二維碼技術(shù)在核電文檔庫房管理應(yīng)用初探

唐雪梅

摘? 要：隨著國家信息技術(shù)飛速發(fā)展，二維碼技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域不斷擴展。如何有效地利用二維碼系統(tǒng)，創(chuàng)新文檔庫房管理是適應(yīng)國家發(fā)展戰(zhàn)略的迫切需求，也是“十三五”檔案工作創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享發(fā)展理念的新思路。本文通過探討二維碼系統(tǒng)在文檔庫房領(lǐng)域應(yīng)用的優(yōu)勢，分析了二維碼庫房管理對核電廠文檔管理的重要性;從庫房管理模式、二維碼庫房利弊分析、具體工作舉措方面論述了二維碼系統(tǒng)應(yīng)用于在文檔庫房管理的可行性，以期對國內(nèi)外文檔庫房管理，乃至貨物庫存領(lǐng)域起到一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：二維碼? 庫房管理? 虛擬檔案館? 智慧檔案館

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）08（a）-0169-04

Abstract： With the rapid development of national information technology， the application field of two-dimensional code technology continues to expand. How to effectively use the two-dimensional code system， innovative document warehouse management is an urgent need to meet the national development strategy， but also a new idea of the "13th Five-Year" archives work innovation， coordination， green， open and shared development concept. This article analyzes the importance of two-dimensionalcode warehouse management for nuclear power plant document management by discussing the advantages of two-dimensional code systems in the field of document warehouses. From the perspective of warehouse management mode， analysis of advantages and disadvantages of two-dimensional code warehouse， it discusses the feasibility of applying two-dimensional code system to document warehouse management.Hoping to have certain reference function to the document warehouse management at home and abroad，? and even the inventory of goods.

Key Words： Two-dimensional Code; Warehouse management; Virtual archives; Smart archives

核電站檔案數(shù)量龐大、種類繁多，從建設(shè)安裝到調(diào)試移交生產(chǎn)再到生產(chǎn)運行一般要有五六十年甚至更長的周期。如何通過信息化手段，合理開發(fā)利用電站資源結(jié)合自身專業(yè)知識和技能，根據(jù)需要進行庫房管理，行之有效地提供檔案服務(wù)，避免檔案遺失、減少人因失誤是我們一直探索的方向。隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，智慧檔案館的發(fā)展前景得到社會普遍認可。在目前RFID技術(shù)成本和重新采購智能密集架成本雙高的前提下，二維碼技術(shù)用相對低廉的成本，無需重新替換傳統(tǒng)手搖式密集架的優(yōu)勢，可初步實現(xiàn)智慧檔案館功能。在運行電站中，建立基于二維碼系統(tǒng)的文檔庫房可以改變原有文檔管理模式，除為電站生產(chǎn)和決策部門提供迅速、精細、準確的文檔服務(wù)外，還能降低庫房管理人因失誤，節(jié)省庫存檔案空間，給電站帶來巨大價值。

1? 傳統(tǒng)庫房管理弊端

傳統(tǒng)文檔庫房主要通過人工管理，比如人工進行出入庫信息抄錄、人工進行數(shù)據(jù)判斷，包括檔案的上架、出庫、定位等。但是由于人工管理存在最大的問題是為人因失誤，缺少系統(tǒng)智能化驗證，導(dǎo)致在文檔庫房管理時存在如下問題。

1.1 手動著錄排架信息降低工作效率和準確率

檔案的入庫上架、出庫下架是檔案介質(zhì)管理的核心，是后續(xù)檔案服務(wù)的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)檔案排架信息著錄分為三步：第一步，檔案接收以后，庫房管理員將檔案推入原先規(guī)劃庫區(qū)，找到空余排架進行上架;第二步，由庫房管理員根據(jù)檔案號清單和上架區(qū)域排架號進行人工比對，并抄錄對應(yīng)存放位置;第三步，由庫房管理員核對抄錄信息準確性，并將抄錄后的存放位置錄入電子模板，導(dǎo)入文檔管理系統(tǒng)。

實際執(zhí)行過程中，由于存放位置需由人工記錄，造成一個上架動作需要進行三步操作，才能完成信息著錄，且需人工復(fù)核，造成上架成本上升;當出現(xiàn)大批量檔案需要接收入庫時，如繼續(xù)由人工記錄排架信息，當出現(xiàn)復(fù)核出錯或漏復(fù)核，勢必造成系統(tǒng)信息錯誤，不利于后續(xù)的檔案利用，嚴重時，由于檔案基數(shù)的龐大，存在檔案遺失風(fēng)險。

