此外，美國高校的不少財務(wù)系統(tǒng)向業(yè)務(wù)管理部門提供接口，不僅便于數(shù)據(jù)的源頭采集，還能使業(yè)務(wù)部門積極地參與到財務(wù)工作中來。

2、對中國高校的啟示

在中國高校，需要提高系統(tǒng)的自動記賬水平，讓財務(wù)人員從繁瑣的財務(wù)核算工作中解放出來，把更多時間投入到管理工作中去，為業(yè)務(wù)部門提供更多的決策性建議。在現(xiàn)階段，財務(wù)人員也可以通過Excel憑證模版導(dǎo)入、智能憑證設(shè)計等方法，盡量減少數(shù)據(jù)的手工錄入，提高賬務(wù)處理的質(zhì)量與效率。

其次，需要優(yōu)化中國高校財務(wù)工作的審核流程，推行在線審核，節(jié)省在簽字與蓋章方面花費的大量時間。由于業(yè)務(wù)部門往往比財務(wù)部門更了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)，因此，在審核環(huán)節(jié)的設(shè)計中，應(yīng)提高業(yè)務(wù)部門的參與度，明確審核范圍與職責(zé)分工，提高財務(wù)審核工作的效率及合理性。

此外，在加強內(nèi)控管理的基礎(chǔ)上，需向業(yè)務(wù)部門開放部分財務(wù)系統(tǒng)接口，在預(yù)決算、財務(wù)分析、審計等財務(wù)流程設(shè)計中，提高業(yè)務(wù)部門在財務(wù)工作中的參與度與積極性，加強業(yè)務(wù)與財務(wù)部門的協(xié)同。

（三）加強頂層設(shè)計，注重財務(wù)信息系統(tǒng)的標準化建設(shè)

1、美國高校的經(jīng)驗分析

美國作為目前世界上信息化程度最高的國家，一直倡導(dǎo)教育信息化建設(shè)，從政府到學(xué)校層面，都為高校的業(yè)財信息化管理提供了強大的政策支持與體制保障。因此，美國高?？梢詫?fù)雜的財務(wù)流程進行標準化，提高了財務(wù)管理水平。例如，美國高校的財務(wù)工作具有高度的計劃性。用戶制定計劃后，可以通過系統(tǒng)一鍵生成計劃列表，查看工作目標、具體要求與時間截點等信息。對于預(yù)算工作來說，美國高校有嚴格、統(tǒng)一的預(yù)算模板，不隨經(jīng)濟業(yè)務(wù)的復(fù)雜性與特殊性而隨意改動。同時，經(jīng)費項目與會計科目的標準化管理，便于生成各類可比性強、格式統(tǒng)一的財務(wù)報表，能有效滿足管理者對數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析的需求。

2、對中國高校的啟示

中國高校需要加強業(yè)財信息化建設(shè)的政策與財力保障，將信息化與一體化建設(shè)融于頂層設(shè)計中。在這個過程中，管理者與財務(wù)人員需要深入思考如何將繁瑣、復(fù)雜的財務(wù)工作進行簡化，并將標準化融于業(yè)財精細化管理中。首先，中國高校應(yīng)提高財務(wù)工作的計劃性，通過信息化手段對計劃進行管理，便于指導(dǎo)財務(wù)工作有條不紊的開展。其次，對于預(yù)決算工作，應(yīng)事先明確報表中需要披露的信息。報表模版一旦確定，不得隨意改動，以提高財務(wù)數(shù)據(jù)在不同會計期間的可比性。同時，在日常賬務(wù)處理的過程中，需要規(guī)范并統(tǒng)一經(jīng)費項目與會計科目設(shè)置，不隨管理的特殊需要而任意增加人為調(diào)整因素，為編制標準化的財務(wù)報表做好充分的準備，提高財務(wù)統(tǒng)計與分析的效率。

參考文獻

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