關(guān)于高職院校人事檔案收集工作的探討——以遼寧金融職業(yè)學(xué)院為例

魏曉琳

（遼寧金融職業(yè)學(xué)院 黨政辦公室，遼寧 沈陽(yáng) 110122）

高職院校人事檔案真實(shí)地記錄了教職工個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐，反映了教職工的個(gè)人履歷、品德作風(fēng)、受教育情況、工作表現(xiàn)和業(yè)務(wù)能力水平。人事檔案收集工作，是人事檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是保障人事檔案材料真實(shí)和完整的第一道防線。當(dāng)前，高職院校人事檔案收集工作存在收集不齊全、歸檔不及時(shí)、材料內(nèi)容不準(zhǔn)確、形式不規(guī)范等問(wèn)題，影響了高職院校對(duì)人事檔案的利用，如何做好收集工作是高職院校人事檔案管理工作需要解決的問(wèn)題。

一、高職院校人事檔案收集工作的重要性

人事檔案內(nèi)容涵蓋了個(gè)人履歷、學(xué)歷學(xué)位、思想品德、工資待遇、工作能力等方面，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高職院校人事檔案一方面可以維護(hù)教職工的切身利益，例如，教職工在退休時(shí)需要人事部門(mén)出具工作年限、學(xué)籍檔案證明、專業(yè)技術(shù)職務(wù)等信息，如果這些材料不全將直接影響教職工辦理退休的相關(guān)事宜；再如，每年職稱評(píng)審時(shí)，都需要人事部門(mén)出具參評(píng)人員的個(gè)人學(xué)籍檔案證明材料，如果學(xué)籍檔案材料不全會(huì)直接影響教職工個(gè)人的職稱申報(bào)工作。另一方面，人事檔案是高職院校選拔和任用干部的重要依據(jù)，通過(guò)人事檔案提供的信息，組織可以全面地了解個(gè)人的德能勤績(jī)，從中選出優(yōu)秀的人才和干部。高職院校人事檔案收集工作是人事檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，為高職院校人事檔案管理提供客觀物質(zhì)對(duì)象，收集工作是保障人事檔案材料真實(shí)和完整的第一道防線，同時(shí)直接關(guān)系到后續(xù)的其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。高職院校人事檔案收集的內(nèi)容既包括教職工在歷史上形成的又包括新近產(chǎn)生的人事檔案材料，可以說(shuō)收集工作既是人事檔案工作的起點(diǎn)，同時(shí)又是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，貫穿于人事檔案工作的整個(gè)過(guò)程，因此高職院校人事檔案管理始終都要加強(qiáng)收集工作，保障人事檔案材料的完整性、真實(shí)性和有效性，為人事檔案管理的其他環(huán)節(jié)打下良好的基礎(chǔ)。

二、高職院校人事檔案收集工作存在的問(wèn)題

1.收集不齊全

材料不齊全的現(xiàn)象在高職院校人事檔案管理中普遍存在。干部履歷表、個(gè)人自傳類材料、政審材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、年度考核登記表、工資變動(dòng)審批表等幾乎在每個(gè)人員的個(gè)人檔案中都有不同程度的缺失。2015年遼寧金融職業(yè)學(xué)院以人事檔案專項(xiàng)審核工作為契機(jī)，對(duì)全校人事檔案進(jìn)行了統(tǒng)一審查和清理，發(fā)現(xiàn)幾乎每個(gè)人的個(gè)人檔案中或多或少都存在材料不全的現(xiàn)象。主要原因是長(zhǎng)期以來(lái)學(xué)校對(duì)人事檔案工作重視不夠，教職工的檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有及時(shí)將發(fā)生變動(dòng)的檔案材料送交到人事部門(mén)，有的甚至將檔案材料長(zhǎng)期滯留在身邊，造成人事檔案材料的缺失。另外人事部門(mén)沒(méi)有配備專職的人事檔案管理人員，沒(méi)能將屬于歸檔范圍的檔案材料歸入到個(gè)人的人事檔案中去，散存在人事部門(mén)相關(guān)工作人員手中，造成了人事檔案材料收集不齊全的現(xiàn)象發(fā)生。

2.歸檔不及時(shí)

