基于人事檔案審核視角的工作經(jīng)歷檔案管理

郭 萍 朱華炳

2018 年11 月，中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》指出，干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，是社會信用體系的重要組成部分[1]。這明確了人事檔案的重要價值，而干部人事檔案價值能否得到充分實現(xiàn)則取決于干部人事工作的開展能否適時得到權(quán)威、系統(tǒng)的干部人事檔案信息保障[2]。為此，人事檔案的管理需更加規(guī)范和嚴(yán)格，檔案管理體制機制改革勢在必行，而嚴(yán)把干部檔案審核關(guān)是規(guī)范干部人事檔案工作的關(guān)鍵?！稐l例》中明確規(guī)定組織人事部門應(yīng)當(dāng)堅持“凡提必審”“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”原則，重點審核人事檔案中的“三齡兩歷一身份”信息，而作為體現(xiàn)個人履歷情況的工作經(jīng)歷檔案材料是人事檔案的重要組成部分，也是檔案審核的重點。而從檔案審核視角對工作經(jīng)歷檔案管理的研究較為缺乏，目前的研究僅從檔案審核視角對人事檔案管理問題進行了整體性探討，未能從工作經(jīng)歷檔案這一方面進行針對性研究，因此，本文基于人事檔案審核的視角，就工作經(jīng)歷檔案管理工作存在的問題進行分析并提出解決路徑和措施，期望通過本文的研究對工作經(jīng)歷檔案的管理有所幫助。

一、工作經(jīng)歷檔案審核的內(nèi)容和依據(jù)

干部人事檔案中工作經(jīng)歷檔案主要包括個人履歷類材料、考核鑒定類材料、工資和任免類材料等。在人事檔案工作經(jīng)歷審核的過程中，主要審核個人參加工作的時間、工齡、工作簡歷、職務(wù)變動情況和考核情況等。審核檔案內(nèi)容是否真實、檔案材料是否齊全、檔案材料記載內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)性是否合理。

為做好人事檔案工作經(jīng)歷的審核工作，個人檔案中必須具備上述對應(yīng)的原始材料，且每個階段形成的材料必須能夠相互印證，構(gòu)成一個材料完整、時間合理、互不矛盾的統(tǒng)一體。

其中：（1）履歷類材料：主要包括《干部履歷表》《新進人員登記表》等體現(xiàn)干部簡歷的材料。履歷類材料中填寫的個人工作經(jīng)歷需與每年或每個聘期的考核材料相互印證。（2）考核鑒定類材料：主要包括年度考核表、任（聘）期考核表、專項考核表，工作鑒定表，在掛職鍛煉、援派期間的考核鑒定材料，工作鑒定材料，在重大任務(wù)、突發(fā)事件中的表現(xiàn)等鑒定材料。從開始工作到解除聘用期間的考核材料應(yīng)齊全完備，才能完整地反映個人的工作經(jīng)歷狀況。考核鑒定類材料中填寫的職務(wù)和時間也要與任免考察類材料相互一致。（3）工資、任免類和其他材料：主要包括轉(zhuǎn)正定級審批表、新調(diào)入人員工資審批表、工資待遇調(diào)整審批表、參加社會保險材料，錄用、聘用材料，辭職辭退等解除聘用類材料，入伍、轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置類材料，任免和考察類材料，報到證、派遣證，離退休材料，遴選、選調(diào)等材料。履歷材料中的工作起止時間應(yīng)與工資類材料中的起工資時間、錄用材料、入伍材料和解除聘用類材料等相互印證，以確保檔案審核的準(zhǔn)確性。

二、工作經(jīng)歷檔案審核中發(fā)現(xiàn)的問題

1.材料不齊全。反映工作經(jīng)歷和任職情況的檔案材料存在不同程度的缺失情況。部分人事檔案工作材料陳舊，僅有過去的工作材料，近年來形成的工作檔案材料未能及時歸檔。有的檔案中只有部分年份的考核表，年度考核表不齊全，有的檔案中缺乏轉(zhuǎn)正定級工資表、勞動合同和報到證等。尤其是在企業(yè)有過工作經(jīng)歷的人員的檔案中，考核表和工資表缺失情況較為嚴(yán)重，在遇到原單位破產(chǎn)或撤并的情況時，就會造成工作檔案材料的永久缺失，這部分材料的缺失導(dǎo)致其與工作履歷情況無法相互印證。有的檔案中干部任免和考察材料不齊全，無法完整體現(xiàn)任職經(jīng)歷。同時，鑒于工作人員的調(diào)動和離退休，當(dāng)初的考察談話材料都難以找回和核實。部分引進人員檔案在進新單位之前的所有材料均缺失，這是由于部分人才的原單位為防止人才流失扣留人事檔案，造成此類人員檔案材料嚴(yán)重缺失。

