高校數(shù)字檔案館建設(shè)問題研究

李 叢

（許昌職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 許昌 461000）

數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種新技術(shù)、新媒體進(jìn)入高校管理的各個(gè)系統(tǒng)，形成了形式多樣、內(nèi)容豐富的數(shù)字檔案，對(duì)高校檔案館建設(shè)提出了更多挑戰(zhàn)，迫切需要進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)，構(gòu)建數(shù)字檔案資源管理的新模式。

一、高校數(shù)字化檔案資源的現(xiàn)狀

（一）數(shù)字檔案逐步取代紙質(zhì)檔案

隨著高校辦學(xué)功能的拓展，高校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承等方面的作用日益凸顯，高校在上述社會(huì)活動(dòng)中形成大量的信息資源，除傳統(tǒng)的文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)檔案、資產(chǎn)檔案外，高校檔案信息大都以數(shù)字形式存在，數(shù)字化檔案已經(jīng)成為高校檔案的主體。以職業(yè)院校舉辦技能大賽為例，從活動(dòng)開始到結(jié)束，舉辦方會(huì)充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，最大限度地收集、存貯活動(dòng)信息，這些信息不僅有大賽的方案、組織情況，還有各參賽隊(duì)的參賽成果等。在這些活動(dòng)中形成的檔案資源已不再是單一的紙質(zhì)文書檔案、圖片聲像檔案和實(shí)體檔案，更多的是以數(shù)字技術(shù)為手段所產(chǎn)生的數(shù)字檔案，提供了另一“社會(huì)空間”。由多樣性的活動(dòng)及活動(dòng)的多樣性所產(chǎn)生的數(shù)字信息，迫切需要以檔案的形式進(jìn)行收貯、傳輸，以防珍貴信息丟失。

（二）數(shù)字檔案資源獨(dú)立分散

目前，高校的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和職能部門都很重視信息保存，無形之中形成了眾多的業(yè)務(wù)檔案。雖然有一部分業(yè)務(wù)檔案進(jìn)入了學(xué)校檔案館，但是由于高校檔案資源建設(shè)缺乏有效的管理機(jī)制，各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)及部門的檔案資源獨(dú)立保管，數(shù)字檔案資源存在一定的分散性和孤立性，致使各類信息資源不能及時(shí)收集。高校檔案館普遍存在人員不足的問題，很難隨時(shí)參與檔案收集，致使一些檔案信息長(zhǎng)期滯留在業(yè)務(wù)系統(tǒng)或工作部門。與傳統(tǒng)檔案相比，高校檔案更多的是科技與文化成果，尤其是一些科技檔案，大多留存在科研部門，有的科研成果不能按時(shí)進(jìn)入檔案館，有的信息甚至最終也沒有進(jìn)入檔案館的機(jī)會(huì)。

（三）數(shù)字化檔案具有明顯的開放性

隨著學(xué)校管理形態(tài)的變化，社會(huì)及高校師生對(duì)高校檔案資源的需求方式也在發(fā)生變化，加之高校之間的競(jìng)爭(zhēng)激烈，不少高校把辦學(xué)歷史、辦學(xué)成就、優(yōu)秀校友、知名專家學(xué)者作為參與競(jìng)爭(zhēng)的重要手段，普遍開設(shè)了網(wǎng)上檔案館，尤其是一些歷史悠久、排名靠前的高校，更是開通了網(wǎng)上檔案查閱平臺(tái)。據(jù)調(diào)研，一些人才、技術(shù)、資金等方面實(shí)力雄厚的高校還開展了檔案館App建設(shè)。為了讓社會(huì)各界更好地了解自己，很多高校還把教學(xué)資源、科研成果、招生計(jì)劃、人才培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃在網(wǎng)上公開，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源在網(wǎng)上的發(fā)布和傳遞，可以更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展和師生的工作、學(xué)習(xí)需求。

