新時代事業(yè)單位人事檔案管理的問題及對策研究

■王艷超

（臨朐縣人力資源和社會保障局）

當前新時代，優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理模式，全面做好人事檔案管理工作，是服務人事管理和決策、滿足事業(yè)單位發(fā)展要求、促進人力資源管理規(guī)范化發(fā)展的必然需要。

1 事業(yè)單位人事檔案的概念和作用

事業(yè)單位人事檔案是事業(yè)單位人事管理活動的直接記錄，它經(jīng)組織審查或認可、記述和反映職工經(jīng)歷及德才表現(xiàn)等情況、以個人為單位組卷，按照有關規(guī)定整理、由組織集中統(tǒng)一保存。包括學術水平、道德素質、個人簡歷、業(yè)務能力、工作業(yè)績、家庭情況、社會關系等情況記錄，關系到干部工作與生活的各個方面，是干部個人享受各種社會待遇的有效根據(jù)，也是單位培養(yǎng)人才、組織選人用人的重要依據(jù)。因此，全面做好新時代事業(yè)單位人事檔案管理工作,對于個人權益的維護和實現(xiàn)、單位長遠的發(fā)展和全面進步都具有重要的現(xiàn)實意義。

2 當前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的主要問題

伴隨著我國事業(yè)單位人事制度改革的不斷加快和深入，對干部人事檔案標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化程度的要求也越來越高，一些傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法已經(jīng)很難再適應新時代的新要求了。筆者認為，當前，事業(yè)單位干部人事檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：

2.1 觀念上重視程度不夠

許多單位負責人對人事檔案管理工作存有認識上的偏差，認為它只是一般必要性工作，不能給予相應的人力物力投入；干部職工本人對檔案重要性的認識也不足，對于個人的一些重要材料，不能及時交到單位檔案管理部門歸檔，致使個人檔案材料不完整；檔案管理人員對自身工作的重要性認識還不夠，業(yè)務不熟不精、保密意識差、材料分類不規(guī)范、裝訂不及時等現(xiàn)象普遍存在，嚴重影響了檔案管理水平。

2.2 單位缺乏健全統(tǒng)一的人事檔案管理規(guī)范和制度

對于人事檔案的管理缺乏健全統(tǒng)一的人事檔案管理規(guī)范和制度，檔案資料不能按要求進行整理和歸檔，管理要求過于淺層化和松散化，具有較大的活動空間，個別人員在操作上容易打擦邊球，起不到實際上的監(jiān)督與督促作用，從而導致了管理工作達不到預期的效果，給新時代人事檔案管理工作帶來了極大的不便以及人力物力的浪費。

2.3 人事檔案管理與達到現(xiàn)代信息化要求還有很大差距

隨著現(xiàn)代信息化的發(fā)展，各單位基本上都實現(xiàn)了網(wǎng)絡化管理，檔案管理工作也有了辦公的硬件設施，但是人事檔案的管理仍跟不上信息的變化速度，人事檔案管理在歸檔方式、格式設計、信息錄入模式等方面相對于新時代人事工作的發(fā)展是滯后的。另外，人事檔案管理工作還缺乏統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)，信息共享性差，阻礙了檔案管理事業(yè)發(fā)展的效率和速度。

2.4 人事檔案管理人員的業(yè)務能力有待于進一步提高

各單位目前管理人事檔案的人員，檔案專業(yè)出身的較少，在思想觀念、文化程度、專業(yè)素質、理論水平等方面還有一定差距；此外，很多管理人員對于現(xiàn)在先進的計算機、網(wǎng)絡通訊等技術不太精通，管理人員隊伍不能盡快適應人事檔案事業(yè)網(wǎng)絡化發(fā)展的要求。

2.5 檔案管理缺乏有力的資金保障

各單位對人事檔案管理工作所投入的經(jīng)費有限，遇到經(jīng)費緊張的難題時，往往大多經(jīng)費都被用到其他項目，對人事檔案管理工作軟硬件投入較少，對檔案管理人員的培訓教育沒能納入計劃、沒能給予足夠的支持，檔案管理設備陳舊，技術落后，跟不上檔案管理信息化的需要。

3 解決當前新時代人事檔案管理問題的對策研究

3.1 增強檔案管理工作意識，提高人事檔案管理效能

各單位要本著對干部個人負責、對黨的人事人才事業(yè)高度負責的態(tài)度，切實增強檔案管理工作意識，高度重視人事檔案管理工作。要成立專門的檔案室和人事檔案管理工作機構，配齊配強責任心強、業(yè)務能力過硬的專業(yè)管理人員隊伍，按照工作需要給予相應的物力和財力支持，并建立人事檔案管理的考核機制，定期對人事檔案管理工作進行達標升級考核，不斷推進人事檔案管理工作的科學有序開展。

3.2 健全人事檔案管理制度，促進檔案管理工作規(guī)范化

健全事業(yè)單位人事檔案管理制度，是新時代對人才管理的需要。各單位要按照人事檔案管理工作的職責和要求，對人事檔案管理工作進行發(fā)掘和深化，逐步建立健全人事檔案管理各項規(guī)章制度，包括人事檔案收集制度、整理制度、保管制度、利用制度、調動制度、移交制度等，使人事檔案工作有章可循、有據(jù)可依，同時，要加大監(jiān)督檢查力度和各項制度的執(zhí)行力度，不斷提高檔案的規(guī)范化管理水平。

3.3 建立專門的人事檔案管理系統(tǒng)，提高管理的信息化水平

應按照事業(yè)單位干部管理的實際需求，引進合適的軟件系統(tǒng)，建立并完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，不斷摸索人事檔案應用軟件與實際工作的結合點。要制定規(guī)范的工作流程，認真做好新增材料的分類、掃描、錄入等工作，及時對干部基本信息進行更新，實現(xiàn)信息整合和資源共享，不斷提高檔案管理工作效率。

3.4 建設一支專業(yè)性強、素質過硬的人事檔案管理隊伍

建設素質好、威信高、能力強的機關人事檔案管理隊伍，是加強機關人事工作的重要保證。各單位要在配齊配強人事檔案管理隊伍上下功夫，把專業(yè)好、素質高、能力強、思路清、作風正的干部選配上來，不斷優(yōu)化隊伍結構。作為人事檔案管理干部，要有強烈的事業(yè)心和責任感，立足自己的崗位職責，做好檔案工作。要加強經(jīng)常性教育培訓，不但要提升基本的檔案業(yè)務能力，而且必須要精通網(wǎng)絡化、自動化管理實務，盡快適應時代需要。

3.5 加大對檔案管理的資金投入，盡快滿足實際工作需要

各單位要設立專項資金，加大對人事檔案管理工作軟硬件的經(jīng)費投入。一方面，要及時購置配備檔案柜、計算機、掃描儀等工作設施及除濕機、除塵機等管理設備，為檔案管理工作提供良好條件。另一方面，要加強對檔案管理人員的教育培訓，采取請進來、送出去等多種形式，不斷提高人事檔案管理隊伍的業(yè)務能力。