2.信息不準(zhǔn)確。檔案信息的準(zhǔn)確性是檔案審核的基本前提，而在審核人事檔案過程中卻發(fā)現(xiàn)，部分檔案中工資審批表上的工作時間出現(xiàn)前后不一致的情況，導(dǎo)致無法準(zhǔn)確計算工齡。個人在填寫履歷表時由于不清楚應(yīng)以報到時間還是起工資時間作為參加工作時間，所以會填寫錯誤。還有些職工將短暫的臨時工工作時間填寫成正式參加工作時間。有的檔案中干部任免表上信息出現(xiàn)明顯錯誤，例如文號錯誤、批準(zhǔn)時間有誤差等。這導(dǎo)致檔案材料的失真，不僅嚴(yán)重影響了檔案審核工作的開展，也給今后的檔案利用工作帶來極大的困難。

3.信息不完整。在檔案審核中還發(fā)現(xiàn)部分工作材料不完整，例如，有的干部履歷表未填寫完整，出現(xiàn)大面積空白現(xiàn)象，有的履歷表在單位意見等欄中沒有蓋章，未填寫落款時間也是時有發(fā)生。有的任免表不完整且未蓋章，部分考察材料缺乏考察人簽字等。這些不完整、不完備的工作經(jīng)歷檔案材料極大地降低了人事檔案的價值。

人事檔案中工作經(jīng)歷材料出現(xiàn)上述問題的原因是多方面的：一是檔案意識不強，對人事檔案的重要性缺乏認(rèn)識，缺乏及時歸檔的意識；二是缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有的單位沒有勞動合同，有的單位兩年一次工資表，而有的單位是一年一次工資表；三是人事檔案管理制度不健全，檔案管理不嚴(yán)格不規(guī)范。檔案材料形成部門與檔案保管部門之間缺乏有效的溝通機制。

三、加強工作經(jīng)歷檔案管理的路徑和措施

1.加強對工作經(jīng)歷檔案材料缺失的補救。檔案中若缺少任免考察等干部調(diào)動材料的，組織部門應(yīng)盡量查找原始材料，如實在找不到，可使用任職文件代替任免表。對于引進人才原單位工作經(jīng)歷檔案材料缺失的情況，現(xiàn)單位組織人事部門要與原單位相關(guān)部門及時溝通解決，盡可能地向原單位索要檔案，不可擅自重新建檔。需要對重新建檔現(xiàn)象加以規(guī)范，要明確規(guī)定哪些情況和什么級別的人才才可重新建檔，只能將重新建檔作為一種補充，避免重新建檔現(xiàn)象泛濫化。另外，可普遍實行人事代理制度，人事檔案交由人事代理機構(gòu)保管，便于人事檔案的流動，不會出現(xiàn)原單位不放檔案的情況，避免原單位工作經(jīng)歷檔案材料的缺失。若有參加工作時間填寫不一致情況，需由組織人事部門根據(jù)工齡認(rèn)定政策出具認(rèn)定材料，并附認(rèn)定的原始依據(jù)材料，比如，認(rèn)定知青的工齡須附《上山下鄉(xiāng)知識青年證書》，認(rèn)定民辦教師的工齡須附上《民辦教師證明》或《民辦教師、代課教師批準(zhǔn)文件》等[3]。

