事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析

（河南省濮陽市清豐縣人力資源和社會保障局 河南 清豐 457300）

前言

在事業(yè)單位的發(fā)展與運(yùn)營的過程中，檔案管理工作是十分重要的，會直接影響事業(yè)單位的運(yùn)營狀況，屬于關(guān)鍵影響因素。由于事業(yè)單位在發(fā)展的期間會涉及到檔案管理的多方面因素，因此，利用檔案管理展開工作記錄，能夠確保在運(yùn)營的過程中，將運(yùn)營過程都記錄下來，便于后期查閱。面對社會激烈的競爭壓力，事業(yè)單位想要提升競爭力，就需要充分的發(fā)揮出檔案管理的優(yōu)勢，通過提升檔案管理水平，為人事管理的效率與質(zhì)量提供保證。

1.檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 缺乏充足的重視。我國有不少事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏足夠重視，盡管檔案管理工作已有較長的發(fā)展時間，但是在發(fā)展的過程中各領(lǐng)導(dǎo)人員并沒有提升對其工作環(huán)節(jié)的重視，造成這一現(xiàn)象的原因主要有以下兩個方面。

一方面，當(dāng)前我國在社會經(jīng)濟(jì)體系的構(gòu)建過程中，為事業(yè)單位帶來較大的壓力，近些年我國的社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境也日益復(fù)雜，使得各領(lǐng)導(dǎo)人員在經(jīng)營的過程中比較重視經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，從而在一定程度上并沒有加大對檔案管理工作的重視。另一方面，在我國經(jīng)濟(jì)體系的進(jìn)步過程中，檔案管理給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來的重要作用并沒有被挖掘出來，缺乏理論體系的論證，從而使得事業(yè)單位的管理人員，并沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。[1]

1.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人才。在實(shí)際工作中，檔案管理工作涉及到許多復(fù)雜性內(nèi)容和專業(yè)性內(nèi)容，對此就需要經(jīng)驗(yàn)豐富和專業(yè)的檔案管理人才，只有這樣才能對當(dāng)管理工作做好妥善處理，更好地完成這一工作。但經(jīng)過調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國事業(yè)單位的檔案管理工作者的專業(yè)水平比較低，事業(yè)單位在收納管理人員時對其要求并不高，忽略了這一工作的專業(yè)性。

1.3 缺乏健全的檔案管理制度。檔案管理制度主要包括檔案的保管和人員職責(zé)以及監(jiān)督等多方面內(nèi)容，對檔案管理制度進(jìn)行完善包括多個內(nèi)容的細(xì)化規(guī)定，只有這樣才能將檔案管理的所有責(zé)任與探索工作得到有效落實(shí)。由于我國事業(yè)單位應(yīng)用到管理工作的時間比較晚，因此在實(shí)際執(zhí)行過程中，會受到外界環(huán)境與內(nèi)部環(huán)境的多重影響，使檔案管理工作更加復(fù)雜化，再加上這一工作內(nèi)容并沒有得到充分重視，使得檔案管理制度并沒有得到完善。

2.檔案管理工作的改進(jìn)措施

2.1 要轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識。在轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識這一方面，主要是需要加強(qiáng)對檔案管理工作的重要性認(rèn)識。對此，領(lǐng)導(dǎo)首先要轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，通過提升領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作的重要性認(rèn)識，推動檔案管理制度的完善，是領(lǐng)導(dǎo)者能夠?yàn)闄n案管理工作提供政策支持，在決策方面能夠從整體利益出發(fā)做出科學(xué)決策，并且能夠?yàn)闄n案管理工作提供資金支持，為檔案管理工作創(chuàng)造適宜的外在環(huán)境。另一方面，要轉(zhuǎn)變社會對檔案管理工作的思想認(rèn)識，通過加大社會監(jiān)督力度來實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的有效落實(shí)。從這一方面來說，主要是需要國家加大對檔案管理工作的支持，從整體角度上呼吁和宣傳廣大人民群眾關(guān)注檔案管理事業(yè)。對此，可以利用電視媒體或報紙報刊等途徑完成宣傳工作。[2]

2.2 加大培訓(xùn)力度與管理力度。從這一角度來說，主要是針對檔案管理人員展開的培訓(xùn)與管理。在培訓(xùn)工作方面，主要包括檔案管理技巧、理論以及制度的培訓(xùn)，通過對這些方面展開培訓(xùn)工作，能夠讓每一位檔案管理人員可以從理論到實(shí)踐得到全方面提高。在管理工作方面，要對檔案管理人員進(jìn)行明確分工，以此來確保檔案管理工作的有序性。此外，還需要在薪資方面加大管理力度，努力提升檔案管理工作人員的工資待遇與福利待遇，為其提供更好的發(fā)展空間與晉升空間，從而提升檔案管理工作崗位的吸引力，對激發(fā)工作熱情和加大工作壓力都有著很大的幫助。

2.3 檔案管理制度的完善。在檔案管理制度的完善方面，主要包括保管制度、保密制度、利用制度和監(jiān)督制度等內(nèi)容的完善。想要對檔案管理制度進(jìn)行完善，就需要確保檔案信息是真實(shí)有效的，除此之外還需要對檔案信息進(jìn)行及時更新。針對那些需要刪除的檔案信息來說，是需要按照程序通過審核方可刪除銷毀。除此之外，還需要完善安全設(shè)施建設(shè)，避免出現(xiàn)檔案丟失與被盜竊的問題，并且通過完善監(jiān)督制度來加大內(nèi)部的監(jiān)督力度，為檔案管理制度的有效執(zhí)行提供保障。[3]

2.4 檔案信息資源的全面開發(fā)。為了能夠充分的發(fā)揮出檔案管理工作的價值，就需要轉(zhuǎn)變檔案管理思想、優(yōu)化管理方法，相關(guān)工作人員還需要建立科學(xué)認(rèn)真的工作態(tài)度，以此來提升檔案信息的利用程度。對事業(yè)單位來說，就需要提升自身的積極性和主動性，建立在實(shí)際狀況下，對于事業(yè)單位的發(fā)展史和大事記以及個人匯編信息等進(jìn)行完善，并且還需要圍繞事業(yè)單位中心工作與建設(shè)的需要，對單位的業(yè)績與經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行宣傳，這樣能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的決策工作提供重要的參謀作用。

結(jié)論

由于事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作具有很強(qiáng)的特殊性和服務(wù)性以及保密性，因此提升檔案管理工作的水平與效率是非常重要的。相關(guān)工作人員要加大對現(xiàn)狀的研究力度，有針對性的對完善措施進(jìn)行深入分析與探索，只有這樣才能更好地滿足社會發(fā)展與事業(yè)單位進(jìn)步的需求，通過提高檔案管理的工作效率與質(zhì)量，來促進(jìn)事業(yè)單位工作效率質(zhì)量的提升，更好地服務(wù)于社會。