1.2 人工規(guī)劃庫房存儲區(qū)域降低利用率

庫房管理的另一項重要工作是做好庫區(qū)規(guī)劃，避免庫存檔案遺失，這就需要我們提前做好庫區(qū)規(guī)劃。

但是目前，大部分核電在實際管理過程中，還未實現(xiàn)虛擬檔案館管理，只能通過人工判斷庫房存儲狀況，無法做到精確規(guī)劃。同時在檔案上架時，由于種類繁多，或存在后續(xù)增補，或形成部門、形成時間等不同，需要上架人員主觀判斷，導(dǎo)致為了區(qū)分檔案類型等因素將其區(qū)分存放，出現(xiàn)各庫區(qū)預(yù)留空間或直接放棄存放等問題，最終造成庫區(qū)利用率低于最初規(guī)劃要求。

1.3 無法實時更新排架信息降低用戶文檔服務(wù)體驗

不管是因為手動著錄排架信息時存在的著錄錯誤，或人工規(guī)劃庫房存儲區(qū)域時存在的規(guī)劃錯誤，還是檔案提供利用時需要進行的檔案出入庫，無法避免的是，它們均需要進行排架信息的變更。但是由于缺少系統(tǒng)智能輔助，仍會存在如下兩個問題：

一是信息變更前需要再次進行人工判斷、手動抄錄，故仍然存在上述兩個問題;二是由于是手動更新排架信息，需要進行記錄登記、信息更新等工作，無法實現(xiàn)實時更新。

2? 基于二維碼系統(tǒng)的庫房管理優(yōu)勢

基于二維碼系統(tǒng)的庫房管理是二維碼技術(shù)發(fā)展到一定階段而出現(xiàn)的一種新的庫房管理模式，是建立虛擬檔案館的有效途徑之一。

運行電站作為大型固定資產(chǎn)建設(shè)項目，其建設(shè)周期和運行周期均很漫長。使用二維碼，可以在較少投資的基礎(chǔ)上，較為科學(xué)有效地做好電站檔案的庫房管理。

2.1 提高檔案出入庫工作效率及檔案信息準確率

傳統(tǒng)文檔管理中檔案出入庫均需手動著錄或更新排架信息，不僅耗時耗力，而且存在錯誤風(fēng)險。而基于二維碼系統(tǒng)的文檔庫房管理，只需在檔案上粘貼有二維碼，當檔案存放到排架上后，由庫房管理員通過手持二維碼掃描機批量掃描上架檔案，后再掃描對應(yīng)排架上已經(jīng)粘貼的二維碼信息，經(jīng)過確認，即可實現(xiàn)文檔管理系統(tǒng)中檔案庫存信息實時更新，提高了工作效率。且二維碼信息為固定信息，不存在記錄錯誤，這也保障了入庫檔案信息的準確路。入土1所示。

2.2 提高庫區(qū)利用率避免檔案重復(fù)倒架

在原先人工進行庫房管理時，由于缺少系統(tǒng)監(jiān)督，當某庫區(qū)檔案存滿時，無法進行提前預(yù)警或規(guī)劃，造成頻繁倒架，在倒架過程中由于存在主觀判斷，導(dǎo)致排架信息錯誤或未及時更新，出現(xiàn)檔案錯放、漏放等風(fēng)險。

基于二維碼系統(tǒng)的庫房管理是實現(xiàn)虛擬檔案館的有效途徑之一，該系統(tǒng)可實現(xiàn)庫存區(qū)域預(yù)留及推送、庫區(qū)區(qū)域不足預(yù)警等功能。檔案上架時只需根據(jù)庫區(qū)信息提示，將檔案放入對應(yīng)庫區(qū)，即可避免二次倒架，也可提高庫區(qū)有效利用率。

2.3 實現(xiàn)檔案庫存信息實時更新

傳統(tǒng)的庫房管理中不管檔案出入庫、還是倒架，均存在檔案庫存信息變更。而人工更新不僅耗時耗力，而且存在更新不及時，無法及時為用戶提供服務(wù)的風(fēng)險。而通過二維碼系統(tǒng)，庫房管理員只需用手持二維碼掃描器掃描需求檔案二維碼，變更庫存狀態(tài)，或取消原存放位置替換為新存放位置，經(jīng)過確認后系統(tǒng)會同步實時進行更新，讓庫房管理員及時掌握庫存檔案動態(tài)，提高用戶體驗。

