關(guān)于鐵路企業(yè)檔案管理過程中如何有效優(yōu)化庫存的思考

■曹 鵬

（中國鐵路昆明局集團(tuán)有限公司）

企業(yè)檔案是記錄企業(yè)發(fā)展進(jìn)程的重要依據(jù)，其蘊(yùn)藏著豐富的資源，是屬于擁有著非常顯著的參考價(jià)值的文字和圖表信息等[1]。

特別是在新時(shí)代的今天，我們鐵路企業(yè)根據(jù)黨的十九大和中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議精神確定的關(guān)于鐵路建設(shè)的總基調(diào)，聚焦于“交通強(qiáng)國，鐵路先行”的歷史使命。我們?cè)颇翔F路正著眼于未來，正在努力構(gòu)建著“八出省、五出境”的鐵路骨架網(wǎng)的關(guān)鍵時(shí)刻，大量建設(shè)項(xiàng)目全面推進(jìn)，隨著建設(shè)項(xiàng)目的推進(jìn)，勢(shì)必將產(chǎn)生大量的非常有價(jià)值的企業(yè)檔案！我認(rèn)為我們鐵路企業(yè)此時(shí)應(yīng)該以此為契機(jī)，優(yōu)化檔案庫存，最大限度的整合庫存庫容資源，以便向企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)高效地檔案服務(wù)。

那么如何才能優(yōu)化庫存，整合資源，怎樣讓檔案最大限度地發(fā)揮它的對(duì)于企業(yè)的參謀助手作用呢？我覺得首先應(yīng)該找到鐵路企業(yè)檔案管理方面普遍存在問題，然后再進(jìn)行才有針對(duì)性地對(duì)癥下藥。本人通過在檔案崗位多年工作的總結(jié)如下。

1 鐵路企業(yè)檔案管理問題

1.1 對(duì)檔案工作重視不夠

在鐵路企業(yè)內(nèi)部自上而下都不同程度的存在著檔案意識(shí)薄弱的問題。一直以來部分領(lǐng)導(dǎo)干部都認(rèn)為檔案管理就是檔案的保管工作，在單位的工作中是不重要的，認(rèn)為檔案管理工作就是保證檔案資料不丟失，檔案信息不泄密，能應(yīng)付日常的工作查閱和對(duì)外查檔能就可以了，在思想上對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏正確地認(rèn)識(shí)和了解。因此，在檔案工作硬件方面的投入能省則省，能簡(jiǎn)則簡(jiǎn)，以至于我們企業(yè)檔案工作的現(xiàn)代化程序和信息化工作的進(jìn)程受到了嚴(yán)重滯后。

1.2 管理意識(shí)有待強(qiáng)化

我們企業(yè)內(nèi)部由于工作性質(zhì)決定了，檔案員都是一崗多責(zé)，身兼數(shù)職，而且有部分單位的檔案管理員崗位變動(dòng)頻繁，有很多兼職檔案管理員在從事檔案管理工作前僅僅經(jīng)過簡(jiǎn)單的工作交接就上崗，并沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理工作的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，這就造成了部分兼職檔案員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，歸檔意識(shí)薄弱的問題，甚至部分兼職檔案員還存在著認(rèn)為檔案存放在承辦部門便于查找利用，不愿意向檔案館移交的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)；更有甚者強(qiáng)調(diào)其材料有特殊性、保密性，不宜向檔案館移交。以上種種檔案意識(shí)薄弱的問題，都直接影響到了我們的檔案管理水平和服務(wù)水平的提升。

1.3 檔案庫存量大但是質(zhì)量不高

雖然《檔案法》及有關(guān)檔案的法律法規(guī)都有明確的規(guī)定，到期檔案經(jīng)過組織鑒定后即可進(jìn)行銷毀。但實(shí)際上這些規(guī)定并沒有得到很好地執(zhí)行，原因則是多方面的，如：鑒定制度、鑒定原則、鑒定方法的不夠明晰，鑒定人員的基本素質(zhì)參差不齊等等原因，結(jié)果就造成了：短期檔案變成長(zhǎng)期檔案，長(zhǎng)期檔案躋身為永久檔案，檔案陷入“只進(jìn)不出”、“只生不死”怪圈的現(xiàn)狀，檔案庫房“住房緊張”的問題逐年突顯。檔案庫存量年年突飛猛進(jìn)，但是這其中有很多其實(shí)是“僵尸”檔案，長(zhǎng)年在庫房睡大覺，庫房減負(fù)擴(kuò)充有效庫容勢(shì)在必行。

1.4 檔案載體單一

走進(jìn)我們檔案館庫房，我們會(huì)看到的都是一柜柜、一架架碼放整齊的紙質(zhì)檔案，而我們的照片、光盤等載體的電子檔案卻寥寥無幾。據(jù)筆者了解，紙質(zhì)檔案與非紙質(zhì)檔案在館藏中的數(shù)量比是900:1至1000:1之間，也就是說一個(gè)擁有15萬卷紙質(zhì)檔案的檔案館，其館藏非紙質(zhì)檔案只有150到170個(gè)保管單位之間。載體單一帶來的弊病 是多方面的，檔案管理人員工作量大，效率低，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體查閱手段單一不便于查閱，這樣就造成了檔案服務(wù)于企業(yè)的水平低下，利用效果差的現(xiàn)狀，無法發(fā)揮檔案在企業(yè)管理過程應(yīng)當(dāng)起到的作用，造成大量人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