2.完善工作經(jīng)歷檔案管理制度。各單位在人事檔案管理方面通常都建立了相關(guān)管理制度，但對于人事檔案中占有重要地位的工作經(jīng)歷檔案還缺乏較為詳細(xì)的工作條例和具體實施細(xì)則。因此，首先要加強工作經(jīng)歷檔案管理的制度建設(shè)。國家有關(guān)部門應(yīng)以《干部人事檔案工作條例》為依據(jù)，盡快制定完善針對工作經(jīng)歷檔案管理的制度和條例，確定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，為各單位的工作經(jīng)歷檔案管理提供有效的指導(dǎo)，使工作經(jīng)歷檔案的管理走向標(biāo)準(zhǔn)化。各單位要結(jié)合檔案專項審核工作和本單位的實際情況，制定工作經(jīng)歷檔案管理的實施細(xì)則，逐步完善工作經(jīng)歷檔案的移交、收集、鑒別、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞和缺失材料補充等各個環(huán)節(jié)的細(xì)則。明確并細(xì)化各材料形成部門和檔案管理部門的具體工作職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)，讓各部門有章可循并執(zhí)行追責(zé)制度，并建立檔案管理部門和材料形成部門的有效溝通機制。相較于事業(yè)單位，企業(yè)對員工人事檔案的管理不容樂觀，往往不重視工作檔案材料的移交與歸檔，因此在企業(yè)人事檔案管理上，也要盡快制定針對企業(yè)特點的檔案管理實施細(xì)則，嚴(yán)格規(guī)范企業(yè)人事檔案的管理，使企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。例如，在工作經(jīng)歷檔案材料移交時，組織、人事等工作檔案材料形成部門必須按規(guī)定制作檔案材料，履歷表和考核表等工作檔案材料要完善，手續(xù)要齊全，不得掉頁少份，缺頭少尾。組織部門移交的干部任免和考察材料必須成套，并按規(guī)定在材料形成之日起規(guī)定時間內(nèi)（如一個月）移交完畢。人事檔案管理部門必須嚴(yán)格審核歸檔材料，重點審核工作材料是否辦理完畢，是否齊全完整、填寫規(guī)范、內(nèi)容真實、手續(xù)完備。若出現(xiàn)填寫不規(guī)范、手續(xù)不完備等現(xiàn)象，檔案管理部門有權(quán)要求材料形成部門重新制作并補辦手續(xù)。

3.加快工作經(jīng)歷檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，實現(xiàn)檔案管理和電子檔案管理一體化。紙質(zhì)檔案材料由于其自身的易磨損易老化等物理特性，導(dǎo)致多年前的工作經(jīng)歷檔案材料可能出現(xiàn)字跡不清晰等檔案材料不準(zhǔn)確的問題。因此，需要加快人事檔案材料的數(shù)字化建設(shè)步伐，實行工作經(jīng)歷檔案的紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案雙軌管理模式。工作經(jīng)歷檔案材料的數(shù)字化能夠極大地提高檔案工作人員管理檔案的效率和水平，減少與紙質(zhì)檔案材料的接觸，延長工作經(jīng)歷檔案材料的壽命，維護檔案材料的完整與安全。

與此同時，數(shù)字化的存儲方式能夠?qū)崿F(xiàn)以信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范流程、固化制度、上下互聯(lián)、一體化管理，解決原先的各部門標(biāo)準(zhǔn)、流程不一致，上下溝通不通暢等問題。建設(shè)以人事檔案管理部門為中心的、相互通聯(lián)的工作業(yè)務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺，形成業(yè)務(wù)體系完備、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)高效、滿足工作經(jīng)歷檔案數(shù)字化管理需求，實現(xiàn)一定范圍內(nèi)的信息共享和協(xié)同辦公，提高檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化水平。在保證傳統(tǒng)工作經(jīng)歷檔案信息管理安全保密的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理、數(shù)據(jù)分析和相關(guān)部門協(xié)同辦公的需求，信息動態(tài)共享，對個人工作經(jīng)歷檔案材料進行不同層面的數(shù)據(jù)分析，可以極大提高工作經(jīng)歷檔案審核的效率，將檔案管理由“死”變“活”。

4.加強檔案意識，包括及時歸檔意識和規(guī)范化管理意識。豐富性是人事檔案價值實現(xiàn)的重要保障。而個人的工作經(jīng)歷檔案年年都會產(chǎn)生新的材料，因此要加強檔案材料形成部門對工作經(jīng)歷檔案材料的重視，嚴(yán)格做到在規(guī)定時間內(nèi)移交、歸檔的責(zé)任制度，以免遺失，以動態(tài)性地維護檔案的真實性。很多工作經(jīng)歷檔案材料具有較強的原始特性，如果未能及時歸檔，后期無法補齊，例如，招工表、工資審批表等，一旦遺失，只能要求本人提供社保繳費證明材料，如遇到有些企業(yè)未給員工繳納社保，那本人將無法證明此段工作經(jīng)歷，因此，及時歸檔的意識在檔案管理中極為重要。人事檔案工作人員要定期學(xué)習(xí)相關(guān)部門關(guān)于檔案管理的具體工作要求，提升工作人員人事檔案規(guī)范化管理意識，積極做好人事檔案管理工作。

總之，工作經(jīng)歷檔案作為人事檔案的重要組成部分，是人事檔案審核工作的重點審核內(nèi)容，因此確保工作經(jīng)歷檔案的規(guī)范化管理已迫在眉睫，各有關(guān)部門需提高重視程度，加強對工作經(jīng)歷檔案的規(guī)范化管理，切實提高人事檔案的管理水平，使工作經(jīng)歷檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。