二、制約高校數(shù)字檔案館建設(shè)的問題

（一）基礎(chǔ)薄弱，影響了檔案信息的收貯和傳輸

有相當(dāng)多的高校檔案館存在設(shè)施設(shè)備簡(jiǎn)陋、信息化建設(shè)滯后的問題，缺乏數(shù)字檔案館建設(shè)的基本條件。一是硬件不足。數(shù)字檔案館需要一定的信息技術(shù)條件，但是高校檔案館設(shè)施還不夠完善，還沒有統(tǒng)一的接口歸檔平臺(tái)接收來自各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)及工作部門的文檔。二是缺乏既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的管理人員?，F(xiàn)有的檔案管理人員不能有效利用信息技術(shù)手段開展數(shù)字檔案收集整理工作，數(shù)字檔案信息資源收集整理的效率較低。大多數(shù)高校檔案館由于基礎(chǔ)薄弱，無法及時(shí)優(yōu)化檔案資源管理及資源存儲(chǔ)空間分配，無法有效管理不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)，故而檔案資源管理系統(tǒng)成了簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)堆砌與查詢工具，數(shù)字化成果成為“死”檔案。［1］有些檔案的收集、整理、存貯仍停留在傳統(tǒng)模式上，片面追求收集數(shù)量和速度，造成只收集不開放、只存貯不應(yīng)用或存貯利用率較低等問題。傳統(tǒng)檔案是把檔案放在檔案柜里，檔案管理人員對(duì)檔案信息進(jìn)行分類整理，而數(shù)字化檔案則是進(jìn)入存儲(chǔ)器，但由于檔案管理人員的信息技術(shù)能力不足，對(duì)數(shù)字化檔案缺乏有效處理，從嚴(yán)格意義上講，這不是真正的信息存貯。

（二）缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

在高校實(shí)行辦公自動(dòng)化之初，各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和工作部門的信息化建設(shè)還沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，更沒有從數(shù)字化檔案建設(shè)的角度考慮數(shù)據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。以目前常見的文檔格式為例，到底是采用DOC還是XML，是RTF還是TXT，是JPEG還是TIFF，是CEB還是PDF，都沒有做出明確規(guī)定，完全是根據(jù)辦公人員自己的工作習(xí)慣進(jìn)行選擇，由此形成的電子文件格式不統(tǒng)一、兼容性不強(qiáng)。隨著辦公自動(dòng)化程度的提高，這些問題有所緩解，但仍然會(huì)或多或少地對(duì)高校檔案館數(shù)字檔案收集造成一定影響，使得檔案部門的數(shù)字信息無法與各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)接軌。

（三）數(shù)字檔案資源管理與服務(wù)滯后

數(shù)字化檔案的存貯離不開數(shù)據(jù)庫，一些高水平大學(xué)技術(shù)力量雄厚，數(shù)據(jù)庫建設(shè)相對(duì)規(guī)范，有利于數(shù)字化檔案的收集與管理。但是，相當(dāng)多的高校在基本分類、檢索字段、技術(shù)實(shí)施等方面不夠規(guī)范，數(shù)字檔案資源管理難度較大，檔案管理人員在接收數(shù)字檔案后無從下手，無法對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行分類存貯。受此影響，數(shù)字檔案大多停留在兩級(jí)分類體系上，很難進(jìn)行三級(jí)、四級(jí)體系分類。數(shù)字檔案收集、存貯依然采用傳統(tǒng)檔案類目，以年度設(shè)置檔案一級(jí)目錄，以部門或業(yè)務(wù)設(shè)置二級(jí)目錄，一般不設(shè)三級(jí)目錄。［2］有的數(shù)據(jù)庫雖然提供了檢索功能，但是功能簡(jiǎn)單，檢索路徑單一，缺乏高級(jí)檢索、二次檢索功能。數(shù)字檔案信息資源服務(wù)主要依靠網(wǎng)絡(luò)，但是大部分高校網(wǎng)站只能鏈接到相應(yīng)的檔案信息，用戶如果想查找自己需要的特定信息，就要對(duì)不同的網(wǎng)站逐個(gè)瀏覽。另外，一部分需公開的現(xiàn)行文件得不到及時(shí)有效公開，不能有效地發(fā)揮電子文件的作用，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

