國外檔案利用服務(wù)社會化特點(diǎn)及啟示

郭紅霞

在社會公共事務(wù)的管理中選擇檔案利用的方式具有非常重要的意義，不僅能夠提高相關(guān)檔案管理部門的工作效率，還能夠在一定程度上為群眾提供相對完善的信息化查詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了國家職能部門與人民群眾之間的社會化關(guān)系融合。先進(jìn)國家實(shí)施檔案利用服務(wù)社會化主要是為了在公共事務(wù)管理中開辟一條新的道路，也是為公民打造公開公正的社會服務(wù)。在未來社會中檔案利用服務(wù)社會化策略也是一個發(fā)展趨勢，國家和政府應(yīng)該給予重視，并積極地研究其特點(diǎn)以及總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

一、簡述檔案服務(wù)社會化

檔案服務(wù)社會化主要是指在公共檔案的基礎(chǔ)上，為檔案服務(wù)指明方向并確定檔案服務(wù)功能的主要特征。相關(guān)的檔案部門在提供服務(wù)的前提下，將社會中的公眾需求作為主要導(dǎo)向，最大限度地實(shí)現(xiàn)公共利益的最大化。其主要目標(biāo)是在提高檔案服務(wù)效率和質(zhì)量的前提下降低服務(wù)成本，并最大可能地滿足公眾的社會需要。檔案服務(wù)社會化主要立足于檔案工作，利用市場和社會的力量來開展多方位合作，通過運(yùn)用第三方力量形成一個完整的機(jī)制。

檔案服務(wù)社會化主要有五大原則：

（1）注重管理效益和成本。隨著近年來社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作面對的已經(jīng)不再是單純的紙質(zhì)檔案，還增加了電子檔案管理，當(dāng)然，在增加了一套管理制度之后，檔案管理的成本明顯增加。檔案管理中的管理效益主要分為經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，但是在過去的檔案管理中很少有人對檔案管理的社會效益進(jìn)行詳細(xì)的核算，這就導(dǎo)致在社會效益方面存在很多缺陷。我們應(yīng)該重視并進(jìn)行全面的考察，盡快制定出一套管理標(biāo)準(zhǔn)，既可以降低運(yùn)營成本，也可以在一定程度上避免浪費(fèi)現(xiàn)象的產(chǎn)生。

（2）選擇性。在檔案利用服務(wù)社會化的過程中，并不是對所有的檔案都進(jìn)行社會化利用，對于很多危害國家利益或者社會安全的檔案是不適合社會化開放的，我們應(yīng)該堅守不開放原則。

（3）多元化參與。在檔案利用服務(wù)社會化的實(shí)施過程中，主要由相關(guān)檔案管理部門來實(shí)施管理，所以相關(guān)的檔案管理工作者應(yīng)該保障其服務(wù)社會的宗旨不能夠偏移。但是在檔案管理部門主導(dǎo)的同時，也應(yīng)該充分發(fā)揮社會組織、第三部門以及私人的作用，相互的合作交流才能夠更好地發(fā)現(xiàn)實(shí)施過程中存在的不足，并補(bǔ)充檔案管理部門在資金和人才方面存在的缺口。

（4）以人為本和信息公平原則。在檔案服務(wù)社會化的實(shí)施過程中，應(yīng)該充分調(diào)動相關(guān)管理人員的積極性，盡可能地實(shí)現(xiàn)主動和高效率服務(wù)。但是由于國家與國家之間的社會發(fā)展進(jìn)程不同，所以在實(shí)施的過程中應(yīng)該堅持以人為本和信息公平的原則。

（5）社會需求的滿足。實(shí)施檔案服務(wù)社會化主要是為了滿足社會需要，在實(shí)施過程中各個部門的工作與社會公眾的需要是密不可分的，一旦忽略了社會公眾的發(fā)展需要，就會脫離檔案服務(wù)社會化的主要目標(biāo)，所以我們需要通過建立相關(guān)機(jī)制來開發(fā)滿足公眾需要的服務(wù)。

二、國外檔案服務(wù)社會化的特點(diǎn)