高職院校人事檔案材料收集工作被動(dòng)滯后，往往做不到第一時(shí)間歸檔。對(duì)于人事檔案材料的歸檔時(shí)間，在2009年12月中組部頒布了《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，對(duì)人事檔案材料收集和歸檔給予了明確要求和規(guī)定，要求在人事檔案材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)按要求送交干部人事檔案管理部門(mén)歸檔并履行移交手續(xù)。高職院校檔案管理部門(mén)對(duì)檔案收集工作也有實(shí)施細(xì)則，細(xì)則對(duì)人事檔案歸檔時(shí)間有明確的規(guī)定。而在實(shí)際工作中，部分材料形成部門(mén)對(duì)制度、規(guī)定執(zhí)行不嚴(yán)格，或是對(duì)人事檔案業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏了解，加上檔案管理部門(mén)主動(dòng)催要不夠，同時(shí)缺乏相應(yīng)的督察制度，導(dǎo)致高職院校人事檔案歸檔不夠及時(shí)，被動(dòng)滯后，不符合規(guī)定要求。在遼寧金融職業(yè)學(xué)院人事檔案管理的實(shí)踐中，人事檔案歸檔工作一直難以做到及時(shí)，人事部門(mén)和教職工個(gè)人都存在歸檔拖沓情況。學(xué)校于2017年制定了 《遼寧金融職業(yè)學(xué)院人事檔案管理辦法》和《遼寧金融職業(yè)學(xué)院人事檔案材料歸檔范圍及要求》兩項(xiàng)學(xué)校內(nèi)部人事檔案管理制度，其中對(duì)歸檔時(shí)間做出了明確的規(guī)定，即各部門(mén)在材料形成一個(gè)月內(nèi)送交檔案部門(mén)歸檔。在制度執(zhí)行的過(guò)程中，人事檔案材料歸檔情況雖然較從前有所改善，但仍然存在拖沓現(xiàn)象，不能按規(guī)定時(shí)間及時(shí)將人事檔案材料送交至檔案部門(mén)歸檔。

3.材料內(nèi)容不準(zhǔn)確，形式不規(guī)范

在高職院校的教職工個(gè)人檔案中，檔案材料內(nèi)容不準(zhǔn)確、手續(xù)不齊全、形式不規(guī)范的現(xiàn)象屢有發(fā)生。有些檔案中所填寫(xiě)的出生日期、參加工作日期、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等重要信息前后不一致，甚至出入較大，很難判定真實(shí)情況，真實(shí)性是檔案的生命，失去真實(shí)性就等于失去了檔案賴以生存的生命線。部分檔案材料形式不符合規(guī)定。如一些干部履歷表缺少照片、本人簽名、人事部門(mén)公章、填表日期等其中一項(xiàng)或多項(xiàng)信息；有些考核材料缺少本人簽名，有的沒(méi)有組織部門(mén)公章，有些獎(jiǎng)勵(lì)材料復(fù)印件沒(méi)有加蓋組織人事部門(mén)公章。這些情況造成人事檔案缺少應(yīng)有的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，嚴(yán)重影響了人事檔案工作質(zhì)量，給組織人事部門(mén)提拔干部、評(píng)聘職稱、晉升工資、計(jì)算工齡、核準(zhǔn)退休時(shí)間等都制造了不小麻煩。遼寧金融職業(yè)學(xué)院在2015年人事檔案資格審查時(shí)，集中清理了學(xué)校在崗在編人員的人事檔案，發(fā)現(xiàn)有大量的人事檔案材料存在內(nèi)容不準(zhǔn)確、形式不規(guī)范的現(xiàn)象。主要原因是遼寧金融職業(yè)學(xué)院在2002年由行業(yè)辦學(xué)轉(zhuǎn)制成為由遼寧省教育廳主管的大專院校，轉(zhuǎn)制之后一直沒(méi)有配備專職的人事檔案管理人員，直到2011年通過(guò)公開(kāi)招聘聘任一名檔案專業(yè)的碩士研究生專門(mén)從事人事檔案管理工作，這才改變了人事檔案管理混亂的局面。另外一方面，遼寧金融職業(yè)學(xué)院人事檔案來(lái)源廣泛。教職工主要來(lái)源為大學(xué)生畢業(yè)分配、機(jī)關(guān)分流、企事業(yè)單位調(diào)入、退伍安置、公開(kāi)招聘等渠道，不同來(lái)源渠道的人事檔案質(zhì)量參差不齊，在原單位就存在內(nèi)容不準(zhǔn)確、形式不規(guī)范的情況，需要進(jìn)行重新審核和整改。

三、高職院校人事檔案收集工作問(wèn)題的對(duì)策

1.加大檔案宣傳力度，提高教工檔案意識(shí)

高職院校教職工對(duì)檔案普遍不夠了解和重視，針對(duì)這種情況，檔案部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，讓教職工了解檔案工作、認(rèn)可檔案工作、支持檔案工作。應(yīng)該摒棄以往形式單一的、互動(dòng)性差的宣傳方式，采取一些喜聞樂(lè)見(jiàn)的宣傳，如舉辦檔案知識(shí)講座或培訓(xùn)，在校園網(wǎng)上開(kāi)辟檔案宣傳專欄，宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等人事檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)精神，列舉檔案利用效果典型事例，讓教職工了解黨和國(guó)家關(guān)于人事檔案管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，認(rèn)識(shí)到它是一個(gè)與每個(gè)人切身利益密切相關(guān)的大事，從而提高教職工的檔案意識(shí)。

