淺談信息化時(shí)代背景下的高校檔案管理工作

姚麗麗，邢艷娟

（盤(pán)錦職業(yè)技術(shù)學(xué)院，遼寧 盤(pán)錦 124000）

高校檔案是指針對(duì)高校從事科研、教學(xué)、管理、黨政等活動(dòng)所形成的文件、影像等形式的記錄，具有較高的收藏價(jià)值與意義。而在高校不斷發(fā)展的背景下，高校檔案管理工作面臨新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。隨著社會(huì)的發(fā)展，高校檔案管理工作其作用與價(jià)值逐漸被人們所發(fā)掘，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，并無(wú)法滿足高校的實(shí)際需求。因此，在信息化時(shí)代背景下，要求高校認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的重要性，明確當(dāng)下高校中存在的問(wèn)題，及時(shí)制定有效的解決策略并加以實(shí)施，進(jìn)而為高校的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、高校檔案信息化管理建設(shè)的意義

（一）適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的新形勢(shì)

高校作為文化教育中的主要陣地，是當(dāng)下文化事業(yè)發(fā)展的主要核心，而高校自身發(fā)展歷史的記載、文化知識(shí)的沉淀、轉(zhuǎn)變發(fā)展理念的重要參考依據(jù)、凝聚發(fā)展共識(shí)的主要形式就是高校的檔案管理工作。但是在社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，檔案資源數(shù)量急劇提升，并且其檔案內(nèi)容也朝著多元化的方向發(fā)展，使得傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下的實(shí)際需求。再加之電子政務(wù)的普及，高校檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種發(fā)展的新形勢(shì)。

（二）提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率

高校作為創(chuàng)新知識(shí)的主要基地之一，聚集了大量的現(xiàn)代化的信息資源。而高校要想順應(yīng)時(shí)代的變遷進(jìn)行可持續(xù)性的發(fā)展，需要對(duì)這些信息資源進(jìn)行充分的發(fā)掘，將其功能有效發(fā)揮出來(lái)，進(jìn)而提升高校的實(shí)際發(fā)展價(jià)值。基于此，需要對(duì)檔案資源管理的效率與質(zhì)量進(jìn)行提升，以此為有效發(fā)揮出相應(yīng)檔案資源的實(shí)際使用價(jià)值奠定良好的基礎(chǔ)。而當(dāng)下對(duì)檔案管理質(zhì)量與效率的提升，務(wù)必進(jìn)行合理性的管理信息化建設(shè)。

（三）節(jié)約檔案管理工作成本投入

在當(dāng)下高校檔案管理過(guò)程中，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相較于信息化管理模式，需要消耗大量的資金投入，并且學(xué)校需要針對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)量將存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)室進(jìn)行擴(kuò)張。這樣無(wú)疑會(huì)增大學(xué)校的成本投入，并且其管理質(zhì)量與效率也無(wú)法得到有效的提高。而信息化管理模式能在一定程度上減少學(xué)校對(duì)人力、空間成本的投入，并有效提升其管理質(zhì)量與效率，并起到事半功倍的效果。

二、高校檔案管理在信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理理念相對(duì)滯后

在檔案管理事業(yè)不斷發(fā)展的背景下，高校檔案管理工作已經(jīng)開(kāi)始逐步向信息化進(jìn)行轉(zhuǎn)變，再加上檔案管理人員對(duì)管理工作的意識(shí)逐漸提升，使得檔案管理工作的作用已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。但是在實(shí)際工作過(guò)程中，部分高校負(fù)責(zé)人以及管理人員自身的管理理念較為滯后，對(duì)信息化檔案管理的建設(shè)沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，在檔案管理過(guò)程中仍側(cè)重于使用傳統(tǒng)的管理方式，沒(méi)有進(jìn)行有效的優(yōu)化和創(chuàng)新，使得信息化檔案管理的建設(shè)受到嚴(yán)重的阻礙，對(duì)信息化檔案資源的利用開(kāi)發(fā)沒(méi)有足夠的重視，進(jìn)而產(chǎn)生嚴(yán)重的影響[1]。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度不足