2 鐵路企業(yè)檔案管理過程中針對(duì)問題進(jìn)行多角度的優(yōu)化庫存

2.1 適當(dāng)融入創(chuàng)新的思維和理念

在鐵路企業(yè)的高速發(fā)展進(jìn)程中，太多的歷史需要記載，太多的優(yōu)秀需要傳承，檔案管理逐漸將成為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。我認(rèn)為首先應(yīng)該通過大力地宣傳與培訓(xùn)，做到了“上崗前必培訓(xùn)”，讓歸檔意識(shí)深入人心，把檔案工作流程化到每一個(gè)工作崗位，讓每一個(gè)工作人員把歸檔當(dāng)作自己工作內(nèi)容的一部分；同時(shí)應(yīng)該敏銳地跟隨著潮流趨勢(shì)，轉(zhuǎn)變“檔案不重要”的認(rèn)識(shí)，快速地融合先進(jìn)的檔案管理思想和觀念，積極地響應(yīng)中國國家鐵路集團(tuán)有限公司關(guān)于推行電子公文歸檔的有關(guān)規(guī)定，著力提升檔案的信息化和現(xiàn)代化的程度，開啟檔案新的管理模式和管理方法，優(yōu)化檔案資源的檢索方式方法，大力提升檔案服務(wù)企業(yè)的水平和利用效果。

2.2 及時(shí)剔除失去保存價(jià)值的檔案并逐步推行電子檔案

隨著云南鐵路建設(shè)進(jìn)入快速發(fā)展階段，大量鐵路建設(shè)項(xiàng)目齊頭并進(jìn)，大量有巨大參考價(jià)值的鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案即將進(jìn)入檔案館，這對(duì)我們檔案管理部門帶來了極大的挑戰(zhàn)和壓力，管理部門應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)呢？我認(rèn)為：

首先，我們應(yīng)該盡快解決館藏檔案玉石不分的現(xiàn)狀。積極開始館藏檔案的鑒定工作。對(duì)于那些隨著歷史發(fā)展和時(shí)間推移以及經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)，確實(shí)已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案，堅(jiān)決予以及時(shí)剔除，清除“僵尸檔案”，騰出有效庫容，保證庫存檔案的質(zhì)量的同時(shí)還可以騰出有效庫容來存在那些真正有價(jià)值的檔案。

其次，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案資料在存放和保管的過程中存在著管理?xiàng)l件高，難度大的現(xiàn)狀，紙張老化受損現(xiàn)象是無可避免的，所以電子檔案管理必然是今后檔案管理工作的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。所以，我們從現(xiàn)在開始，在日常工作中，就要用發(fā)展的眼光看問題，實(shí)現(xiàn)電子歸檔系統(tǒng)與電子公文系統(tǒng)的無縫銜接，有效提高檔案管理工作效率，逐步建立電子公文檔案，進(jìn)一步豐富檔案的存貯介質(zhì)，提高檔案利用效果和效率，為今后全面實(shí)現(xiàn)電子檔案管理奠定基礎(chǔ)。

2.3 嚴(yán)格把住檔案進(jìn)館的質(zhì)量關(guān)

在接收和征集檔案的過程中，為了避免出現(xiàn)“僵尸檔案”，必須對(duì)要進(jìn)館的檔案的價(jià)值、歷史意識(shí)進(jìn)行判斷，嚴(yán)格把住檔案進(jìn)館質(zhì)量關(guān)，在做到應(yīng)收盡收的基礎(chǔ)上，對(duì)于一些質(zhì)量不高，不符合接收條件的檔案堅(jiān)決不予以進(jìn)館，檔案館是重要?dú)v史資料的集中地，不是文件材料的存放地，不能只圖數(shù)量不顧質(zhì)量，要保證做到“該進(jìn)館的一卷不漏，不具備進(jìn)館價(jià)值的也一件不收”。

2.4 提升檔案管理人員的自身素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理人員的管理意識(shí)

檔案管理人員就是檔案管理工作的直接參與者，檔案管理人員的自身素質(zhì)很大程度上決定著檔案工作的水平，也決定著我們進(jìn)館檔案的質(zhì)量，因此提升檔案管理人員管理和工作水平對(duì)推進(jìn)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展是有積極作用的。首先應(yīng)該積極為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)和提升的機(jī)會(huì)，組織參加各級(jí)各類的培訓(xùn)，創(chuàng)造參觀、借鑒各級(jí)優(yōu)秀檔案管理部門的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的機(jī)會(huì)，不斷地提升自身的檔案工作和管理水平。同時(shí)，檔案管理人員在具體的工作實(shí)踐中，也要勤思想，善總結(jié)，結(jié)合本單位的工作實(shí)際，積極思考，大膽創(chuàng)新，努力地彰顯出工作的主觀能動(dòng)性，從而穩(wěn)步地提高檔案工作水平。

3 結(jié) 語

鐵路企業(yè)對(duì)于國家的影響巨大，其發(fā)展的態(tài)勢(shì)能夠影響到國家的進(jìn)步和繁榮，因此需要重視鐵路企業(yè)中的方方面面。檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，尤其是對(duì)于鐵路企業(yè)來說，需要積極的重視一些細(xì)節(jié)性的問題，采取合理的措施加以處理，保證使其對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生積極的影響。在本文中，作者結(jié)合自身工作實(shí)際，闡述了企業(yè)當(dāng)前在檔案管理中存在的問題和現(xiàn)狀，同時(shí)針對(duì)存在的問題和現(xiàn)狀，提出了多種可行的、操作性強(qiáng)的優(yōu)化庫存的手段，來提升企業(yè)的檔案管理工作水平以及檔案庫存質(zhì)量，希望能對(duì)鐵路企業(yè)檔案管理工作的提升與發(fā)展提供參考和借鑒。