（四）體制機(jī)制建設(shè)滯后

目前，不少高校的檔案館沒有獨(dú)立設(shè)置，不能獨(dú)立自主地開展工作。檔案建設(shè)制度不夠健全，沒有很好地落實(shí)檔案法規(guī)。面對(duì)數(shù)字化檔案日益增多的形勢(shì)，高校檔案部門沒有從制度層面對(duì)數(shù)字檔案規(guī)范化建設(shè)進(jìn)行設(shè)計(jì)，沒有從制度層面對(duì)重大活動(dòng)數(shù)字化檔案做出規(guī)定，致使數(shù)字檔案歸檔不夠及時(shí)，歸檔內(nèi)容缺乏規(guī)范。檔案部門如何迅速與學(xué)校各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)及部門的數(shù)字化信息接軌，如何科學(xué)管理日益增多的電子文件，目前還沒有更加有效的對(duì)策。

三、加強(qiáng)高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

數(shù)字檔案館是數(shù)字時(shí)代檔案館的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館，是對(duì)傳統(tǒng)檔案館的升級(jí)，是“第二代”或“升級(jí)版”的檔案館。早在2010年，國家檔案局就發(fā)布了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)提出了要求。高校數(shù)字檔案館在智慧校園背景下進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)，具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，要通過轉(zhuǎn)變管理思想、管理行為，突破業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)和工作部門的界限，提高各種數(shù)字資源的交融度，增強(qiáng)檔案信息資源的真實(shí)性、完整性、有效性和有序性。

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著高校智慧校園和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）項(xiàng)目的實(shí)施，高校數(shù)字檔案館建設(shè)的設(shè)備基礎(chǔ)、技術(shù)基礎(chǔ)也在逐步完善和提高。高校應(yīng)將數(shù)字檔案館建設(shè)納入智慧校園整體布局，以國家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》為指導(dǎo)，加強(qiáng)信息技術(shù)的開放應(yīng)用，建設(shè)具有采集自動(dòng)化、存貯安全化、管理科學(xué)化、利用便捷化、服務(wù)人性化的數(shù)字檔案系統(tǒng)。硬件方面，可依托智慧校園建設(shè)，根據(jù)自身需要，科學(xué)合理地添置辦公設(shè)備，如服務(wù)器、終端、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)及其他配套設(shè)備，這是檔案館數(shù)字化建設(shè)的基本條件，也是必不可少的。軟件方面，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等。在此基礎(chǔ)上，對(duì)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和格式統(tǒng)一規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的無縫鏈接。［3］人力資源是數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵，因此要想加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理，首先要轉(zhuǎn)變觀念，選配既精通信息技術(shù)又具備檔案管理業(yè)務(wù)能力的人員充實(shí)到檔案管理部門，定期組織他們外出培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，筑牢數(shù)字化檔案管理的根基。

（二）規(guī)范數(shù)字檔案資源建設(shè)

目前，國家檔案局出臺(tái)了相應(yīng)的數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，可以作為數(shù)字檔案資源建設(shè)的指導(dǎo)性文件，檔案館各業(yè)務(wù)部門應(yīng)進(jìn)一步完善標(biāo)準(zhǔn)，建立資源數(shù)字化采集、組織、管理和長(zhǎng)期保存等環(huán)節(jié)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，確保數(shù)據(jù)之間的兼容性。在具體操作上，一是要有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)?？梢越梃b紙質(zhì)檔案的管理方法，按照大類設(shè)置數(shù)字化檔案的一級(jí)類目與編號(hào)；然后按照檔案管理中的“來源原則”“全宗原則”設(shè)置二級(jí)類目與編號(hào)；借鑒《中國檔案分類法》中類目設(shè)置方法，進(jìn)一步對(duì)“項(xiàng)”“人”下的信息資源進(jìn)行詳細(xì)劃分，按照事由、責(zé)任者、載體、日期、保管期限等，設(shè)置三級(jí)、四級(jí)類目與編號(hào)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的精細(xì)化管理。二是要統(tǒng)一規(guī)定檢索字段，要求各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和工作部門在存貯信息時(shí)使用統(tǒng)一的字段，既便于分類存貯，也便于提供檢索服務(wù)。三是建立統(tǒng)一的接收平臺(tái)，要求各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和工作部門及時(shí)將工作中所形成的數(shù)字化檔案上傳到平臺(tái)，既方便數(shù)字化檔案的收集管理，也便于為師生工作、學(xué)習(xí)提供服務(wù)。要通過方方面面的力量，把各類數(shù)字檔案聚合在一起，實(shí)現(xiàn)集中保管、專業(yè)存貯。