3? 基于二維碼系統(tǒng)的庫房管理具體實施方案

在大部分用戶單位使用傳統(tǒng)手搖式密集架基礎(chǔ)上，否定原有做法，放棄傳統(tǒng)密集架，轉(zhuǎn)而更換智能密集架，除智能密集架價格昂貴外，傳統(tǒng)密集架如何擱置也是一個問題。不僅會給企業(yè)帶來沉重的成本負擔，而且存在嚴重的資源浪費。所以基于二維碼系統(tǒng)的文檔庫房建設(shè)，可以在肯定原有庫房建設(shè)基礎(chǔ)上，通過投入較少成本，即可初步實現(xiàn)智慧檔案館建設(shè)。

3.1 二維碼在出入庫管理的實施方案

庫房管理的核心是檔案的出入庫管理，如何將二維碼應(yīng)用到檔案出入庫管理，是二維碼庫房建設(shè)的重點。根據(jù)二維碼庫房的搭建構(gòu)想，二維碼庫房在實際工作中主要分為入庫和出庫兩部分。入圖2所示。

根據(jù)密集架行、列、層信息，制作對應(yīng)二維碼規(guī)定到對應(yīng)密集架。當檔案生成時，由移交人員通過系統(tǒng)，根據(jù)檔案編碼、標題、寬度等信息，自動生成二維碼，人工貼到對應(yīng)檔案盒上。當檔案需要入庫時，庫房管理員通過二維碼掃描設(shè)備，掃描庫區(qū)對應(yīng)二維碼與檔案盒上二維碼，讓兩者建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，當文檔管理員在對應(yīng)選項框中點擊確認上架時，文檔系統(tǒng)直接生成排架號，完成入庫上架。

查找需求檔案發(fā)起借閱申請，系統(tǒng)根據(jù)需求生成借閱單，庫房管理人員根據(jù)借閱單上信息在庫房對應(yīng)庫區(qū)找到需求檔案，庫房管理員根據(jù)核對無誤后用掃描設(shè)備掃描檔案盒上二維碼，選擇借閱確認，完成借閱，同時系統(tǒng)自動完成出庫登記。

3.2 二維碼系統(tǒng)在虛擬庫房管理的實施方案

二維碼系統(tǒng)除實現(xiàn)出入庫管理的核心功能外，還能初步實現(xiàn)虛擬檔案館建設(shè)。通過二維碼掃描器將庫房結(jié)構(gòu)信息、庫區(qū)建設(shè)規(guī)劃等信息輸入二維碼系統(tǒng)，結(jié)合檔案出入庫，自動生成虛擬檔案館。在每次辦理文檔入庫時，只需將入庫檔案基本元數(shù)據(jù)著錄二維碼系統(tǒng)，系統(tǒng)將自動根據(jù)入庫文檔類型、數(shù)量、盒級寬度等信息，自動推薦文檔需存放區(qū)域，通過顏色區(qū)別已存放、推薦區(qū)域和未使用區(qū)域（如圖3）。

如實際上架過程中由于漏掃或錯掃導(dǎo)致上架檔案多或少于推薦區(qū)域，系統(tǒng)將自動識別并提示存在檔案缺失或增加，避免檔案遺失。

3.3 檔案信息實時更新實施方案

將二維碼技術(shù)與計算機技術(shù)相結(jié)合，通過二維碼打印機、二維碼掃描器、數(shù)據(jù)采集器等硬件設(shè)備與系統(tǒng)的結(jié)合，基于C/S（Client/Server）多層分布式應(yīng)用架構(gòu)，集文檔二維碼編碼、制作、識別;數(shù)據(jù)采集、傳輸、處理、存儲和利用等功能于一體，能夠準確快速地采集文檔實體流轉(zhuǎn)過程中的數(shù)據(jù)，提高文檔流轉(zhuǎn)的效率和準確性。同時，作為文檔實體管理系統(tǒng)，可通過二維碼掃描實現(xiàn)文檔接收、借閱、歸還;文檔實體利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計;文檔實體定期和不定期盤點等功能，保證文檔實體的接收、流轉(zhuǎn)、庫房保管和利用形成閉環(huán)，提升文檔實體管理水平，從而實現(xiàn)檔案信息實時更新。

