新時(shí)代轉(zhuǎn)型升級(jí)中地勘單位檔案管理模式探討

郭 欣

（甘肅礦業(yè)開發(fā)研究院，甘肅 蘭州 730000）

1 概述

在習(xí)近平 “新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想”的指引下，我國經(jīng)濟(jì)持續(xù)增長，地勘單位也在積極努力的為國民經(jīng)濟(jì)貢獻(xiàn)自己的力量，風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)遇并存，地勘行業(yè)也面臨著很大的挑戰(zhàn)。我國各類地勘行業(yè)在發(fā)展上并不十分均衡，再加上缺乏有效的行業(yè)規(guī)范與指導(dǎo)，使得地勘單位的檔案管理工作在整體上呈現(xiàn)出良莠不齊的局面。因此，選擇恰當(dāng)?shù)臋n案管理模式，是目前地勘單位亟需解決的首要問題。加強(qiáng)地勘單位檔案管理工作，是現(xiàn)階段市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下對(duì)地勘單位提出的新挑戰(zhàn)，把市場(chǎng)規(guī)模、管理服務(wù)水平，適應(yīng)市場(chǎng)的產(chǎn)品檔次，和自身優(yōu)勢(shì)結(jié)合和起來，對(duì)于推動(dòng)地勘單位業(yè)的整體管理水平，增強(qiáng)市場(chǎng)競爭力，抵御和避免轉(zhuǎn)型升級(jí)將面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)具有重要的意義。

2 檔案管理的內(nèi)容與模式

為了更方便更科學(xué)有效地使用和保存檔案，檔案管理面臨的綜合性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)，管理人員不穩(wěn)定，檔案模式動(dòng)態(tài)性以及區(qū)域多元性等問題。綜合性強(qiáng)涉及到單位內(nèi)部檔案管理工作的管理制度、管理方式、管理體制等多個(gè)方面，在選擇檔案管理模式時(shí)需要考慮單位的規(guī)模、技術(shù)水平、管理體制、管理模式等多方面的因素。檔案管理模式的動(dòng)態(tài)性指不固定性，在企業(yè)化發(fā)展的不同時(shí)期其檔案管理模式可能存在著很大的差別。多元性是指檔案管理模式在區(qū)域、規(guī)模的不同存在差異性，例如我國企業(yè)和國家機(jī)構(gòu)，國內(nèi)機(jī)構(gòu)和國外機(jī)構(gòu)在檔案管理模式上的差異，而我國不同地區(qū)不同規(guī)模的企業(yè)在管理模式上也會(huì)存在差異性。

3 我國地勘單位主要的檔案管理模式現(xiàn)狀

3.1 地勘單位常見的檔案管理模式

3.1.1 社會(huì)化管理

許多地勘單位為了提高管理效率和降低檔案管理工作量，會(huì)選擇將工作中的產(chǎn)生的部分檔案移交給專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)來管理，如檔案寄存中心，部分地質(zhì)資料檔案交由測(cè)繪局、地質(zhì)資料館等，其管理的內(nèi)容主要包括檔案的實(shí)體管理、檔案庫房的建設(shè)、檔案數(shù)字化加工以及檔案管理軟件等內(nèi)容。

3.1.2 集中化管理

集中化管理是目前地勘單位最為常見的一種檔案管理模式，它是針對(duì)檔案管理工作設(shè)置一個(gè)專門的部門（如檔案室、檔案處）來完成對(duì)工作中所有檔案的集中管理。此外，還有一種情況是將電子信息技術(shù)與傳統(tǒng)管理模式結(jié)合起來，在單位內(nèi)部建立一個(gè)信息資源共享的平臺(tái)，不同部門之間可以通過共享平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)資源的及時(shí)共享與利用。

3.1.3 分散管理

分散管理在部分小型地勘單位比較常見,因?yàn)閱挝灰?guī)模小沒有設(shè)置統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，把檔案管理工作分散管理，各部門對(duì)本部門工作中形成的檔案進(jìn)行收集保管。

