文/豆乃強 鞠 耐
學(xué)生琴房作為音樂類高校公共教學(xué)實踐場所,具有數(shù)量多,內(nèi)設(shè)教學(xué)器材昂貴、使用頻繁、區(qū)域封閉性強等特點,是音樂類院校面臨的一個普遍的管理問題。
智慧琴房預(yù)約管理系統(tǒng)的目的在于讓每個學(xué)生都能公平使用學(xué)校公共資源,同時這些資源又都能被充分利用。隨著智能信息化時代的到來,浙江音樂學(xué)院在全國藝術(shù)類院校中率先對學(xué)生琴房的管理向科學(xué)智能化管理邁進,智慧琴房信息管理相對于傳統(tǒng)的琴房管理變得更加的輕松、規(guī)范、高效、科學(xué)。
高校音樂藝術(shù)院校琴房是學(xué)生練習(xí)使用提高技藝的重要場所,大多數(shù)音樂藝術(shù)類院校琴房具有分布集中,區(qū)域狹小,人群流動密集的特點,學(xué)生琴房日常秩序維護是教學(xué)紀律維護的重要工作組成部分,高峰期擁堵排隊,常規(guī)違紀行為不易察覺,無視管理規(guī)定,頂撞管理人員的違紀行為時有發(fā)生,是藝術(shù)類高校管理工作的‘老大難’問題,在實際管理中,發(fā)現(xiàn)有違反規(guī)定的現(xiàn)象發(fā)生,但沒有有效的證據(jù)可以確定是該學(xué)生所為,更有損壞鋼琴、古箏等學(xué)院公共教學(xué)器材和學(xué)生存放在琴房的樂器的現(xiàn)象發(fā)生,在后續(xù)的追責(zé)中,由于缺乏第一手的數(shù)據(jù),往往缺乏有效的手段解決和杜絕此類現(xiàn)象,在借助信息化手段,服務(wù)在校師生琴房使用方面,浙江音樂學(xué)院做了有益的嘗試。
浙江音樂學(xué)院學(xué)生琴房區(qū)域建筑總面積約10533平方米,琴房數(shù)量532間,常規(guī)個人琴房面積為7.6平方米,雙琴房16.8~36平方米不等,服務(wù)于全院在校學(xué)生2700余人,建院投放之初,學(xué)生練琴時間集中、排隊擁堵、傳統(tǒng)鑰匙打不開、挑選琴房等現(xiàn)象相對普遍,損害鋼琴,樂器丟失,刻意頂撞巡視管理工作人員的嚴重違紀行為時有發(fā)生?;谝陨闲袨椋憬魳穼W(xué)院依據(jù)常規(guī)需求和針對性現(xiàn)象,借助信息化手段從視頻監(jiān)控、電子門禁、手機預(yù)約、練琴充時,練琴月份、季度、系部等指數(shù)方面,通過大數(shù)據(jù)分析,系部聯(lián)動,信息傳媒和人工服務(wù)貫穿始終,有機統(tǒng)一,保證了琴房區(qū)域秩序井然,學(xué)生練習(xí)使用集約高效,學(xué)院校風(fēng)學(xué)風(fēng)煥然一新,通過大數(shù)據(jù)分析,有效引導(dǎo)學(xué)生練琴使用,對比全國十一所音樂類兄弟院校,浙江音樂學(xué)院屬首次。
(此圖引自軟件中標(biāo)單位華爾公司)
智慧琴房系統(tǒng)功能模塊主要包括管理平臺模塊、控制臺管理模塊和自助終端管理模塊;其中管理平臺模塊主要面向系統(tǒng)管理人員、控制臺管理模塊主要面向琴房管理員操作的模塊、自助終端管理模塊主要面向?qū)W生自助操作的模塊。
管理平臺模塊主要包括“系統(tǒng)管理人員”操作管理模塊和“學(xué)生個人”操作管理模塊,二者面對的對象分別是系統(tǒng)管理人員和學(xué)生個人。
系統(tǒng)面向管理員的管理功能主要包括基礎(chǔ)設(shè)置、琴房資源管理、用戶管理、預(yù)約管理、黑名單管理、數(shù)據(jù)報表(統(tǒng)計分析模塊);系統(tǒng)管理人員憑借賬號和密碼可登錄琴房管理系統(tǒng),對上述功能模塊進行管理操作及相關(guān)系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、查詢等。
1.“基礎(chǔ)設(shè)置”管理包括:系統(tǒng)參數(shù)和琴房設(shè)備管理。
2.“琴房管理”包括琴房類型設(shè)置、時段設(shè)置、信息維護、使用詳情等。
3.“用戶管理”主要包括:用戶類型、信息查詢、新用戶初始化、單獨初始化、隔學(xué)期初始化、用戶在庫查詢等。
4.“預(yù)約管理”即是對系統(tǒng)預(yù)約功能模塊的管理。
5.“黑名單管理”主要包括:預(yù)警管理、預(yù)警歷史查詢、黑名單信息管理操作、黑名單歷史查詢等。