1.普及休閑利用理念。國外在實(shí)施檔案服務(wù)社會化策略的時候，主要包括了對休閑利用理念的實(shí)施和普及，在實(shí)施的過程中充分體現(xiàn)了理念先行的重要性，不僅能夠加強(qiáng)社會公眾對檔案建立和檔案保護(hù)的認(rèn)識，還能夠?yàn)樾畔⒔ㄔO(shè)工作提供一個不錯的基礎(chǔ)保障。在目前國際上檔案服務(wù)社會化的發(fā)展中，對休閑利用理念是十分關(guān)注的，在研究方面也取得了很好的成果，研究的過程中也積累了大量的經(jīng)驗(yàn)。休閑利用理念的發(fā)展目標(biāo)是希望對社會各界進(jìn)行多元化的檔案利用理念的普及，但是在發(fā)展的過程中也會遇到很多的困難，需要我們不斷去克服。在社會各界中宣傳休閑利用理念工作，還需要加強(qiáng)相關(guān)的培訓(xùn)以及相關(guān)文化氣氛的支持，只有這樣才能夠在逐漸發(fā)展的社會環(huán)境中提升群眾的休閑化意識，在公眾的思維中逐漸形成休閑利用觀念，通過文化休閑的提升來形成一個完整的體系[1]。

國內(nèi)的檔案管理行業(yè)雖然沒有對休閑利用觀形成一個統(tǒng)一的認(rèn)識，但是在發(fā)展的過程中也總結(jié)出了一些具有代表性的特點(diǎn)，國內(nèi)的很多學(xué)者認(rèn)為“檔案休閑利用主要是讀者利用休息時間，以自我放松為目的，為了滿足自己的興趣而主動參加檔案館提供的檔案服務(wù)”。不管是從什么觀點(diǎn)看來，休閑利用的關(guān)鍵就是將人們的興趣愛好與檔案館的功能進(jìn)行有效的結(jié)合，滿足讀者的精神需要。

2.突出文化色彩。國外檔案服務(wù)社會化在實(shí)施的過程中突出了相對的實(shí)踐效果特點(diǎn)，在檔案服務(wù)社會化策略的具體實(shí)施過程中也注重了相應(yīng)的文化色彩和休閑的氛圍。在目前的社會發(fā)展中，構(gòu)建環(huán)境體系的同時注重文化色彩和休閑氛圍是非常必要的，也是未來工作中的一個重要的發(fā)展趨勢。國外很多發(fā)達(dá)國家在建設(shè)檔案館的時候就非常注重檔案館地址的選擇，在選擇過程中充分實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和細(xì)致化，在保障建筑質(zhì)量的同時也注重建筑所體現(xiàn)的文化特征，不僅要實(shí)現(xiàn)美觀整潔，還要考慮以后環(huán)境的發(fā)展。相對來說，國外很多國家在建設(shè)檔案館的時候不僅滿足了群眾的需求，還注重了文化色彩方面的考慮，可以說是實(shí)現(xiàn)了外觀與內(nèi)在的雙贏。例如，日本的國立公文書館是在日本東京的北之丸公園建立的，公園的環(huán)境是非常優(yōu)美的；意大利的佛羅倫薩檔案館是由中世紀(jì)的教堂改建的，具有獨(dú)特的建筑風(fēng)格和厚重的歷史背景[2]。

國外的很多檔案館都是從人性化的理念出發(fā)，就像英國的檔案館由各種風(fēng)格的建筑群組成，在大門外的噴泉池中還有天鵝在游走；加拿大的多倫多檔案館大廳非常的優(yōu)雅精致，在四周還專門設(shè)置了主題展覽。

3.館藏建設(shè)貼近民生。海外很多國家在實(shí)施檔案服務(wù)社會化策略過程中，充分實(shí)現(xiàn)了以民為本的主要原則，并突出了為民眾服務(wù)的顯著特點(diǎn)，選擇了用貼近民生的方式來建設(shè)館藏。國外相關(guān)檔案管理部門對與國家相關(guān)的歷史文化遺產(chǎn)的資料和相關(guān)的事件記錄都進(jìn)行了詳細(xì)的整理，并全部保存在了相關(guān)的檔案管理部門。檔案館在進(jìn)行工作的時候還需要充分整理和歸納社會中的所有生活細(xì)節(jié)，將成千上萬的信息按照軍事、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)等方式來進(jìn)行劃分。除了這些資料之外，還對大量的音頻和錄像資料進(jìn)行了整理，這就為未來種類繁多的休閑式檔案利用以及管理提供了很大的便利。在很多相對來說比較發(fā)達(dá)的國家都采用了檔案利用服務(wù)社會化體系，在加拿大、美國和澳洲等國家通過其策略的實(shí)施都獲得了顯著的工作效果，這也在一定程度上證明了檔案服務(wù)社會化策略的可實(shí)施性。