3.1.4 集中與分散相結(jié)合

有的地勘單位雖然成立有中心檔案管理機(jī)構(gòu)，但各部門和下屬機(jī)構(gòu)又設(shè)置了分機(jī)構(gòu)。中心檔案管理機(jī)構(gòu)制定了統(tǒng)一的檔案管理制度及標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各部門進(jìn)行規(guī)范化管理，各部門及下屬機(jī)構(gòu)在檔案中心的指導(dǎo)下，對(duì)本部門工作中形成的檔案進(jìn)行有效的管理利用。

3.2 地勘單位檔案管理模式中存在的問題

3.2.1 重視程度不足

部分地勘單位管理層缺乏對(duì)檔案管理的足夠重視，沒有將檔案管理工作納入地勘單位的戰(zhàn)略發(fā)展中去，致使檔案管理工作與實(shí)際工作契合度不高，沒有將信息化的檔案轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)經(jīng)營價(jià)值。更可怕的是，一些單位的決策者將檔案管理工作的內(nèi)容還停留在整理文件、編纂材料的時(shí)代，沒有看到信息化檔案管理就是單位經(jīng)濟(jì)進(jìn)步的推手，甚至還片面的認(rèn)為不應(yīng)該投入人、財(cái)、物，使檔案管理工作發(fā)展停滯，不能與信息化列車接軌。

3.2.2 地勘單位管理模式與實(shí)際情況不符

我國地勘單位面臨事業(yè)單位分類改革的政策，逐步事企分離，企業(yè)化運(yùn)行，創(chuàng)新管理模式，打造地勘行業(yè)新起點(diǎn)，還要解決“事企混雜體制不利于市場(chǎng)競爭”的難題，各地勘單位的改革和發(fā)展都處在探索階段，將主要精力都放在了經(jīng)營和效益方面，文化建設(shè)相對(duì)較弱。在檔案管理方面，這類地勘單位往往顧及不到檔案管理建設(shè)，有的單位忽視檔案管理工作，顧及不到地勘檔案個(gè)別的特殊性，機(jī)密性，最終引起資料遺失；有的單位盲目跟風(fēng)，只顧高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，而忽視管理模式，使得檔案管理樣式化；有的單位直接照搬現(xiàn)有的已經(jīng)成熟的檔案管理模式，在檔案建設(shè)中便投入大量的人力、財(cái)力，建成后卻發(fā)現(xiàn)執(zhí)行困難；有的單位生成的檔案數(shù)量過少，不需要繁瑣復(fù)雜的管理流程，造成資源浪費(fèi)；。

3.3 管理水平存在短板

地勘單位檔案管理水平存在短板，主要有兩個(gè)原因：一是人員配置斷層，業(yè)務(wù)能力參差不齊，很多地勘單位都沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，只是由辦公室人員兼職處理；二是上級(jí)重視不夠，大多數(shù)地勘單位辦公經(jīng)費(fèi)有限，于是便縮減檔案管理方面的資金支出。而地質(zhì)檔案又需要從基礎(chǔ)采集、整理、編寫等傳統(tǒng)人工模式產(chǎn)生基底，才能便于輸入到現(xiàn)代化信息系統(tǒng)中，以上都無法將檔案管理工作做到專業(yè)化，精準(zhǔn)化。同時(shí)，高學(xué)歷，高水平人才也優(yōu)先考慮生產(chǎn)部門，未能配備到檔案管理部門，大多數(shù)還是老同志兼職，人才缺口過大，老同志無得力助手等現(xiàn)象嚴(yán)重。這些都影響正常開展檔案管理工作。

4 完善地勘單位檔案管理模式的對(duì)策

4.1 改革創(chuàng)新管理思想與理念

地勘單位應(yīng)提高對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，拓寬檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，重視“收集和利用”，引入現(xiàn)代化的管理的模式。在注重資料安全、保密的情況的建設(shè)電子化管理，還應(yīng)保留檔案的原始記錄性，認(rèn)識(shí)服務(wù)于地勘行業(yè)的檔案的綜合價(jià)值。另外，地勘單位還應(yīng)當(dāng)樹立起信息共享意識(shí)，各部門對(duì)工作中形成的具有發(fā)展價(jià)值的檔案上報(bào)或交由檔案部門集中管理，各部門可申請(qǐng)借閱必須的檔案資料，打破資料借閱困難，各自為政的局面。