6.“數(shù)據(jù)報表(統(tǒng)計分析模塊)“管理主要包括:上琴查詢、下琴查詢、上下琴查詢、上下琴異常查詢等。
1.學(xué)生憑借用戶名和密碼登錄琴房管理系統(tǒng);
2.學(xué)生選擇“預(yù)約琴房(網(wǎng)上預(yù)約)模塊;
3.按條件篩選可預(yù)約琴房;
4.點擊琴房,彈出預(yù)約時段選擇及提交預(yù)約;
5.系統(tǒng)邏輯判斷處理;
6.再次確認預(yù)約時段;
7.預(yù)約成功。
1.學(xué)生在確認的練琴結(jié)束時間之前準備下琴;
2.學(xué)生前往現(xiàn)場控制臺(或自助終端)刷卡登錄;
3.點擊系統(tǒng)操作界面中“下琴”按鈕,系統(tǒng)開始對當(dāng)前基本賬戶信息及正在使用的琴房信息進行查詢;
4.系統(tǒng)對本次琴房使用狀況進行評估(有沒有超時使用,若超時使用3次以上將被拉入黑名單),同時系統(tǒng)界面顯示正在使用的琴房信息,如琴房名稱、所在樓層、使用開始時間、刷卡時間、耗時多久、是否超時、是否被拉入黑名單等;
5.確認并退出琴房,結(jié)束。
浙江音樂學(xué)院智慧琴房使用每月生成練琴指數(shù)報表并于學(xué)期末和年終實行系列統(tǒng)計,報表分為:時間分布、時間統(tǒng)計、各系琴房使用情況、違規(guī)現(xiàn)象等四個板塊,介于篇幅,本文僅以2018年全年度練琴指數(shù)統(tǒng)計及結(jié)果分析為例:(由于學(xué)院7、8月份為暑假、故7、8月份未算在統(tǒng)計之內(nèi))
自2018年1月1日至12月31日,根據(jù)學(xué)生琴房系統(tǒng)記錄,2018年上半年全院學(xué)生總?cè)藬?shù)2486人,上半年在學(xué)生琴房練琴學(xué)生人數(shù)為2145人;2018年下半年全院總?cè)藬?shù)不完全統(tǒng)計2827人,下半年在學(xué)生琴房練琴人數(shù)為2172人。由于部分學(xué)生休學(xué)、延期、服役,或使用系琴房練琴等原因,2018年上半年未在學(xué)生琴房練琴人數(shù)為341人,下半年未在學(xué)生琴房練琴人數(shù)為655人。從學(xué)生琴房每日使用人數(shù)看,2018年最高日峰值出現(xiàn)在3月7日,達到460;從練琴周期性對比圖來看,2018年呈周期性波動,每周日、一、三練琴人數(shù)較多,周五、周六較少(除法定假日外),周二、四平穩(wěn);從每日各時間段平均使用人數(shù)看,呈階梯式,主要集中在每日上午7:00至11:00、12:00至16:00持續(xù)上升為小高峰、19:00到達每日最大高峰點逐漸回落。
根據(jù)系統(tǒng)記錄,2018年本科學(xué)生練琴總時間為540187.87小時,上半年日均練琴時間約0.77小時,下半年日均練琴時間為0.98小時,其中月練琴時間最高者為音教系171班學(xué)生王茂寧,2018年練琴時間達到1479.19小時。2018年上半年練琴時間最高者為音教系171班學(xué)生王茂寧,練琴總時間達到837.22小時,日均練琴4.90小時。2018年下半年練琴時間最高者為鋼琴系183班學(xué)生林瑜慧,練琴總時間達到692.8小時,日均練琴5.68小時。從學(xué)生琴房2018年上半年練琴量分類統(tǒng)計圖看出,全院超過10.62%的學(xué)生(264人)練琴時間可達到300小時以上;學(xué)生琴房2018年下半年練琴量分類統(tǒng)計圖看出,全院超過8.4%的學(xué)生(240人)學(xué)期練琴時間可達到300小時以上;2018年整年練琴量達200小時以上的學(xué)生數(shù)量較2017年增長12.55%(由于2018年上半年統(tǒng)計數(shù)量為6個月,下半年統(tǒng)計數(shù)量為4個月,上下半年時長不同,練琴量相差較大。
備注:2018級新生于9月份注冊報到,故只有下半年練琴量。
根據(jù)系統(tǒng)記錄,從2018年學(xué)生琴房各系使用率來看,鋼琴系、音樂學(xué)系、國樂系、音樂教育系、作曲與指揮系、管弦系、流行系、聲樂歌劇系、音工系及研究生同學(xué)高于全院學(xué)生練琴使用率。各系練琴量逐月增加,鋼琴系、音樂教育系、管弦系學(xué)生的每日平均練琴時間高于全院總平均值。從2018年學(xué)生琴房各系學(xué)生練琴量分段統(tǒng)計,鋼琴系、國樂系、音樂教育系、管弦系、作指系及研究生學(xué)生居前列。
