論計算機軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的有效運用

丁黎明

【摘? 要】在經(jīng)濟快速發(fā)展的同時，計算機技術(shù)也得到了快速的發(fā)展，在越來越多的領(lǐng)域中，計算機技術(shù)得到了廣泛且深入的應(yīng)用，這將極大地促進社會的進步以及經(jīng)濟的發(fā)展。自動化辦公是具有綜合性特點的辦公模式，對企業(yè)經(jīng)濟效益的提升具有顯著的促進作用，受到企業(yè)領(lǐng)導者以及基層工作人員的普遍歡迎。論文主要圍繞計算機軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的有效應(yīng)用展開了討論。

【Abstract】With the rapid development of economy， computer technology has also been developed rapidly. In more and more fields， computer technology has been widely and deeply applied， it will greatly promote social progress and economic development. Automation office is an office mode with comprehensive characteristics， which has a significant role in promoting the economic benefits of enterprises， and is widely welcomed by enterprise leaders and grass-roots staff. This paper focuses on the effective application of computer software in enterprise office automation management.

【關(guān)鍵詞】計算機軟件;企業(yè)辦公;自動化管理;有效運用

【Keywords】computer software; enterprise office; automation management; effective application

【中圖分類號】TP317.1? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）12-0025-02

1 引言

在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的過程中，信息科學技術(shù)的更新與發(fā)展速度也是十分迅速的，對民眾生活生產(chǎn)的各個方面都帶來了很大的便利。國內(nèi)企業(yè)在辦公管理方面也因為信息科學技術(shù)的支持而得到了快速發(fā)展，企業(yè)辦公自動化的發(fā)展速度不斷加快，計算機軟件將在企業(yè)辦公自動化管理中得到更為廣泛的應(yīng)用。企業(yè)辦公自動化管理作為一種高效的工作方式，符合快節(jié)奏的生活及工作需要。企業(yè)高效利用計算機軟件，為企業(yè)員工辦公效率的提升起到了促進作用，同時也加快了企業(yè)辦公自動化的發(fā)展，為企業(yè)競爭力的提升以及持續(xù)發(fā)展提供了保障。

2 企業(yè)辦公自動化的概述

所謂企業(yè)辦公自動化，其實就是企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支持下，對辦公實施自動化的一種創(chuàng)新管理方式，可以說是用機器代替人工的一種工作模式，企業(yè)內(nèi)部的大多數(shù)業(yè)務(wù)將在各種辦公設(shè)備和人機交互系統(tǒng)的支持下來完成與實現(xiàn)。在現(xiàn)代信息科學技術(shù)不斷發(fā)展成熟的過程中，企業(yè)辦公自動化應(yīng)運而生并得到快速發(fā)展，極大地促進了企業(yè)員工在工作效率方面的提升。與此同時，企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化之后，將為企業(yè)策略的制定以及指令的發(fā)布提供更為科學的依據(jù)。企業(yè)辦公自動化在實際操作中主要通過四個環(huán)節(jié)來實現(xiàn)，即采集信息、加工信息、運輸信息、保存信息。企業(yè)通過辦公自動化管理，可以讓企業(yè)及時獲得準確、有價值的信心，為企業(yè)效益的增加提供支持。而計算機軟件的應(yīng)用是企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化管理的基礎(chǔ)，企業(yè)辦公自動化就是應(yīng)用辦公自動化軟件。

3 計算機軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的價值

3.1 企業(yè)辦公環(huán)境得到優(yōu)化，企業(yè)之間的聯(lián)系變得更為緊密

在企業(yè)辦公管理中，計算機軟件的應(yīng)用越來越廣泛，辦公環(huán)境得到了改善與優(yōu)化，企業(yè)脫離了傳統(tǒng)的小房間辦公，逐步朝著辦公大樓以及更廣泛的范圍不斷發(fā)展。企業(yè)內(nèi)部的工作人員不再單純地從事簡單化的人工作業(yè)，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，企業(yè)開始實施人機辦公自動化管理，隨著先進計算機軟件的開發(fā)與利用，企業(yè)之間的聯(lián)系也越來越密切，不同行業(yè)之間的不同企業(yè)，也都實現(xiàn)了交流與合作。在社會不斷進步的過程中，計算機軟件將在企業(yè)辦公自動化管理中，得到更為廣泛的應(yīng)用。