信息化檔案管理的建設(shè)對(duì)整合、分配高校內(nèi)部的信息資源有著重要的作用，并且信息化的檔案管理也是將高校相應(yīng)資源信息化的主要途徑。但是在當(dāng)下實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，受到資金條件、時(shí)間條件等因素的制約，使得高校信息化檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)受到影響。如信息化基礎(chǔ)設(shè)備的引進(jìn)仍沒(méi)有實(shí)質(zhì)的進(jìn)展，紙質(zhì)檔案資源沒(méi)有進(jìn)行有效的數(shù)字化，使得信息化檔案管理的建設(shè)受到嚴(yán)重的制約[2]。另外，針對(duì)信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)也無(wú)法滿足高校的實(shí)際使用需求，呈現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化程度較低、規(guī)模小等問(wèn)題，進(jìn)而對(duì)信息化檔案資源的開(kāi)發(fā)與使用產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

（三）管理人員素質(zhì)較差

信息化檔案管理的建設(shè)，與檔案管理人員有著緊密的聯(lián)系。檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量與效率有著重要的影響。現(xiàn)階段，在實(shí)際信息化檔案管理建設(shè)過(guò)程中，部分管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)水平較差，理論知識(shí)儲(chǔ)備較低、缺乏實(shí)際操作技術(shù)、管理理念陳舊、缺乏創(chuàng)新意識(shí)等，嚴(yán)重影響了信息化檔案建設(shè)的有效性，無(wú)法滿足高校對(duì)檔案管理工作的實(shí)際需求，進(jìn)而對(duì)高校自身的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

（四）信息化檔案管理制度不完善

在當(dāng)下信息化檔案建設(shè)過(guò)程中，其信息化檔案管理的制度機(jī)制相對(duì)不完善，使得信息化檔案管理存在盲目性、無(wú)依據(jù)性。當(dāng)下，部分高校信息化檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，仍使用傳統(tǒng)的檔案管理制度，無(wú)法滿足信息化檔案管理的實(shí)際需求。另外，部分高校即使制定了信息化檔案管理的制度，但是其制度缺少可行性，部分內(nèi)容板塊沒(méi)有進(jìn)行有效的完善，使得相關(guān)管理人員在進(jìn)行實(shí)際管理工作時(shí)無(wú)據(jù)可依，對(duì)信息化檔案管理的建設(shè)產(chǎn)生嚴(yán)重的影響，并且對(duì)檔案管理人員自身的工作態(tài)度、工作積極性產(chǎn)生嚴(yán)重的影響，無(wú)法滿足高校對(duì)檔案管理的實(shí)際需求[3]。

三、高校檔案信息化建設(shè)的原則

在社會(huì)發(fā)展的背景下，高校檔案管理從傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變成信息化檔案管理并不是一朝一夕就能完成的，需要對(duì)當(dāng)下高校檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行深度分析，遵循信息化建設(shè)的原則，以此來(lái)進(jìn)行有效建設(shè)。以下為高校檔案在信息化建設(shè)過(guò)程中需要遵循的原則。

（一）切實(shí)可行原則

信息化檔案在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，必然會(huì)受到諸多客觀因素的影響而無(wú)法達(dá)到理想的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。因此，在實(shí)際建設(shè)中，學(xué)校需要以自身的實(shí)際發(fā)展情況為基礎(chǔ)，量力而行。首先，學(xué)校需要對(duì)自身的經(jīng)費(fèi)運(yùn)營(yíng)情況加以明確。高校檔案管理的信息化建設(shè)無(wú)論是在軟件、硬件設(shè)備、人力等方面都需要消耗大量的資金。所以，高校在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中需要以經(jīng)費(fèi)情況為基礎(chǔ)制定出可行性的建設(shè)方案，并預(yù)備出充足的資金。其次，需要注重對(duì)管理人員素質(zhì)進(jìn)行提升。在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中高校需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行提升，以此來(lái)確保信息化建設(shè)的有效開(kāi)展。