通過管理人員巡查與記錄,2018年發(fā)現(xiàn)學(xué)生存在違反學(xué)生琴房管理制度現(xiàn)象,其中包括:超時,未按規(guī)定刷卡;私自公用琴房;移動監(jiān)控;琴房內(nèi)用餐;液體雜物放在鋼琴上、未關(guān)門窗、琴蓋、空調(diào);琴房內(nèi)吸煙、爬窗、私自教授外來人員進學(xué)生琴房等現(xiàn)象。2018年學(xué)生琴房違紀情況較2017年減少80.46%(2017違規(guī)現(xiàn)象2083人次,2018違規(guī)現(xiàn)象407人次)
基于智慧琴房系統(tǒng)使用及結(jié)果性分析:
1.琴房管理直觀、方便,軟件升級和監(jiān)控安裝有效提升專業(yè)類藝術(shù)院校琴房管理水平,它能夠根據(jù)學(xué)校安排落實各個琴房的權(quán)限,學(xué)生則可以根據(jù)自己的權(quán)限自主選擇時間和琴房上琴,并對該時段的琴房安全與琴具負責(zé)。若有異議產(chǎn)生,解決糾紛十分容易,因為現(xiàn)場視頻可以進行過程追溯,平臺事件信息更可以鎖定各個環(huán)節(jié),使之一目了然,平息糾紛;同時它本身也是對違紀學(xué)生的一種威懾,可以大量降低輪巡人員數(shù)量和工作量,減少人力資源投入,節(jié)約人力成本;
2.提升學(xué)生用琴的體驗感受,學(xué)生可以通過APP事先進行上琴預(yù)約,符合學(xué)院地理位置分布的實際(南北區(qū)長度約1.5公里),杜絕了學(xué)生趕來無琴可用的現(xiàn)象發(fā)生,方便了學(xué)生的學(xué)習(xí)生活和日常計劃安排,通過手機APP頁面功能顯示,琴房占用狀態(tài)一目了然,不會再有學(xué)生在房外找空閑琴房、四處窺探,干擾上琴者注意力,影響其上琴心情和質(zhì)量;
3.在琴房狀態(tài)和安全方面,該項目通過琴房狀態(tài)監(jiān)控、智能門和窗戶管理,使琴房在平臺上完全處于可控狀態(tài);
4.有關(guān)琴房節(jié)電管理,琴房通過權(quán)限卡的用電管理,能夠做到“人走電斷”,避免電燈常亮導(dǎo)致無端的耗電,從而達到節(jié)能的效果;
5.針對琴房大數(shù)據(jù)挖掘,一方面可以及時反饋琴房或琴具使用問題,另一方面可以作為學(xué)生素質(zhì)管理依據(jù)和教學(xué)安排的重要信息,同時也有利于及時發(fā)現(xiàn)學(xué)生練琴習(xí)性和藝術(shù)潛能,是培養(yǎng)人才的參考依據(jù)。
浙江音樂學(xué)院智慧琴房建設(shè)是新時代信息化管理導(dǎo)向的結(jié)果性實現(xiàn)案例,智慧琴房建設(shè)是琴房管理制度落實的有效抓手,是科學(xué)管理人性化結(jié)合的有效工具。琴房練琴指數(shù)的統(tǒng)計為合理設(shè)置系部專業(yè)練琴時數(shù)提供了有效的證據(jù),琴房練琴高峰曲線為針對性有效的調(diào)配值班人員,極大的節(jié)約了人員的調(diào)配使用,為教務(wù)公共課程、系部專業(yè)課程的調(diào)整提供了參照依據(jù),學(xué)生違紀、守紀記錄登記對學(xué)院學(xué)風(fēng)校紀正面引導(dǎo)提供了重要的文化宣傳參照。
浙江音樂學(xué)院智慧琴房建設(shè)是從底層琴房智能化建設(shè)到云端大數(shù)據(jù)挖掘的整體解決方案,項目落成后,有效解決專業(yè)音樂院校的學(xué)生上下琴排隊的低效問題,極大的提高了學(xué)生琴房的使用效率,提升學(xué)生練琴效果,提高管理水平,降低管理成本,有效減少電能浪費,基本杜絕學(xué)生損壞琴具行為,延長琴具使用壽命,為學(xué)院教學(xué)、育人提供豐富的大數(shù)據(jù)依據(jù),為音樂類人才的定向培養(yǎng)提供了不可缺少的決策支持,伴隨著管理工作的不斷深入,學(xué)生學(xué)風(fēng)校風(fēng)的良好規(guī)范,學(xué)生自身素質(zhì)管理提升,對學(xué)生未來職業(yè)選擇規(guī)劃和學(xué)院形象具有不可評估的價值。