努力提高“五個(gè)意識(shí)”推進(jìn)高校辦公室秘書工作高效開展
——對(duì)做好高校辦公室秘書工作的思考

張 漪

(西安石油大學(xué)，西安 710065)

教育事業(yè)是民生之本、發(fā)展之重，是關(guān)乎百姓的根本。在加快推進(jìn)教育事業(yè)現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展，踐行建設(shè)教育強(qiáng)國戰(zhàn)略的新形勢(shì)下，優(yōu)先發(fā)展高等教育事業(yè)是時(shí)代發(fā)展、國家前進(jìn)和社會(huì)進(jìn)步的必然要求，在新時(shí)代背景下也顯得尤為重要。尤其是2018年6月召開的新時(shí)代全國高等學(xué)校本科教育工作會(huì)議，強(qiáng)調(diào)堅(jiān)持“以本為本”，推進(jìn)“四個(gè)回歸”，加快建設(shè)高水平本科教育、全面提高人才培養(yǎng)能力。在此背景下，高校辦公室要圍繞教育教學(xué)去開展推進(jìn)工作，切實(shí)提高“三服務(wù)”(服務(wù)發(fā)展、服務(wù)決策、服務(wù)落實(shí))水平，為推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展積極貢獻(xiàn)自身力量。作為辦公室日常工作的具體實(shí)施者和執(zhí)行者，秘書的工作能力、業(yè)務(wù)水平、文字功底、隨機(jī)應(yīng)變能力等直接體現(xiàn)了辦公室工作的水平[1]，直接影響著整個(gè)辦公室的運(yùn)轉(zhuǎn)運(yùn)行，也關(guān)乎著高校工作開展的效果。新形勢(shì)下辦公室秘書的工作角色更加多樣化、涉及面更加廣泛、任務(wù)日益繁重、頭緒日益繁多、責(zé)任壓力愈加重大，對(duì)辦公室秘書這一崗位也提出了更高要求。

一、準(zhǔn)確把握角色定位，明晰工作職責(zé)

在全面實(shí)施人才強(qiáng)國戰(zhàn)略、高教強(qiáng)省戰(zhàn)略的過程中，隨著國家對(duì)教育部門支持和重視力度的不斷提高，高等教育迎來了快速發(fā)展的蓬勃期。多重的角色和身份為秘書工作帶來了新挑戰(zhàn)，在新時(shí)代新形勢(shì)下，其工作職責(zé)和內(nèi)容范疇相應(yīng)發(fā)生了較大變化，角色內(nèi)涵也更加豐富和廣泛。

1.領(lǐng)導(dǎo)工作的助手和幫手

所謂“助手”，主要是對(duì)決策的實(shí)施而言，辦公室的助手作用主要表現(xiàn)在幫助校領(lǐng)導(dǎo)處理各種問題的能力上[2]。作為高校辦公室秘書，其主要職責(zé)為協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)處理日常行政事務(wù)，一方面包括對(duì)各類文件、政策的上呈下達(dá)，另一方面就像連接電腦中央處理器的導(dǎo)線，要保障校級(jí)層面和二級(jí)單位的聯(lián)絡(luò)溝通得以有序開展。辦公室秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓好大事、幫助領(lǐng)導(dǎo)解決小事，使領(lǐng)導(dǎo)從煩瑣復(fù)雜的行政事務(wù)中脫身、集中精力開展活動(dòng)、執(zhí)行決策部署。同時(shí)還是領(lǐng)導(dǎo)工作信息資料的數(shù)據(jù)庫、資料庫，負(fù)責(zé)信息的掌握、收集、儲(chǔ)存、傳遞以及更新工作，并及時(shí)向校領(lǐng)導(dǎo)提供資料和數(shù)據(jù)。從某種意義上說，辦公室秘書就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)更好開展工作的助手和幫手。