（二）服務(wù)用戶原則

高校檔案建設(shè)的主要目的就是為高校內(nèi)部的相關(guān)工作者、教師以及學(xué)生提供服務(wù)保障。所以，在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中需要秉承著以服務(wù)用戶最大化為原則，需要結(jié)合用戶的實(shí)際需求，進(jìn)而將信息化檔案管理的實(shí)際價(jià)值進(jìn)行最大化發(fā)揮。

四、高校檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

在信息化時(shí)代背景下，為了能讓高校檔案管理工作滿足高校的實(shí)際使用需求，需要明確當(dāng)下高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，及時(shí)制定相應(yīng)的策略并加以實(shí)施，進(jìn)而有效促進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)的效率與質(zhì)量提升。以下為主要優(yōu)化策略，與大家交流。

（一）提升對(duì)信息化檔案管理的重視度

在當(dāng)下高校檔案管理過(guò)程中，要想有效加快信息化檔案管理建設(shè)的速度。首先，高校的負(fù)責(zé)人以及相關(guān)管理人員需認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的重要性，明確信息化檔案建設(shè)對(duì)高校自身可持續(xù)性發(fā)展的作用。然后通過(guò)有效的方式來(lái)不斷推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)。以此來(lái)實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化、規(guī)范化、制度化的管理與建設(shè)。其次，高校需要讓學(xué)校師生明確信息化檔案管理在科研、教學(xué)以及信息化交流過(guò)程中起到的不可代替的作用，然后以此為基礎(chǔ)，為信息化檔案管理的建設(shè)營(yíng)造出良好的環(huán)境[4]。另外，需要重視對(duì)管理人員管理理念的轉(zhuǎn)變，提高管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而端正相關(guān)管理人員自身的工作態(tài)度。

（二）健全完善信息化檔案管理的制度機(jī)制

高校需要結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況，制定出健全且完善的信息化檔案管理制度。相關(guān)制定者可以依據(jù)《檔案法》 《電子文檔管理暫行辦法》等，制定出規(guī)范、健全、可行性高的制度與機(jī)制，以此來(lái)規(guī)范信息化檔案的管理。針對(duì)檔案的收集、整理、使用和歸檔需要結(jié)合實(shí)際情況制定出相應(yīng)的制度，以此來(lái)提升信息化檔案的實(shí)際使用價(jià)值[5]。在實(shí)際管理過(guò)程中，高校需要實(shí)施責(zé)任落實(shí)到個(gè)人的制度，以此來(lái)約束管理人員的行為，有效端正管理人員的態(tài)度。另外，學(xué)?？梢越Y(jié)合自身實(shí)際情況，制定績(jī)效考核機(jī)制，并且此機(jī)制需要與檔案管理人員的薪資報(bào)酬掛鉤，通過(guò)這種方式可以有效提升信息化檔案管理的質(zhì)量與效率[6]。除此之外，學(xué)?？梢栽O(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)在實(shí)際工作中有突出表現(xiàn)者給予一定的精神、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以此來(lái)激發(fā)管理人員的工作熱情，調(diào)動(dòng)員工的積極性。除此之外，針對(duì)信息化檔案的保存，學(xué)校需要以自身實(shí)際情況為基礎(chǔ)，制定完善的存儲(chǔ)制度，并結(jié)合當(dāng)下信息技術(shù)中的網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，為檔案的存儲(chǔ)構(gòu)建出良好的環(huán)境。例如針對(duì)存儲(chǔ)信息化檔案資源的數(shù)據(jù)安設(shè)防火墻，并設(shè)置云備份等，以此來(lái)對(duì)信息化檔案資源的存儲(chǔ)安全性進(jìn)行確保。綜上所述，可以有效規(guī)范信息化檔案的管理，有效提升檔案管理的質(zhì)量與效率[7]。

（三）加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

信息化檔案基礎(chǔ)的建設(shè)大致可以分為兩個(gè)方面，即硬件設(shè)施建設(shè)和軟件設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)也是實(shí)現(xiàn)高等院校檔案信息化管理的基礎(chǔ)前提。因此，學(xué)校需要重視對(duì)信息化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，加大對(duì)其的資金投入，以此來(lái)有效提升信息化檔案管理的質(zhì)量與效率，并為高校的信息化檔案建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，學(xué)?？梢詮淖陨韺?shí)際情況出發(fā)，追加資金投入，在硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過(guò)程中，重視對(duì)計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)等設(shè)備的引進(jìn)；而針對(duì)軟件方面的建設(shè)，學(xué)校需要對(duì)信息化管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等軟件的建設(shè)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的有效建設(shè)，為信息化檔案建設(shè)提供強(qiáng)有力的支撐[8]。

