關(guān)于城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)問題研究

文/湖北省十堰市城建檔案和地下管理信息管理中心　李菱

關(guān)于城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)問題研究

文/湖北省十堰市城建檔案和地下管理信息管理中心李菱

城建檔案是城市建設(shè)檔案的簡稱，其信息核心主要是城建工程文件、資料、竣工檔案等，數(shù)字化建設(shè)就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段如通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等解決信息的采集、加工、利用等問題，城建檔案的數(shù)字化建設(shè)可以極大提高檔案信息的收集、加工以及利用水平。本文首先闡述了城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義和作用，其次分析了目前我國城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)所面臨的問題和困難，最后就加強城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)提出了一定的意見和建議。

城市建設(shè)；城建檔案管理；數(shù)字化

數(shù)字化城建檔案管理是一種新型的檔案管理模式，實現(xiàn)了建筑信息資源的綜合整合，在原來檔案管理基礎(chǔ)上充分利用信息系統(tǒng)的強大功能，深度挖掘了建設(shè)過程中的信息內(nèi)容，極大地擴大了檔案利用的功能，建筑信息的數(shù)字化為政府決策乃至社會投資提供了數(shù)據(jù)依據(jù)，如根據(jù)地上片區(qū)房屋套數(shù)以及建筑面積來快速確定地下管線埋設(shè)的位置和走勢。

一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的作用

城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)具有一定的經(jīng)濟和社會效益，主要表現(xiàn)在三個方面，首先是辦公自動化，數(shù)字化管理使得網(wǎng)上電子辦公成為可能，過去的煩瑣步驟“去檔案館取表、回去蓋章、送回檔案館”被徹底改變，數(shù)字化檔案管理尤其是設(shè)計電子檔案軟件不僅涵蓋單位廣泛，而且涉及業(yè)務(wù)也廣泛，包括電子簽章申領(lǐng)、網(wǎng)上工程報建等，檔案館借助先進信息技術(shù)及時在網(wǎng)上公布審核結(jié)果等，改變了過去建設(shè)單位需要多次咨詢審核進度、更正補交材料等，很大程度上節(jié)省了其的人力、物力以及時間成本。其次是審核自動化，利用計算機輔助審核，城建檔案軟件能集成國家規(guī)范并隨時監(jiān)測填報數(shù)據(jù)，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)和工序等及時報錯，并能使用云數(shù)據(jù)對比來判斷送審檔案的歸檔資格，這種“機審”環(huán)節(jié)既能保證檔案的完整性和真實性，又能確保檔案質(zhì)量。再次是空間占用小，城建檔案的專業(yè)分類繁多且子類復(fù)雜，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理需要的空間大，對環(huán)境的溫度、濕度要求高，所以其管理成本居高不下，而電子檔案只需要儲存于硬盤和服務(wù)器中，對實體空間和環(huán)境的要求較低，很大程度壓縮了檔案管理的成本。

二、城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)面臨的困難

（一）來自電子文件和電子檔案管理方面的困難。經(jīng)過多年的探索和實踐，我國在城建的電子文件、檔案、資料等管理上日益完善，與之相關(guān)的制表、分類基本完整，但是隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展，城建的資料、工程文件等檔案管理方面的工作量也增加了很多，城建檔案原來的“手工管理”模式已經(jīng)出現(xiàn)明顯的弊端，不適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求了。來自電子文件和電子檔案管理方面的困難主要有以下四點，一是分類、編制規(guī)范不統(tǒng)一，這點主要表現(xiàn)在現(xiàn)場文件資料和竣工文件資料上，同類型文件在不同時間的編制和分類上有出入，導(dǎo)致檔案的檢索和利用十分不便，而且采用傳統(tǒng)的手工管理，甚至出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。二是檔案編制時間長，效率低，費用高。三是收集上的問題，由于系統(tǒng)的不完善性，信息收集的時效性很低。四是文件、資料的檢查手段落后，信息化管理水平不高，效率低下。

（二）來自數(shù)字化管理的困難。城建檔案在數(shù)字化管理的困難主要是自于來人力保障。在人才保障方面，要保證各電子信息設(shè)施的正常運行，必須要具有專業(yè)技術(shù)知識的人才進行操作和維護，而且電子信息行業(yè)更新?lián)Q代快，數(shù)字化建設(shè)的各類軟件需要不斷地進行更新和升級，更不離開專業(yè)的技術(shù)人才，但實際上在城建檔案的數(shù)字化建設(shè)過程中存在著人力保障不足的問題，管理人員的知識結(jié)構(gòu)需要進一步的調(diào)整，除了檔案管理知識之外，要加強計算機、數(shù)據(jù)庫管理等電子技術(shù)相關(guān)方面的知識，提高技能以促進城建檔案管理的數(shù)字化進程。

三、加強對城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

（一）規(guī)范軟件的標(biāo)準(zhǔn)。目前我國城建檔案管理單位很多都已經(jīng)購買或者自行開發(fā)了軟件系統(tǒng)來代替手工方式處理檔案信息，但是這些軟件系統(tǒng)沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)對口、銜接上存在很多問題，所以要加強城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，必須要統(tǒng)一軟件標(biāo)準(zhǔn)，提升信息化管理要求，加強橫向聯(lián)系，形成網(wǎng)絡(luò)化的大氣候。

（二）加強數(shù)字化建設(shè)、專業(yè)人才培養(yǎng)。上級要予以重視，完善軟、硬件方面上的配套設(shè)施，提高對城建檔案管理的認知，將其數(shù)字化建設(shè)加入到行政主管重要工作議事日程當(dāng)中，加強對城建檔案管理工作的宣傳，保障數(shù)字建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時，還要加強對專業(yè)人才的培養(yǎng)，調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，除了檔案管理知識之外，還要加強計算機、數(shù)據(jù)庫管理等電子技術(shù)相關(guān)方面的知識，若引進技術(shù)相關(guān)人才要加以檔案管理知識的細化培養(yǎng)，如檔案的采集、資源處理、數(shù)據(jù)庫加工、審核加工等，從而保證各電子信息設(shè)施的正常運行和系統(tǒng)的升級更新，提升城建檔案管理的工作效率和質(zhì)量。

四、總結(jié)語

數(shù)字化城建檔案管理是一種新型的檔案管理模式，實現(xiàn)了建筑信息資源的綜合整合，極大地提高檔案信息的收集、加工以及利用水平，并具有一定的經(jīng)濟和社會效益。目前我國的城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中存在著電子文件、檔案管理方面以及人力上保障不足的困難，因此要進一步加強城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，首先要規(guī)范軟件標(biāo)準(zhǔn)，其次要加強專業(yè)人才培養(yǎng)，提升數(shù)字化管理要求。

［1］曾云云.對城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)的思考［J］.管理觀察，2015（13）：39-40.

［2］劉訓(xùn)文.關(guān)于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考［J］.企業(yè)改革與管理，2015（20）：39.

［3］胡淑惠.有關(guān)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的分析［J］.企業(yè)改革與管理，2015（23）：67.