4.2 規(guī)范地勘單位檔案管理

不同的地勘單位在規(guī)模、經(jīng)營能力以及經(jīng)濟(jì)效益方面存在著很大的差異，因此檔案管理工作應(yīng)當(dāng)緊密結(jié)合單位的實(shí)力和規(guī)模，制訂符合地勘單位自身特點(diǎn)的建檔方案。檔案材料主要包括經(jīng)濟(jì)合同，招投標(biāo)材料，資質(zhì)認(rèn)證，產(chǎn)品在開發(fā)、銷售、轉(zhuǎn)讓產(chǎn)生的材料，人事檔案，財(cái)務(wù)檔案，公文檔案，地質(zhì)檔案，項(xiàng)目產(chǎn)生的報(bào)告、圖紙，對(duì)外合作產(chǎn)生的相關(guān)文件等等。對(duì)于專兼職的檔案管理人員來講，規(guī)范管理程序，制定《檔案借閱制度》，把檔案分類，按地質(zhì)檔案、文書檔案、項(xiàng)目檔案等分類收集，按保管期限整理。做到規(guī)范管理，案卷(件)整理歸檔合格，案卷(件)質(zhì)量達(dá)標(biāo)，案卷(件)保管查閱有章可尋。對(duì)檔案保管查閱過程出現(xiàn)問題的，要嚴(yán)肅查處。

4.3 改革創(chuàng)新管理方式方法

現(xiàn)階段，許多地勘單位為方便管理，機(jī)構(gòu)設(shè)置為垂直線條式，各部門各自為政，互不溝通，辦事效率低下，很難實(shí)現(xiàn)文件檔案等資源信息共享。在文檔管理數(shù)字信息一體化平臺(tái)建設(shè)的大趨勢(shì)下，借助現(xiàn)代化手段，搭建信息共享平臺(tái)，使信息傳送更廣更快捷。如果中小地勘單位能力不足，可以尋求專業(yè)的咨詢公司來幫助，建立一套適應(yīng)本單位發(fā)展的管理體系與管理模式。

4.4 利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案管理系統(tǒng)

利用現(xiàn)代化科技，建立電子化檔案管理系統(tǒng)，形成地質(zhì)檔案大數(shù)據(jù)，方便數(shù)據(jù)交互，使檔案管理工作簡化，信息成本降低。開發(fā)符合單位模式不同要求，安全系數(shù)的軟件，精準(zhǔn)分析計(jì)算，提供可靠的數(shù)據(jù)支撐，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化、科學(xué)化、合理化。隨著科技的進(jìn)步，期望有一天有專屬的檔案管理app，甚至是AI檔案管理模式。

4.5 建立健全的道德約束機(jī)制

建立制度框架，建立披露制度(檔案記錄)，職工誠信、信譽(yù)進(jìn)行評(píng)估，通過社會(huì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，對(duì)職工進(jìn)行制約，完善職工的職業(yè)道德的自律和他 律，加強(qiáng)對(duì)工作的誠信和信譽(yù)。

4.6 完善內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制，營造良好的內(nèi)部環(huán)境

通過合理的績效考評(píng)體系和收入分配體系，建立激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)地勘單位管理層和職工的工作主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性，將經(jīng)營管理者、全體職工的未來與地勘單位的未來結(jié)合在一起。另外，管理者應(yīng)認(rèn)識(shí)和重視良好的企業(yè)氛圍、內(nèi)部環(huán)境對(duì)管理模式的重要性，使任何管理模式都得以有效的運(yùn)行、實(shí)施。

5 結(jié)語

地勘行業(yè)對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不容小覷。地勘檔案對(duì)地勘單位的發(fā)展有著重要的參考利用價(jià)值，但由于地勘行業(yè)發(fā)展遇到瓶頸、經(jīng)濟(jì)效益不穩(wěn)定，地勘單位檔案工作存在著諸多問題。為此，應(yīng)嚴(yán)格遵循《檔案法》等相關(guān)政策法規(guī)，在管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)下，管理好地勘檔案，團(tuán)結(jié)一心，共同做好地勘單位檔案管理工作。