3.2 企業(yè)的管理成本將得到顯著下降

計算機軟件廣泛應(yīng)用到企業(yè)辦公自動化管理中，可以在顯著降低辦公材料等各種成本的同時，辦公效率得到顯著提升，辦公程序與環(huán)節(jié)得到壓縮，企業(yè)辦公成本的投資量顯著下降，企業(yè)在辦公人員方面的投入也得到了降低。計算機軟件的應(yīng)用，讓企業(yè)內(nèi)部形成了成本節(jié)約的良好環(huán)境，企業(yè)將獲得更多的經(jīng)濟效益。

3.3 企業(yè)辦公管理的效率得到顯著提升

企業(yè)對計算機軟件進行應(yīng)用，促進了企業(yè)辦公自動化管理的發(fā)展，同時也加快了企業(yè)掙脫傳統(tǒng)辦公管理的束縛，企業(yè)在工作開展標準以及流程等方面，可以進行更為科學、系統(tǒng)的規(guī)劃，員工的工作量大大減輕，獲得的時間與空間更為充裕，這將有利于員工為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值，企業(yè)的管理效率也將得到全面提升。

3.4 企業(yè)辦公管理工作更加規(guī)范化

計算機軟件廣泛應(yīng)用于企業(yè)辦公自動化管理之中，辦公管理中的各種人為操作將得到顯著減少，各種工作的開展都將按照標準制度來實施，在計算機技術(shù)的支持下，考評系統(tǒng)也將得到有效創(chuàng)建，企業(yè)員工在工作行為意識方面將得到強化規(guī)范，各種越權(quán)行為將得到限制，企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督管理工作將得到加強，企業(yè)在運營管理中所面臨的風險也將得到降低。

4 在企業(yè)辦公自動化管理中有效應(yīng)用計算機軟件的策略

4.1 文字處理軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用

現(xiàn)階段，企業(yè)內(nèi)部常用的辦公文字處理軟件主要包括WPS辦公軟件、Office系列辦公軟件等，其中Office系列辦公軟件在功能方面最具全面性，Office系列辦公軟件與其他文字處理軟件相比，具有更高的兼容性及操作性。WPS軟件是國內(nèi)自主研發(fā)的文字處理軟件，具有占據(jù)空間小且可以提供免費版本等優(yōu)勢，所以，WPS軟件一經(jīng)問世，就獲得了很多企業(yè)的好評與認可，得到了廣泛的應(yīng)用。

在企業(yè)辦公自動化管理中，文字處理軟件的應(yīng)用具有十分重要的價值：第一，企業(yè)應(yīng)用辦公文字處理軟件，可以幫助企業(yè)員工高效開展文字編輯、打印等相關(guān)的工作;第二，現(xiàn)階段得到企業(yè)廣泛使用的文字處理軟件，普遍具有體積小、內(nèi)存占用量不大等特點，在U盤等便攜式存儲空間的幫助下，企業(yè)辦公文件可以實現(xiàn)備份和轉(zhuǎn)存。企業(yè)在計算機軟件應(yīng)用的基礎(chǔ)上，工作效率及工作質(zhì)量都得到了提升，為企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化管理，提供了重要的工具支持。