例如，全世界館藏數(shù)量最多的是美國國家檔案館，其館藏已經(jīng)涉及了社會的各個方面，制圖和建筑文件就已經(jīng)達(dá)到了45000 立方英尺，電子文件達(dá)到了1400立方英尺，并且館內(nèi)載體也非常豐富，僅是圖片就有800 多萬幅，數(shù)量之多足以可見。關(guān)鍵之處是，美國國家檔案館中有大量家譜和歷史照片之類的檔案，這些檔案都非常貼近民生，深受群眾的喜歡[2]。

4.堅持以人為本的觀念。在國外檔案服務(wù)社會化策略實(shí)施的過程中，我們感受到他們在充分利用其相關(guān)知識理論的同時，也注重了工作執(zhí)行，堅持以人為本的服務(wù)方式和內(nèi)容以及在執(zhí)行過程中堅持服務(wù)的文化色彩。首先，應(yīng)該在執(zhí)行的過程中考慮到服務(wù)的休閑要求，并制定相關(guān)的民眾科學(xué)檔案信息開放制度，很多國家的檔案館都實(shí)行常年開放的政策。其次，在考慮檔案利用內(nèi)容的時候應(yīng)該從科學(xué)的角度出發(fā)，在選擇開放的過程中降低門檻，就像很多的國外檔案館在年齡上都放寬了限制，從原來的十六歲降低到了十四歲，英國檔案館十四歲就可以辦理閱讀卡并有三年的有效期；減少操作時的煩瑣程序，國外很多的檔案館可以憑借閱讀卡直接進(jìn)入。除此之外，應(yīng)該根據(jù)服務(wù)涉及的具體內(nèi)容建立檔案儲備機(jī)制并建立相對完善的配套服務(wù)內(nèi)容，還可以根據(jù)當(dāng)前社會中的媒體發(fā)展來制定合適的宣傳模式，利用先進(jìn)的科學(xué)信息技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和數(shù)字管理的遠(yuǎn)程控制為利用檔案的休閑模式提供了可能，充分保障檔案管理的工作質(zhì)量。

在檔案館中還可以打造適當(dāng)?shù)男蓍e場所，在英國的檔案館中就設(shè)立了網(wǎng)吧和書店，這樣習(xí)慣電子檔案的人群就可以方便地使用，書店的設(shè)立也方便了用戶購買與檔案相關(guān)的書籍資料；在美國的檔案館中對館藏檔案備注了不同文字的解釋，可以供不同民族的人進(jìn)行使用，還在檔案館中銷售與檔案館建筑有關(guān)的藝術(shù)品和陶瓷等紀(jì)念物，可以有效地對檔案館進(jìn)行宣傳。除此之外，檔案館還可以進(jìn)行檔案的復(fù)制和展覽信息的郵件復(fù)制等服務(wù)，這就進(jìn)一步地體現(xiàn)了以人為本的特征。

三、國外檔案利用服務(wù)社會化的啟示

通過對國外檔案利用服務(wù)社會化特點(diǎn)的探討，我們已經(jīng)認(rèn)識到了在檔案利用服務(wù)社會化方面，我國與國外很多發(fā)達(dá)國家之間已經(jīng)形成了很大的差距，在今后的發(fā)展中，我們要充分利用其發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，揚(yáng)長避短，盡可能提高我國檔案利用服務(wù)社會化的發(fā)展水平。

1.我國檔案利用服務(wù)社會化水平低的主要原因。

（1）缺乏檔案管理意識。在我國檔案管理的長期發(fā)展過程中，檔案部門只是為主動來利用檔案的利用者提供服務(wù)，相對來說相關(guān)部門的檔案管理工作是一種被動型的工作模式，在工作的過程中缺乏主動意識，沒有較高的熱情，不能夠充分地樹立起為人民服務(wù)的意識，更不用提在檔案管理工作上的創(chuàng)新意識了。除此之外，公眾也有思想意識上的束縛，在我國長期的社會發(fā)展中，人民群眾對檔案館和檔案室等地方都不了解，并且在我國實(shí)行檔案利用工作是非常煩瑣的，這也讓很多人望而卻步。我國很多的檔案館為了避免一些不必要的麻煩，對于檔案管理的開放范圍一直在縮小，對于很多檔案都不進(jìn)行開放，或者已經(jīng)開放但卻以各種理由來拒絕公眾的使用。