2.領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀和督辦員

所謂“參謀”，主要是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策而言，經(jīng)常為領(lǐng)導(dǎo)提供一些參考數(shù)據(jù)、信息，甚至出主意、想辦法等[2]。辦公室秘書是領(lǐng)導(dǎo)決策的小智囊，一方面有參政設(shè)謀的影子，另一方面這類“謀士”也是領(lǐng)導(dǎo)層思路和想法的延展。校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)站在學(xué)校的高度和范疇思考和謀劃學(xué)校決策部署，作為辦公室秘書人員，應(yīng)當(dāng)努力拔高見解，提前做好方案、制度和規(guī)劃，積極為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，盡可能想領(lǐng)導(dǎo)未所想、及領(lǐng)導(dǎo)未所及，及時(shí)做好補(bǔ)充和擴(kuò)展，幫助領(lǐng)導(dǎo)做一份詳實(shí)完整的決策部署。同時(shí)，辦公室秘書還是領(lǐng)導(dǎo)決策的督辦員。學(xué)校出臺(tái)的政策、決策實(shí)施或決定以后，辦公室人員具有組織協(xié)調(diào)全校各單位按照學(xué)校文件規(guī)定進(jìn)行推進(jìn)落實(shí)以及做好檢查、督辦、催辦的第一義務(wù)和權(quán)力。專門設(shè)立有督辦科的高校更是將督辦這一職責(zé)切實(shí)履行到人，專人專職負(fù)責(zé)，這類人員就是領(lǐng)導(dǎo)決策部署的督辦員。

3.執(zhí)行政策、開展活動(dòng)的載體和傳遞者

高校辦公室是學(xué)校的神經(jīng)中樞，組織、協(xié)調(diào)各部門、各單位有序開展工作是其主要職能[2]。辦公室秘書是學(xué)校政策決定執(zhí)行、校級(jí)活動(dòng)開展的直接策劃者和具體組織者，是校領(lǐng)導(dǎo)意圖的實(shí)際實(shí)施者。秘書人員作為傳遞信息和溝通協(xié)調(diào)工作的媒介和“中轉(zhuǎn)站”，擔(dān)任著十分重要的角色。在上下級(jí)之間、領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間、部門與部門之間，基于立場的不同、思考問題角度的差異等，往往會(huì)出現(xiàn)引發(fā)上下之間、部門之間、人員之間產(chǎn)生矛盾的個(gè)別現(xiàn)象，以至發(fā)生脫節(jié)、干擾甚至相互推諉、扯皮的現(xiàn)象，給學(xué)校工作造成不便以至于延誤工作，產(chǎn)生不必要的損失。秘書人員需要在其中做好“穿針引線”的工作，盡可能協(xié)調(diào)解決工作矛盾，以期達(dá)到良好解決問題、促進(jìn)學(xué)校事業(yè)科學(xué)有效發(fā)展推進(jìn)的根本目的，從真正意義上做到上情下達(dá)、下情上傳。

二、努力提高“五個(gè)意識(shí)”，高效開展工作

1.政治意識(shí)

高校辦公室秘書首先應(yīng)樹立牢固的政治大局觀，時(shí)刻保持較高的政治敏銳性，以高度的嚴(yán)肅性要求自己?！稗k好中國的事情，關(guān)鍵在黨；辦好中國的高等教育，同樣關(guān)鍵在黨?！币k好中國特色社會(huì)主義高等教育事業(yè)，就必須旗幟鮮明地堅(jiān)持黨對(duì)高校工作的領(lǐng)導(dǎo)。作為辦公室秘書，特別是黨委部門的秘書，需要具有良好的政治敏感[3]。尤其是作為一名中共黨員干部，開展工作的前提和基本便是要將政治意識(shí)貫穿于工作當(dāng)中。有較好的思想覺悟、高度的政治責(zé)任感是一名秘書最基本的素質(zhì)，其行為舉止、行事原則應(yīng)當(dāng)與個(gè)人政治觀念相一致。要嚴(yán)格按照黨中央的指示開展工作，充分維護(hù)黨中央的權(quán)威，特別是當(dāng)國家召開重大會(huì)議或出臺(tái)重要政策時(shí)，要及時(shí)閱讀相關(guān)材料、深刻領(lǐng)會(huì)相關(guān)文件、了解會(huì)議傳達(dá)精神，并與高校特點(diǎn)和發(fā)展方向緊密聯(lián)系與結(jié)合，落實(shí)到自身的工作中去。在起草學(xué)校制度文件、撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話報(bào)告時(shí)要緊跟國家方針政策，圍繞最新指示，把握正確的政治方向，避免理論方向的偏差。應(yīng)將提升政治理論水平、提高政治敏銳性、加強(qiáng)政治鑒別力作為一門永遠(yuǎn)的“必修課”，貫穿于辦公室秘書的職業(yè)生涯。

2.全局意識(shí)