（四）注重對(duì)管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升

要想實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的有效建設(shè)，學(xué)校需要增強(qiáng)對(duì)提升信息化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)的重視程度，需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，培養(yǎng)出具備高技能、專業(yè)化、高素質(zhì)的復(fù)合型管理人才。在實(shí)際培訓(xùn)過(guò)程中，學(xué)?？梢越Y(jié)合多元化的培訓(xùn)方式對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升[9]。例如定期組織相關(guān)管理人員進(jìn)行進(jìn)修學(xué)習(xí)，以此來(lái)及時(shí)更新自身的管理理念；定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)知識(shí)培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)維護(hù)培訓(xùn)、檔案管理系統(tǒng)使用培訓(xùn)、知識(shí)庫(kù)維護(hù)培訓(xùn)等，以此來(lái)促進(jìn)管理人員專業(yè)綜合能力和素質(zhì)的提升，并有效提升管理人員的實(shí)際業(yè)務(wù)水平能力。檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)水平對(duì)信息化檔案管理的質(zhì)量與效率有著重要的影響。所以，高校需要樹(shù)立以人為本的理念，結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案管理的人事制度進(jìn)行優(yōu)化和改革，結(jié)合多元化的方式來(lái)促進(jìn)管理人員綜合能力的提升，深入優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)與體系，進(jìn)而打造出一支具備高素質(zhì)、專業(yè)化的復(fù)合型管理團(tuán)隊(duì)，進(jìn)而為提升信息化檔案管理的質(zhì)量與效率奠定良好的基礎(chǔ)[10]。

（五）發(fā)揮檔案管理的育人功能

高校檔案信息化管理建設(shè)過(guò)程中，需要重視對(duì)檔案育人功能的發(fā)揮，以此來(lái)提升檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值，提升檔案管理工作在高校管理工作中占有的地位。在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，高?？梢詫n案中具有意義與價(jià)值的發(fā)展歷史，以及高校檔案中師生榮譽(yù)事跡進(jìn)行挑選，結(jié)合高校自身的實(shí)際情況開(kāi)展相應(yīng)的檔案展覽會(huì)、講座以及觀影活動(dòng)等?；蛘呤歉咝？梢詫⒂涊d榮譽(yù)事跡的檔案進(jìn)行公開(kāi)，也可以制作成相應(yīng)的影像資料供師生觀看與學(xué)習(xí)。通過(guò)這種方式，可以充分發(fā)揮出高校檔案的育人功能，進(jìn)而對(duì)學(xué)生進(jìn)行有效的思想政治教育，營(yíng)造出良好的校園文化，進(jìn)而讓學(xué)生自身的綜合素質(zhì)得到發(fā)展。當(dāng)然，無(wú)論是檔案人員自身的專業(yè)素質(zhì)，還是管理模式，亦或現(xiàn)代化設(shè)備的運(yùn)用，都會(huì)對(duì)高校檔案的育人功能產(chǎn)生影響。因此，高校需要重視對(duì)信息化管理模式的建設(shè)，并結(jié)合有效的資源充分發(fā)揮高校檔案的育人功能[11]。

綜上所述，高校信息化檔案管理的有效建設(shè)，對(duì)提升高校檔案管理質(zhì)量、效率，以及促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展有著重要的促進(jìn)作用。因此，高校需要認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的重要性，明確當(dāng)下信息化檔案建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，把握住當(dāng)下高校檔案管理工作的主要工作特點(diǎn)與規(guī)律，結(jié)合高校自身的實(shí)際發(fā)展情況，及時(shí)制定相應(yīng)的策略并加以實(shí)施，進(jìn)而提升高校信息化檔案管理建設(shè)的有效性，以便于讓檔案管理更好地服務(wù)于高校的管理與發(fā)展。