（三）注重?cái)?shù)字化檔案的開發(fā)應(yīng)用

高校豐富的辦學(xué)成果，是高校檔案的重要組成部分，除了要做好其知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)外，還應(yīng)該最大限度地為社會(huì)提供檔案服務(wù)，使高?！八罊n案”活起來，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。一方面，高校要通過數(shù)字化檔案平臺(tái)展示自己的辦學(xué)成就，為廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)的科技文化服務(wù)；另一方面，高校也要通過數(shù)字化檔案平臺(tái)方便師生開展學(xué)習(xí)、研究。目前，國內(nèi)高水平大學(xué)的檔案館已經(jīng)將檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相結(jié)合，形成了多途徑、多元化的檔案服務(wù)利用模式。大數(shù)據(jù)應(yīng)用的核心在于從海量的數(shù)據(jù)中挖掘有價(jià)值的信息，高校數(shù)字檔案館必須盡早適應(yīng)這一發(fā)展態(tài)勢(shì)，最快、最安全、最大限度地打通已有業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在不改變?cè)袘?yīng)用系統(tǒng)的前提下，不斷完善涵蓋檔案查詢、館藏精品檔案在線服務(wù)等主要功能的檔案服務(wù)平臺(tái)，打造高校數(shù)字檔案館信息資源服務(wù)體系，通過數(shù)字檔案資源規(guī)范化建設(shè)，解決好信息孤島問題以及獨(dú)立分散、被動(dòng)服務(wù)等問題，將所有數(shù)字檔案在一個(gè)平臺(tái)上運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)全校所有數(shù)字信息的共享和融合，最大限度地挖掘檔案信息的價(jià)值，充分發(fā)揮檔案資源的作用，更好地為社會(huì)用戶和師生提供有價(jià)值的服務(wù)。

（四）加強(qiáng)體制機(jī)制建設(shè)

高校數(shù)字檔案館建設(shè)需要一個(gè)具有綜合協(xié)調(diào)能力的實(shí)體管理機(jī)構(gòu)，按照國家數(shù)字檔案館規(guī)范化建設(shè)的宏觀方向，統(tǒng)籌發(fā)展規(guī)劃，整體推進(jìn)軟硬件建設(shè)及關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不僅需將數(shù)字檔案館建設(shè)納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，還必須將數(shù)字檔案館建設(shè)成效作為高水平大學(xué)或“雙一流大學(xué)”評(píng)估指標(biāo)之一。［4］這是解決高校數(shù)字檔案館信息分散、孤島問題的關(guān)鍵。目前，很多高校已把數(shù)字檔案館建設(shè)納入發(fā)展規(guī)劃，整體推進(jìn)數(shù)字化檔案資源建設(shè)。數(shù)字檔案館作為一個(gè)綜合信息組織，不僅僅是解決“互聯(lián)網(wǎng)化”和“技術(shù)化”的問題，還必須把技術(shù)手段和體制機(jī)制建設(shè)結(jié)合起來，營(yíng)造良好的數(shù)據(jù)環(huán)境。要針對(duì)數(shù)字化檔案資源建設(shè)存在的問題，制定相應(yīng)政策，形成制度性規(guī)范，將數(shù)字檔案資源建設(shè)納入整體工作部署，規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和部門的檔案工作，使檔案規(guī)范化建設(shè)工作成為人們的一種自覺行為。要針對(duì)檔案管理人員的技術(shù)素質(zhì)、服務(wù)水平情況，出臺(tái)相關(guān)激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)數(shù)字檔案資源管理應(yīng)用的內(nèi)生動(dòng)力。隨著數(shù)字檔案館各項(xiàng)建設(shè)機(jī)制的不斷完善，相信紙質(zhì)檔案數(shù)字化的問題也會(huì)盡早解決。

總之，高校數(shù)字檔案館是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期而系統(tǒng)推進(jìn)的工作，是建設(shè)高水平大學(xué)不可或缺的要素。要通過加強(qiáng)自身建設(shè)，不斷完善信息收集、存貯、開發(fā)利用和服務(wù)功能，使高校數(shù)字檔案館真正成為服務(wù)社會(huì)、服務(wù)師生、服務(wù)教學(xué)科研、服務(wù)文化建設(shè)的重要陣地。