辦公室是整個(gè)學(xué)校的指揮中心和樞紐，所謂“牽一發(fā)而動(dòng)全身”，辦公室的整體工作運(yùn)轉(zhuǎn)情況往往影響著整個(gè)學(xué)校日常工作的開展和推進(jìn)。古人云：“不謀萬世者，不足謀一時(shí)；不謀全局者，不足謀一域。”辦公室秘書在日常工作中需要考慮方方面面，事無巨細(xì)，特別要注重樹立全局意識(shí)，注重謀劃統(tǒng)籌全局，在辦事、辦會(huì)、辦文的過程中需要從整體著眼，尋求最優(yōu)目標(biāo)，以期達(dá)到最優(yōu)成效。要從細(xì)枝末節(jié)中抽出身、騰出手來，要從學(xué)校大局出發(fā)、從重點(diǎn)出發(fā)，緊密圍繞每個(gè)階段和每個(gè)時(shí)期的中心任務(wù)及要點(diǎn)工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)提前謀篇布局，在學(xué)校各項(xiàng)工作中抓住主要矛盾，突出中心重點(diǎn)，彰顯大局觀，而不是單單從某一個(gè)狹小的部門角度去考慮問題。要善于協(xié)調(diào)矛盾，團(tuán)結(jié)協(xié)作，匯集各個(gè)部門的力量和智慧，統(tǒng)一全局，高效有序地推進(jìn)工作。

3.服務(wù)意識(shí)

各行各業(yè)只要存在服務(wù)的對(duì)象，服務(wù)意識(shí)就都是一項(xiàng)首要且必備的工作素質(zhì)。小事情影射大格局，秘書工作的水平在很大程度上反映了學(xué)校的管理水平，代表了學(xué)校窗口部門的服務(wù)質(zhì)量。學(xué)校是一個(gè)大集體、大家庭，在這個(gè)集體里面，作為辦公室秘書不僅要有高度的責(zé)任感，還要對(duì)工作、對(duì)服務(wù)的“家人”懷有滿腔熱忱。辦公室秘書要有時(shí)刻做好服務(wù)的大局觀，要加深對(duì)自身崗位職責(zé)特殊性、重要性的理解，不斷提高工作積極性。為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，就要第一時(shí)間深刻明晰領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示，貫徹好上級(jí)精神，真正將領(lǐng)導(dǎo)的意志和精神貫徹落實(shí)到實(shí)處；為同事服好務(wù)，就要求有時(shí)刻補(bǔ)位的思想，只有這樣才能做到溝通無間，才能凝練團(tuán)隊(duì)意識(shí)，大家都不怕辛苦、不怕麻煩，熱心為管理人員及基層人員提供周到服務(wù)，共同完成學(xué)校各項(xiàng)工作任務(wù)；為學(xué)生服好務(wù)，就是要為高質(zhì)量的產(chǎn)出服務(wù)。學(xué)生作為高校教育的服務(wù)對(duì)象，是每一位教育工作者尤其是秘書工作的服務(wù)對(duì)象，要真真正正做好“以學(xué)生為本”，耐心熱情做好各項(xiàng)管理和保障工作，積極為廣大學(xué)生提供服務(wù)，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。

4.學(xué)習(xí)意識(shí)

《莊子·內(nèi)篇》云：“吾生也有涯，而知也無涯?！敝R(shí)是沒有盡頭的，只有不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，提升自身專業(yè)素養(yǎng)，提高處理問題的能力和水平，才能提高工作成效。“三百六十行，行行出狀元?！泵貢ぷ鬟@個(gè)“狀元”，如果不靠自身的專業(yè)素養(yǎng)、扎實(shí)的知識(shí)儲(chǔ)備、辦公室應(yīng)有的技能技巧，是無法成為“狀元”的。當(dāng)前高校辦公室工作具有很強(qiáng)的綜合性，這也對(duì)秘書人員提出了更高要求，其必須具備全面的知識(shí)面及扎實(shí)的知識(shí)基礎(chǔ)。能否勝任各項(xiàng)材料的撰寫工作、能否勝任各項(xiàng)接待的應(yīng)對(duì)工作、能否出色完成領(lǐng)導(dǎo)交代的各種行政協(xié)調(diào)工作，都要求辦公室秘書充分具備各項(xiàng)能力。作為綜合服務(wù)部門，辦公室的職能范圍較大，需牽涉諸多部門，在遇到棘手工作時(shí)需要不斷與之進(jìn)行溝通協(xié)商。因此，秘書人員也可適當(dāng)學(xué)習(xí)一些心理學(xué)、管理學(xué)及法學(xué)等方面的知識(shí)，只有涉獵廣泛才能更好地開展工作，服務(wù)部門，服務(wù)廣大師生。只有對(duì)自身各項(xiàng)素質(zhì)進(jìn)行再回爐、再提升，才能應(yīng)對(duì)各類新形勢(shì)、新要求、新挑戰(zhàn)。