2.建立人事檔案收集體系，暢通收集渠道

高職院校人事檔案形成的部門(mén)眾多，涉及的范圍較廣，有學(xué)校各行政部門(mén)、各院系等，要建立以人事檔案管理部門(mén)為主、其他相關(guān)部門(mén)和院系為輔的檔案收集體系，各司其職，各負(fù)其責(zé)，通力配合，共同做好人事檔案的收集工作。形成人事檔案的部門(mén)要建立上交制度，將本部門(mén)屬于人事材料歸檔范圍的材料，積極主動(dòng)上交至人事檔案管理部門(mén)；建立一支人事檔案信息員隊(duì)伍，加強(qiáng)隊(duì)伍的培訓(xùn)，并充分發(fā)揮信息員的作用，暢通人事檔案收集渠道，并根據(jù)人事檔案材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，采取平時(shí)收集與集中收集、定期收集與不定期收集、跟蹤收集與補(bǔ)充收集相結(jié)合的辦法，將反映干部個(gè)人德、能、勤、績(jī)的材料全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地歸入干部人事檔案。同時(shí)人事檔案管理部門(mén)要與各人事檔案材料形成部門(mén)建立日常聯(lián)系機(jī)制，按要求定期收集檔案資料，并檢查核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)缺失，要及時(shí)追補(bǔ)，以確保高職院校人事檔案材料及時(shí)收集歸檔。

3.從源頭抓起，把好人事檔案材料“入口關(guān)”

對(duì)收集歸檔的材料，要從源頭抓起，以實(shí)事求是為根本原則做好甄別和鑒定工作。干部人事檔案真實(shí)地記錄了每名干部的成長(zhǎng)歷程，是組織人事部門(mén)選人用人的依據(jù)，所以檔案管理人員要有高度的責(zé)任心和事業(yè)心，依據(jù)國(guó)家檔案管理文件的相關(guān)規(guī)定和要求，仔細(xì)甄別，嚴(yán)格鑒定，把好入口關(guān)，將那些經(jīng)過(guò)審查的、手續(xù)齊全的、內(nèi)容真實(shí)的、填寫(xiě)符合規(guī)定的、符合政策的人事檔案材料及時(shí)歸檔。特別是要對(duì)檔案材料中的年齡、學(xué)歷、職務(wù)、履歷等重要信息進(jìn)行仔細(xì)甄別，一旦出現(xiàn)前后不一的現(xiàn)象要認(rèn)真審核，核實(shí)后要如實(shí)重新填寫(xiě)，對(duì)于那些不真實(shí)的材料必須退回或清除，防止偽造、假冒的歸檔材料混入到人事檔案中，從源頭上杜絕人事檔案失真問(wèn)題的發(fā)生，保障人事檔案的真實(shí)性。要嚴(yán)格規(guī)范檔案材料填寫(xiě)的格式，材料要手續(xù)齊全、頭尾清楚、信息齊全、單份材料不掉頁(yè)，系列材料不少份，確保人事檔案材料內(nèi)容準(zhǔn)確、形式規(guī)范。

4.充實(shí)人事檔案材料內(nèi)容，建立人才信息資源儲(chǔ)備庫(kù)

要不斷地充實(shí)人事檔案材料內(nèi)容，建立學(xué)校人才信息資源的儲(chǔ)備庫(kù)，為組織選人用人提供依據(jù)，為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。收集的重點(diǎn)將不再像從前那樣側(cè)重于收集反映教職工個(gè)人社會(huì)履歷、學(xué)歷學(xué)位、思想表現(xiàn)等方面的內(nèi)容，而是要注重收集記錄和反映教職工工作能力和興趣愛(ài)好的各類材料。注重收集能夠反映教職工教育教學(xué)水平和科研能力的科研成果和業(yè)績(jī)方面的內(nèi)容，如將各類創(chuàng)造發(fā)明、鑒定材料，各種著作、譯著和在重要刊物上發(fā)表的獲獎(jiǎng)?wù)撐幕蛴兄卮笥绊懙恼撐牡饶夸洠型怀鲐暙I(xiàn)的優(yōu)秀專家、國(guó)家科技獎(jiǎng)等形成的表彰材料等充實(shí)到人事檔案中，使高職院校人事檔案成為學(xué)校人才信息資源完整的儲(chǔ)備庫(kù)，為高職院校選人、用人提供全面參考和重要依據(jù)。

高職院校人事檔案材料的收集是一項(xiàng)常規(guī)工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致的工作。要通過(guò)提高教職工的檔案意識(shí)，建立人事檔案收集體系，把好材料“入口關(guān)”，充實(shí)人事檔案的材料內(nèi)容等一系列有效措施，做好人事檔案收集工作，確保人事檔案材料的真實(shí)性、完整性和有效性，為人事檔案管理工作的其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)打下良好基礎(chǔ)，從而更好地服務(wù)于學(xué)校和教職工個(gè)人。