4.2 通訊軟件和網(wǎng)絡(luò)共享軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用

文字處理軟件是企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化管理的必備軟件之一，除此之外，還必須要應(yīng)用通訊及網(wǎng)絡(luò)共享軟件，如微信、QQ通訊軟件、E-Mail電子郵件等，這些軟件在企業(yè)各項工作的開展中，都發(fā)揮了重要作用。對于跨國企業(yè)、跨地區(qū)企業(yè)來說，企業(yè)內(nèi)部工作人員基本上都是通過微信、E-Mail電子郵件等通訊軟件來進行及時溝通與交流的。這些通訊軟件不僅可以在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮消息傳達和發(fā)布的基本功能，還可以發(fā)揮文件共享、遠程幫助等功能，確保信息可以得到及時的接受與處理。通訊軟件應(yīng)用的主要優(yōu)勢在于其提升了企業(yè)工作人員的工作積極性及辦事效率。在云計算技術(shù)快速發(fā)展的過程中，越來越多的文件傳輸軟件及文件共享軟件也得到了研發(fā)與應(yīng)用，如FTP、云盤等，這些軟件都為企業(yè)的辦公管理以及存儲提供了便利，企業(yè)信息數(shù)據(jù)的傳輸和存儲也將更具可靠性與安全性，企業(yè)的辦公質(zhì)量和效率將得到顯著提升。

4.3 數(shù)據(jù)存儲軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用

數(shù)據(jù)存儲是企業(yè)日常辦公管理的重要環(huán)節(jié)，現(xiàn)階段，企業(yè)常用的數(shù)據(jù)存儲軟件包括三大類，三類存儲方式各具優(yōu)缺點。首先是軟件存儲，其優(yōu)點是易于上手，操作過程簡便，缺點是對后續(xù)數(shù)據(jù)進行分析和查找時，存在一定的難度;其次是數(shù)據(jù)庫存儲方式，這種存儲方式有效節(jié)省了數(shù)據(jù)存儲的空間，更有利于開展數(shù)據(jù)的備份及分析工作;最后是通過云盤、文件服務(wù)器來進行存儲，這種存儲方式在分類和整理上更為簡便。不同的數(shù)據(jù)存儲軟件具有不同的特點，在不同的時間、不同的場合中，每種存儲方式所發(fā)揮的作用也是各不相同的，這就需要企業(yè)在對存儲方式進行選擇時，要根據(jù)具體的情況來進行合理的選擇，這樣才能進一步促進企業(yè)辦公自動化管理的開展。

4.4 其他計算機軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用

企業(yè)在應(yīng)用各種不同類型的先進的計算機軟件的基礎(chǔ)上，才能實現(xiàn)自身的辦公自動化管理，除了前文中提到的三種計算機軟件外，還有很多不同類型的計算機軟件也得到了廣泛應(yīng)用，這對于企業(yè)辦公自動化管理的發(fā)展具有極大的推動作用。例如，企業(yè)應(yīng)用的VPN計算機軟件，該軟件具有廉價和安全的特點，企業(yè)的各種管理決策可以得到及時的傳遞與送達。企業(yè)應(yīng)用員工簽到軟件、員工考勤軟件等各種新興的計算機軟件，不僅大大節(jié)約了人工整理數(shù)據(jù)的工作量，還能提高數(shù)據(jù)的準確性，減少人為因素的干擾。企業(yè)要在結(jié)合自身實際情況的基礎(chǔ)上，對各種計算機軟件進行合理的選擇與應(yīng)用，促進企業(yè)員工工作質(zhì)量及工作效率的雙提升，更好地激發(fā)員工的工作熱情。

5 結(jié)語

企業(yè)在日常經(jīng)營管理中，對計算機軟件進行充分的應(yīng)用，才能加快企業(yè)自身辦公自動化管理的發(fā)展速度，提升自身的競爭實力，在激烈的市場競爭中獲得更多的經(jīng)濟效率。在未來的發(fā)展中，計算機軟件將在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用，因此，圍繞計算機軟件在企業(yè)中的應(yīng)用具有十分重要的現(xiàn)實意義。

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