5.創(chuàng)新意識(shí)

不斷創(chuàng)新才能進(jìn)步，才能保證國家不斷發(fā)展[3]。當(dāng)今社會(huì)最亟需的就是創(chuàng)新人才，最有生命力和潛力的就是永不枯竭的創(chuàng)新思維。懂得創(chuàng)新、懂得如何創(chuàng)造性地思考工作、創(chuàng)造性地挖掘內(nèi)在、創(chuàng)造性地指導(dǎo)工作、開展工作，直接決定著工作的效率和實(shí)績。新時(shí)期，隨著高等教育事業(yè)加速發(fā)展，辦公室工作的任務(wù)更加繁重，情況更加復(fù)雜，挑戰(zhàn)更加突出，許多出現(xiàn)的新生事物、產(chǎn)生的新問題不斷挑戰(zhàn)著我們的知識(shí)儲(chǔ)備，以前的經(jīng)驗(yàn)、做法、制度在一定程度上需要進(jìn)行再積累、再摸索、再設(shè)立。而這都需要我們時(shí)刻具備創(chuàng)新意識(shí)，大膽思考，解放思想，緊跟潮流，在思想上時(shí)刻保持先進(jìn)性，在行動(dòng)上進(jìn)行大膽探索，在措施和方法上有所創(chuàng)新，在機(jī)制和運(yùn)行上有所革新。新時(shí)期新形勢(shì)，辦公室秘書主動(dòng)思考，積極作為，工作中要體現(xiàn)出超前性，要提前思考、提前謀劃，樹立創(chuàng)新的管理理念；要多與兄弟高校溝通交流，學(xué)習(xí)借鑒好做法、好經(jīng)驗(yàn)，獲取符合學(xué)校實(shí)際的新辦法、新見解。學(xué)不止步，只有不斷創(chuàng)新、不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取，才能適應(yīng)時(shí)代、社會(huì)和學(xué)校發(fā)展的新形勢(shì)，才能順利完成各項(xiàng)中心任務(wù)，高效推進(jìn)辦公室工作。

三、結(jié)語

隨著新挑戰(zhàn)、新要求的應(yīng)運(yùn)而生，在明確角色定位、提升自身素養(yǎng)、改進(jìn)工作方式、提高工作效率的同時(shí)，高校辦公室秘書也應(yīng)該不卑不亢，保持自信、保有虛心、持有誠心，堅(jiān)定為人民服務(wù)的初心，以擔(dān)當(dāng)實(shí)干踐行為國家和社會(huì)培養(yǎng)高質(zhì)量人才的使命，做好本職工作，特別是要積極發(fā)揚(yáng)“石油精神”、秉承“鐵人精神”，甘于奉獻(xiàn)，不怕困難，努力成長為領(lǐng)導(dǎo)和師生身邊的好秘書，為廣大師生提供高水平的服務(wù)，為實(shí)現(xiàn)辦公室“管理育人”積極貢獻(xiàn)力量。

此外，高校辦公室秘書應(yīng)更加明確自身的角色定位和崗位要求，在工作之余要采取自學(xué)充電、外出培訓(xùn)、調(diào)查研究、走訪院系、交流座談等措施方式，善于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、吸取工作教訓(xùn)，養(yǎng)成良好的記錄習(xí)慣，及時(shí)將所學(xué)所感所悟轉(zhuǎn)化成學(xué)習(xí)成果、心得體會(huì)等，從而提升自己的各項(xiàng)綜合素質(zhì)。作為一名高校辦公室秘書，只有加強(qiáng)自身綜合素質(zhì)以及專業(yè)水準(zhǔn)和創(chuàng)新能力的提升，以堅(jiān)持不懈的專注力、巧妙高超的靈活力、善于創(chuàng)新并且付諸行動(dòng)的執(zhí)行力，牢固樹立以上“五個(gè)意識(shí)”，才能持續(xù)為學(xué)校高水平建設(shè)發(fā)展、為國家高等教育事業(yè)添磚加瓦、貢獻(xiàn)力量。