（2）檔案館內(nèi)服務(wù)形式單一。在我國的檔案館中，文書檔案占據(jù)了主要的地位，在館藏內(nèi)容中主要是政府公文，很少有關(guān)于人民群眾的檔案館藏，對于地區(qū)和歷史的館藏更是少之又少，這就嚴(yán)重導(dǎo)致了檔案館的服務(wù)和館藏內(nèi)容不能夠滿足人民群眾的需要。并且檔案館的服務(wù)內(nèi)容主要是基本的原件查閱和證明提供等，缺少較高水平的管理服務(wù)，相關(guān)利用者在利用檔案的時候無法滿足需要。在信息化時代，我國檔案館的檢索主要還是依靠人工來進(jìn)行，現(xiàn)代化的檢索設(shè)施和計算機(jī)服務(wù)較少，并且檔案館的館藏主要是紙質(zhì)檔案，這也會導(dǎo)致檔案利用者不能高效率地利用檔案。

2.今后我國檔案利用服務(wù)社會化的發(fā)展方向。

（1）簡化檔案利用手續(xù)并降低門檻。通過對國外檔案利用服務(wù)社會化特點(diǎn)的了解，我們認(rèn)識到檔案利用手續(xù)簡化的重要性，所以在我國今后的檔案館管理中應(yīng)該將館藏的能夠公開的目錄在網(wǎng)上進(jìn)行公開，并讓民眾及時了解檔案館的活動和相關(guān)的服務(wù)業(yè)務(wù)，這樣有助于更多的群眾突破對檔案館的誤解，主動進(jìn)行檔案利用。在利用的過程中也不需要公民進(jìn)行繁雜的手續(xù)登記，只要是中國的公民就都可以使用身份證來進(jìn)行檔案利用，外國人也可辦理相關(guān)證明來進(jìn)行檔案利用。除此之外，除了為讀者提供檔案原件服務(wù)之外，還可以允許讀者在檔案館中對檔案進(jìn)行復(fù)印、抄寫和引用等[3]。但是與此同時，也應(yīng)該處理好開放與保密之間的關(guān)系，避免出現(xiàn)因?yàn)閭€人原因造成的檔案損失等等。

（2）引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，提高服務(wù)水平。在信息化社會中，檔案館的管理工作也應(yīng)該充分利用信息化技術(shù)，在檔案館中及時地引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，加快電子檔案的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案利用者的網(wǎng)絡(luò)檢索要求，提高檔案利用效率。除此之外，還應(yīng)該為檔案利用者提供良好的環(huán)境，增強(qiáng)檔案館中的服務(wù)設(shè)施，在檔案館中建立網(wǎng)吧和書店等，既能夠滿足檔案利用者的電子檔案閱讀需求，也能夠使檔案利用者在檔案館中獲得與檔案相關(guān)的書籍。在網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的現(xiàn)代生活中，檔案館還可以利用網(wǎng)絡(luò)媒體來加強(qiáng)宣傳力度，通過各種媒介平臺對檔案進(jìn)行宣傳，提升人民群眾對檔案管理的認(rèn)知以及檔案的社會影響力。我們還可以用利用光盤、復(fù)制件等來代替檔案原件，這樣能夠有效避免檔案原件的損耗，延長檔案原件的使用壽命。

（3）重視民生檔案管理。隨著我國社會的不斷發(fā)展，人們已經(jīng)越來越重視民生問題，所以相關(guān)的檔案管理部門也應(yīng)該加強(qiáng)對民生檔案的管理，改變原有的檔案管理體系。在過去的檔案館中大部分都是政府公文，所以，我們在今后的發(fā)展中應(yīng)該像國外一樣，將國家的歷史遺產(chǎn)資料、相關(guān)的記錄資料以及社會生活中的各個細(xì)節(jié)都記錄下來，并按照內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的劃分，此外，還應(yīng)該重視對一些音像資料進(jìn)行保存管理，這樣也能夠?yàn)槲覈窈蟮男蓍e式利用提供條件。在檔案管理工作中，應(yīng)該堅持以人為本的工作理念，依靠檔案資源充分實(shí)現(xiàn)為人民服務(wù)。與此同時，我們還應(yīng)該重視對群眾檔案意識的培養(yǎng)，讓人們意識到檔案對我們每個人都有很大的作用，是每個人的重要資料，并且可以利用檔案來維護(hù)自身的合法權(quán)益。因?yàn)橹挥袑⑷罕娕c檔案部門有效地結(jié)合起來，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

綜上所述，我們通過對國外檔案利用服務(wù)社會化的特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)分析，對我國的檔案利用服務(wù)社會化發(fā)展帶來了很多的啟示，并且基于我國的檔案利用服務(wù)社會化發(fā)展現(xiàn)狀提出了具有針對性的措施。通過分析了解到我國在檔案利用服務(wù)社會化的發(fā)展中還存在很多不足，但相信通過不斷的努力一定會獲得更好的發(fā)展。