4? 二維碼庫房管理實施過程中應(yīng)注意的問題

檔案二維碼庫房直接關(guān)系到檔案的安全，因此，在建立文二維碼庫房時要全面分析風(fēng)險。

4.1 完善庫房管理制度

俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，完善的管理制度是開展一切工作的前提和基礎(chǔ)。二維碼系統(tǒng)應(yīng)用的本質(zhì)是庫房管理，庫房管理的本質(zhì)是檔案安全。因此，在滿足庫房管理的前提下，二維碼庫房安全需同時納入管理大綱、操作規(guī)范等工作細則，寫入程序、操作手冊等書面材料，促使從大綱到程序，從程序到手冊，逐級細化，互為補充，在制度上形成閉環(huán)管理，確保二維碼管理安全，為核電站安全、可靠運行保駕護航。

4.2 重視庫房管理員素質(zhì)提高

制度的建設(shè)需要人去遵守，而文檔庫房作為公司核心機密存放區(qū)域，對庫管人員的要求也較高。首先，庫管人員需具備良好的職業(yè)素養(yǎng)。其次，隨著入庫檔案種類不斷增多，出入庫量不斷增加，這就要求庫管人員熟練掌握二維碼操作系統(tǒng)，以便提供優(yōu)質(zhì)、高效的文檔服務(wù)。另外，公司為庫管人員提供持續(xù)的教育和培訓(xùn)也是必不可少的。

4.3 加強文檔庫房安全建設(shè)

文檔庫房的安全直接影響到檔案的安全。而文檔庫房安全的保障離不開基礎(chǔ)硬件設(shè)施的配套。檔案的出入庫作為庫房管理的基礎(chǔ)工作，時刻都會發(fā)生，而文檔庫房大門作為檔案出入庫的最終防線，應(yīng)按乙級以上防盜級別制造，同時需配置門禁管理，即只有具備庫房管理員權(quán)限人員才可進入，有效防止檔案被盜。

同時，為了避免檔案入庫后出現(xiàn)破損或消除火災(zāi)隱患，需配置溫濕度控制系統(tǒng)、氣體消防系統(tǒng)及其配套設(shè)施。確保檔案存儲環(huán)境的安全。

4.4 建立綠色網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

隨著信息化的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊也呈現(xiàn)多渠道、多樣式發(fā)展。作為公司檔案存儲部門，庫房網(wǎng)絡(luò)安全需從信息獲取、信息組織、信息存儲，信息呈現(xiàn)以及分結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)留存等全方位采取安全防范措施，建立安全高可用的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、做好公司員工授權(quán)管理、定期進行數(shù)據(jù)備份等各方面采取有效技術(shù)措施。

5? 結(jié)語

檔案庫房管理是檔案保護的重中之重，智慧檔案館建設(shè)是時代發(fā)展的潮流。然而在目前RFID技術(shù)成本和重新采購智能密集架成本雙高的前提下，二維碼技術(shù)用相對低廉的成本，無需重新替換傳統(tǒng)手搖式密集架的優(yōu)勢，可初步實現(xiàn)智慧檔案館功能。是智慧檔案館建設(shè)的有效途徑之一。

鑒于目前智慧檔案館建設(shè)尚屬探索階段，在設(shè)計理念和設(shè)計方案還未固化的前提下，如何實現(xiàn)無需用戶進入庫區(qū)即能得到其所需檔案的功能，仍然是后續(xù)探討的方向。本文通過分析二維碼技術(shù)在文檔庫房管理的應(yīng)用思路和做法，以期為智慧檔案館建設(shè)乃至庫存物品智能管理領(lǐng)域有所助益。

參考文獻

[1] 范宏梅.智慧檔案館探討[J].合作經(jīng)濟與科技，2018（15）：111-113.

[2] 劉建海，劉洪霞.運用二維碼技術(shù)設(shè)計庫房管理系統(tǒng)[J].電子技術(shù)與軟件工程，2016（4）：179.

[3] 楊強，胡心宇.基于圖像識別技術(shù)的核電文檔智能化應(yīng)用實踐[J].電力大數(shù)據(jù)，2019，22（11）：58-63.

[4] 吳智慧.AHT企業(yè)檔案信息化安全體系構(gòu)建研究[D].株洲：湖南工業(yè)大學(xué)，2016.

[5] 周一茗.現(xiàn)代檔案庫房構(gòu)建研究[D].蘇州：蘇州大學(xué)，2017.

[6] 劉英俊.我國數(shù)字檔案室建設(shè)研究[D].合肥：安徽大學(xué)，2017.